第七章会议评估与会后落实

1、 第七章第七章 会议评估与会后落实工作会议评估与会后落实工作 从会议管理角度看从会议管理角度看, , 会议结束应以会后会务工作会议结束应以会后会务工作的结束为标志。会议议程结束后的结束为标志。会议议程结束后, , 会务工作由会间服会务工作由会间服务阶段进入了会后落实阶段。本章即介绍会后会务工务阶段进入了会后落实阶段。本章即介绍会后会务工作的主要内容作的主要内容, , 包括会场善后工作、会议文件的清退包括会场善后工作、会议文件的清退与立卷归档、会议经费结算、会议评估、会议总结等与立卷归档、会议经费结算、会议评估、会议总结等相关内容。相关内容。 会场善后工作会场善后工作 会议文件的清退与立卷归档会

2、议文件的清退与立卷归档 会议经费结算会议经费结算 会议评估 会议总结会议总结第一节第一节 会场善后工作会场善后工作一、会场善后工作的意义二、清理会场 （1 1）撤去会场外指引标志和告示牌）撤去会场外指引标志和告示牌 （2 2）清理会场内其他用品）清理会场内其他用品 （3 3）收回所有应当收回的会议资料）收回所有应当收回的会议资料 （4 4）归还所借物品）归还所借物品 （5 5）归还会场钥匙或结算租借会场费用）归还会场钥匙或结算租借会场费用第二节第二节 会议文件的清退与立卷归档会议文件的清退与立卷归档一、会议文件清退工作一、会议文件清退工作二、会议文件的立卷归档二、会议文件的立卷归档一、会议文件

3、清退工作一、会议文件清退工作（一）会议文件清退的含义 文件清退是指将办毕的文件经过清理，退还给发文机关或指定部门的一系列工作。（二）会议文件清退的范围与时机 （1）根据会议文件清单清退。 （2）小型内部会议，可在宣布会议结束时提出退回会议文件的要求，也可在会场门口收集。 （3）大中型会议应事先制订文件清退目录发放到与会人员手中，可先按小组收集，再交大会会务组。 （4）工作人员手中的文件，可采取按清退目录和工作组限时缴交的办法。 （5）机密文件清退应在会议结束前收回。发放机密文件时，应当在文件上标明“会后收回”的字样。返 回返 回返 回二、会议文件的立卷归档二、会议文件的立卷归档（一）收集归纳会

4、议文件（二）会议文件立卷归档（一）收集归纳会议文件 需要收集的会议文件有以下种类： （1）关于召开会议的请示与上级批示。 （2）提交会议审议批准的文件。比如发展规划、报告、预算方案、行政法规、决议草案、章程修改案等。 （3）召开会议使用的文件，比如开幕词、闭幕词、领导讲话稿、大会发言材料等。 （4）会议参考性文件。比如调查报告、统计报表、研究报告等。 （5）会议管理性文件。比如会议通知、日程安排、议程安排、会议须知、与会人员名单、保密规定、票证、签到簿等。 （6）会议宣传文件。比如会议纪要、新闻报道、广告等。 （7）会议记录与交流性文件。比如会议记录、会议简报。 （8）会议照片、录音、录像等记

5、录性文件。（二）会议文件立卷归档 1 1 立卷归档的含义与意义立卷归档的含义与意义 立卷立卷，是按照一定原则和方法，将已处理完毕的、有保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷的一项专项业务工作。 归档归档，是指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 立卷归档，立卷归档，就是按文件的各类特征，将已经处理完毕的、有保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷，交档案室保存的工作过程。会议文件立卷归档的意义：会议文件立卷归档的意义： 第一，保持会议文件之间的历史联系，便于今后查找和利用。 第二，保持会议的真实面貌，反映会议的客观进程。 第三，保护会议文件的完整与安全

6、，便于保存和保管。 保证了会议秘书工作的专业性和连续性，为进一步规范会议文书档案工作奠定基础。 2 2. . 立卷方法立卷方法 会议文件基本上按文件的作者特征立卷。大型会议的文件可一会数卷，一般会议的文件可一会一卷，同一内容的几个会议文件也可合立一卷。 3 3. . 立卷的工作程序立卷的工作程序 （1）收集资料 （2）鉴别整理 （3）分类归卷 （4）组卷 （5）卷内文件编目 （6）填写卷内文件备考表 （7）拟定案卷标题 （8）填写案卷封面 （9）案卷排列 （10）案卷目录第三节第三节 会议经费结算会议经费结算一、会议经费的来源二、收取会务费的方法三、会议支出项目四、会议经费结算一、会议经费的来

