第三讲：档案整理

1、第三讲：档案整理第三讲：档案整理林岚纲要o 档案整理工作的概述o 全宗的划分o 全宗内档案的分类o 立卷o 卷案目录的编制一、档案整理工作的概述1、档案整理工作内容o 档案馆（室）对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作o 档案整理工作包括六大环节：区分全宗、全宗内档案的分类、案卷的立卷、卷内文件整理、案卷的排列和编号、案卷目录编制。2、档案整理工作意义o 档案利用、开放、发挥作用前提条件o 开发档案信息资源重要基础o 档案整理科学化和标准化档案工作优化一、档案整理工作的概述3、档案整理工作的原则o 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；o 区分不同保存价

2、值；借鉴文件材料整理及归档办法、机关文件材料归档范围和档案保管期限表o 便于保管和利用一、档案整理工作的概述4、档案整理的工作方法o 目前我国推行的归档文件整理方法有两种，即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。o 文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。一、档案整理工作的概述二、全宗的划分二、全宗的划分1、全宗概念：一个独立机关、组织、或个人在社会活动中形成的档案有机体。表示档案范围的计量单位。2、立档单位及其构成条件：立档单位是与全宗这一概念联系在一起的。立档单位必须是具有法人地位的机关、社会组织、企事业单位和某些著名人

3、物，它的全部档案可以构成一个全宗。构成立档单位的条件是一个机关、社会组织必须在行政上、财务上和组织人事上具有一定的独立性。具体条件是：二、全宗的划分o （1）可以独立行使职权或进行管理，并能以自己的名义对外行文。机关、团体、企事业单位必须是一个法人单位，而不是一个内部组织机构。o （2）是一个预算会计单位或是独立的经济核算单位，可以编造预算或财务计划。o （3）设有管理人事的机构和人员，并有一定的人事任免权。o 上述三个条件是互有联系的，一般说有第一条即有第二条、第三条。由于各种原因，有的单位并完全具备三个条件，则以第一条为主。二、全宗的划分3、立档单位的变化与全宗的划分o（1）立档单位根本性

4、变化及其表现根本性变化o一个机关撤销，一个机关成立。即新成立的机关接收了撤销机关的职能，从新机关成立之日起，档案构成新的全宗。前后共为两个全宗。结束的全宗称为闭口全宗（不再形成档案），新建立的全宗称为开口全宗（档案不断积累）。o一个机关的内部机构发展为一个新的独立的机关，也就是新成立的机关接收和代替了原机关的部分职能，新成立的机关的档案另立全宗，两个都是开口全宗。二、全宗的划分o 一个机关改组为几个机关，原机关档案是一个闭口全宗，改组及新成立的几个机关，其档案各自构成新的开口全宗。o 几个机关改组为一个机关，原各个机关的档案各自构成闭口全宗，改组后的机关的档案构成一个开口全宗二、全宗的划分o

5、（2）立档单位非根本性变化及其表现o 机关、社会组织的职能、任务、工作范围的扩大或缩小。o 内部组织机构的调整，如处（科）室的增设或精减。o 立档单位名称的变化、办公地址的变更。o 上级领导关系的改变。o （3）联合全宗：联合全宗就是若干个联系密切的机关的档案难以区分，联合组成一个全宗。二、全宗的划分4、全宗编号的要求o 全宗号：是档案馆指定给立档单位的代码，一般用代字（拉丁字母或汉字等）标识门类，用数字标识门类中全宗顺序o （1）唯一性或专指性；o （2）系统性或连续性；o （3）方便实用二、全宗的划分5、全宗编号方法o（1）大流水编号法：又称顺序流水编号法，即一个档案馆对其所有全宗按进馆顺

6、序用自然整数由小到大顺序编号。如0001、0012、0123、1234o（2）体系分类编号法：即按某种逻辑框架，将档案馆所收藏的全部全宗构成一个逻辑类别体系。如1.（1-3）市委、1.（4-7）组织部、1.（8-11）纪委、2.（1-4）市政府、2.（5-6）城建办o（3）分类流水编号法：即将馆藏全宗划分为两个或几个大类，并以固定的代字或代码作为标志，然后在各大类中按进馆顺序流水编号。注意所分类别不宜过多。如X013、J004、D003、R123、 革001二、全宗的划分6、全宗排列的要求与方法o 全宗排列应体现简便、实用、便于管理的原则。o 排列方法一般按全宗进馆顺序排列即可。同时进馆的若干

7、全宗，可按全宗的大小、相互关系和重要程度顺序排列。三、全宗内档案的分类1、意义：o （1）档案的分类是实行档案科学管理的重要方法之一o （2）分类也是档案管理工作中的重要环节之一，它为一系列整理工作创造条件o （3）档案分类的重要意义在于它为档案的管理和利用提供了有利条件三、全宗内档案的分类2、对全宗内的档案进行分类的要求对全宗内的档案进行分类的要求o（1）要求分类具有客观性：o 从全宗的实际情况出发进行分类，能够较为系统地反映出立档单位活动的面貌。o（2）档案分类体系应该具有逻辑性o 每次分类必须按照同一标准进行，不应有交叉或互相包容的矛盾现象。o（3）全宗内档案的分类应该注重实用性o 档案

