医药科技有限公司财务费用报销制度及流程

1、医药科技有限公司财务费用报销制度及流程第一条为了加强我公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据我公司的实际情况，将报销分为日常费用、差旅费用、借费用、工资福利及相关费用等，以下分别说明相关费用的财务制度和报销流程。第三条本制度适用北京子桂医药科技有限公司。第四条日常费用主要包括通讯费、交通费、办公费、低佰易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费、会议费等。第五条费用报销的一般规定（一）报销人必须取得相应的合法票据，且发票背面有经办人签名。（二）填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致

2、（不得涂改）；简述费用内容或由。（三）按规定的审批程序报批。在营运中所产生的各项相关支出及费用，低于民币壹万元的，由部门经理或其授权的相关人员最终审批；大于人民币壹万元上的，须由财务部门及部门经理签署后，递交董事长或其授权的相关人员最终批；（四）报销2000元以上需提前一天通知财务部以便备款。（五）费用报销的般流程：报销人整理相关报销单据并填写费用报销单？须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单？部门经理审核签字?财务部门复核？董事长审批？到出纳处报销。第六条通讯费用报销制度及流程（一）移动通讯费：原则：1.因业务需要，个别员工需要使用移动电话。2 .因公使用移动电话，其因公通话费

3、部分由公司承担。3 .移动电话和卡号属个人所有的，公司只承担实际因公产生之合理通话费用部分。4 .为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准（标准问岳）规定：1.员工因工作需要使用移动电话，须先经部门经理批准。5 .部门经理批准后，员工可每月报销因公通话费用。员工须打印每月明细话费账单，标出每次因公通话，再将所有因公通话费逐一列项，注明其通话对的名字和所属单位。（二）固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。（三）报销流程1.每月各部门移动通讯费报销人员名单

4、及报销额度由所在部门提出申请，经部门负责人及分管领导进行申请审核后交行政人事部门审批及财务部备案，作为用报销审核依据。2 .公司人力资源部每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。3 .财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。4 .财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。5 .员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。6 .固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处办法。第七条交通费报销制度及流程（一）原则：1.员工

5、因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车；2 .市内因公公交车费应保存相应车票报销。原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车。3 .报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容、每张出租车票背面需有主管领导签字确认。（二）报销流程1 .员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好费用报销单。2 .按日常费用审批程序审批3 .员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。第八条办公费、低值易耗品等报销制度及流程（一）管理规定:1.为了合理控制费用支出，

6、减少浪费，节约运营费用。此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责。4 .行政部负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”，执行公司借款流程。5 .行政部采购专员在借款之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。6 .部门业务特需文具，经部门总经理审批后，由部门自行申请订购。（二）报销流程1 .购置申请：公司行政部每月根据需求及库存情况填写购置申请单、购买办公用品借款单报批。2 .报销程序：报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支

7、。第九条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程（一）原则：（1）招待费：1.为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得董事长的同意2 .公司级招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。3 .部门因公需招待时，应事先申请，经公司负责人批准后方可招待。4 .进行招待申请时应填写“业务招待申请单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。5 .其它非公招待客人一律由个人承担（2）培训费：1.为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司行政人事部门统一管理，各部门培训需求应及时报送行政人事部。行政人事部根据实际需要编制培训计划报董事长审批。2 .教育经费及培训费用由人事行政部统一进行

8、预算、统一管理、统一安排。3 .费用发生前使用部门应向人事行政部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人事行政部门审核后传一份至财务部门。（3）资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资料申请表，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记（资料管理人员在资料发票背面签字）。（4）其他费用：根据实际需要据实支付。（二）：报销流程：1 .招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。招待费报销应填写费用报销单，附业务招待申请单相关费用发票原件；2 .培训费由行政人事部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。3 .资料费在报销前需办理

9、资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。4 .其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。第十条会议费报销制度及流程（一）原则：1.各部门因工作需要参加各种会议的，应填写“参会申请单”，细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费,会申请单”后附“会议邀请函”，经部门负责人核实、公司负责人签字后方可、乙刖往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。2.参会人员应严格控制其费用总额，不得无故超支。（二）报销流程1 .会议费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。2 .会议结束后5日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附“参会申请表”及

