采购流程管理办法

1、一、目的为使本公司采买作业有所依循，物料有所控制，采买过程之供货商进行管制，确保采买产品均能符合本公司要求,特制定本程序。二、适用范围适用于原物料，生产辅料，机器、仪器设备及相应零部件，办公文具、劳保用品及工程外包等采买事务管制。并物料分类如下1、A类（为碳纤类）在ERP系统中，供货商编号以“1”开头。2、B类（溶剂、化工、油漆类）在ERP系统中，供货商编号以“2”开头3、C 类（包装材料类）ERP系统中，供货商编号以“4”开头。4、D类（五金、文具、模具、研磨料类）ERP系统中，供货商编号分别以“3、5、6”开头。三、定义原物料直接用于生产，并最终成为产品的一部分的物料，如碳纱等。辅料直接用

2、于生产，但不会成为产品的一部分的物料，如砂纸、包材等。机器、仪器设备及相应零部件公司所有的机器、仪器以及相应的用于维修保养等的零部件。办公文具、劳保用品用于生产和办公的文具和劳保用品，如纸张、手套等。外包工程由于公司内部人力或资源有限，或者从总体成本等方面考虑，要外包给供货商完成的工程，如厂区建设、工作台制作等。四、流程运作（转下页）五、支持性文件5.1进料检验管制程序5.2矫正和预防措施管制程序六、附件6.1供货商基本数据卡6.2供货商新增申请表6.3月份供货商考核表6.4供货商评定记录表6.5合格供货商名录6.6供应商评鉴表/采购管理月报表6.7供货商交期考核表/供应商淘汰申请表（增加部分

3、）运 作 流 程流 程 说 明责任单位窗体/程序1物料需求请购物料請購1.1生产原材料和辅助材料由物控根据批次订单或常备物料的库存量进行请购。经部门经理审核及总经理或其代理人核准后交采购处理 . 1.1.1针对台进物料，物控会跟据公司订单量，提前提出请购需求，（无异常情况下会一个月进货柜一次，如有异常，可采取快递或其它方式进行送货）1.1.2针对国外碳的请购，物控根据客户所提供的预计订单来预估碳布并进行请购。1.2 非生产产品及维修等由需求部门提出申请,经部门经理审核及总经理或其代理人核准后交采购处理. 1.2.1厂内使用的机器、仪器的购买等（属固定资产类：单项2000元以上）由需求部门提出需

4、求并填写资产请购验收单，经部门主管签核，部门经理审准，管理部经理签核后，由总经理或其代理人核准后交由采购处理。1.2.2模具采购参照开发模（治）具制作管理办法相关部门物控员请购单资产请购验收单2选择供货商开发/选择供应商2.1采购应适时开发新潜在供货商，并建立供货商新增申请表，并视需要同开发部、品保部等做实地评估。评估合格后建立合格供货商名录，经部门经理审核及总经理或其代理人核准后方可进行采购。（非生产辅料、仪器设备、办公劳保用品等更改供货商不需填写此表）2.1.1如新增为转厂供货商须将供货商新增申请表由财务部经理签核达成一致后，再交总经理或其代理人核准后，方可进行采购。2.2采购依据合格供应

5、商名录及其他相关条件（如价格、付款条件等）进行综合评估选择供应商进行物料购买。2.3新产品或需要调价之产品，应查询并收集两家以上供应商进行比较，选择对我司最有利之供应商方可下单采购。采购品保部开发部供货商新增申请表合格供货商名录3评估供货商定期评估供应商3.1采购组每月对供货商进行质量 、交期及其它事项进行合理的综合评估。并每半年汇总评估一次，（具体方法参照供货商日常评鉴管理程序）经总经理或其代理人核准后方可决定是否继续合作。3.1.1 针对不合格的供货商，由采购组提出供货商淘汰申请表，经品保部确认，上呈总经理或其代理人签核。3.2品保部负责建立供货商质量档案,(非生产物料或辅助物料可不列入)

