办公室具体工作内容(适合中小企业)

1、办公室管理目录 CONTENTS行政管理要点介绍行政管理要点介绍行政管理内容详解行政管理内容详解 行政管理要点介行政管理要点介绍绍1行政管理要点介绍1 1、行政管理的作用、行政管理的作用维护正常的生产经营秩序，建设良好的生产经营环境。行政管理要点介绍2 2、行政管理在企业中的地位：、行政管理在企业中的地位： 二线部门、职能部门、是领导的助手和参谋、是高层与基层之间二线部门、职能部门、是领导的助手和参谋、是高层与基层之间的桥梁、对公司的管理没有直接指挥权、有建议权。的桥梁、对公司的管理没有直接指挥权、有建议权。行政管理要点介绍3 3、行政管理职能：、行政管理职能： 管 理服务协 调行政管理要点介

2、绍行政管理要点介绍全局性细致性预防性工作性质工作性质行政管理要点介绍5 5、主要管理内容：、主要管理内容： 制度建设、文书档案、财产、安全（生产、消防）、人事、会议、制度建设、文书档案、财产、安全（生产、消防）、人事、会议、接待、车辆、饭堂、宿舍、企业文化、办公用品、公共关系、清洁、绿接待、车辆、饭堂、宿舍、企业文化、办公用品、公共关系、清洁、绿化、维修、福利、采购协助。化、维修、福利、采购协助。行政管理要点介绍6 6、从业人员素质：、从业人员素质： 公正公平公心* 行政管理内容详解行政管理内容详解2行政管理内容详解一、制度建设一、制度建设 1 1、制定制度的原则：制定制度的原则： 从需要出发

3、从需要出发 切合实际切合实际 可操作性可操作性 科学先进科学先进 合情合理合法合情合理合法 制度之间不互相冲突制度之间不互相冲突 行政管理内容详解o 2 2、制定制度的流程、制定制度的流程：格式化草拟条文分析需求征询意见呈报审批行政管理内容详解o3 3、制度的文本格式：、制度的文本格式：o o 正正 文文 序序 言言 落落 款款 行政管理内容详解o 4 4、制度的名称：、制度的名称：o 制度制度 规范规范 规定规定 细则细则o 章程章程 条例条例 公约公约 责任责任行政管理内容详解o 5 5、管理制度的分类、管理制度的分类：o 按管理内容可分为按管理内容可分为： 人事类人事类o 安全类安全类o

4、 档案管理档案管理o 行政管理内容详解o 6 6、制度的分级：、制度的分级：基本制度基本制度业务流程业务流程作业规范作业规范作业务标准作业务标准行政管理内容详解o 7、制度的实施流程 总结总结培训宣传培训宣传 试行试行行政管理内容详解o 8 8、制度的修正流程、制度的修正流程：公布（注意旧文本的回收）公布（注意旧文本的回收）提出提出 分析分析 审批审批行政管理内容详解o 二、会议二、会议o1 1、会议管理：、会议管理：o 制定实施会议制度、会议资源的配置和利用、会议环境管理、会议器具管理、会务管理（人员接待、座位安排、会议场所布置、食宿安排、决议事项的跟进）o2 2、会议分类、会议分类o公司例

5、会、各部工作例会、临时会议、专题会。o例：公司年会、月会、周会行政管理内容详解o三、车辆管理o1 1、车辆登记、车辆登记o2 2、油料管理：、油料管理：制定油耗定额、每日统计油耗和里程、月度考核并进行奖惩、定点加油o3 3、年审：、年审：委托汽修厂进行，司机驾照年审由司机自己负责。o4 4、司机出勤管理：、司机出勤管理：排车单、派车看牌o5 5、驾驶安全管理：、驾驶安全管理：用制度明确规定违章由司机负责，交通事故产生的损失根据交警断定的责任由司机按比例承担。o6 6、车辆调度：、车辆调度：用车人部门申请（注明事由、目的地、车号）-行政审批-队长安排。o7 7、厂内机动叉车管理：、厂内机动叉车管

