工程项目管理项目信息管理规划方案

1、工程项目管理项目信息管理规划方案信息管理是支持工程质量、进度、投资控制和合同管理等方面的基础工作，这些工作主要包括信息的收集整理、统计分析、交流传递、贮存归档和计算机辅助管理等。代建项目管理公司项目管理部为及时、准确地获得和快捷、安全可靠地使用所需的信息，必须对项目信息进行有效的管理。1.信息管理的一般规定1.1项目管理单位应建立信息管理体系；1.2项目的信息管理应具有时效性和针对性；1.3项目的信息管理要有必要的精度；1.4项目的信息管理要综合考虑信息成本及信息收益，实现信息效益的最大化；1.5项目信息管理的对象应包括各类工程资料和工程实际进展信息，工程资料的档案管理应符合有关规定，宜采用计

2、算机辅助管理；1.7项目信息管理应按一定的程序开展；1.8项目管理组织应根据实际需要，配备熟悉工程管理业务、经过培训的人员担任信息管理工作。2.项目信息管理的的传递流程 2.1在项目管理公司内部，工程上的所有文件和档案资料都必须先送交项目管理部专职文件档案管理人员，由其进行统一整理分类，归档保存，然后由文件档案人员根据项目经理的指令和工作需要，分别将文件和档案资料传递给相关人员。任何专业人员均可自行查阅经整理分类后的文件和档案。2.2在项目管理部外部，在发送或接收业主、项目使用单位、设计单位、监理单位、施工单位、材料设备供应单位及其他单位的文件和档案资料时，应先由文件档案管理人员负责进行；保证

3、所有文件和档案资料只有一个进出口，从而在组织上保证文件和档案资料的有效管理。2.3文件和档案资料传递流，见“文件和档案资料传递流程图”。政府各行政主管理部门项目经理业主项目公司各职能部门施工承包单位项目使用单位文件楼保管行政管理文员项目造价工程师设计单位项目专业工程师项目管理部工程分包单位其它单位材料设备供应单位表示文件、档案资料的收集表示文件、档案资料的发送文件和档案资料传递流程图3.本项目文件、档案资料管理的主要内容：3.1文件、档案资料的收、发文与登记；3.2文件、档案资料的传阅；3.3文件、档案资料的分类存放；3.4文件、档案资料的归档、借阅、更改与作废。4.文件、档案资料的收文和登记

4、管理办法：4.1所有收文应在收文登记表上进行登记（按信息分类进行登记）。记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位（部门）、文件编号以及收文日期。必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目负责收文人员签字，“文件收文记录表”见项目管理用表一节；4.2信息在有追溯性要求的情况下，应注意检察所填部分内容是否可追溯。（如材料资料资料是否注明该材料所使用的具体部位，以及该材料质保证明的原件的保存处等）；4.3如不同类型的信息之间存在相互对照或追溯关系（如：监理工程师通知单和监理工程师通知回复单），在分类存放的情况下，应在文件和记录上注明相关信息的编号和存放处；4.4资料管理人员应检查文件档案资料的各项

5、内容填写和记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。文件档案资料以及存储介质质量应符合要求，所有文件档案必须使用符合档案归档要求的碳素墨水填写或打印生成，以适应长时间保存的要求；4.5有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息，收文登记后交项目经理进行处理；4.6部分收文如涉及建设单位的工程指令或设计单位的技术核定单以及其他重要文件，应将复印件在项目管理部专栏内予以公布。5.文件、档案资料的传阅与登记管理办法由项目经理确定文件、记录是否需要传阅；如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在文件传阅纸上（见项目管理用表一节

6、），随同文件和记录进行传阅。每位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名，并注明日期。文件和记录传阅期限不应超过该文件的处理期限。传阅完毕后，文件原件应交还文件档案管理人员。6.文件、档案资料发文与登记管理办法：6.1发文由项目经理签名，并加盖项目管理部图章，对盖章工作应进行专项登记。如为紧急处理文件，应在文件首页标注“急件”字样；6.2所有发文按信息资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文登记表上登记。登记内容包括：文件资料的分类编码、发文文件名称、摘要信息、接受文件的单位（部门）名称、发文日期（强调时效性的文件应注明发文的具体时间），收件人收到文件后应签名；6.3发文应留有底稿，并附有一份文件传阅

