GMP的文件管理

1、GMP的文件管理（一）文件管理的意义及重要性 文件管理和记录贯穿药品生产和质量管理的整个过程。 文件的制定和执行的好坏体现企业的管理水平和规范程度。 正确的文件记录是制药行业所有岗位和所有员工必须具备的技能之一。第一部分文件的基本概念、文件类型、文件系统及相关性文件的基本概念 文件包括药品生产和管理的书面标准和实施的记录。文件管理的重要性 文件管理是企业质量保证体系的重要部分。能保证企业生产经营活动的全过程规范化运转，是企业在遵循国家各种有关法规的原则下，一切活动有章可循、责任明确、照章办事、有案可查。文件分类GMP文件可分两类：（1）关于阐述要求的文件（2）关于阐明结果或证据的文件（1）关于

2、阐明要求的文件技术标准（TS） 指药品生产技术活动中，由国家、地方、行政及企业颁布和制定的技术性规范、准则、规定、办法、规格标准、规程和程序等书面要求。管理标准（SMP） 指由国家、地方或行政所颁发的有关法规、制度或规定等文件，以及企业为了行使生产计划、指挥、控制等管理职能，使之标准化、规范化而制定的规章制度、规定、标准、或办法等书面要求。工作标准（SOP） 指企业内部对每一项独立的生产作业或管理活动所制定的规定、标准程序等书面要求，或以人或人群的工作为对象，对其工作范围、职责权限以及工作内容考核所制定的标准、程序等书面要求。（2）关于阐明结果和证据的文件记录凭证报告文件系统及相关性质量手册管

3、理标准技术标准工作标准记录专题报告法定法定文件系统相互关系（一）：文件系统技术标准工艺规程、质量标准、检验规程及其他管理标准生产管理、质量管理、物料管理、设备管理、计量管理、环境管理、验证管理及其他工作标准岗位操作法SOP（生产操作、辅助操作、检验操作、管理等）记录岗位操作记录、批生产记录、批包装记录、批检验记录、物料记录、计量记录、环境记录、设备记录、验证记录及其他专题报告批档案批档案汇总文件系统相互关系（二）：第二部分生产管理文件的基本内容生产管理文件 生产工艺规程 岗位操作法或标准操作规程（SOP） 相关记录及批档案（一）生产工艺规程 定义：为生产特定数量的成品而制定的一个或一套文件，包

4、括生产处方、生产操作要求和包装操作要求，规定原辅料和包装材料的数量、工艺参数和条件、加工说明（包括中间控制）、注意事项等内容 意义：生产工艺规程是产品设计、质量标准和生产、技术、质量管理的汇总，它是企业组织与指导生产的主要依据和技术管理工作的基础。通俗地讲，是生产药品用的“蓝图”或“模子”。 目的：是为药品生产各部门提供必须共同遵守的技术准则，以保证生产的批与批之间，尽可能地与原设计吻合，保证每一药品在整个有效期内保持预定的质量生产工艺规程的重要性 工艺规程是经过验证，对产品的设计、生产、包装、规格标准及质量控制进行全面描述的基准性技术标准文件，必须严格按规定由符合要求的人员起草。 工艺规程是

5、制定批生产记录、批生产指令、批包装指令的重要依据。生产工艺规程的内容 品名、剂型、处方和确定的批量 生产工艺的操作要求 物料、中间产品、成品的质量标准和技术参数及储存注意事项 物料平衡的计算方法 成品容器、包装材料要求等工艺规程的主要内容细解 目录 产品概述 产品名称、汉语拼音、英文名称、剂型、批准文号、性状、药理作用、适应证（功能与主治）、用法用量、产品规格、包装规格、有效期、历史沿革。 工艺处方 工艺流程图 环境区域划分 。 过程及工艺条件 概述各工序的内容 详细叙述各工序内容，包括所用设备，流程及工艺参数、质量要求。要求参数准确，术语科学、规范、明确、精炼。 工艺用水的制水流程、设备、制

