基本商务礼仪（课堂PPT）

1、1基 本 商 务 礼 仪23n当您接打客户或同事的电话时n当您与客户/厂商交换名片时n当您需要答复E-Mail时4n接听电话的四项基本原则电话铃响在3声之内接起。 电话机旁准备好纸笔进行记录。 确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项。 告知对方自己的姓名。5n重点 认真做好记录 使用礼貌语言 讲电话时要简洁、明了 注意听取时间、地点、事由和数字等重要词语 电话中应避免使用对方不能理解的专业术语或简略语 注意讲话语速不宜过快 打错电话要有礼貌地回答，让对方重新确认电话号码 6n如何拨打电话准备确认对象，准备内容，明确目的拨打接通后主动报出自己姓名，措辞礼貌确认通话对象必须要确认电话的对方电

2、话内容-简要告知电话内容结束语挂断电话必须待对方挂断后再轻轻挂断7n重点要考虑打电话的时间（对方此时是否有时间或者方便） 注意确认对方的电话号码、单位、姓名，以避免打错电话 准备好所需要用到的资料、文件等 讲话的内容要有次序，简洁、明了 注意通话时间，不宜过长 要使用礼貌语言 外界的杂音或私语不能传入电话内 避免私人电话 讲电话时，如果发生掉线、中断等情况，应由打电话方重新拨打。 8n名片的意义名片是工作过程中重要的社交工具之一。交换名片时也应注重礼节。n名片承载的信息标明你所在的单位。表明你的职务、姓名及承担的责任。9n名片的准备名片不要和钱包、笔记本等放在一起，原则上应该使用名片夹。 名片

3、可放在上衣口袋（但不可放在裤兜里）。 要保持名片或名片夹的清洁、平整。10n接受名片 必须起身接收名片。 应用双手接收。接收的名片不要在上面作标记或写字。 接收的名片不可来回摆弄。 接收名片时，要认真地看一遍。 不要将对方的名片遗忘在座位上，或存放时不注意落在地上。11n递名片递名片的次序是由下级或访问方先递名片，如是介绍时，应由先被介绍方递名片。 递名片时，应说些“请多关照”、“请多指教”之类的寒喧语。 互换名片时，应用右手拿着自己的名片，用左手接对方的名片后，用双手托住。 互换名片时，也要看一遍对方职务、姓名等。 遇到难认字，应事先询问。 在会议室如遇到多数人相互交换名片时，可按对方座次排

4、列名片。 会谈中，应称呼对方的职务、职称，如“X经理”、“X教授”等。无职务、职称时，称“X先生”、“X小姐”等，而尽量不使用“你”字，或直呼其名。 12n坏习惯包括邮件随意抄送上级滥用Reply All功能不压缩庞大的附件空白的或与邮件内容毫无提示作用的主题过长的邮件正文内容, 却在最不起眼的地方提出需要收件人回答的问题 13n坏习惯包括(续)大量的拼写错误 大量的缩写使用花里胡哨的模版或签名档邮件主题中出现类似“某某软件提示此邮件可能是垃圾邮件”的文字14n好习惯包括刚到新公司的时候, 了解公司对于Email使用的policy谨慎使用mail list花心思撰写通俗好懂且简短的mail, 在mail的开头就清楚的提出你的要求或问题使用Outlook的spell check功能对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据在转发很长的邮件的时候, 请对要转发的邮件内容进行概括15n好习惯包括(续)如果要发送大容量的附件, 最好把要该附件上传到某个file share, 然后在邮件中给出link尽量不要在邮件中包括花哨的背景图片或者巨大的签名档. 事实上, 使用simple text是最好的选择请假之前, 使用Out of office assistant转发非工作邮件时, 把重要性设为Low16n总结正确E-Mail的格式内容简单明了