8、的分类必须便于保管、检索和利用。三、全宗内档案的分类3、分类的方法三、全宗内档案的分类o （1）年度分类法三、全宗内档案的分类o （2）组织机构分类法o 即按照机关内部设置第一层机构对（处室）对归档文件进行分类，哪个机构形成、阅办的文件就归哪个处室。o 需要注意的特殊情况：o 1、办公厅（办公室）与领导机构档案应如何设类？o 一般情况下，领导机构形成的档案和办公厅（室）形成的档案，统一作为一个类进行整理，名称一般为办公厅（室）类。三、全宗内档案的分类o2、办公厅（室）与各业务部门的档案的归类问题。o 办公厅（室）收文以后转送有关业务部门处理，一般情况下应归入业务部门类；o但如果业务部门阅过办公

9、厅（室）转来的收文后，拟写复文的草稿，后办公厅（室）根据草稿拟写复文稿并送领导人签发，以立档单位名义复文。这种情况下，收文和复文一般应归入办公厅（室）类，当然也可以归入业务部门类，前提是同一全宗内类似情况的归类方法必须一致。o如果是两个以上部门合办的文件，应该归入主办部门；如果分不清主次归入最后承办部门；如果是联名发出的文件，一般归入主要起草的部门类。三、全宗内档案的分类o 3 3、问题分类法、问题分类法o即按照档案内容所说明的问题来分类。即按照档案内容所说明的问题来分类。o 一般是在不可能或不适于按组织机构分类的情况下采用问题一般是在不可能或不适于按组织机构分类的情况下采用问题分类法，遇到下

10、面几种情况可考虑采用此方法分类法，遇到下面几种情况可考虑采用此方法（1 1）立档单位小，内部组织机构只有简单的分工，工作常交叉；）立档单位小，内部组织机构只有简单的分工，工作常交叉；o（2 2）立档单位内的档案已经混淆，很难再按组织机构分类）立档单位内的档案已经混淆，很难再按组织机构分类o（3 3）立档单位内部虽有组织机构，但经常变动，按组织机构分类）立档单位内部虽有组织机构，但经常变动，按组织机构分类有实际困难。有实际困难。三、全宗内档案的分类o 4、复式分类法三、全宗内档案的分类5、保管期限分类法o 即划定不同的保管期限对档案进行分类，可分为永久、长期、短期或永久、定期。6、常用的分类方法

11、o 1、年度保管期限组织机构（问题）o 2、年度组织机构（问题）保管期限o 3、保管期限年度组织机构（问题）四、立卷o 立卷：是指将办理完毕的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作。o 步骤：归档文件分类 文件的组合 案卷的规范化整理与编目四、立卷o 是指在上述分类基础上将同类文件中的单份是指在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按其共同特征和主要联系组合成案卷的文件按其共同特征和主要联系组合成案卷的工作。工作。六个六个特征特征立卷立卷法法一事一事一卷一卷立卷立卷法法四分四分四注四注意立意立卷法卷法适当适当分级分级立卷立卷法法文件文件类型类型立卷立卷

12、法法我国最基本我国最基本的组卷方法的组卷方法四、立卷o “六特征六特征”组卷法组卷法即将同一作者制发即将同一作者制发的文件组合成一个的文件组合成一个案卷。案卷。优点：便于了解文件来源；优点：便于了解文件来源； 适用：本单位制发的命令、指示、适用：本单位制发的命令、指示、决议、决定等重要文件；内部的决议、决定等重要文件；内部的会议记录、规章制度等。有时将会议记录、规章制度等。有时将上级机关、平级机关、下级机关上级机关、平级机关、下级机关的文件分别立卷。的文件分别立卷。 作者特征作者特征四、立卷即将内容为反映同一事件、即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案问题、人物、工作活动、案件等文件

13、组合成一个案卷件等文件组合成一个案卷。优点：保持了文件之间的有机联优点：保持了文件之间的有机联系；便于历史检索。系；便于历史检索。 注意：注意：1 1、使用频率虽最高，但并、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性不是任何文件都能使用（如综合性文件）；文件）；2 2、应准确划分、应准确划分“问题问题”。 使用最频繁使用最频繁的立卷特征的立卷特征 问题特征问题特征四、立卷即将相同名称的即将相同名称的文件组合成一个文件组合成一个案卷。案卷。优点：优点：由于不同名称的文件反映由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此性质、价值

14、等方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值。要程度和价值。 适用：适用：会议记录、计划、报告、会议记录、计划、报告、总结、情况简报等综合性文件；总结、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件。计表等专业性很强的文件。 名称即文种名称即文种名称特征名称特征四、立卷即将针对同一年度即将针对同一年度或同一时期（相同或同一时期（相同时间段）的文件组时间段）的文件组合成一个案卷。合成一个案卷。优点：保持文件在时间优点：保持文件在时间上的联系；反映