10、“会议邀请函”。第十一条差旅费报销制度及流程。（一）基本原则：是否出差的决定应与业务需求相一致。员工在因公出差时应尽可能节约费用，同时符合一般的安全规定。部门经理或以上级别的人员以及出差员工应检查各行程计划，确保出差是否达到所需结果的最节约的方式。费用标准：职务交通工具住宿标准伙食标准外埠市内交通费用一般员工火车硬卧120元/天30元/天30元/天部门负责人火车硬卧150元/天40元/天40元/天总经理助理飞机200元/天50元/天50元/天总经理及以上飞机实报实销实报实销实报实销（二）费用标准的补充说明：1 .出差到经济发达地区的，住宿标准可上浮30%2 .住宿费报销时必须提供住宿发票，实际

11、发生额未达到住宿标准金额，不予补12:00以后偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。3 .实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准,出发（或12:00以前到达）以半天计，12:00以前出发（或12:00以后到达）以一天计。4 .伙食和交通补助依据实际出差天数凭相应发票结算，原则上采用额度内实报实销形式，特殊情况需要上报公司负责人审批。5 .宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20%、午餐或晚餐40%）扣减出差人当天的伙食补贴。6 .出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。7 .部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经

12、公司负责人批准后方可乘坐飞机。8 .出差期间因公招待客人、其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。9 .上述住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准。（三）报销流程1 .出差申请：因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。2 .借支差旅费：出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单”，由部门负责人批准，公司负责人审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。3 .购票：出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票

13、一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字报财务备案）。4 .凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具I经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。5 .出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。6 .出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“费用报销单”，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；后附“出差请单”，相关的交通、住宿、通讯、餐费等发票原件，执行费用报销流程。第十二条借款标准及流程（一）借款标准1 .员工借款须确有公务

14、需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。2 .试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。3 .员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金4 .办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。5 .借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。6 .个人非公原因一律不得向公司借支。7

15、.出差借款：出差人员凭审批后的出差申请单按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。8 .其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。9 .各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款。（二）借款销账规定：1.借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出中请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐。2.借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。（三）借款流程1 .借款人按规定填写借款申请单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。2 .审批流程：主管部门经理审核签字？财务经理复

16、核？董事长审批。3 .财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。第十三条工薪福利及相关费用支出制度及流程工薪福利等支出包括工资、临时工资及各项福利等。（一）工薪福利支付流程1.每月五日左右由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资或奖金发表（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部。2.人力资源部提供审批后的职工月度工资和奖金分配表并附考勤表。3.财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表。4.每月十日由财务部通过银行代发现金支付形式支付工资5.每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。（二）临时工资支付流程同工资支付流程。（三）其他福利费

17、支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单？经部门经理签字确认？财务经理进彳T财务复核？报董事长审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。第十四条专项支出财务报销制度及流程专项支出主要包括软件及固定资产购置、定期费用支出如房租、物业管理费及其他专项费用等。（一）固定资产购置报销财务制度及流程。（二）填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单并报批。（三）结账报销：1.资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）。2.经部门经理签字确认？财务经理进行财务复核？报董事长审批，审批后的报销单交

18、财务部办理报销手续。2 .定期费用支出房租、物业管理费等需附合同原件及发票原件，合同由财务部留存一份作为审核依据。3 .财务部根据审批后的报销单以支票或现金形式付款；4 .若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。第十五条其他专项支出报销制度及流程（一）费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含公司员工活费用、办公室装修及其他专项费用）支出。（二）费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向董事长理提交请示报告，经董事长签署审核意见或其授权人审批。（三）财务报销流程1.审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。2,付款流程：（1）由经办人

19、整理相关发票原件等资料并填写费用报销单。（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字?财务复核？董事长审批。（3）财务部根据审批后的报销单金额付款。（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。第十六条报销时间及报销凭证的规定1 .所有当月发生的费用应于当月报销，最迟不能超过10日，否则需由经手人直接报部门经理、董事长审批后，财务予以报销。2 .所有填制的报销单据，应字迹清楚、不能涂改、填写齐全、不的混报，否则财务不予受理。3 .所有由外部取得的报销凭证，必须是税务部门或财政局统一规定使用的正式单据，（印税务局章、财政局章并盖有收款单位财务章）一切非正式单据不能作为报销凭证；报销凭证抬头一定要写上单位名称。4,凡购置金额在500元以上的项目费用、销售费用及办公费用需在发票背后注明收款方单位名称、联系人姓名及联系电话。2.借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办第十七条费用审批管理1 .公司负责人在董事会授权内行使审批权。2 .公司所有货币资金支付的审批权限原则上由公司负责人统一审批。3 .公司负责人外出时可以指定授权人（电话授权），报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，公司负责人回来后要立即补办批准手续。4 .审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围