外贸函电课程论文

1、课程论文课 题 名 称 外贸英语函电 论文标题 商务活动中写好外贸英语函电的技巧 学生姓名 罗小玄 学 号 1140501360 系 、 专 业 外语系2011级英语 指导教师 麻建学 2015 年 1月 6 日商务活动中写好外贸英语函电的技巧摘 要: 随着经济全球化的不断加剧，世界各国的贸易往来日益增多，外贸函电由于其突出的优点成为商务活动中最常见和最方便的沟通方式，在商务活动中的使用越来越多，且作用愈显重要。外贸函电是国际贸易中沟通信息最基本的途径之一。本文从外贸英语函电的特点出发, 初步探讨外贸英语函电的作技巧及遵循的原则。关键词： 商务活动 外贸英语函电 技巧企业在进行国际贸易时，交易

2、双方大都通过外贸函电来沟通交流。从建立业务往来到签订合同、执行合同直到合同纠纷的解决，这些环节无不依靠于商业信函的书写。以商务函电方式进行的信息传送，可以包括买卖商品索取业务资料与客户服务、针对客户的询盘进行回复、处理报盘业务以及对商务活动中其他问题的各种问题进行协商，以便保持双方良好的合作关系。外贸函电以其低廉的成本、迅捷的速度的优点，成为商务交往中最常见和最方便的方式。但外贸英语函电不同于普通的英语信件，它是用商业语言进行相互沟通的一种交流形式，是从商人员之间进行业务磋商的书面表达，其内容具备法律效力，是外贸活动的组成部分。因此，掌握好书写外贸函电的原则和技巧，是做好交易的前提和基础。一、

3、外贸英语函电的特点1.语言规范化。随着对外贸易的日益频繁, 外贸函电的语言越来越规范化, 不仅要求用词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎习惯, 而且用于约束各种商务活动的法律、法规和惯例的使用, 也更为明确。2.内容简明化。外贸函电要写得生动、具体和明确, 特别是要求对方作出明确反映的信函, 或是答复对方提出的要求和问题的信函, 或是报盘、承诺, 都要写得清清楚楚、明明白白, 毫无艰涩难懂之处, 使收信人看后不会误解写信人所要表达的意思, 用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。3.态度礼貌化。写信要有理有节, 注意礼貌, 不要盛气凌人, 避免命令和粗鲁。做到不卑不亢、得体脱俗,

4、既尊重国际贸易的习惯, 又维护本国利益, 同时还要体谅对方, 要顾及对方的要求、愿望和感情等, 着重正面地、肯定地谈问题, 尽量避免否定地谈问题。4.格式“习惯”化。外贸在长期的发展中, 逐步形成了许多约定俗成的国际惯例。外贸函电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句式和缩写形成了独特的函电文体, 具有强烈的商业色彩。其生命力在于与实际商务活动联系在一起, 其语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务, 用词用语约定俗成, 符合国际惯例, 为世界各国商务人员所公认与接受。二、外贸英语函电的写作技巧写作商务信函并不是要求使用华丽优美的词句，所有需要做的局势用简单朴实的语言，准确

5、的表达自己的意思，让对方可以清楚的了解到您想说什么即可。P7 写好外贸英语函电必须遵循4项原则, 即4个C:简 洁 (conciseness) 、明 确 (clarity) 、准 确 (correctness) 、得 体(courtesy) 。这也是和外贸函电的特点相吻合的, 具体来讲:1.把握简洁原则。在国际贸易竞争愈加激烈的当今世界,简洁在外贸函电写作中显得尤为重要, 要用尽量少的词来表达完整的意思, 同时内容要完整、准确, 语气礼貌。(1) 适当使用缩略语。在长期的发展中, 外贸行业逐步形成了许多既定的专业缩略语, 准确使用缩略语可减少信件的篇幅, 节省读者的阅读时间。如:A.国际经济贸

6、易组织缩略语。如: WTO( 世界贸易组织),EEC(欧洲经济共同体)P145。B.常用外贸英语缩略语。如: A/S( 见票后或见票), F.O.B( 离岸价) , a/c( 帐户)P31 , 等等。C.常用信函缩略语。如:Re(regard关于)P62,Enc(随附)p32, 等等。(2) 句子结构应该简洁, 用单词替换词组和定语从句。多用短句，因为短句更容易理解，少用 “and”、 “but”、“however”、 “consequently”这些让句子变得冗长的连词。P8如:We require furniture which is of the new type.We require