7、源一、会议经费的来源 （1）主办单位行政资助。 （2）会员缴纳的会费。 （3）会议收取会务费、培训费、资料费等费用。 （4）企业赞助。 （5）其他收入。返 回二、收取会务费的方法二、收取会务费的方法 （1）应事先在会议通知中明确收费项目、收费标准和缴交方式，以便与会者赴会前做好准备。 （2）会务工作人员要事先准备好收款票据。返 回三、会议支出项目三、会议支出项目 （1）租用会议场地费。 （2）住宿费。 （3）餐饮费。 （4）交通费。 （5）宣传资料费。 （6）摄影及制作费。 （7）礼品费。 （8）聘请专家劳务费。 （9）会议杂用。返 回四、会议经费结算四、会议经费结算会议经费结算三条原则：会议

8、经费结算三条原则： 一是经费结算按预算时列出的具体项目、数量、规格、单价以及审批手续执行； 二是经费结算须按项目、责任人签名和国家有关财务制度执行； 三是对变动预算支出内容和标准的项目，要凭会议主要负责人审批过的预算调整报告结算。第四节第四节 会议评估会议评估一、会议评估的含义一、会议评估的含义 会议评估是指根据一定的目的和标准，遵循一定的原则，运用科学的方法，对会议各项要素及其社会效益以及经济效益等进行质和量的综合评价的一种活动。返 回二、会议评估的意义二、会议评估的意义 （1）可以全面评价会议筹备方案的执行情况。 （2）通过运用科学的评估标准和评估方法，对会议的整体成效、宣传效果、公关接待

9、、社会效益、经济效益等各个方面进行全面评估和总结。 （3）为完成会议的总结报告准备材料。返 回三、会议评估的特点三、会议评估的特点（一）目的性（一）目的性（二）专业性（二）专业性（三）系统性（三）系统性（四）科学性（四）科学性返 回四、会议评估的原则四、会议评估的原则（一）客观性原则（一）客观性原则（二）动态性原则（二）动态性原则（三）同一性原则（三）同一性原则（四）定量与定性相结合的原则（四）定量与定性相结合的原则返 回五、会议评估的内容五、会议评估的内容（一）会前评估内容（一）会前评估内容（二）会中评估内容（二）会中评估内容（三）会后评估内容（三）会后评估内容（一）会前评估内容（一）会前评

10、估内容 （1）会议目标是否明确； （2）会议议题的数量是否得当； （3）会议议程安排是否合理、完备； （4）每一项议题的时间分配是否准确、合理； （5）与会者人选、与会者人数是否得当； （6）会议时间、地点是否选择得当； （7）会场指引标志是否明确； （8）开会通知的时间是否得当； （9）开会通知的内容是否周详； （10）会议场地选择是否得当； （11）会议设备是否完备； （12）与会者是否做了充分准备； （13）与会者的会前情绪如何； （14）会议的住宿、餐饮是否安排妥当。（二）会中评估内容（二）会中评估内容 （1）会议接待工作如何； （2）会议是否准时开始； （3）会议人员是否准时到会；

11、（4）是否安排会议秘书做记录； （5）会场是否存在外界干扰； （6）会场内听讲情绪如何，是否有玩手机、交头接耳现象； （7）主持人是否紧扣议题主持会议； （8）会议是否由少数人垄断； （9）与会者发言及讨论是否紧扣议题； （10）与会者是否能表明真正的感受或意见。 （11）与会者之间是否有争论不休的现象； （12）与会者是否与会议主席有争论； （13）视听设备是否正常； （14）会议议程是否按预定时间完成； （15）会场气氛是否热烈； （16）会议决议是否正确； （17）主持人是否总结会议的成果； （18）会议的欢迎宴会、欢送宴会是否安排得当； （19）参观、访问、游览活动安排是否合适，安全性

12、如何； （20）其他因素。（三）会后评估内容（三）会后评估内容（1）会议记录是否记录完整并请有关负责人过目、签署（2）是否需要印发会议纪要；（3）会议决议是否落实；（4）是否对与会者的满意程度进行调查；（5）是否完成会议经费结算工作；（6）是否做好会议文件的清退与立卷归档工作；（7）是否做好会议的善后工作；（8）是否对会议的成败进行总结；（9）其他因素。返 回六、六、会议评估的常用方法会议评估的常用方法（一）定量和定性评估（一）定量和定性评估 定量评估定量评估是采用量化方法将各种数字进行运算和统计分析的评估类型。 定性评估定性评估是对会议项目的过程和结果进行性质描述、分析和评价的评估类型。（二

