会计电算化课件

1、（会计信息化）（会计信息化）教学课件教学课件2（1）了解账套的概念，掌握账套参数设置的方法。（2）认识用户管理的意义，明确用户操作权限分配的原则与方法。（3）了解外币、结算方式、凭证类别等系统环境参数以及部门、职员等系统运行要素的作用，掌握设置系统环境参数和运行要素的方法。（4）了解建立会计科目表的程序与规则，掌握会计科目各要素的设置方法。（5）了解期初余额的特点，认识期初余额各栏目数据间的内在关系。知识目标知识目标3（1）能够利用账套相关信息，在指定软件环境里建立账套，正确设置账套参数。 （2）能够以系统管理员身份增加、删除用户，修改用户信息，为用户指定角色及操作权限。（3）能根据账套核算要

2、求设置凭证类别、外币汇率、结算方式等系统环境参数，设置部门、职员、往来单位等账套运行要素。（4）能正确地建立会计科目表。（5）能正确录入期初余额，维护期初余额、累计发生额与年初余额间的平衡关系。能力目标能力目标4项目1 账套设置 实训1 新建账套与设置用户项目2 系统参数设置 实训2 设置系统参数项目3 账务系统初始数据处理 实训3 设置会计科目并录入期初余额（上）项目4 辅助核算科目及其期初数据 实训4 设置辅助核算项目并录入数据项目5 账套数据维护 实训3 设置会计科目并录入期初余额（下）教学内容教学内容5671 1系统管理员系统管理员在企业内部开展信息化工作，首先需要由一位管理员来主持各

3、项准备工作和系统运行中的日常管理工作，这位组织和管理会计信息系统建设与运行的人员便是系统管理员。不同的财务软件对系统管理员的定位以及所赋予的权限有比较大的差异。在用友软件中，系统管理员、账套主管是两个不同的概念。通用财务软件中一般都预设了默认的系统管理员，并为其设置了密码，如用友软件中预设的“Admin”、“system”，金蝶软件中设置的“Manager”、管家婆软件中的“会计主管”等。企业在启用账套后，应该删除默认管理员，或更改其姓名和密码，以保障系统数据的安全。 8（1）系统管理员（或超级用户）掌握重要会计事项的操作权力，如新建或删除账套、数据恢复、反过账、反结账等，相应的功能权限通常不

4、授予一般用户。（2）系统管理员（或超级用户）应对软件系统的正常运行与安全运行负责，为此，需要负责制订数据备份、日常管理等方面的规章制度，承担系统维护、病毒防范等事项的管理责任。 知识要点知识要点92新建账套新建账套账套设置过程其实就是输入单位的有关背景资料和环境参数的过程。账套参数决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。一般情况下，一个企业对应一个账套，但如果企业内部还有独立核算的下级单位，或下设多个独立核算的部门，则可给每个独立核算部门分别立账，各账套相互独立，但可实现数据共享。建立账套的实质是在财务软件环境里创建一系列的数据库，用以存放凭证、账簿等各类数据信息，账套建立过程是由软件系

5、统自动完成的。10在通用软件环境里建立一个账套，需要输入或设置的主要项目有：（1）设置账套基本信息。账套基本信息是指反映新建账套的有关特征的信息，包括账套编码、账套名称、账套数据存储路径、账套启用会计期间等。 （2）录入企业基本信息资料。基本信息是指企业的一般概况，包括企业全称或简称、办公地址、邮政编码、银行账号、电话传真、法人代表、通信方式、网页地址等等。（3）确认会计核算规则。这些规则通常有会计核算类型、记账本位币、编码规则等。 11分类编码方案设置12（1）账套基本信息对后续会计业务处理有全局性的影响，所有信息资料必须正确有效。（2）账套信息录入后，其中一些重要项目是不允许修改的，如系统

