业务流程整理培训资料ppt课件

1、n-业务流程整理培训XXXXX软件公司XXX：t./ ；:；2提提纲纲提提纲纲 参与业参与业务流程务流程的的 设计和设计和绘制绘制培训目的培训目的 学会绘制流学会绘制流程图程图的方法的方法明确流程整明确流程整理的原理理的原理 参与业参与业务流程务流程的的 设计和设计和绘制绘制培训目的培训目的 学会绘制流学会绘制流程图程图的方法的方法明确流程整明确流程整理的原理理的原理原来如此原来如此。 参与业参与业务流程务流程的的 设计和设计和绘制绘制培训目的培训目的 学会绘制流学会绘制流程图程图的方法的方法明确流程整明确流程整理的原理理的原理我也会了我也会了 参与业参与业务流程务流程的的 设计和设计和绘制绘

2、制培训目的培训目的 学会绘制流学会绘制流程图程图的方法的方法明确流程整明确流程整理的原理理的原理胜利也有胜利也有我一份我一份业务流程概念业务流程概念 n业务流程是指在组织内部业务流程是指在组织内部“流转的一系列相关的活动流转的一系列相关的活动n业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门n业务流程可以贯穿一直地反映运营情况业务流程可以贯穿一直地反映运营情况什么是业什么是业务流程务流程业务流程概念业务流程概念 业务流程构业务流程构成要素成要素业务流程成果规范业务流程成果规范 业务流程成业务流程成果报告主要果报告主要内容内容提提纲纲n流程图是一种工具

3、，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动，协助流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动，协助确定改善时机。确定改善时机。n一张流程图显示了将特定输入转化为所要求的输出的一系列的步骤。一张流程图显示了将特定输入转化为所要求的输出的一系列的步骤。什么是流程图？什么是流程图？流程图绘制流程图绘制流程图绘制主要包括以下三项内容：流程图绘制主要包括以下三项内容：了解流程了解流程编制流程图编制流程图完善流程图完善流程图流程图绘制流程图绘制流程图绘制根底流程图绘制根底o有明确定义的开端和终了有明确定义的开端和终了o有输入必有输出有输入必有输出o在整个企业组织中在整个企业组织中“流动流动o不局

4、限于单一的功能和部门不局限于单一的功能和部门流程流程输入输入输出输出流程图绘制流程图绘制流程流程/ /子流程子流程概述企业活动概述企业活动流程图直接阐明组织的主要业务流程图直接阐明组织的主要业务/ /功能单位部门级的关键目的功能单位部门级的关键目的流程步骤流程步骤描画中级组织单位部门级的任何活动描画中级组织单位部门级的任何活动在一个流程中能得到主要的输入、输出信息在一个流程中能得到主要的输入、输出信息义务义务描画个人能完成的活动描画个人能完成的活动一切个人应完成的任务组成他一切个人应完成的任务组成他/ /她的岗位职责她的岗位职责文件文件/ /表格：表格：该标识文件，包括表格，字母和报告。它既可

5、表示输入，该标识文件，包括表格，字母和报告。它既可表示输入，又可表示输出。可在该标识上写下标题用以代表特定的文又可表示输出。可在该标识上写下标题用以代表特定的文件。件。系统系统/ /数据库：数据库：该标识用于阐明信息从现有的计算机系统中流入或流出。该标识用于阐明信息从现有的计算机系统中流入或流出。该计算机系统表现为输入，处置或输出。可在标识中写明该计算机系统表现为输入，处置或输出。可在标识中写明特定的系统称号。特定的系统称号。流程图绘制标识流程图绘制标识一套规范的符号能协助我们快速并一致地沟通流程图。一套规范的符号能协助我们快速并一致地沟通流程图。流程操作：流程操作：该标识用于指示一项需求人工

6、处置的活动，例如手工处置该标识用于指示一项需求人工处置的活动，例如手工处置一个文件如手写的采购单，或人工检查一个文件。一个文件如手写的采购单，或人工检查一个文件。流程参见流程参见: :该标识用于指示从一个流程转向下一个流程。该标识用于指示从一个流程转向下一个流程。流程图绘制标识流程图绘制标识数据信息数据信息: :该标识用于指示输入流程的数据和信息。该标识用于指示输入流程的数据和信息。决议批复：决议批复：该菱形框代表一个决议或批复。它给人以剧烈的视觉提示，该菱形框代表一个决议或批复。它给人以剧烈的视觉提示，即此处需求作出决议或批复。该标识经常用在流程栏中。其即此处需求作出决议或批复。该标识经常用