13、）调查问卷（二）调查问卷 1 1. . 开放型问卷开放型问卷 优势是：优势是：可以收集到范围比较广泛的资料，可以比较深入地发现和探究一些特殊问题，探询到特殊群体的意见和观点。 劣势是：劣势是：收集到的资料很难量化，难以进行统计分析，需要对各种答案作进一步归纳整理，因此，要求评估者有较强的资料分析能力。 2 2. . 封闭型问卷封闭型问卷 （1 1）二项选择法）二项选择法 比如：“你认为这次会议时间安排是否合理？”回答限定项为“是”或者“否”。 （2 2）三项选择法）三项选择法 比如：“你认为会议内容符合会议预期目标吗？”回答选项为“A 是；B 不是；C 尚未确定”。 （3 3）多项选择法）多项

14、选择法 比如：“你对会议的总体效果的评价是”，回答选项为“A 非常满意；B 满意；C 不满意；D 很不满意；E 无所谓”。 （4 4）排序选择法）排序选择法 比如：“你对下列会务工作部门服务质量的评价顺序是（按1、2序号填在括号内）”，回答选项为“A 组织组（）；B 秘书组（）；C 宣传组（）；D 后勤组（）；E 保卫组（）”。 （5 5）意见程度选择法）意见程度选择法 比如：“你对会议议题的重视程度如何？”回答选项为“A 毫不重视（）；B 不太重视（）；C 一般留意（）；D 比较重视（）；E 非常重视（）”。 封闭型问卷的优势封闭型问卷的优势: : 被调查者回答的问题标准化程度高，其资料有利

15、于统计，对不同的研究对象可做出对比分析；由于有目的地列出了备选答案，为被调查者提供了思考依据，容易回答。 封闭型问卷的劣势封闭型问卷的劣势: : 由于对问题的答案进行了限定，没给回答者留有发挥其创造性或自我表达的机会，难于深入地发现和探究一些特殊问题和探询到特殊群体的意见和观点。（三）访谈（三）访谈（四）召开总结会（四）召开总结会返 回七、会议评估表的设计七、会议评估表的设计 评估表格有两种：评估表格有两种： 一种是会议整体评估表； 一种是会议服务者个人或单项工作环节的评估表。 会议整体评估表主要有会议情况反馈表（见表71）、 会议效果分析表（见表72）、 会议管理评估表（见表73）、 会议服

16、务质量抽样评估表（见表75）， 会议服务者个人或单项工作环节的评估表主要有主持人的行为表现评估表（见表74）第五节第五节 会议总结会议总结一、会议总结的意义一、会议总结的意义 会议工作总结是对会议召开的目的、会议的策划与筹备、会议的组织与宣传、经费筹措与使用、会议餐饮与住宿服务、主持人的表现、会务工作等作的全面系统的总结。返 回二、会议总结的内容与写法二、会议总结的内容与写法 内容主要包括：内容主要包括：（1）会议简介。（2）会议的召开是否必要，目的是否明确，所提出的各项议案是否解决。（3）会议的策划与筹备是否科学合理。（4）会议组织工作和会务工作是否完善，有无明显疏漏或失误，与会者对会务工作

17、的满意程度如何。（5）会议人数是否控制严格，有无超出预期规模。（6）会议的时间安排和地点选择是否符合会议实际要求（7）会议的组织与宣传工作是否到位。（8）会务工作机构设置是否符合会议需要，会务工作人员的分工和责任是否明确。（9）会议经费的使用是否合理，使用情况如何。（10）会议餐饮与住宿服务是否让与会者满意。（11）会议决议是否得到有效贯彻实施。（12）经验总结。即本次会议的成功之处以及可以推广或供他人借鉴的地方。（13）问题分析。【思考与练习】【思考与练习】 一、会后会务工作有哪些内容，其工作程序怎样安排？一、会后会务工作有哪些内容，其工作程序怎样安排？ 二、会场善后工作比较琐碎，你能否先列出清单，按事二、会场善后工作比较琐碎，你能否先列出清单，按事项间的联系分别去完成？这样做工作效率是否更高一些项间的联系分别去完成？这样做工作效率是否更高一些? ? 三、会后文书怎样立卷归档，你把这项工作安排在什么三、会后文书怎样立卷归档，你把这项工作安排在什么