可操作的工作效率提升方法之系列四提早准备快人一步

1、准备Document serial number NL89WT-NY98YT-NC8CB-NNUUT-NUT108提早准备，快人一步日本着名企业家盛田昭夫说：“我们慢，不是因为我们不快，而是 因为对手更快。如果你每天落后别人半步，一年后就是一百八十三步，十年后即十万八千里。”与 时间赛跑，比别人跑得更快才有嬴的机会。这就要求我们在最短的时间内又快又好地完成任务，人 生最大的成功，就是在最短的时间内完成最多的目标。时间是永远的“变量”，而“效率冠军”只 有一个：永远快人一步、永远走在别人前面的人。今天一步赶不上，明天步步赶不上拖沓一直都是职场的恶习，很多人对工作过程疏于控制和管理，今 天的事情忙

2、不完，明天的事情又接踵而来，日积月累，天天“负运转”，这不仅会给职场人带来精 神上的压力，还容易使其产生懈怠心理：反正累死都做不完，还急什么！于是在明日复明日中，一 切被蹉鸵。“工作早一步”的核心思想就是“提早准备，快人一步”，用一种 “事事早一步”的心态，把工作提前安排好，只有这样我们才能成为工作的主人，而不是奴役。案例：关键时刻掉链子，都是准备不足惹的祸马一毛拼死拼活地在为客户做软件方案，眼看到了竞标的自骨眼 上，却被他在最后论证方案时搞砸了，事情是这样的：这天客户方的老总带领他的高层团队聚集在招商办会议厅，准备听 取最后两家软件公司的论证方案。若没大问题，马上就要开标了，其中马一毛提交的

3、方案胜算几率 较大。会前他的老总和销售总监都胸有成竹地早早来到会场与客户热情寒喧。会议开始前5分钟，马一毛才抱着笔记本电脑匆匆忙忙地进入会议 厅，定神一看，呵，真是座无虚席。他以为5分钟的准备时间足够了用一分钟时间闲庭信步地 走进会场：用一分钟时间打开电脑：再用一分钟接好投影仪：一分钟向客户和领导问个好；最后一 分钟做个自我介绍。没想到无论如何也打不开电脑了。时间一分一秒地溜走，而电脑还是黑屏，关 键时刻掉链子。顿时他急得满头大汗，连连重启电脑，重启投影仪，还是没有丝亳反应。公司销售总监一边安抚客户，一边又安排人打开另一台电脑。可万 万没想到，马一毛又爆出个冷门：方案全在电脑里，他忙乎了三天两

4、夜，就是没来得及做拷贝。销 售总监听了急得直摇头，只好向招商办申请让后面的人先讲解，他们排在第二位。时间一分一秒地流过，5分钟，10分钟眼巴巴地看到又轮到自 己了，台下的掌声响起，马一毛的笔记本电脑还是“堵然不动”！机会只有一次，无奈之下，他只 好根据领导的指示，做口头发言了。好脑瓜不如烂笔头。马一毛东一榔头西一棒槌，云里雾里地说着， 还时不时停下来，张开嘴巴，转动眼珠，苦思冥想。只见客户老总皱着眉头低头不语，结果不言而 喻，中标的是第一家讲解方案的公司。事后，马一毛被销售总监指着鼻子臭骂了一顿，马一毛多年的努力 毁于一旦，不仅毁了公司中标的机会，也毁了自己的发展机会。做到五个“提早”，有备无

5、患同质化是指同类产品中不同品牌的商品在性能、外观甚至营销手段 上相互模仿，以至逐渐趋同的现象。不仅商品有同质化，人也同样存在着同质化的现象。工作在同一家企业，工作时间相同，工作年限相仿，工作级别相 近，工作表现相差无几，工作结果大致相当，均属于差别不易分清、差不多的“一般员工，一般管 理人员，一般干部”。产品同质化不利于消费者识别与购买，人员同质化不易于脱颖而出 被领导重用。若想凸显自我竞争力必须要创造特色，制造差异。其中，工作早一步，效率高一筹， 工作一步超前，步步领先，必然会让你出类拔萃。提早作准备的四个方面提早作准备，领导心思可以猜提早问清楚，心中有数省时间提早作比较，先求完成再完美提早

