大型活动策划与管理教材PPT38页

1、大型活动策划与管理大型活动策划与管理上海交通大学出版社上海交通大学出版社20132013年年9 9月月模块二模块二 展览活动策划与管理展览活动策划与管理项目引入高交会“中国科技第一展”中国国际高新技术成果交易会（简称高交会），是由中华人民共和国商务部、中华人民共和国科学技术部、中华人民共和国工业和信息化部、中华人民共和国国家发展和改革委员会、中华人民共和国教育部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、中华人民共和国农业部、中华人民共和国国家知识产权局、中国科学院、中国工程院、深圳市人民政府主办，深圳市中国国际高新技术成果交易中心（深圳会展中心管理有限责任公司）承办，中国规模最大、最具影响力的科技

2、类展会。思考：1.为高交会设计招展书，应包括哪些主要内容？2.如何指引参展商进行布展？3.展后的评估总结如何开展？项目一项目一 策展策展任务1 展览的定义与分类任务2 选题构思任务3 可行性分析任务4 立项策划任务任务1 1 明确展览的定义与分类明确展览的定义与分类大型活动里常说的展览，不是指“展示”这个动词，而是特指“展览会”这个名词。展览会，在辞海中的定义为：用固定或巡回的方式，公开展出工农业产品、手工业制品、艺术作品、图书、图片，以及各种重要实物、标本、模型等，共参观、欣赏的一种临时性组织。简明不列颠百科全书给“展览会”的解释是：为鼓舞公众兴趣、促进生产、发展贸易、或者为了说明一种或多种

3、生产活动的进展或成就，将艺术品、科学成果或工业制品进行有组织的展览。展览的分类展览的分类根据性质不同，分为贸易展和消费展按照内容不同，可分为综合展览和专业展览按照规模不同，划分为国际展、国家展、地区展、地方展以及单个企业的独家展根据时间不同，分定期展览和不定期展览根据场地不同，分专用展览馆展和流动展览按照形式不同，分为现实展览和虚拟展览按照国际展览联盟（UFI）的展会分类标准，分成综合性展览会、专业性展览会和消费性展览会三大类任务任务2 2 选题构思选题构思展览调研与信息分析（展览信息、市场信息、展览调研与信息分析（展览信息、市场信息、同类展览信息、场馆、环境、交通等相关信息）同类展览信息、场

4、馆、环境、交通等相关信息）选题与主题策划选题与主题策划任务任务3 3 可行性分析可行性分析一一 展览选题分析展览选题分析环境分析环境分析战略分析战略分析任务任务3 3 可行性分析可行性分析二二 执行方案分析执行方案分析展览基本框架方案展览基本框架方案展览进度计划方案展览进度计划方案三三 财务预算分析财务预算分析四四 展览风险分析展览风险分析任务任务4 4 立项策划立项策划一一 展览会的基本框架展览会的基本框架展览名称展览名称办展地点办展地点办展时间和频率办展时间和频率办展机构办展机构展览规模和定位展览规模和定位二二 展览会的预算展览会的预算任务任务4 4 立项策划立项策划三三 招展招商和宣传推

5、广计划招展招商和宣传推广计划四四 展会时间进度计划展会时间进度计划任务任务4 4 立项策划立项策划学生以小组为单位,讨论策展流程及其注意事项。项目一训练项目一训练: :项目二项目二 招展招展任务1 招展工作任务2 招商工作任务3 宣传推广任务任务1 1 招展工作招展工作招徕符合展会主题和展品范围的潜在公司参加展览会以有形的展位为媒介，销售一种无形的服务招展营销要素： 产品有形营销要 价格 地点 促销 人员无形服务营销要素 有形展示 过程任务任务2 2 招商工作招商工作招商对象- 分析展会相关的产业链- 分析展会产品的主要消费市场的地域分布状况和需求情况，展览题材所在行业的结构和背景，开展专业观