6、备要求及控制参数、工艺用水的储存、制水系统的清洗消毒。 质量监控工艺规程的主要内容细解 质量标准 消耗定额、物料平衡及技术经济指标消耗定额物料平衡技术经济指标（收率） 设备一览表 技术安全、劳动保护及工艺卫生工艺规程的主要内容细解 综合利用和环境保护综合利用环境保护 劳动组织与岗位定员、生产周期 包装要求、标签、说明书与储存方法 附录 附页工艺规程的主要内容细解工艺规程的编制 生产工艺规程和岗位操作规程的制定和修改应履行起草、审查、批准程序，并不得任意更改。 编写生产工艺规程，首先要做好工艺文件的标准化工作，即按照上级有关部门规定和本单位实际情况，做好工艺文件种类、格式、内容填写方法，工艺文件

7、中常用名词、术语、符号的统一、简化等方面的工作，做到以最少的文件格式、统一的工程语言正确地传递有关信息。生产工艺规程的编制程序 准备阶段 组织编写 讨论 初审 专业审查 修改定稿 批准生效的生产工艺规程应建立编号，确定保密级别、打印数量及发放部门，并填写生产工艺规程发放登记表。初稿及正式文件交技术档案室存档。生产工艺规程的实施与变更 宣传学习 贯彻实施 修改修订生产工艺规程实施的注意事项 生产工艺规程是产品设计、质量标准和生产、技术、质量管理的汇总，它是企业组织与指导生产的主要依据和技术管理工作的基础，同时也是员工生产和质量的操作指南，每一个员工都必须十分熟悉其相关的生产工艺规程，企业也必须有

8、针对性地进行培训和考核，以确保每个员工都能清晰了解其生产工艺规程和岗位职责。 目前有的药厂中的有些员工不按照生产工艺规程操作，出现这种情况有多种原因，有的是老员工，其根据以往的经验操作；也有的生产工艺规程不规范，是为了应付GMP检查而编写，没有反应生产的实际，不具备操作性。 生产工艺规程必须严格按照程序和要求进行修订并执行，并要避免新旧版本的生产工艺一起工作。（二）岗位操作法 定义：指经批准用以指示生产岗位的具体操作的书面规定。 内容：生产操作方法和要点，重点操作的复核、复查、中间产品质量标准及控制，安全和劳动保护，设备维修、清洗，异常情况处理和报告，工艺卫生和环境卫生等。 生产工艺规程和岗位

9、操作规程之间有着广度和深度的关系，前者体现了标准化，后者反映的则是具体化。（三）标准操作规程（SOP） 定义：是指经批准用以指示操作的通用性文件或管理办法。 意义：标准生产操作规程是药品生产员工的操作指南，生产操作必须严格按照SOP进行操作。每个员工都必须明白SOP的重要性以及SOP的基本内容。SOP的分类 生产操作SOP 描述产品制造过程中与各工序实际操作有关的详细具体的工作。 主要由生产车间起草编写。 检验操作SOP 描述原辅料、包装材料、工艺用水、中间产品、成品检验过程中有关的详细、具体的工作。 主要由质量检验部起草编写。 设备操作SOP 描述生产、检验仪器的使用方法和步骤、注意事项等。

10、 主要由设备部起草编写。 设备维护保养SOP 描述生产、检验仪器设备的维护保养方法、程序，维护保养校验时间和频次、所使用的润滑剂等。 由设备部起草编写。 环境监测和质量监控SOP 描述洁净室温湿度、风量风速、空气压力、尘埃粒子、沉降菌检测方法、所要达到的标准、监测位置和频次以及质量保证部对于药品生产各个环节的监控方法和程序。 由质量保证部起草编写。 清洁SOP 描述各种设备设施、容器具的清洁方法和程序、所要达到的标准、间隔时间、使用的清洁剂或消毒剂，清洁工具的清洁方法和存放地点，以及保证产品生产和检验过程中不被污染或混淆。 由管理文件的实施部门起草编写。SOP编写原则 所有设有记录在与生产有关