6、理：车辆年检、司机要有国家发的操作证o8 8、员工私车（小车、摩托车、单车）管理：、员工私车（小车、摩托车、单车）管理：规划专门地点存放、分类摆放、整齐有序存放、对乱停放者做出相应的处理（教育、培训、处罚）o上下班的高峰期派人疏导、有关标识完好清楚置于明显位置。o9 9、外来车辆管理：、外来车辆管理：规划专门地点停放、门卫登记、专人引导、放行检查。o重点：严禁公车私用、私修、私自加油、不按规定路线行车、急用重点：严禁公车私用、私修、私自加油、不按规定路线行车、急用车时而车有故障或司机不在岗。车时而车有故障或司机不在岗。行政管理内容详解行政管理内容详解o 四、保安管理四、保安管理o1 1、常见的

7、保安制度：、常见的保安制度：队长 /保安员岗位职责；货物放行规定、人员进出规定、着装行为言语规范、突发事件处理及流程、保安器具管理规定、保安员绩效考评规定、保安员巡检规范。o2 2、保安的组织结构图：、保安的组织结构图：o行政经理-保安队长-白夜班领班-保安员o3 3、保安岗如何安置：、保安岗如何安置：o货物出入口、人员流量大的出入口、重要地点（存放贵重物品、危险品的场所）、有安全隐患的地点。o4 4、每个岗位保安数量的配置原则：、每个岗位保安数量的配置原则：o 岗位的重要性、岗位的工作量、岗位环境的复杂性（公司大门的保安就比侧门多）（员工餐厅执勤的保安也要比员工宿舍的多）厂外宿舍的保安就比厂

8、内宿舍的数量多。o5 5、着装仪表管理：、着装仪表管理：o 制定着装仪表规范、制作着装仪表的图、队长给保安示范、巡查中发现错误的规范及时纠正。行政管理内容详解o6 6、用语管理：、用语管理：o 列出常用有关工作的礼貌用语、反复演练、对用语不规范者进行处理（批评、教育、培训、处理、调离岗位）o7 7、对讲机管理：、对讲机管理：制定管理制度、统一频道、统一用语、随时监听。o8 8、保安器具管理：、保安器具管理：o 制定管理制度、专人专库保管、规定保养检查周期、培训保安熟练使用、白夜班交接记录。（不得配置国家法律法规不许可的器具）行政管理内容详解o9 9、日常训练：、日常训练：列队训练、体能训练、消

9、防演练、紧急预案演练。o1010、如何保证巡逻到位：、如何保证巡逻到位：在巡查点安装电子刷卡机、规定时间段刷卡、检查刷卡记录、处理不合规者。o1111、货物放行：、货物放行：o批准的放行条-记录在放行表-检货-放行o1212、人员出入：、人员出入：o出：出：批准的外出单-对人头-记录在放行表-检查随身物品-交回访客证-退还访客证件-放行o入入：问询-记录-验证件-挂访客证-安置来放人员-通知受访人 -带给受访人或受访人前来接待行政管理内容详解行政管理内容详解o 五、安全管理五、安全管理o1 1、企业安全管理范围：、企业安全管理范围：生产安全、消防安全、财产安全、治安。o2 2、如何建立安全责任

10、制：、如何建立安全责任制：成立组织-确定职责-安全培训-签订责任书o3 3、常用的安全管理制度：、常用的安全管理制度：紧急预案、生产安全管理规定、消防安全管理规定、值班管理规定、货物放行管理规定、安全责任制。o4 4、新员工入职应接受哪些安全培训：、新员工入职应接受哪些安全培训：生产、消防o5 5、安全管理方法：、安全管理方法：责任制、日常巡查、定期检查行政管理内容详解o6 6、常用的安全标识：、常用的安全标识：生产类、消防类。红色表示禁止、黄色表示警惕提醒、绿色表示可以允许。必须戴工作帽必须戴工作帽必须加锁必须加锁必须戴口罩必须戴口罩小心滑跌小心滑跌当心烫伤当心烫伤注意安全注意安全行政管理内

11、容详解7 7、危险品如何管制：、危险品如何管制： 登记造册、专人专库、定期检查。8 8、如何实施紧急预案：、如何实施紧急预案： 培训预案-考核-紧急预案演习9 9、安全委员会的组织结构：、安全委员会的组织结构： 安全主任、安全委员、各小组组长、各组工作人员（义务消防员、救护员等）1010、消防委员会的组织结构：、消防委员会的组织结构：同安全委员会一致。行政管理内容详解o1111、安全主任的职责：、安全主任的职责：o 安全法规制度的宣传、安全检查、安全整改措施跟进评价、安全工程验收、安全文化建设、安全事故调查分析处理、安全档案管理、安全培训组织和实施。o1212、出了安全事故如何处理：、出了安全