6、众分析招商渠道：专业媒体、各种大众媒体、同类展会、有关的行业协会和商会、参展企业、各种招商代理、国际组织及外国驻华机构、政府主管部门、招展过程中的拒绝型客户任务任务3 3 宣传推广宣传推广宣传推广的目标宣传推广的目标任务任务3 3 宣传推广宣传推广宣传推广的方式宣传推广的方式 召开新闻发布会、广告宣传、建立专门的网站、向召开新闻发布会、广告宣传、建立专门的网站、向相关人员直接邮寄资料、公共关系营销推广、人员相关人员直接邮寄资料、公共关系营销推广、人员推广、在国内外同类展会上推广、网络宣传推广、推广、在国内外同类展会上推广、网络宣传推广、通过专业协会和商会进行推广、利用国外驻华机构通过专业协会和

7、商会进行推广、利用国外驻华机构和我国驻外机构进行宣传推广和我国驻外机构进行宣传推广学生以小组为单位,讨论招展流程及其注意事项。项目二训练项目二训练: :项目三项目三 布展布展任务1参展手册任务2展品运输指南任务3展台设计搭建任务4 布展须知任务任务1 1 参展手册（上）参展手册（上）第十二届高交会参展手册第十二届高交会参展手册目录目录高交会组织结构及职能图高交会组织结构及职能图 1 1交易中心交易中心/ /会展中心组织结构及职能图会展中心组织结构及职能图 2 2第十二届高交会内容及展区安排第十二届高交会内容及展区安排 3 3第一章第一章 高交会简介高交会简介 5 5第二章第二章 参展申请及相关

8、事项参展申请及相关事项第三章第三章 参展参展 开展期间进出馆时间开展期间进出馆时间 14 14展品与资料进出馆管理展品与资料进出馆管理 14 14进出车辆管理及路线安排进出车辆管理及路线安排 14 14展位管理展位管理 14 14展品及宣传品管理展品及宣传品管理 15 15参展安全管理参展安全管理 16 16展位清洁展位清洁 17 17贵重展（物）品的风险防范及保险贵重展（物）品的风险防范及保险 17 17噪音控制规定噪音控制规定 17 17关于销售假冒伪劣和乱摆卖的处罚关于销售假冒伪劣和乱摆卖的处罚 17 17侵权投诉处理侵权投诉处理 17 17成交统计成交统计 18 18境外参展商注意事项

9、境外参展商注意事项 18 18参展配套服务参展配套服务 18 18任务任务1 1 参展手册（下）参展手册（下）第四章 布展 布展时间 20布展类型 21布展施工管理 21现场服务与管理 27楣板的制作 28施工管理费、加班申请、广告等服务项目价格及要求 28第五章 撤展 撤展时间 29撤展流程 29撤展管理规定 30撤展服务 30撤展期间运输车辆管理及撤展车辆路线安排 30第六章 证件办理 第七章 门票办理第八章 保护知识产权管理办法 第九章 成交项目的征集与统计第十章 论坛及活动第十一章 各奖项申报、评审及奖励办法第十二章 突发事件应急处理 48深圳会展中心基本参数表 49各部门联系表 51

10、高交会各项业务联系方法 51附件：1、第十二届高交会展区分布图 2、布、撤展车辆进出深圳会展中心行驶路线图 3、深圳会展中心会议厅（室）分布图 4、深圳会展中心各馆配电箱分布图 5、展馆疏散示意图 （资料来源：http:/）任务任务2 2 展品运输指南展品运输指南展品运输注意事项展品运输注意事项国际展览运输协会认为，运输代理的业务主要依赖于三个方国际展览运输协会认为，运输代理的业务主要依赖于三个方面的管理：联络、海关手续和搬运操作。面的管理：联络、海关手续和搬运操作。常见的问题包括：常见的问题包括：全部或部分展品未及时运到，导致不能正常参展；全部或部分展品未及时运到，导致不能正常参展；展品因没