11、的制造、检验文件中的操作均以SOP的形式描述。 对SOP的每一个步骤表述应清晰、简明、准确，同时，要求文件形式完整，整个公司内部的SOP类文件必须保持一致性。 SOP的编制人员必须是熟悉了解所描述程序的技术人员或管理人员，SOP编写完成后必须经各个相关部门或相关操作者讨论后，并经该部门负责人审核、QA负责人确认，分管副总经理批准后颁布执行。SOP的内容 目的 解释写本SOP的目的和主题内容 范围 说明本SOP主要适用于那些产品和岗位 职责 SOP中负责操作的负责人，或与执行过程组织有关的管理责任人。 操作步骤/操作指示/内容要求 这是SOP的主体内容。 安全注意事项 主要描述在SOP中需要注意

12、的安全内容。（二）标准操作规程（SOP）题 目车间脱包岗位标准操作规程编码： PO-002-00页码：1/1制 定审 核批 准制定日期审核日期批准日期颁发部门GMP办颁发数量五份生效日期分发单位生产部 粉剂/散剂/预混剂/颗粒剂/中药提取车间/口服溶液剂标准操作规程示例：一、目 的：建立脱包岗位标准操作规程，规范脱包工艺。二、适用范围：适用于脱包岗位的操作人员及车间脱包暂存岗位。三、责 任 者： QA质监员、岗位操作人员。 四、程 序： 1 对待脱包的原辅料，要认真复核外包装上的品名、规格、数量是否相符，是否有随行质控部门下发的原辅料检验报告单,否则不得脱包。 2 发现以下问题时请保留现场，请

13、现场质监员决定： 2.1 品名或规格、数量、批号不符。 2.2 包装破损、内容物被污染。 2.3 既无标签又无盛装单（或合格证）。 2.4 已霉变、生虫、鼠咬烂。 2.5 在仓库存放已过复检期而未复检的。 2.6 其他有可能给产品带来质量问题的异常现象。 3 脱外包装： 3.1 有数种原、辅材料要拆除外包装时，应先按品名、规格、批号分别堆放整齐，同一品名、规格、批号的原辅料拆包完成后，再拆另一品名、规格、批号的原辅料，不允许同时或交叉进行，防止差错。 3.2 如是桶装或箱装，拆开桶盖和纸箱,要集中放在一固定容器内，防止包装物带进生产场所。 3.3 轻轻除去外包装，将内容物连同内包装一起取出，用

14、75%酒精喷洒或擦拭消毒后放在干净的容器内，并正确填写盛装单放在该容器内。 3.4 脱包需分种类进行，清洁卫生经检查合格后方能进行另一种物料的脱包。 3.5 将脱包之后的原辅料及包装材料经联锁窗传至暂存间。 3.6 将脱下的外包装收集放入废物盛装袋，把退回的外包装运送到废物库。4 及时填写岗位原始记录SOP的审核和批准 通常每个SOP都要由本部门的部长审核，最后经公司QA确认和分管副总经理签字批准，以保证该文件符合国家法律法规和公司内部已经建立的制度和文件。SOP的管理 质量保证部负责全公司的SOP文件的管理，负责SOP的保存、分发和修订管理。 当SOP中涉及影响其正确使用的因素如工艺操作和质

15、量控制方法发生变更时，SOP要随着改变。否则，每2年更新一次。 颁发由SOP的管理部门进行。 分发部门为本SOP的实施和管理有关的部门，这些部门将得到由质量保证部拷贝的正式复印件。SOP实施的注意事项 SOP是医药企业员工生产和质量的具体的操作指南，每一个员工都必须十分熟悉其相关的岗位SOP，企业也必须有针对性地进行培训和考核，以确保每个员工都能清晰了解其岗位SOP和职责。 目前一些药厂的员工不按照SOP操作，出现这种情况有多种原因，有的是老员工，其根据以往的经验操作；也有的SOP不规范，是为了应付GMP检查而编写，没有反应生产的实际，不具备操作性。 SOP必须严格按照程序和要求进行修订并执行