12、事故如何处理：o 采取紧急措施防止事态扩大、救人救物、疏散和隔离人群、保护现场、报警。o1313、安全档案有哪些：、安全档案有哪些：o 书刊、政府文件、内部制度、检查整改记录、培训考核记录、事故调查处理记录、相关图片影音资料。o1414、如何进行安全巡检：、如何进行安全巡检：o 定路线、定时间、定人、专门的点检表、重点场所重点检查、巡查结果通报、安全隐患及时排除。o1515、定期安全检查的重点：、定期安全检查的重点：o 用电安全、消防器具的完好性、安全实施完好性、安全标识、安全制度的执行情况、各级人员的安全意识和观念。行政管理内容详解o1616、如何防台风暴雨：、如何防台风暴雨：o 发布气象信

13、息、值班、提前进行防风防雨检查、实施的完好和可靠性、排水渠道的畅通性、货物存放风险。o1717、节假日的工厂安全：、节假日的工厂安全：o 拟定值班守厂安案成产护厂小组明确责任分工对护厂人员进行培训放假前进行安全检查整改各类隐患节前卫生贴封条按规定值班、巡逻并做好访客等记录及时处理好各类事宜。o1818、生产安全原则、生产安全原则：安全第一，预防为主。行政管理内容详解o1919、消防安全的原则：、消防安全的原则：安全第一，消防结合。o2020、事故处理原则：、事故处理原则：o 四不放过原则事故原因没查清、责任人没有处理、广大人员没得到教育、整改措施没有落实不放过。o2121、重大集会（文体活动）

14、的安全管理：、重大集会（文体活动）的安全管理：o 安全策划人员分工公布安全注意事项场地规划有序入场退场。o2222、新设施的安全配套设施的原则：、新设施的安全配套设施的原则：o 三同时同时设计、同时施工、同时验收。行政管理内容详解行政管理内容详解o2323、安全培训内容：、安全培训内容：o 法律法规、安全制度、安全规范、安全器具操作技能、安全管理方法、救生逃生知识等。o2424、企业中存哪些特色岗位（举十种）：、企业中存哪些特色岗位（举十种）：o 电梯工、电工、叉车司机、司机、电焊工、锅炉工、保安、安全主任。o2525、生产安全涉及的方面：、生产安全涉及的方面：o 用电、用水、用火、危险品、化

15、学物品、搬运、作业。行政管理内容详解o 六、职工饭堂管理六、职工饭堂管理o1 1、饭堂管理内容：、饭堂管理内容：o 卫生、物料、财务、烹饪、就餐秩序、厨师杂工、设施设备、食物健康、伙食费用管控。o2 2、如何防止食物中毒：、如何防止食物中毒：o 食品正规渠道进货、质量验收夜歌规范、食物规范料理、食物要煮熟、余食物妥善处理、清洁卫生常抓不懈：具体的：不吃凉菜、不用过期变质食物、同供应商签订食品安全协议、生熟菜板分开、食物一定要煮熟、菜蔬瓜果要先浸泡并洗净、餐具及时消毒、灭蝇灭鼠杀蟑螂、易造成食物中毒的东西不吃（死鱼、死海鲜、发芽的马铃薯、工业盐、豆角等）行政管理内容详解o3 3、如何控制伙食成本

16、：、如何控制伙食成本：o 选择成信价格适度的供应商、定期议价、货物购买批发、减少浪费、编制采购计划和预算、每日进行费用结算、堵住各类漏洞、按规定定额下料、菜色合理搭配、不采购反季节的菜蔬。行政管理内容详解o4 4、如何改善饭菜质量：、如何改善饭菜质量：o 培训厨师提高技能、开展绩效考评、征求员工建议、加强对厨房的检查、编制菜谱、适度调整菜式。o5 5、饭堂的卫生管理：、饭堂的卫生管理：制定卫生管理制度。o6 6、就餐秩序管理：、就餐秩序管理：o 餐厅分区、保安执勤、制定就餐规定并广而告之。行政管理内容详解o7 7、节假日的伙食安排：、节假日的伙食安排：o 统计就餐人数、拟定加餐加菜计划、进行加