7、纸，信息资料管理人员根据文件签发人指示确定文件责任人和相关传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人员阅后应签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过处理期限；6.4信息管理人员应及时将发文原件归入相应的资料柜中，并在目录清单中予以记录。7.文件、档案资料分类存放管理办法：7.1文件、档案资料经收/发文登记和传阅工作程序后，必须采用分类方法进行存放，以满足项目实施过程中查阅、求证的需要，方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目管理部应配备专用资料柜和专用文件资料夹，并采用计算机对信息进行辅助管理；7.2信息管理人员应根据项目规模规划各资料柜和资料夹内容；7.3文件和档案资料应保持清晰，不得随意涂改记录

8、，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损；7.4项目建设过程中文件和档案的具体分类原则上应根据工程特点制定，按有关工程档案资料管理规范的要求明确本工程文件档案资料管理的框架、分类、编号等，具体办法如下： 文件和档案按类保存，为“类号”、等为“分类号”。每类文件保存在一个文件夹（柜）中，文件夹（柜）中设分页纸（分隔器）以保存分类文件； 文件档案管理部门应建立适宜的文件和档案资料存放地点，防止文件档案资料受潮霉变或虫害侵蚀； 资料夹装满或工程项目某一分部或单位工程结束时，资料转存至档案袋，袋面应以相同编号标识；如资料缺项，类号、分类号不变，资料空缺。8.文件、档案资料归档管理办法：8.1文件、档案

9、资料归档内容、组卷方法以及档案验收、移交和管理工作，应根据现行建设工程文件归档整理规范，并参考-建设工程行政主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行；8.2对一些需连续产生的信息，如对其有统计要求，在归档过程中应对该类信息建立相关统计汇总表格以便进行核查和统计，并及时发现错漏之处，从而保证该类信息的完整性；8.3文件、档案资料的归档保存应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。如在实践中出现作废和遗失等情况，应明确地记录作废和遗失原因、处理过程；8.4采用计算机对信息进行辅助管理时，当相关文件和记录经相关责任人员签字确定、正式生效并已存入项目部相关资料夹中时，计算机管理人

10、员应将存储在计算机中的相关文件和记录改变文件属性为“只读”，并将保存的目录记录在书面文件内上以便进行查阅。在项目文件档案资料归档签不得将计算机中保存的有效文件和记录删除；8.5文件、档案资料的归档范围、保存时效，验收、移交等要求，按建设工程文件归档整理规范规定执行。9.文件、档案资料借阅、更改与作废：9.1项目管理部存放的文件和档案资料原则上不得外借。如政府部门、建设单位或施工单位等确有需要，应经过项目经理同意，并在文件档案管理部门办理借阅手续。项目管理部内部专业人员在项目实施过程中借阅文件和档案时，应填写文件借阅单，并明确归还时间，文件档案管理人员办理有关借阅手续后，应在文件夹的内附目录上作

11、特殊标记，避免其他人员查阅该文件时，因找不到文件引起工作混乱；9.2文件、档案的更改由原制定部门相应责任人执行，涉及审批程序的，由原审批责任人执行。若指定其他责任人进行更改和审批时，新责任人必须获得所依据的背景资料。文件档案资料更改后，由文件档案管理部门填写文件档案更改通知单，并负责发放新版本文件。发放过程中必须保证项目参建单位中所有相关单位和部门都得到相应文件的有效版本。由文件档案资料管理部门负责将原版本收回作废；9.3考虑到日后有可能出现追溯需求，文件档案管理部门应保存作废文件的样本以备查阅。10.建立项目用信息查询系统信息可以通过不同方式由项目参建方成员共享，包括人工存档体系、电子数据库

12、、项目管理软件以及允许查阅的信息资料如工程图纸、设计规范、测试计划、各类计划、实施过程中形成的各种技术档案资料等文档系统。项目管理部将在项目经理的指导下建立针对本项目的信息编码系统，该编码系统的作用是：在项目生命周期的各个阶段，所有项目参与各方能够共享所需要的项目信息资源，有效地支持项目过程控制的实施最终按照特定的要求、规定将项目信息整合成为数字化项目信息数据库。项目信息数据库可能包含下列方面：10.1项目最终验收形成合格产品的信息库，含有项目产品的所有可用信息（如建筑工程中建筑物内某个空调机组的安装尺寸、设计参数、最终成本等等），这些属性信息可以辅助项目使用人进行运营管理与维护工作；10.2