6、作拆分，岗位工作可超前1.提早作准备，领导心思可以猜有些领导会将他们的意图和目的清晰地传达给下属，而有些领导则 不喜欢那样直白。这时就需要员工对领导加以保留的信息和目的进行推理并揣摩，目的是真正理解 领导的想法，做好工作。有人说：“我又不是领导肚子里的蛔虫，我怎么知道他在想什么。”其实，一个人的心理活动必然会在他的行为举止上体现出来，关键是看你有没有用心观察领 导的一言一行，有没有用心揣摩领导的需求和真实意图。1）像领导那样思考作为下属，就要学会在不同情况下用心揣摩领导的真正意图，其目 的不是把对工作的热情、对工作负责的态度，全部转移到猜测领导和迎合领导上。而是为了更清晰 地理解领导意图，更准

7、确达到工作目的，一次就把事情做对，避免由于理解上的偏差而造成工作不 必要的反复。小时候最喜欢做的事情是和爸爸一起去钓鱼，我们支起两根同样款 式的鱼竿，可父亲的鱼漂像是施了魔法，总能钓到鱼，而我总是一无所获。对于一个小孩子来说， 实在是件沮丧的事。于是我看着父亲的鱼篓，向他求教：“为什么我连一条小鱼也钓不到，我的钓 鱼方法不对吗”可是父亲却说：“孩子，不是你钓鱼的方法不对，而是你的想法不 对，你想钓到鱼，就得知道鱼的需求是什么。”同样，你要想完成好领导交代的任务，就要像领导 一样思考。口如何像领导一样思考？当你接受一件领导安排你的任务时，要站在领导的角度去考虑：J为什么领导安排你这件工作？J实际

8、要求是什么？领导的最终目的就是要你把工作结果送到他手中，不论这件事对你 来说多么轻而易举或多么困难重重，你都要把领导的需要搞清楚并在规定时间内完成好。如果领导要求你把近期销售情况进行统计，你要和领导确认三件 事：V您是让我统计前三个月的销售量吗？J我需要作出与去年的同期比较吗？J我需要用数字和图形给您作个分析吗？2）视领导为客户一样，探究所需员工的工作成果，也可以视为产品，领导就是客户，你的工作效果能否像让客户满意产品那样让你的领导满意只有视领导为客户一样去探究需求，才能像领导期待的那样完成好工作。张雪刚进入一家培训公司的时候并不特别显眼，相对其他员工来说，她学历不是最高，工 作也不对口。一次

9、，老板急于为次日的论坛找些时间管理方面的资料，就把这个任务交给了张雪。仅仅三个小时，她就找了好几万字的资料，分门别类打印出来，但因为时间紧急，老板没 有太多时间去消化，就对她说：“你把今天找到的补充资料重点给我讲讲。”张雪站起来绘声绘色 地讲了起来。第二天，老板带着张雪出席论坛，在一些需要案例的时候，张雪就以讲故事的身份出现， 尽管台下坐的都是老总，但她表现得非常自信、大方，而且故事讲得很精彩，台下的那些老总都听 得很入神。张雪利用自己在这方面的优势，最终也成为一名讲师，比起那些同时期进入公司还在做助 教的同事，她的发展是最好的。为什么一起进公司，张雪发展最快？张雪揣摩领导心思做了四件事：J领

10、导要求搜集时间管理方面的资料，可以得知，领导交流的话题关乎效率与效果。J领导讲话不喜欢千篇一律，故要搜索最新案例以增加亮点和新意。J领导讲究有理有据，所以要选择正反两个方面的案例来衬托主题。J整理搜寻资料的过程，把每个案例仔细阅读并进行主题修正，尽力向领导的最终意图靠 近。张雪之所以比她的同事发展速度更快，就在于她不仅埋头检索资料，还比别人多做了一件 事：”揣摩领导心思”。3）揣摩领导心思四项原则J揣摩领导要你承担这份工作的目的是什么。J揣摩领导要你完成这件工作在他整体工作中的作用是什么。J揣摩领导要的结果是什么。J得知领导意图后，把猜测到的需求转化为具体行动，工作早一步。如果你是领导，喜欢成