7、在流程栏中。其右方联接右方联接“否的情况，下方联接否的情况，下方联接“是的情况。是的情况。方向标志：方向标志：流向箭头代表义务执行时的次序，它们引导着流程。它们可流向箭头代表义务执行时的次序，它们引导着流程。它们可以在一切三栏中运用。流向从左到右代表输入被接纳并被处以在一切三栏中运用。流向从左到右代表输入被接纳并被处置；流向从上到下代表义务被完成。置；流向从上到下代表义务被完成。流程图绘制标识流程图绘制标识存档存档: :该框代表一个文档在此处需求被存档。该框代表一个文档在此处需求被存档。开场开场/ /终了终了: :该框用以表示一个流程的开场和终了。该框用以表示一个流程的开场和终了。流程图绘制标

8、识流程图绘制标识流程图衔接标识：流程图衔接标识：该标识用于流程图中页和页的延续或者用于从一个决议框转到另一该标识用于流程图中页和页的延续或者用于从一个决议框转到另一页或另一个流程。当画到页底时，可以在图中最后一项内容后运用页或另一个流程。当画到页底时，可以在图中最后一项内容后运用衔接标识。衔接标识的画法：在标识内以衔接标识。衔接标识的画法：在标识内以A A开场，然后写上后续流程开场，然后写上后续流程所在的页码。例如，所在的页码。例如，A/2A/2是指在第是指在第2 2页上寻觅页上寻觅A A节点。然后在适宜的地节点。然后在适宜的地方画上对应的流程衔接标识。在该标识上写下一样的字母以及被衔方画上对

9、应的流程衔接标识。在该标识上写下一样的字母以及被衔接的页码。接的页码。流程图绘制标识流程图绘制标识继续继续“是情况下的流程是情况下的流程是是否否情况表是情况表是否被同意否被同意? ?对情况表对情况表作修正作修正在决议框之前运用手工操作标识：在决议框之前运用手工操作标识：假设流程分叉为是假设流程分叉为是/否，那么有人作出决议。用决否，那么有人作出决议。用决议框来表示。由于所作的决议和批复很少无效，因议框来表示。由于所作的决议和批复很少无效，因此在决议框之前通常有人工活动标识。此在决议框之前通常有人工活动标识。是是否否有效否？有效否？流程图绘制标识流程图绘制标识验证统计验证统计数据的有效性数据的有

10、效性流程图绘制流程图绘制供应商数据库供应商数据库o存档框应该尽能够描画系统、存档框应该尽能够描画系统、数据库、和其它信息的存储数据库、和其它信息的存储o数据数据/ /信息框该当描画行动框信息框该当描画行动框中生成的数据和信息表中生成的数据和信息表对对错错新供应商新供应商详细情况详细情况供应商价钱清单供应商价钱清单X新供应商新供应商详细情况详细情况供应商供应商价钱清单价钱清单选择供应商选择供应商选择物料供应商选择物料供应商选择物料供应商选择物料供应商选择供应商选择供应商流程图绘制流程图绘制主要特征主要特征起始点、终止点和客户应该清楚和一致起始点、终止点和客户应该清楚和一致输入和输出该当尽能够量化

11、输入和输出该当尽能够量化为每一个义务框标明担任的人员和部门为每一个义务框标明担任的人员和部门为每一个义务框标明人员的职务为每一个义务框标明人员的职务/ /担任的范围担任的范围做到对流程不熟习的人，不需求任何解释就能轻而易举做到对流程不熟习的人，不需求任何解释就能轻而易举的读懂流程图的读懂流程图详细程度应到达足以识别无效率的活动详细程度应到达足以识别无效率的活动讯问一个流程活动的问题包括：讯问一个流程活动的问题包括：流程图绘制流程图绘制流程流程/ /义务生成什么？义务生成什么？职员怎样执行它？职员怎样执行它？为什么要这样做？为什么要这样做？何时、由谁对它进展复核？何时、由谁对它进展复核？流程活动

12、需求多少时间？流程活动需求多少时间？流程活动何时需求？流程活动何时需求？错误错误/ /问题的种类，频率和发生缘由是什么？问题的种类，频率和发生缘由是什么？怎样处置错误怎样处置错误/ /问题问题/ /例外？例外？输出什么？输出多少？输出什么？输出多少？输出至哪里？输出至哪里？n流程范围流程范围n控制目的控制目的n主要控制点主要控制点n涉及部门及表格涉及部门及表格n流程流转时间流程流转时间n特定政策特定政策建议步骤建议步骤: :从一个高层次的流程开场从一个高层次的流程开场, ,如有必要如有必要, ,到下一层次的流程到下一层次的流程( (比如比如, ,子系统子系统) )确定每个子系统的开场和终了确定