7、new type furniture.句讲究简洁, 句显得烦冗累赘。(3) 内容简明化, 也就是说英语函电的内容应简洁明了。函电的主题应当开门见山地提出, 无需罗列一些繁琐的客套,让人感觉转弯抹角。例如, 给国外客户去函抱怨货物短量, 这时可首先直截了当地告诉对方写此信的目的, 然后列举重要事实、数字证明, 最后在信中阐明你希望收信人为你做些什么。e.g. This company produces many kinds of cars, and we are interested in using a number of your current products in the manufa

8、cture of our products.P332.把握准确的原则。在经贸易往来中, 交易各方处于不同的国家和地区, 由于语言文化的差异, 极易产生误解, 而根据国际贸易惯例和法规, 交易双方往来的函电是交易的一部分, 具有法律上的效力, 因此要行文严谨, 措辞准确无误。书写外贸函电, 在词汇选择上, 要遵循选择词义相对单一的词来替代词义灵活丰富的词这一原则。如: 区分offer and quotation/quote offer 与quote/quotation:P47(1) 严格来讲，quote/quotation与offer 不同，quote/quotation是报价，指某一商品的单价

9、，offer是报盘，除单价外，还包括数量、交货期、付款方式等。（2）offer比较固定，卖方价格报出后，一般不能轻易变动，而quote/quotation不同，卖方报价后，不受约束，可以根据情况略加调整。尽管有区别，但各国商人往往把这两个词混用。这一点要特别注意。（3）在使用时，还应注意以下习惯用法。动词quote的基本用法为to quote sb. a price for sth.。动词offer的基本用法为to offer sb. sth.e.g. 请给我方报500辆自行车CIF伦敦价。Please offer us 500 bicycles CIF London./ Please quo

10、te us your price for 500 bicycles CIF London.P47另外，当涉及到数据或具体的信息时，如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到精确，这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。P93.得体的原则。外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交际工具, 除了词汇、语法上需准确无误外, 还要注意表达恰当、得体。(1) 重视文化背景。在跨文化的实际商务活动中, 由于各国的政治、经济环境及传统习俗的不同, 人们的商业价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异, 不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往, 涉及到不同的文化心理和风俗习惯。这些细节在书写外贸英

11、语函电中要加以注意。(2) 注意写作的对象。写外贸信函时, 除了注意对方的文化背景外, 还要留意对方是潜在客户、新客户还是老客户, 根据环境、对象, 选用最恰当的言语体式, 以营造和谐的言语氛围, 取得最佳的交际效果。比如说，若是初次合作，则应表示建立业务关系的愿望。“We take the liberty of writing to you with a view to building up business relations with your firm.”P174.礼貌原则。明智的外贸函电写作者会尊敬贸易伙伴, 会从对方的角度看问题, 理解对方的困难。在尊敬对方感情和利益的同时, 获

12、得对方的好感, 促进交易的成功。即使双方在贸易中产生分歧, 甚至提出索赔, 在外贸函电中也要有礼貌, 为今后合作打下基础。(1) 尽量少用否定句。否定往往产生消极的后果。在面对面的商务谈判中, 尚有解释余地。但在写信时, 我们就必须逐字逐句, 认真对待。因此, 我们在写信过程中, 要尽量使语气积极肯定, 避免消极否定。如, Your letter is not clear at all. I cant understand it.应避免使用“I cant understand.”这样的否定语气, 因为“不了解”有责怪对方表达不清的含意, 最好改成: “If I understand your

13、letter correctly”此句既为对方保全了面子,又借机表明了己方观点, 一举两得。(2)使用祈使句和疑问句表达礼貌的语气。写信人在表达自己的观点或向对方提建议时, 常有三种选择: 即陈述句、带please的祈使句和疑问句。其中, 陈述句过于直白、生硬而不宜使用, 带please的祈使句语气比较礼貌。疑问句的语气最客气、委婉, 并给对方留有余地。因此, 在语气的使用上尽量使对方感受到尊重, 这样才能赢得对方的尊重, 营造良好的交际氛围。e.g. as the goods are badly in need here, please effect shipment as soon as

14、possible and send us your shipping advice after completing the shipment.P162以上是写好外贸英语函电应遵循的基本原则，但具体的语言使用还应根据不同的环境和场合。综上所述, 外贸英语函电的使用特点是既直接了当，又婉转含蓄且有礼貌，并多样化使用语言。我们在书写外贸英语函电时, 一定要把握好外贸函电的特点规律, 遵循外贸英语函电的写作原则, 只有这样, 我们才能书写出完美的外贸英语函电, 从而促进交易的顺利进行。参考文献：1 兰天、时敏、叶富国.外贸英语函电 M.科学出版社,20102 熊丽娟 . 外贸函电协作的若 干原则 J . 湘潭师范学院学报,2006,(6):111112