11、品还是半成品你会赞赏哪种员工你会对哪种员工“另眼相看”把工 作做对，做得漂亮，这其中的一个前提就是要观察领导心理，了解领导所需。2 .提早问清楚，心中有数省时间最近，美国微软公司的一项调查显示，美国的劳动者平均每周的工作时间为45个小时，但 是实际上，其中至少有16个小时“不具生产性”。另外，美国工作政策中心的统计数据显示，在过去10年里，美国人每周平均工作时间在持续拉长，有些甚至长达70个小时。由此似乎得出一个结 论；工作时间越长，浪费时间也越多。美国诗人布恩曾经说过：“我一定会去上时间管理的课程，如果我能排得出时间的话。” 别把布恩的这句话挂在嘴边！如果你不先搞清楚就开始工作，你就会和布恩

12、一样，往往最后变成了 没有任何选择的筹码了。接受工作之时，要搞清三个问题后再开始工作。问清工作内容再干有人工作做不到点子上，不仅经常出错，还将简单的事情复杂化，根本原因在于：等着别 人替他们解释工作内容，等着别人给他们理清工作要求，多问一句也懒得张口，结果不断返工和耗 费时间。人事部大黄在一家外企工作5年了，她说：“我在这里工作的前两年，我所能做的只是一 个动作跟着一个口令，就像一个机器人，因为做其一，不知其二，常常出岔子。”一次领导安排人事部门制定员工的绩效考核标准，目的是设定细化的岗位指标，量化员工 的表现，以达到激励先进、带动后进的目的。大黄一知半解地听着，好像不大明白也没有再问问清 楚

13、，就按照自己的理解做了个''员工奖惩制度”，什么迟到十分钟扣款20元，早退半小时扣款50 元等等。上交领导后，不到一个小时就被退回来了，要求她重做。大黄手里拿着退回来的“员工奖 惩制度”后悔地说：“早该问问清楚，就不会白白浪费我3天时间了”。那些工作效率高、时间利用率好的员工则会不耻下问，直到真正领悟了领导的真实意图才 清清楚楚地做事。首先要搞清以下3个问题：1）领导安排我做什么？2）具体的工作内容是什么？3）这项工作与我先前的工作有什么不同属于哪种类型的工作？问清工作目的再干有的员工效率低下的原因在于，不仅工作内容搞不清楚，工作目的也不清晰。他们忽略了 领导的工作状态：有时领

14、导仅站在企业战略的高度去布置工作，没有更多的时间思考细切，这时他 向你布置某项具体工作就比较笼统。如果你事先不搞清楚工作的目的和要求就会事与愿违，要么边 做边揣摩领导的意图，要么不断返工而耗费时间o莉莉最近脑袋都大了，公司开会要求把客户满意度提升10%。现为客户服务经理的她急得 火冒三丈，跟她一提起“工作”二字，莉莉就暴跳如雷，“我已经一天工作29个小时，一星期工作 10天了，还要加重我的工作量！我怎么做得完呢你们公司高层嘴唇上下一碰就要10%，有那么容易 吗要提升也是生产部门、质量部门的事情，一旦产品出厂了，若有质量问题，我们小小的服务部也 是浑身乏术！为什么只要求我们提升客户满意度10%你

15、们真是站着说话不腰疼，你们到我这里试试 就知道了！”其实莉莉不必大动干戈，应该搞清几个方面的问题再发表意见：1）领导提出提升客户满意度指标的目的是什么10席客户满意度指标对企业发展有什么重要性？2）服务部门是客户服务的主要窗口，本部门要提升10席的客户满意度指标需要做哪些改善 工作目前在服务方面还有哪些潜力可挖？3）如何与相关部门协商形成一个有效的联动如关乎客户满意度的产品质量等问题，需要与 其他部门做哪些协调工作？在搞清上述问题后，莉莉可以根据自己的实际工作能力作出正确评估：以我现有的精力和 时间，能够完成到一个什么程度如果需求领导支持，又能达到一个什么程度最终自己心里要有一个 “底线”，设