15、特定时上的联系；反映特定时间范围内的工作情况与间范围内的工作情况与特点。特点。 注意：跨年度的文件形注意：跨年度的文件形成年度与文件内容所针成年度与文件内容所针对的年度不同的文件。对的年度不同的文件。 指文件针对时间指文件针对时间时间特征时间特征四、立卷即将本单位与某一单位之间即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一形成的问复性函件组合成一个案卷个案卷。构成条件：作者：本单位与构成条件：作者：本单位与某一单位；内容：同一问题；某一单位；内容：同一问题；文件：问复性函件。文件：问复性函件。 注意：注意：1 1、不能将本机关与、不能将本机关与

16、某一机关互发的其它文件按某一机关互发的其它文件按此特征组卷；此特征组卷；2 2、不能将本、不能将本机关与上下级机关的请示与机关与上下级机关的请示与批复按此方法组卷。批复按此方法组卷。 通讯者特征通讯者特征四、立卷将内容反映同将内容反映同一地区的某些一地区的某些文件组合成一文件组合成一个案卷。个案卷。优点：优点：便于反映地区工作情便于反映地区工作情况。况。 适用：适用：多用于上级机关针对多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计下属机关的来文、调查统计资料。资料。 可以是行政区域、可以是行政区域、也可以是地理区域也可以是地理区域注意：注意：不能和作者特征混淆。不能和作者特征混淆。 地区特征地区特

17、征五、编目调整调整定卷定卷卷内卷内文件文件排列排列拟写拟写案卷案卷题名题名卷内卷内文件文件编号编号填写填写文件文件目录目录填卷填卷内备内备考表考表填写填写案卷案卷封面封面装订装订案卷案卷编制编制案卷案卷目录目录五、编目按重要程度排列：重要排前，次按重要程度排列：重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前，级单位来文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性排后。业务、事务性排后。指对卷内文件进行系列化排列，指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列固定每份文件的位置，使其排列有序，

18、方便检索有序，方便检索。密不可分的文件材料应依序排列：密不可分的文件材料应依序排列：批复在前，请示在后；正件在前，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。转发件在前，被转发件在后。卷卷内内文文件件排排列列五、编目题名结构：责任者（通讯者）（时间）题名结构：责任者（通讯者）（时间）（地区）问题名称。（地区）问题名称。题名拟写要求：责任者必须用全称或通用题名拟写要求：责任者必须用全称或通用简称；问题要概括准确、文字简练；名称简称；问题要概括准确、文字简练；名称按文种的重要程度顺序标注二三个，兼顾按文种的重要程度顺序标注二三

19、个，兼顾不同性质的文种。不同性质的文种。专门术语用法：案卷，限于某个案卷、事专门术语用法：案卷，限于某个案卷、事件或对某人的某方面问题的调查处理形成件或对某人的某方面问题的调查处理形成的所有文件材料；来往文书，限于机关之的所有文件材料；来往文书，限于机关之间一般工作问题的来文与复文；时间，题间一般工作问题的来文与复文；时间，题名中的时间是文件内容针对时间。名中的时间是文件内容针对时间。拟拟写写案案卷卷题题名名五、编目装订的案卷编页号：位置在每页装订的案卷编页号：位置在每页有文字文件正面的右上角、背面有文字文件正面的右上角、背面的左上角。的左上角。 不装订的案卷编件不装订的案卷编件号：先在每一份

20、文件首页上方加号：先在每一份文件首页上方加盖档号章，并逐件编件号盖档号章，并逐件编件号。图表和声像材料：在装具上或材图表和声像材料：在装具上或材料背面逐件编号。料背面逐件编号。卷内卷内文件文件编号编号五、编目卷内文件目录揭示了卷内文件的卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间和成分等，来源、内容、形成时间和成分等，便于对归档文件的查阅和统计。便于对归档文件的查阅和统计。卷内文件目录位置：卷内文件目录位置：案卷首页。案卷首页。卷内文件目录卷内文件目录一个文号占一个文号占一个顺序号一个顺序号无发文号可无发文号可注收文号注收文号联合发文一联合发文一般同时标出般同时标出作者部分作者部分可以省略

21、可以省略最后一份文件填写最后一份文件填写起始与终止页号起始与终止页号一式数份，其余一式数份，其余编制全引目录编制全引目录填写文件目录填写文件目录五、编目卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。的时间、人员情况以备查考的记录。卷内备考表位置：卷内备考表位置：卷尾。卷尾。 页面大小：页面大小：与卷内文件一致。与卷内文件一致。卷内备考表卷内备考表填需要加以说明与解释的情况，填需要加以说明与解释的情况，如文件是否完整，有无破损，如文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义等。是否有重要价值或特别意义等。档号，机关档案室统一编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。全宗名称，即立档单位全宗名称，即立档单位名称，全称或简称名称，全称或简称类目名称，全宗内第一级类目名称，全宗内第一级类目名称，机构或问题类目名称，机构或问题案卷题名案卷题名文件所属的文件所属的起止时间起止时间保管期限保管期限卷内文件总页数卷内文件总页数归档号，文书处理部门归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号编制的案卷顺序号填填写写案案卷卷封封面面三孔一线三孔一