6、启用日期、作为内部标识的账套编码或账套名称等等。知识要点知识要点13（1）所有核算规则一旦被后续核算事项引用后就不允许再作修改。所以，设置核算规则时要充分考虑企业的业务需要与后续扩展的可能性，为以后的会计核算留下扩充与升级的余地。（2）软件对账套参数提供有限修改功能。即可修改次要的参数或规则，不允许修改主要的或对初始化起控制作用的参数；允许对未被引用的项目或未被实施的规则作修改，而不允许对已被其他操作项引用或已经在业务处理中使用的规则作修改。（3）参数与规则的修改遵从谁设置谁修改的权限分配原则，多数软件一般只允许系统管理员（或超级用户）查看和修改这些参数值。知识要点知识要点1415所谓用户，是

7、指对所在账套具有部分或全部数据操作权限的操作员，又称系统操作员。用户设置工作可区分为增删用户、为用户分配权限两项基本内容。 1用户设置用户设置一般通用软件中，用户增删以及权限设置由系统管理员控制，或由系统管理员指定的用户来掌握。通用软件一般在系统管理界面提供用户设置功能。通常，设置用户需要录入用户编码、用户姓名、所在部门、密码等项目内容。用户编码常被系统用作区分不同操作人员的内部标识。编码在系统中应是惟一的，不同用户的编码不允许重复。如果软件允许用户用姓名登录，则应保证姓名的惟一性以及姓名与编号的一一对应性。 16（1）作为系统内部标识的用户编码（或用户姓名）是不允许被修改的。（2）若用户的初

8、始密码由系统管理员设置，那么，用户首次使用操作权限时就应予以更改。各用户应管理好各自的密码，一方面可避免无关人员随意进入系统，另一方面也使不相容岗位操作人员形成相互牵制关系。 知识要点知识要点172用户权限分配用户权限分配新增加的用户必须被授权后才拥有对系统的操作权力。所以，新增用户与授权两项工作通常是结合在一起的。用户权限设置是指按照会计内部控制制度中不相容职务分工牵制的原理，对已设置好的用户所进行的操作权力的分配。授权的目的是实行必要的财务分工，以满足内部控制的要求。一个用户可以同时被赋予几个模块的操作权限，也可只被赋予一个模块中的部分操作项目的操作权限。出纳人员一般应被授予现金、银行存款

9、等货币资金的操作权限、出纳凭证中的出纳签字权限和支票的登记管理权限，而一般会计人员可被授予凭证录入、记账、结账以及输出凭证、账簿和报表等权限。1819201系统管理启动与登录系统管理启动与登录从开始菜单依次选择“程序用友ERPU8系统服务系统管理”命令，进入“用友ERPU8系统管理”窗口如图。 21（1）系统管理员（Admin）是用友ERPU8系统中权限最高的操作员，他对系统数据安全和运行安全负责，因此，安装用友软件后，应该及时更改系统管理员的密码，以防止一般操作人员任意使用系统管理员的权限。（2）设置（更改）系统管理员密码的方法是：在系统管理员“注册（系统管理）”对话框中，输入操作员密码后，

10、单击“改密码”复选框，打开“设置操作员口令”对话框，进行新密码的设置或修改。 技能要点技能要点222新建新建账套账套在 “ 系统 管 理 ”窗 口 选 择“ 账 套 ”菜 单 中 的“ 建 立 ”命 令 ， 打开 “ 创 建账 套 ” 对话框。 23（1）输入账套信息。“单位信息”设置对话框如图。 24 （2）输入单位信息。单位名称“湖新纺织机械制造厂”，单击“下一步”进入“核算类型”设置对话框。 （3）输入核算类型。采用系统默认值本币编码“RMB”，确认本币名称“人民币”。选择企业类型“工业”，设置行业性质“新会计准则”。单击“下一步”进入“基础信息设置您的基础信息”对话框。 注意，系统将按

11、所选择的行业性质来预置会计科目表。若不需要系统提供会计科目表，则清除“预置行业会计科目表”复选框。 （4）定义基础信息。设置 “存货是否分类？”、“客户是否分类？”、“供应商是否分类？”和“有无外币核算？”四个复选框。单击“完成”弹出提示信息“可以创建账套了吗？”单击“是” 。25（5）确定分类编码方案。单击“科目编码级次”对应的第4级黄色框，输入“2”，即将科目编码级次改为：会计科目级别为4级，每级编码长度分别为4位、2位、2位、2位。同理，将“部门编码级次”与“结算方式编码级次”分别设置为一级2位。（6）数据精度定义。数据精度定义是指确定存货数量、存货单价、开票单价、件数、换算率、税率等数