17、菜预算、采购节假日食品、公布伙食安排。o8 8、外包食堂管理：、外包食堂管理：oA收集员工意见、整理分析提供给食堂、食堂拟定改善措施和计划、跟进改善情况、评价验收改进效果。oB对食堂的远行进是日常巡查、及时指出缺失、并责令其改进。oC定期或不定期的进行食堂满意度调查，并协同跟催食堂就满意度调查中的重大缺失进行整改。o9 9、剩余饭菜处理：、剩余饭菜处理：o 冷冻再利用，倒掉。但不能同新鲜的饭菜混在一起。（如果剩的太多，且发生的频次很高，那就要认真检讨管理中存在的缺失了）o1010、饭堂物料验收：、饭堂物料验收：o 验数量、验质量（检查人员要经常轮换）、验相关的说明书标识许可证等。行政管理内容详

18、解o1111、财产管理：、财产管理：o 登记、建账、专人管理、定期盘点、新增维修报废须按规定和手续办理。o1212、厨师、厨师/ /厨工管理：厨工管理：o 培训、会议、奖惩、劳动竞赛、绩效考核。o 管理方面：着装、操作规范、劳动纪律、个人卫生和健康、服务态度。o1313、早餐宵夜管理：、早餐宵夜管理：o 排出食物种类、统计人数、领取物料、专人主理。o1414、如何灭蝇灭鼠：、如何灭蝇灭鼠：灭蝇灯、捕鼠器、相关杀虫剂。行政管理内容详解行政管理内容详解o1515、如何处理好伙委会同饭堂的关系、如何处理好伙委会同饭堂的关系：o 监督与被监的关系。明确二者各自的管理范围、确定伙委会对饭堂的监督范畴及处

19、理权限、让食堂明白和理解伙委会的工作方法和工作规范、定期或不定期地召开伙委会的工作会议并邀食堂主管参加、向食堂通报伙委会的工作计划、开展二者的沟通交流会议。行政管理内容详解o1616、饭菜不够时的应急方法：、饭菜不够时的应急方法：o 好言安抚没吃上饭菜的员工、立即采取应急措施：发快餐面、煮面条、给钱给员工到外边就餐。o1717、外来人员的就餐管理：、外来人员的就餐管理：o 统计外来人员数量、用餐标准、提前通知食堂备料备餐具、外来人员在专人带领下或持相关手续就餐。行政管理内容详解o 1818、如何处理员工对伙食的投诉：、如何处理员工对伙食的投诉：认真倾听投诉认真倾听投诉表示感谢表示感谢分析投诉分

20、析投诉采取措施采取措施验证效果验证效果向投诉人通报措施和效果向投诉人通报措施和效果行政管理内容详解o七、员工宿舍管理七、员工宿舍管理o1 1、常见宿舍管理制度：、常见宿舍管理制度：o 安全类、出入类、作息类、清洁卫生类。o2 2、宿舍管理的内容：、宿舍管理的内容：o 用电安全、治安、水电费、床位安排、清洁卫生、人员出入、外来留宿人员、财产管理、设施维修等。o3 3、如何控制水电费用：、如何控制水电费用：oA制定水电标准、规定开福安水电时间、经常巡查（及时对浪费者进行处理）、实施奖惩、改善线路布局 oB每个房间安装水电表、按实际使用扣费。o4 4、外来借宿人员管理：、外来借宿人员管理：oA提交借

21、宿申请、行政审批、办理借宿手续、安排住宿 oB明确规定不得留宿外来人员。o5 5、查房的内容：、查房的内容：o 水、电、财产完好、床位变更情况、外来人员留宿情况、清洁卫生、公用安全设施。o6 6、如何制定分房标准：、如何制定分房标准：o 搞清房间数量及房间类型、搞清公司各级人员数量、向高层请示分房原则、制定几种分房方案和住宿标准呈高层审批、公布落实分房方案。行政管理内容详解o7 7、员工个人财产安全：、员工个人财产安全：o 经常向员工宣导个人财务随身带、外出时关好门窗等。o8 8、宿舍卫生管理：、宿舍卫生管理：o 制订清洁卫生标准、将标准宣导到每位员工、舍长排长轮值、行政进行检查和评比、根据评