16、，并要避免新旧版本的SOP同时存在。（四）岗位操作记录、批生产记录和批包装记录 4.1岗位操作记录 定义：执行岗位操作法或SOP的记录 内容：如示例产品名称批号货号包装规格领料人复核人生产日期室内温度相对湿度物料名称领用量使用量剩余量残损量质量情况塑料瓶、盖 个 个 个 个盒子 个 个 个个箱子 个 个 个个工作内容操作者复核者折盒装盒打码腹膜装箱实际产量 瓶异常情况处理包装岗位操作记录 4.2批生产记录 定义:记录一个批号的产品制造过程中所用原辅材料与所进行的操作文件，包括制造过程中的细节。（四）岗位操作记录、批生产记录和批包装记录 批生产记录的编制原则： 1批生产记录根据产品生产工艺规程、

17、标准操作规程和技术参数等内容设计，并能体现剂型的特点 2批生产记录需具有产品质量的可跟踪性，通过批生产记录能了解产品生产全过程的质量情况。 3批生产记录按产品生产先后顺序依次进行编制。 4批生产记录先由相关车间技术负责人制定初稿，然后交生产部部长审核，生产技术副总经理负责批准，质量保证部经理批准后方可印刷、使用。 5批生产记录的版本号排版与其它文件编码位置相同。 6批生产记录设计时应有足够的填写空间、但尽量无空格。4.2批生产记录 批生产记录的内容 各工序生产记录包括生产前的准备、生产操作过程和生产结束后的清场，把物料平衡、设备运行情况、偏差情况和QA监督情况贯穿其中。具体内容包括： 反映生产

18、品种的基本情况，如生产指令单号、品名、规格、批号、生产日期等内容。 反映产品生产过程中的各项卫生管理及清场管理结果。 反映产品生产过程中的全部操作步骤。包括生产方法、作业顺序、生产结果等。如按处方投入的物料名称、数量、批号；回收或返工材料加入的数量及鉴别号；使用的主要设备；产品合箱情况等。 反映原辅料的品名、规格数量、批号、中间产品、中间产品、成品的检测结果、结论。 反映工艺规程执行情况及其采取的特殊措施情况。 反映生产过程中出现偏差、质量事故的处理情况。 反映出加盖批号的标签等印刷性包装材料的控制结果。 反映出物料平衡情况；最后批量收率与散装容器数目。 反映出操作人员、复核人员、检查人员。4

19、.2批生产记录批生产记录示例 批生产记录填写要求 1、空白记录应按要求设计好，其纸张应完整无缺, 不得有污点、皱折。 2、记录填写要求 （1） 所有记录应用蓝色或墨色钢笔、圆珠笔按要求逐项填写，同一页记录不得有两种颜色相同的笔迹。 （2） 填写字体大小适中，字迹端正、完整、清晰可辨。 （3）有空格无内容填写时，用“”表示，不能留空或填写其它符号。 （4） 当有记录填写错误时, 用“”将该项划去，填上正确的记录，并在其旁签上姓名和日期。 （5） 每一页记录最多只允许有三项经更改的错误，超过三项应重新更换填写。 （6） 在记录填写过程中应保持页面整洁，不得有油污、斑点或其它与记录无关的符号。 （7

20、） 签名时应写全名、字体端正可认, 不能简写、潦草而不可辨；日期格式：*年*月*日。 （8） 记录内容要真实可靠，填写及时；不能过后编造或写回忆录。 （9） 记录填写计量单位、符号等符合法定计量单位和国家标准的规定。4.2批生产记录 批生产记录填写要求 3、记录中数据处理 （1）数据的计算处理过程应在记录明确反应出，不能只有结果而无过程。 （2） 数据的保留位数应以实际情况决定；有效数字最多只能保留一个不定数。 （3） 计算过程中数据的取舍采用四舍六入五成双规则。即当尾数4时则舍，尾数6则入，尾数等于5时，若5前面为偶数时则舍，为奇数时则入。当5后面还有不是零的任何数时，无论5前面是偶或是奇皆