16、置两套方案与领导交流，听听领导对我工作的标准，做到心中有数这样在自己实 力范围内的承诺也能通过后期工作来兑现，并且努力达成领导的期望，并在规定时间之前就能又好 又快完成工作。现实中，因为不清楚领导安排完成这项工作对自己和其他部门的意义，更不清楚为完成这 项工作，该做出什么行动与相关部门配合，甚至因为工作衔接问题处理不好而导致工作支零破碎或 中途停滞。问清工作标准再干与领导反复沟通并不代表你是个傻瓜，并不说明你不善解人意，更不能证明你不会工作。 反之，问清工作要求和完成的标准，会保证你明白目前的任务是什么，明白你做到什么程度能够获 得领导满意，掌握衡量工作好坏的标准，才不会瞎受累。有这样一个笑谈

17、：一个建筑师好不容易接手一个大工程，本想通过工程完工来个一鸣惊 人，他带着施工队没日没夜地在现场打拼，砌每块砖，砖与砖之间的缝隙都得亲自过目和检查，他 吃在现场，喝在现场，睡也在现场，真是以现场为家。眼看一个个烟囱一节节拔地而起，越来越 高，他还自作主张地多加了一米，为的是通过充分显示烟囱的高大与立体来展示自己的魄力。转眼3个月过去，建筑师浑身晒得黝黑黝黑的，体重也减了5公斤。本以为会得到双方领 导的大力夸奖，但最终的结果是，对方领导看到这个高高在上的烟囱，眼睛瞪得溜圆，惊讶得半天 说不出一个字，转而狠狠把图纸扔在地上说：“满拧！你睁大眼睛好好看看图纸，看看工程验收标 准，我让你修的是水窖！

18、”这位勤奋无比的建筑师一听差点背过气去，原来他根本没有认真研究工程的验收标准，而 是凭着一腔热血，一往情深地把水窖的“深度”搞成了烟囱的“高度”，实在是大错特错了。工作的最终目的是获得可见结果，否则，一切过程都亳无意义。如果，那位建筑师在接受 建筑工程项目之初采用3个步骤，就能找准最后的那个目标和结果，就不会铸成主观上的个人遐 想，客观上的大错特错了。1）确认工作的标准我要采取哪些措施才能完成目标是否要改变现有的工作方式在确认工作标准的同时，深刻 理解工作的实质内容和要求，把握正确的工作方向。2）确认提交哪种形式的完成结果在工作之初，要预测完成工作后的结果是怎样的，要拿出自己设想的结果与领导和

19、客户进 行确认，最终达成一致的意见。预防工作出现偏差。3）确认完成时间和验收形式向领导问清要求，向客户求证需求，以终为始地设定工作方式，制定工作流程，强化工作 过程，目的是第一次就把事情做对，把所有可能产生的问题规避在过程之中。这样可以及早减少出 错的概率，增加成功的机会。3 .提早作比较，先求完成再完美完成比完美更重要完成是完美的先决条件，没有完成就谈不上完美。对于每位员工，完成任务是最起码的要 求。凡是效率高的人，会遵循一个做事原则，那就是先追求完成再追求完美。他们绝不打着“没想 好，没想周全”的名义把该做的事情拖到最后一天，拖到最后一刻才去做，最终由于极其仓促的时 间限制，使原本可以完成