22、比情况进行相应奖惩。o9 9、宿舍清洁卫生管理：、宿舍清洁卫生管理：o 专职清洁工处理、提倡清洁靠大家和企业文化、对不爱护公共卫生者进行处理。o1010、清洁工具管理：、清洁工具管理：o 定期定额发放、以旧换新，在规定期限内损坏丢失、进行扣款。行政管理内容详解o1111、宿舍区的治安管理：、宿舍区的治安管理：o 保安巡逻、同联防队建立良性互动、组织厂内联防队。o1212、宿舍大家如何处理：、宿舍大家如何处理：控制事态升级、扩大：报110.o1313、离职人员搬离宿舍如何管理：、离职人员搬离宿舍如何管理：o 凭放行条道宿舍、保安监督收拾个人物品、舍长签字证明室友物品俱在、放行。o1414、新进员

23、工住宿如何安排：、新进员工住宿如何安排：o 根据职务等、依据相关规定住房标准进行安排、高级职员专人安排、普通员工尽可能批量安排。o1515、宿舍长如何选拔：、宿舍长如何选拔：o 自荐、指定（规定某床号为舍长、入职时间长短为舍长）。行政管理内容详解o1616、宿舍设施修理程序：、宿舍设施修理程序：o 损坏舍长填维修单行政审查损坏原因派人修理舍长验收维修质量行政依规定进行维修费分摊并通知舍长。o1717、双职工夫妻的住宿安排：、双职工夫妻的住宿安排：oA外宿 oB安排专门房间o1818、宿管和保安的管理关系：、宿管和保安的管理关系：互助/互相配合。o1919、宿舍不够住时怎么办：、宿舍不够住时怎么

24、办：o重新清点房间和床位、鼓励员工外宿、租房。行政管理内容详解行政管理内容详解八、办公用品管理八、办公用品管理1 1、办公用品分类：、办公用品分类： 办公用品分为固定资产和一般办公用品。固定资产主要指：桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。固定资产要遵守固定资产管理制度。一般办公用品包括：剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、笔记本、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、订书钉、大头针、图钉、夹子、名片、帐册、卷宗、档案袋(盒)、标签、卫生杯、计算品、电池以及清洁用品等。行政管理内容详解o2 2、办公用品使用原则：、办公用品使用原则：

25、o 勤俭节约、杜绝浪费o3 3、办公用品领用规定：、办公用品领用规定：o每位员工须建立个人领用台帐o办公用品为办公所用，不得据为己有，挪作私用。o不得利用办公设备干私活、谋私利。不得将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。o4 4、办公用品管理员职责：、办公用品管理员职责：o管理人员须建立和登记办公用品台账，定期核查领用物品登记，做好办公用品的购置，发放和库存管理。o管理人员必须定期和不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。o管理人员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。o管理人员须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保证合理的库存种类和数量，以

26、减少资金占用和保证正常使用。行政管理内容详解o 5 5、办公用品的交接和收回：、办公用品的交接和收回：o 员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收规定。o移交人需逐项列出物品清单，办公室主任清点核对台账确保办公用品损耗程度，书面标明，移交接收人。o管理人员需根据清单核实填写办公用品交接登记表，存档备查。行政管理内容详解行政管理内容详解九、人力资源（人事）管理相关九、人力资源（人事）管理相关 世界上存在三大资源世界上存在三大资源: :人力资源、物力资源和财力资源人力资源、物力资源和财力资源, ,其中最重其中最重要的是人力资源。人力资源管理是指一个组

27、织为有效利用其人力资源要的是人力资源。人力资源管理是指一个组织为有效利用其人力资源而进行的活动。这种活动具体体现为六点：分别是人力资源规划、招而进行的活动。这种活动具体体现为六点：分别是人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。 在现代企业经营中，人力资源的作用愈发重要，下面我们就用图在现代企业经营中，人力资源的作用愈发重要，下面我们就用图表的形式，对以下两方面内容进行阐述：表的形式，对以下两方面内容进行阐述：一、人力资源与企业的关系一、人力资源与企业的关系二、人力资源主要工作内容二、人力资源主要工作内容行政管理内容详解从图中可看出，公司的发展战略是要求员工的积极参与的，这就要求公司具备先进的人力资源管理体系。一、人力资源与企业的关系一、人力资源与企业的关系二、人力资源主要工作内容二、人力资源主要工作内容行政管理内容详解 人力资源主要工作内容有六大类，前面已做介绍，为了让大家对其具体工作细节有一个清楚的认识，现在让