21、入。 （4） 计算过程的有效数据保留位数,比计算前小数点后有效数字位数最少的多一位;计算结果有效数据保留位数, 与计算前小数点后有效数字位数最少的相同。 4.2批生产记录 批生产记录的修订 1批生产记录根据工艺规程、生产条件及标准操作规程的变动情况随时进行修订。 2批生产记录的修订程序与其制定程序相同。 3批生产记录一经修订、执行，其以前批生产记录即时作废，不得再度使用或在生产过程中出现4.2批生产记录 批生产记录的编码 批生产记录编码由RSC组成，R代表记录，后用“”隔开，为记录顺序号，后用“”隔开，代表版本号。 2如RSC00101，表示生产部记录第1号、第一版4.2批生产记录 批生产记录

22、的发放 1批生产记录批准后，原件由QA存档。生产厂保留一份复印件作为基准样张。 2生产厂调度员与工艺工程师在制订生产指令的同时，做好批记录发放，注明所有记录的名称、编码、页数、份数等。 批生产记录的整理与保管 1生产结束后，由工艺工程师负责收集所有该批次的批生产记录，初审合格后交QA审核。 2生产部部长复核后交QA进行审核。 3所有工序已完成的完整的批生产记录由QA存档。 4产品批生产记录至少保存至该产品有效期后一年。 5批生产记录借阅范围为本生产车间、生产部、质量保证部，其它任何部门及个人不得随意借阅、调用，若需借阅须由质量保证部部长批准。 批生产记录的销毁： 批生产记录销毁时报QA部长批准

23、后，进行销毁（焚烧或撕毁），销毁现场有两人以上在场并由QA监督，销毁后应填写销毁记录。4.2批生产记录4.3批包装记录 定义：是指每批产品的包装工序的操作内容的记录 主要内容：见示例品名批号规格生产日期班次接半成品数包装成品数零头回收品量万片折箱盒箱盒（瓶）盒（瓶）盒（瓶）包装材料领领用情况使用情况退回情况残损情况大箱（个）中盒（个）小盒（个）收缩膜Kg 胶带（卷）说明书（张）合格证（张）领用人合箱记录批号数量发放人批号数量班长操作人复核人包装人合格半成品总量合格品收率100%= %接料量合格半成品总量回收量取样量物料平衡收率100%= % 接料量异常情况及处理：片剂外包装岗位批生产记录（五）

24、批档案 定义：指每一批物料或产品与该批质量有关的各种必要的记录汇总。 意义：有利于产品质量的评估以及追溯考察。 分类：原物料批档案和产品批档案 产品批档案的内容：批生产相关的记录、质量检验记录及成品销售相关记录第三部分 质量管理文件文件管理的意义及重要性 文件管理和记录贯穿药品生产和质量管理的整个过程。 文件的制定和执行的好坏体现企业的管理水平和规范程度。 正确的文件记录是制药行业所有岗位和所有员工必须具备的技能之一。第一部分文件的基本概念、文件类型、文件系统及相关性（1）关于阐明要求的文件技术标准（TS） 指药品生产技术活动中，由国家、地方、行政及企业颁布和制定的技术性规范、准则、规定、办法

25、、规格标准、规程和程序等书面要求。管理标准（SMP） 指由国家、地方或行政所颁发的有关法规、制度或规定等文件，以及企业为了行使生产计划、指挥、控制等管理职能，使之标准化、规范化而制定的规章制度、规定、标准、或办法等书面要求。工作标准（SOP） 指企业内部对每一项独立的生产作业或管理活动所制定的规定、标准程序等书面要求，或以人或人群的工作为对象，对其工作范围、职责权限以及工作内容考核所制定的标准、程序等书面要求。（一）生产工艺规程 定义：为生产特定数量的成品而制定的一个或一套文件，包括生产处方、生产操作要求和包装操作要求，规定原辅料和包装材料的数量、工艺参数和条件、加工说明（包括中间控制）、注意事项等内容 意义：生产工艺规程是产品设计、质量标准和生产、技术