第二章 书面沟通

1、第二章书面沟通第二章第二章 书面沟通书面沟通213 2书面沟通概述书面沟通概述商务信函与商务报告商务信函与商务报告 其他商务文书的写作其他商务文书的写作 第一节第一节 书面沟通概述书面沟通概述一、书面沟通的含义和特点一、书面沟通的含义和特点书面沟通的含义书面沟通的含义书面沟通的特点书面沟通的特点二、书面沟通的基本原则和基本类型二、书面沟通的基本原则和基本类型书面沟通的基本原则书面沟通的基本原则书面沟通的基本类型书面沟通的基本类型一、书面沟通的含义和特点一、书面沟通的含义和特点（一）书面沟通的含义（一）书面沟通的含义 书面沟通，就是指采用信函、报告、备忘录、电子邮件、通知、书面沟通，就是指采用信

2、函、报告、备忘录、电子邮件、通知、规章等书面形式进行的信息传递和交流规章等书面形式进行的信息传递和交流。（二）书面沟通的特点（二）书面沟通的特点 优点：准确性、权威性、稳定性、唯一性、规范性、去冲突性优点：准确性、权威性、稳定性、唯一性、规范性、去冲突性 缺点：耗费时间、反馈不及时、无法与副语言结合、对沟通者要缺点：耗费时间、反馈不及时、无法与副语言结合、对沟通者要求比较高求比较高 二、书面沟通的基本原则和基本类型二、书面沟通的基本原则和基本类型（一）书面沟通的基本原则（一）书面沟通的基本原则 主题突出主题突出 思路清晰思路清晰 表达简洁表达简洁 信息正确信息正确 换位思考换位思考（二）书面沟

3、通的基本类型（二）书面沟通的基本类型 按照按照书面沟通信息的载体不同书面沟通信息的载体不同,可分为纸张沟通、可分为纸张沟通、 传真传真沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通等。沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通等。 按照按照书面沟通的使用场所书面沟通的使用场所区分，可分为组织内部的书区分，可分为组织内部的书面沟通与组织外部的书面沟通。面沟通与组织外部的书面沟通。第二节第二节 商务信函与商务报告商务信函与商务报告一、商务信函一、商务信函（一）商务信函的特点与要求（一）商务信函的特点与要求 商务信函的特点商务信函的特点 商务信函的要求商务信函的要求（二）商务信函的基本结构（二）商务信函的基本结构（

4、三）商务信函的主要类型（三）商务信函的主要类型二、商务报告二、商务报告（一）商务报告的常见类型与基本形式（一）商务报告的常见类型与基本形式 商务报告的常见类型商务报告的常见类型 商务报告的基本形式商务报告的基本形式（二）商务报告的语言特点（二）商务报告的语言特点（三）商务报告的基本结构（三）商务报告的基本结构（四）商务报告的撰写（四）商务报告的撰写一、商务信函一、商务信函（一）商务信函的特点和要求（一）商务信函的特点和要求 商务信函的特点商务信函的特点 内容比较单一内容比较单一 结构相对简单结构相对简单 语言表述简练语言表述简练 商务信函的要求商务信函的要求结构完整而简洁结构完整而简洁 内容正

5、确而无误内容正确而无误 语气友好而诚恳语气友好而诚恳 礼节规范而自然礼节规范而自然 格式讲究而规范格式讲究而规范 （二）商务信函的基本结构（二）商务信函的基本结构 一封比较规范、完整的商务信函一般包括一封比较规范、完整的商务信函一般包括: :信头、存档信头、存档号码、收信人地址、主题行或标题、称谓、正文、结束号码、收信人地址、主题行或标题、称谓、正文、结束语、落款、时间语、落款、时间九个部分。九个部分。（三）商务信函的主要类型（三）商务信函的主要类型 根据不同的分类标准，商务信函可以有多种形式。根据不同的分类标准，商务信函可以有多种形式。从从商务信函的形式及其传递的内容商务信函的形式及其传递的

6、内容看，商务信函包看，商务信函包括通知、公告、通讯、介绍信、感谢信、邀请信、括通知、公告、通讯、介绍信、感谢信、邀请信、慰问信、求职信、备忘便条等。慰问信、求职信、备忘便条等。从从商务信函的沟通目的及其采用的语气商务信函的沟通目的及其采用的语气来看，商务来看，商务信函可分为肯定性信函、负面性信函、说明性信函信函可分为肯定性信函、负面性信函、说明性信函和劝说性信函。和劝说性信函。二、商务报告二、商务报告( (一一) )商务报告的常见类型与基本形式商务报告的常见类型与基本形式 商务报告的常见类型商务报告的常见类型按照按照报告的长短报告的长短，分为长篇报告、中篇报告和短篇，分为长篇报告、中篇报告和短

7、篇报告等。报告等。 按照按照内容内容，分为经营报告、信贷报告、调查报告、，分为经营报告、信贷报告、调查报告、事故报告、建议报告、可行性报告等。事故报告、建议报告、可行性报告等。按按写作用途写作用途，分为临时报告、行动报告、状态或进，分为临时报告、行动报告、状态或进展报告和总结报告。展报告和总结报告。按按正式程度正式程度，分为正式报告和非正式报告。，分为正式报告和非正式报告。按照按照报告的格式特征报告的格式特征，分为信函式报告和纲要式报，分为信函式报告和纲要式报告等。告等。按照按照报告的使用范围报告的使用范围，分为公开报告和内部报告等。，分为公开报告和内部报告等。按照按照报告内容的紧迫性报告内容

8、的紧迫性，分为日常报告、特殊报告，分为日常报告、特殊报告和紧急报告。和紧急报告。 按照按照提交报告的周期提交报告的周期，分为每日报告、，分为每日报告、每周报告、月度报告、季度报告、年每周报告、月度报告、季度报告、年度报告等。度报告等。 按照按照报告涉及的业务范围报告涉及的业务范围，分为工程，分为工程报告、财务报告、评估报告等。报告、财务报告、评估报告等。 按照按照报告的写作文体报告的写作文体，分为叙述性报，分为叙述性报告、说明性报告、图解性报告和统计告、说明性报告、图解性报告和统计性报告等。性报告等。商务报告的基本形式商务报告的基本形式 固定格式商务报告固定格式商务报告 备忘录形式商务报告备忘

9、录形式商务报告 书信形式商务报告书信形式商务报告 文件形式商务报告文件形式商务报告（二）商务报告的语言特点（二）商务报告的语言特点 客观公正、明确真实、逻辑紧凑、简明扼要、严谨规客观公正、明确真实、逻辑紧凑、简明扼要、严谨规范范（三）商务报道的基本结构（三）商务报道的基本结构 报告包括三个部分报告包括三个部分, ,即报告简介（前言）、报告正文和即报告简介（前言）、报告正文和报告结尾（总结）。报告结尾（总结）。（四）（四）商务报告的撰写商务报告的撰写 基本程序基本程序: :确定目标、拟定提纲、搜集资料、写作报告确定目标、拟定提纲、搜集资料、写作报告初稿、编辑修改报告、确定终稿等步骤。初稿、编辑修改报告、确定终稿等步骤。 注意事项注意事项第三节第三节 其他商务文书的写作其他商务文书的写作备忘录备忘录电子邮件电子邮件 【思考练习】【思考练习】 什么是书面沟通？书面沟通具有哪些优缺点？什么是书面沟通？书面沟通具有哪些