12、据的小数位数，在此均可采用系统默认值。在数据精度定义窗口单击“确认”按钮，弹出系统提示信息“建立成功”并询问“现在进行系统启用的设置？”。26（7）系统启用。在“系统启用 ” 窗 口 选 中“GL总账”复选框，弹出“日历”对话框，选择日期后，单击“确定”，系统提示“确实要启用当前系统吗？”单击“确定”命 令 。 再 单 击“退出”按钮，返回“系统管理”窗口。 27（1）设置的编码方案级次不能超过最大级数；同时系统限制最大长度，只能在最大长度范围内，增加级数，改变级长。（2）若需要删除级长，必须从最末一级开始删除。（3）若在建立账套时未选中存货（客户、供应商）需要分类的选项，则在此不能进行存货分

13、类（客户分类、供应商分类）的编码方案设置。（4）编码方案的设置功能可在建账完成后进入“企业门户基础档案基本信息”窗口调用。 技能要点技能要点28291增加用户增加用户在“系统管理”窗口选择“权限”菜单下的“用户”命令，进入“用户管理”窗口 。单击工具栏中的 “ 增 加 ” 按 钮 ， 打 开“增加用户”对话框如图 。输入第一位操作员“张诚 志 ” 的 信 息 ： 编 号“005”、部门“财务部”，单击“增加”即予保存。同样方法输入另两位操作员“肖玲”和“王惠良”的信息。 30（1）可以根据操作员所承担的岗位工作设置其角色，角色对所有账套有效。比如对某操作员授予“账套主管”角色，则该操作员就拥有

14、了系统中所有账套的所有操作权限。（2）一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。（3）若修改了用户所属角色，则该用户对应的权限也随着角色的改变而相应改变。 技能要点技能要点312设置设置用户权限用户权限在 “ 系统 管 理 ”窗 口 ， 选择“权限”菜单的“ 权 限 ”命 令 ， 进入 “ 操 作员 权 限 ”设 置 窗 口如图 。32从用户列表中选择“肖玲”，单击工具栏中“修改”按钮，打开“增加和调整权限”对话框。在此为会计肖玲指定拥有“总账凭证”的全部权限和“总账账表”的全部权限。 33（1）当某一用户在新增时被指定为某一角色时，其相应权限是针对所有账套的；而在“操作员

15、权限”窗口所进行的设置，其权限只针对当前指定的账套。（2）查看每个用户权限时并不能看到该用户自动拥有的所属角色的权限，只能看到单独授权的内容。（3）如果对某个角色分配了权限，则所有属于此角色的用户自动拥有这一角色所具有的权限。（4）已经使用的用户权限以及正在使用的用户权限均不能进行修改、注销等操作。 技能要点技能要点34金蝶软件对用户采用分组管理的方式，将用户归属于用户组，通过对组权限的区别设置来控制组用户的权限。 系统管理员组的用户具有设置账套、分配权限、反过账、反结账等重要会计功能的操作权力。 技能拓展：金蝶软件的用户组管理与权限范围控制技能拓展：金蝶软件的用户组管理与权限范围控制35在用

16、户权限设置窗口，可以看到系统将权力应用范围分为所有用户、本组用户、当前用户三类设置不同的权限适用范围能够比较精确地定位不同操作员的操作权限。 技能拓展：金蝶软件的用户组管理与权限范围控制技能拓展：金蝶软件的用户组管理与权限范围控制3637初始化设置通常包括三个方面的工作：一是系统环境参数设置；二是系统运行要素设置；三是账务系统初始数据录入。财务软件的初始化设置可分为两部分，一部分是针对整个软件系统应用的总体属性的设置，包括账套信息设置和系统参数设置；另一部分是针对各子系统的设置，包含软件的各个子系统运行中可能涉及的所有信息项目，通常可称之为系统环境参数设置或系统运行要素设置。账套系统环境参数包