13、每个子系统的开场和终了( (坚持重点坚持重点) ) 确定关键输入和输出确定关键输入和输出按步骤进展每个关键业务子流程按步骤进展每个关键业务子流程节约时间节约时间: : 假设堕入姿态假设堕入姿态, ,休憩一下或跳到另一方面休憩一下或跳到另一方面采用规范的流程图符号采用规范的流程图符号在过程中或在每一子流程的终了确认流程和技术改良时在过程中或在每一子流程的终了确认流程和技术改良时机机认定流程的准确性认定流程的准确性流程图绘制的技巧流程图绘制的技巧流程图的格式宋体标题采用14号字体、加粗、中间对齐部门采用10号字体、加粗、下划线、中间对齐框内采用68号字体、普通不加粗、中间对齐连线采用与框内同样字体

14、、中间对齐尽量防止相交线业务流程图交付要求业务流程图交付要求业务流程成果规范业务流程成果规范 XX公司费用报销业务流程XX公司费用报销业务流程开始开始业务人员填业务人员填写报销单写报销单报销单报销单审批通过审批通过否否业务部门审业务部门审批批未通过财务审核财务审核通过审批通过审批通过否否报销凭证报销凭证通过总帐总帐出纳付款并出纳付款并登记日记帐登记日记帐日记帐日记帐结束结束业务部门业务部门财务部门财务部门2 23 31 14 45 56 6规范业务流规范业务流程图样本程图样本业务流程交付要求业务流程交付要求 业务流程编号： 业务称号：费用报销XXX 日期： XXX 日期：序号处置阐明责任单位责

15、任人1 2 3 4 5 6 规范业务流规范业务流程图描画样程图描画样本本业务流程交付要求业务流程交付要求公司编号： 公司称号： 部门编号： 部门称号：XXX 日期： XXX 日期：编号岗位称号岗位描画岗位职责不相容职责 岗位职责岗位职责业务流程交付要求业务流程交付要求流程编号： 流程称号：制度编号： 制度称号：XXX 日期： XXX 日期：编号 内部控制制度描画解释部门 内部控制制内部控制制度样本度样本业务流程交付要求业务流程交付要求流程编号： 流程称号：核算方法编号： 核算方法称号：XXX 日期： XXX 日期：编号业务描画会计分录 会计核算方会计核算方法样本法样本n起始点、终止点和对象必需

16、明晰起始点、终止点和对象必需明晰n输入和输出该当明确输入和输出该当明确n该当在适宜的地方标出估计时间流程时间该当在适宜的地方标出估计时间流程时间n为每一个义务框标明人员的职务为每一个义务框标明人员的职务/ /担任的范围担任的范围n做到对流程不熟习的人，不需求任何解释就能轻而易举的读懂流程图做到对流程不熟习的人，不需求任何解释就能轻而易举的读懂流程图n详细程度应到达足以识别无效率的活动详细程度应到达足以识别无效率的活动业务流程图交付要求业务流程图交付要求提提纲纲C 需求需求 按实践情况绘制流程按实践情况绘制流程C 需求需求 在整个组织内思索流程在整个组织内思索流程C 需求需求 与流程牵涉的人员交

17、流与流程牵涉的人员交流C 需求需求 在开场前确认流程的起点和终了在开场前确认流程的起点和终了C 需求需求 高层次的流程图高层次的流程图CC 需求需求 提问提问 D 不能不能 按照他本人的想当然绘制流程按照他本人的想当然绘制流程D 不能不能 把流程图局限在他本人的部门把流程图局限在他本人的部门D 不能不能 在真空中任务在真空中任务D 不能不能 在确认起点和终了点前试图绘在确认起点和终了点前试图绘制制D 流程流程D 不能不能 堕入太多的细节堕入太多的细节D 不能不能 单独努力单独努力流程绘制应留意的要点流程绘制应留意的要点 流程问题 技术和信息系统问题 短期可处理的问题或当务之急在流程绘制过程中在

18、流程绘制过程中, ,我们应不仅了解现有的流程我们应不仅了解现有的流程, ,而是更要确认改良的方而是更要确认改良的方面面, , 比如比如: :流程改良流程改良 关键步骤短少关键步骤短少 反复劳动反复劳动 ( (一个流程内或是跨部门一个流程内或是跨部门) ) 不用要的文书任务不用要的文书任务 不完全或冗余审查过程不完全或冗余审查过程 不用要的延误不用要的延误 劳动密集型行为劳动密集型行为/ /义务义务一旦绘制完流程图一旦绘制完流程图, ,我们可以开场分析流程改良的时机我们可以开场分析流程改良的时机. . 特别地特别地, ,我们可以我们可以从以下方面发现问题从以下方面发现问题, ,改良任务流程改良任务流程: :流程改良流程改良 确认新技术的潜在用途确认新技术的潜在用途 ( (比如比如: :自动化自动化, ,更有效的获取更有效的获取及共享信息等及共享信息等.).) 了解现有系统的限制了解现有系统的限制( (比如比如: :由于批处置而导致信息不由于批处置而导致信息不及时及时, ,硬件容量限制硬件容量限制, ,关键