内外部沟通控制程序

1、环境体系运作文件内外部沟通控制程序制定单位：行政部文件编号：KCDGP004F版 本:V.A制定日期:2005.08.01发行核准，审查制定文件类别程序文件文件编号KCDGP004F页次文件名称内外部沟通控制程序本页生效日2005/08/011修正记录次数修订内容摘要修订日期版次修订人核准修正记录次数修订内容摘要I修订日期 版次 修订人 5s文件类别程序文件文件编号KCDGP004F页次文件名称内外部沟通控制程序本页生效日2005/08/012、适用范围：本公司内部ISO9001和ISO14001品质/环境管理系统有关品质/环境/管理体系之信息交流及 外部与品质/环境因素相关之政府机构、社会团

2、体、环保组织、行业协会、周边环境、客户、 供应商等相关方进行信息交流和沟通均适用。、定义：无三、作业流程：内部沟通程序NO流程权责部门参考文件与说明使用表单1T相关部门因品质/环境管理体系引起的：1.1 当自己部门人员观念上、作法上有未了解时；1.2 当配合部门人员后无法配合或/、同意见提出时；1.3 部门向后沟通需求产生时；1.4 下级需向上级说明或呈报时。“内部联 络单”沟通需求12相关部门2.1 品质/环境方针、目标等信息；2.2 品质/环境相关法律法规及其它要求事项；2.3 教育/培训需求；2.4 品质/环境信息和记录；2.5 总公司、委托方监测测量的记录；2.6 审核及管理评审的结果

3、；2.7 其它内部信息。内部信息内容内部信息交流方式与渠道3相关部门3.1按相关规定的程序进行。41 Fr各部门4.1参阅 品质或环境手册”相关内 容进行方针/目标OK5行政部 相关部门5.1参阅 教育训练管理程序”中相 关内容进行。培训61行政部6.1对有需要公告让全体人员周知 事项时使用。公告7相关部门7.1当有需要召开会议检讨相关事 项时，召集相关人员举行会议共 同检讨。 会议8V8.1可分别依呈报”或言签”等 形式或将交办事项知会相关部门 相关人员周知时使用。联络文件类别程序文件文件编号KCDGP004F页次文件名称内外部沟通控制程序本页生效日2005/08/013外部沟通程序NO流程

4、权责部门参考文件与说明使用表单11相关部门1.1外部信息内容与接受窗口：外部信息分类窗口部门1、国家和地方的法 律法规和标准行政部外部关注信息交流2、第二方机构及相 关方的要求信息行政部、品保部、业务部、管理代表13、事故及紧急情况 时与地方社群的联 络行政部4、方针、目标等对 外的公布行政部、品保部、 业务部2F行政部 相关部门2.1 法律法规及其它要求事项的信息由 窗口部门根据“法规及其它要求控制程序”办理；2.2重要环境因 素的信息由窗口部门向行政部和公 司报告；2.3 相关方的要求、建议、投诉等由窗 口部门管理；2.4 提供给外部的环境信息若涉及公 司机密，由行政部与责任部门协商 解决

5、；2.5 事故或紧急情况时的通报按“紧急 状况准备与应变程序”实施。外部信息的处理1T3拟 定窗口部门3.1外部信息接收后，由窗口部门拟定 “环境管理外部关注事项处理单” 将信息主题内容予以记录并附相关 资料，交1FB门主管承认。“环境管 理外部关 注事项处 理单”1F4检讨和承认窗口部门4.1依问题性质予以检讨和承认并拟 定措施。“环境管 理外部关 注事项处 理单”15F相关部门5.1依需要使相关部门予以了解时参 考“环境管 理外部关 注事项处 理单”内部沟通文件类别程序文件文件编号KCDGP004F页次文件名称内外部沟通控制程序本页生效日2005/08/014NO流程权责部门参考文件与说明

6、使用表单6责任部门6.1依检讨和承认内容予以贯 执行。“环境管 理外部关 注事项处 理单”落实执行1r7行政部7.1依检讨和承认内容及落实 情况进行追踪及效果确认。“环境管 理外部关 注事项处 理单”追踪确认81责任部门 相关部门8.1必要时，由责任部门拟定 回复外部关注单位公文，由 总经理承认，回复可直接发 送公文或公开登载声明或主 动上门回复等，具体回复可 由相关对应部门进行。回复外部单位 （必要时）1r9窗口部门 相关部门9.1 如有主动对外沟通的信 息，由窗口部理承认，主动 对外沟通。可以采用门拟定 或整理信息内容，由总经公 告、信函、公文、传真、电 话、上网、上门等方式沟通 和交流；

7、9.2 就 ISO9001 和 ISO14001 推 行事宜与重大品质/环境 问题，应主动与供应商、客 户等外部相关方进行沟通与 交流。主动对外沟通110r相关部门10.1用于内外部交流与沟通 之记录应予以保存，依“记 录管理程序”执行。记录控制5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 57213

8、11921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 10122994432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184 10187866086962880217088100343356185 10177583117408667417088100343356109 10108601437357284617088100343356110 1011522072160149161708810034