11、有进行适当的包装而在运输途中破损，引起额外费展品因没有进行适当的包装而在运输途中破损，引起额外费用的产生；用的产生；缺少产地证、检疫证等而造成扣费、扣货等损失，还造成运缺少产地证、检疫证等而造成扣费、扣货等损失，还造成运输延误；输延误；包装箱在拆卸展品时破损，导致回运时不能再用，或是包装包装箱在拆卸展品时破损，导致回运时不能再用，或是包装箱丢失等；箱丢失等；巡回展是比较特殊的战略，为了保险起见，会通过不同的途巡回展是比较特殊的战略，为了保险起见，会通过不同的途径向同一地点发送两套展览用品。径向同一地点发送两套展览用品。境内展品运输流程图任务任务3 3 展台设计搭建展台设计搭建设计原则设计原则目

12、的性原则目的性原则艺术性原则艺术性原则功能性原则功能性原则搭建原则搭建原则（一）和谐（二）简洁（三）重点突出（四）主题明确传达信息（五）视觉冲击要强烈（六）把握观众的喜好（七）展台要易建易拆（八）其他因素任务任务4 4 布展须知布展须知 布展期间的主要工作任务任务4 4 布展须知布展须知 布展期间的主要工作学生以小组为单位,讨论布展流程及其注意事项。项目三训练项目三训练: :项目四项目四 现场现场任务任务1 1 开幕式开幕式任务任务2 2 现场管理现场管理任务任务3 3 后续工作后续工作任务任务1 1 开幕式开幕式一一 邀请范围邀请范围政府官员、工商名流、新闻记者等人士，政府官员、工商名流、新

13、闻记者等人士，展会知名度，吸引观众，购买决定权或建议权展会知名度，吸引观众，购买决定权或建议权二二 贵宾接待贵宾接待 贵宾主要包括协会高层官员、公司总经理、名人演讲贵宾主要包括协会高层官员、公司总经理、名人演讲者、重要的赞助商、著名艺人等，有时还有重要的者、重要的赞助商、著名艺人等，有时还有重要的贵宾如国家领导人、各国政要、王室贵族等。贵宾如国家领导人、各国政要、王室贵族等。给予特别对待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会给予特别对待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点地点 都要进行周到的安排。都要进行周到的安排。 任务任务1 1 开幕式开幕式三 程序由展会工作人员引领国内外嘉宾到主席台就位；

14、主持人主持展会开幕并介绍到会嘉宾；主持人请有关领导讲话；相关开幕表演开始；某位重要嘉宾宣布展会正式开幕；主持人宣布开幕式结束并请各位嘉宾和展会观众进场参观。任务任务2 2 现场管理现场管理一、一、 办展机构现场管理办展机构现场管理二、参展商的现场管理工作二、参展商的现场管理工作 三、撤展管理三、撤展管理 任务任务2 2 现场管理现场管理一一 办展机构现场管理办展机构现场管理（一）注册管理（一）注册管理（二）设备设施管理（二）设备设施管理（三）安全管理（三）安全管理（四）参展人员管理（四）参展人员管理（五）危机管理（五）危机管理（六）其他服务（六）其他服务任务任务2 2 现场管理现场管理二、参展

15、商的现场管理工作二、参展商的现场管理工作 布置展台、配备展台的工作人员、展台接待、贸易洽布置展台、配备展台的工作人员、展台接待、贸易洽谈、情况记录、其他相关宣传推广活动、信息收集谈、情况记录、其他相关宣传推广活动、信息收集工作、细节管理注意事项工作、细节管理注意事项 三、撤展管理三、撤展管理 展位的拆除、参展商租用展具的退还、参展商展品的展位的拆除、参展商租用展具的退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁、撤展安全保卫处理和回运、展场的清洁、撤展安全保卫任务任务3 3 后续工作后续工作一一 展后跟踪展后跟踪建立参展商和客户的信息数据库、建立参展商和客户的信息数据库、收集客户意见和建议、收集客户意见和建议、及时通报展会信息、及时通报展会信息、和参展商及客户保持长期的感情联系。和参展商及客户保持长期的感情联系。二二 评估总结评估总结对展览总体环境和参展整体工作的评估与总结，其作对展览总体环境和参展整体工作的评估与总结，其作用与意义在于为判断此次展览工作的效率和效果提用与意义在于为判断此次展览工作的效率和效果提供标准和结