13、项目实施过程中形成的资源的数据库，含有资源拥有者、创建者、使用者所做的大量工作成果（如设计人员绘制的设施图纸、工程技术人员建立的检测程序和模型、管理人员编制的文档编版等等）可以被用于今后的其它项目管理中、或者用于建立各自的资源整合系统、历史信息记录系统、专家系统等等；10.3项目实施过程中的控制用的数据库，含有大量项目生命周期内的过程、历史信息（如，项目各方就某个事件所发生的所有往来函件、整个项目生命周期内的财物信息等等）可以用于项目档案的整理与信息查询等等。11.运用计算机对信息管理进行高效处理项目管理部将充分运用计算机进行信息的管理，将采用进度管理软件Project、造价管理软件、制图软件

14、AutoCad，也尽最大可能采用先进的项目管理软件对信息进行科学、高效的处理。12.严格规范承建商的信息资料管理行为项目管理部在建立信息管理查询及处理系统的同时，将严格按国家及省市在工程建设方面对信息资料的管理规定去规范各承建商的信息管理行为。依据目前-的施工单位的信息管理水平，在运用项目信息管理系统方面必须严格规范承包商的具体义务，即承包商必须及时、高效全面地配合项目信息管理系统的数据规范需求，达到项目管理部高标准的要求。13.本项目工程技术档案资料管理表格的总体要求13.1本项目的工程技术档案资料的总体要求要求监理单位、施工单位形成的工程文件档案资料必须达到国家建设工程文件归档整理规范GB

15、T50328-2001的规定要求；13.2形成项目用统一的信息资料管理表格形式，规范化开展信息沟通。在本工程实施过程中，项目管理部、监理单位、施工单位在质量、造价、进度、工程管理等所用表格均要统一采用-年开始发布的-建设工程技术文件整理标准中所列表格进行信息的沟通，并按此标准的要求形成最终的工程技术文件、档案资料。因本工程项目实施代建管理模式，在信息沟通过程中有一些在以上提到的规范、标准中没有具体规定的，由项目管理部在参照以上规范、标准基础上进行制定。13.3工程建设过程中形成的工程技术资料、文档必须完整、准确、真实、并做到整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明，不接受经涂改的

16、技术资料。13.4竣工图应反映实际情况做到图物相符，如加另盖竣工图章，种类施工记录、检测记录、交接验收记录和变更签证应齐全。13.5建设项目施工过程中的图片、照片、录音、录象等材料，以及建设项目施工过程中的重大事件、事故等，应有完整文字说明。同时要详细填写档案资料情况登记表。13.6技术资料随项目进展同步进行。13.7项目管理部工程技术档案资料管理的内容项目项目部将严格按建设工程文件归档整理规范GBT50328-2001及-建设工程技术整理标准做好工程技术档案的管理工作，检查工程技术档案是否规范、齐全、正确，档案组卷和装订是否符合归档要求，档案移交手续是否规范等，在工程竣工验收后按规定时间向当

17、地档案管理部门移交合格的工程档案资料。13.8项目管理部在建设实施期间的代理管理资料应包括下列内容：13.8.1按建设工程文件归档整理规范GBT50328-2001规定就需建设单位管理的资料内容；13.8.2项目实施代建将形成的技术档案资料：代建管理工作文件：项目管理规划大纲；项目管理实施规划；质量计划书等；代建工作计划部分：项目总控制进度计划、阶段性进度计划、资金使用计划及阶段性资金使用计划、采购工作计划等；代建单位与各承建单位形成的各类建设合同；项目采购管理工作形成的价格确认单、询价记录、考察记录、招标文件、招标过程形成记录、审批表等；代建日记、代建管理月报；代建项目管理部在管理协调中形成的现场签证、变更确认文件记录、工作联系单、来往文件、索赔文件、结算文件等；代建管理工作总