17、括记账凭证参数、账簿参数、会计报表参数和其他参数等多个方面。 38391凭证处理参数设置凭证处理参数设置 凭证参数是指影响记账凭证处理规则、处理程序与处理结果的一些规则与方法。（1）凭证编号控制。对所填制的记账凭证编号的控制选项。记账凭证可以按输入顺序编号，也可按凭证的日期顺序排列。 （2）凭证修改权限控制。按照一般操作规则，只有录入会计凭证的用户才可以修改凭证。（3）科目权限控制。如限制用户使用某些会计科目，则必须对每一用户（系统管理员或账套主管除外）进行科目授权。（4）凭证审核控制。通常表现为“凭证经审核后才能记账”或“审核与录入不能为同一用户”等复选项。（5）出纳事项控制。用户可根据企业

18、对出纳业务的管理惯例来选择某些规则。 402外币及汇率设置外币及汇率设置（1）汇率使用模式选择。即选择使用固定汇率还是浮动汇率。如果选择固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率（即期初汇率），月末计算汇兑损益时录入调整汇率（即期末汇率）。（2）折算方式设置。外币汇率的标价方法：直接标价法和间接标价法。直接汇率的折算公式为：本位币=外币汇率。间接汇率的折算公式为：外币=本位币汇率。（3）币别设置。用于定义所使用外币的符号与名称。如，美元“USD”，日元“JPY”，港元“HKD”。（4）记账汇率设置。指用户在填制凭证或期末结账时所使用的汇率，一般有期初汇率和期末汇率两种。41通用财务软件具有期末自动调

19、汇并生成调汇凭证的功能，这些功能的应用与会计科目设置、凭证参数设置、外币及汇率设置等都有一定的联系。用户应注意相关操作对象的内在关系。如金蝶软件中，只有在设置科目时选定“期末调汇”复选项时，系统才为其提供期末自动调汇功能。 知识要点知识要点423凭证类型设置凭证类型设置（1）按凭证所反映的业务类型，将凭证划分为收款凭证、付款凭证、转账凭证三类。有的系统按凭证内容中所涉及货币资金的类别进一步将收、付款凭证区分为现收、银收、现付、银付四种类型。（2）按凭证是否涉及到现金或银行存款的内容来划分，将记账凭证划分为现金凭证、银行凭证和转账凭证。各种类型凭证的限定条件：“借方必有科目”、“贷方必有科目”、

20、“借方必无科目”、“贷方必无科目”等例如，凭证按收款、付款、转账分类，应将收款凭证的限定 条 件 设 置 为 “ 借 方 必 有 科 目 ” ， 选 择 科 目“1001”“1002”，而转账凭证约束条件为“借贷必无科目” ，选择科目“1001”“1002”。434结算方式设置结算方式设置银行结算方式相对稳定，且结算方式种类有限，为了便于进行票据管理，系统要求用户事先设置银行资金结算方式。如果系统支持对结算票据的专项管理，尤其是涉及到取现业务的支票、银行本票等结算方式，更应将票据管理（票据登记与核销）纳入结算业务管理的范围。结算方式设置的内容包括结算方式代码、结算方式名称以及确定是否进行相关票据管理等项目。 模块模块1 系统初始化系统初始化44模块模块1 系统初始化系统初始化451账簿参数设置账簿参数设置（1）账簿查询权限控制。对特定用户的查询和打印权限作进一步细化。例如：是否进行明细账科目查询权限控制，如选择对账簿操作权限进行控制，则开启了对用户的明细权限分配功能。需要在用户权限设置功能项下对每一用户的控制科目进行选择。（2）实时过账设置。是指当用户录入记账凭证时，系统立即将凭证内容登记到各类账表，以随时提供最新的账表内容。（3）打印参数设置。用于对输出正式账簿时各栏目的打印属性进行定义，包括对摘要、金额、外币、数量、汇率、单价等栏目的设置以及每页打印行数的设置。