20、的工作也不能完成，诸多的美好想法更无法付诸实施。有一位优秀的年轻人被公司选派参加全国计算机协会评选的“希望之星”活动，得知被选中之 后，年轻人非常自豪，为了能够游刃有余地参加6天后的面试，他的确认真地筹划了自己一周的准 备计划。他用了两天的业余时间，搜集了七七八八、边边角角的资料几百页：又用了一个晚上把这 些资料分门别类地排版并打印出来，第三天的晚上溜走了：第四天晚上公司临时安排他参加一个会 议，没有时间看备考资料：第五天晚上和女朋友约会，又消磨了一天；第六天一一也就是面试前的 最后一天，他暗自下定决心，一定要好好准备，当他把几百页的资料摆在桌子上时，自己也吓了一 跳，这么多，怎么看得完？没办

21、法只剩下最后一天了，这位年轻人不吃不睡也只看了 2/3的内容，朋友提醒他准备一 下自我介绍，在面试当天早上，他才想起来，草草地对付了一篇。而试时，他终因心中没底而显得 语无伦次。结果他自然没有被选为“希望之星”。有的人每当在接受一件新工作或一个新项目后很是兴奋，憧憬着一鸣惊人的工作结果，天 天在想怎样做，天天百思不得其解，又不准备在没有完美的想法之前动手干起来，于是时间一天天 过去，眼看快到最后期限了才动手去做，结果再完美的方案也已经来不及实施，连最基本的按时完 成也不能保证。比较现有实力，先求完成再完美要改变效率低下的做事习惯，需要在接受新的工作之后，在现有能力与待完成的工作之间 作个实战比

22、较。比如，现有能力与要完成的这个项目有多大差距需要作出哪些改变或准备才能具备 条件这些准备工作需要多长时间搞清这些内外因素后要立即去做，一件一件地去完成。在保证按期 完成的情况下在对于薄弱环磔进行修改和完善，这样才能做到：完成一完美一完成与完美的统一。切记，对于追求完美的人，不是一张口就吃掉整条鱼才算是完美，鱼头、鱼尾固然好吃， 但容易把喉咙卡住，一口一口地吃，先选择吃掉肥美的鱼身再吃掉其他部分不是更好吗所以，基于 现实的解决方案是，先求完成再求完美，这才是聪明的工作方式。比较难易程度，先求完成再完美1）把所有需要完成的工作按其类型和工作环缶逐一列出细化的任务清单：2）对应每一细化的任务清单，

23、比较其难易程度，找出最佳的工作切入点：3）比较实施路径，选择最快能够完成任务的那一条。选择的依据是：步骤最少（花费的时 间和精力也就越短），障碍最少，需要调用的人力、物力资源最少，与现有资源结合最紧密的路 径。这是一个综合考量的过程，需要详细分析出候选路径的利与弊，需要对各种未知情况做出备用 方案，然后，有针对性地实施。从先易后难的工作路径出发，有益于切入工作，也有益于在实践和总结前而工作的过程中 得到解决后继困难的重要提示和方法，最终促进整体工作的高效完成。具有高效工作能力的人，往往能在超出自己能力的范围外多做一点，做快一点，比别人期 待的做好一点，当把每一''点”都加起来的

24、时候，就会发现自己超前别人很多“点”。其实，人与 人之间的差距就是这样形成的，看起来不知不觉，实际上有意识地日积月累就会很明显。职场中要 获得成功，就得经常作比较，超越原本自以为的局限才能有所突破。4 .提早作拆分，岗位工作可超前拆分到每一细小的工作环节拆分就是将笼统的岗位工作细化到每个实际发生的动作上来，不要漏掉任何一个细小的工 作步骤。例如，人事工作包含招聘、培训、档案管理、绩效考核等工作，还是仅仅其中某一项工作 如果连自己是干什么的都不清晰，何谈高效工作呢？我们都听说过南极探险的故事：出发之前，即使再细心的队长也不可能绘制一幅详细的地 图，也无从标明前方道路上的每个拐弯、每一个岔路，因为那是未知之旅。但是，这些探险家们有 个必做的功课，那就是仔细筹划他们的补给点，精确给出后勤团队的坐标、详细的给养清单、准确 的投放时间和标志方法。任何一项含糊描述，哪怕给养清单上漏掉了一盒小小的火柴，那么探险家 付出