6、,记录其每批质量状况,每月汇总一次,并将汇总结果交采购。采购根据IQC不良回馈单及进料检验质量月汇总进行综合评定。采购品保部每月份供货商考核表供货商日常评鉴管理程序供货商评鉴表运 作 流 程流 程 说 明责任单位窗体/程序4下采购单采购单4.1采购根据需求部门的要求将请购单转成采购单经采购负责人审核及总经理或其代理人核准后知会供货商（采购单须注明交货地点产品单价付款条件违约责任等相关内容及对供货商的其它要求)4.2贵重机器、仪器或较大的工程，由相关单位进行评估后购买或施工，并与供应商签订合同以确保双方权益，必要时由经理及总经理评估核准。4.3必要时须将采购单复印给仓库、IQC等相关人员知悉。采

7、购采购单请购单5. 对采购单跟催 跟 催催5.1采购单发至供货商半个工作日内，相关采购员需以电话或邮件或其它方式与供货商确认交期是否可以达成。如供货商所回复的交期不能达到公司内部需求,采购员应与供货商之间进行协调，协商一合理交期，并知会相关部门作应对处理。5.2根据所采购的物料交期（针对前置日期较长的物料），作不定期跟催并需提前3-4天与供货商作最终确定所要求交期之物料是否对交货有影响。如对原交期有影响的，需尽快与生管及供货商重新确认合理交期。5.3如供应商不能达成订单要求或对其中内容提出异议的，应要求供货商收到订单后2个工作日内通知采购人员，采购人员应及时与相关部门及供应商之间进行协调，达成

8、一致。5.4台进物料，一般每月中旬出一次货柜，月底到厂（主要根据我司物料的需求量、时间来决定是否出柜）。无异常时，可不用跟催，如有异常的可采用其它方式处理。（物控根据物料的前置时间及安全库存量来请购物料）采购生管物控采购单6进度控制进度控制6.1交期交量变更处理(一)供货商因内部原因而影响交期交量,供货商须尽快以书面或电话方式知会我司采购人员并重新确认交期.6.2交期交量变更处理(二)如客户要求变更交期、交量,采购应及时与供货商协商处理相关事宜，并将其处理结果告知相关部门及人员。采购仓库生管采购单运 作 流 程流 程 说 明责任单位窗体/程序7新样品评估新样品评估7.1重要原材料由采购可要求供

9、货商提供样品，并将样品送品保部或相关单位评估。并填写新样品检测报告由各单位主管及经理确认审核后，再由总经理最终确定是否可以使用该新产品。如确认合格后，采购可对此物料进行采购。如不合格，供货商针对此样品重新送样再做确认，直至合格后，方可进行采购。7.1.1品保针对试样OK后，并有小批量试用的，由品保部跟踪结果及结论并填写供货商评定记录表由总经理断定。（供货商评定纪录表由采购填写供货商信息栏，品保将供货商评定记录表及新样品检测报告返回采购。）7.2如是新开发之供货商并开发新样品的，待新样品最终确定合格后，采购须建立供货商新增申请表并视需要会同开发部、品保部等做实地评估。评估合格后建立合格供货商名录

10、，经部门经理审核及总经理核准后方可进行采购。7.3其他辅助物料等由请购部门或其他相关人员确认，合格后以电话或邮件等形式通知采购。采购开发组品保部相关单位新样品检测报告合格供货商名录供货商评定记录表8进货验收驗收8.1供货商交来之产品需办理入库手续(仓库针对须检验之物料，将该进货验收单交至品保部IQC处,如检验合格后填写并交由仓库入库,如不合格品保部IQC须将不良原因/数量等以IQC不良回馈单形式知会采购。由采购与供货商联系并处理不良品（如有需要会请相关技术人员帮忙协助处理），仓库并将其不良品与退货单/验退件放行单给予供货商签收退回.（针对免检物料仓库可直接入库处理）8.2模（治）具与设备验收参

11、照开发模（治）具制作管理办法及设备管理管制程序。采购品保部仓库开发部进货验收单退货单IQC不良回馈单验退件放行单运 作 流 程流 程 说 明责任单位窗体/程序9对账请款對賬請款7.1月结请款7.1.1公司确定供货商月结对账日期为：上月26日至本月25日。供货商会在本月25日后将该公司原件月结对账明细送至采购人员。采购人员将公司内部ERP系统中供货商供货明细表、该供货商的送货明细、月结对账明细核对无误，填写支出申请单由部门经理签核后交至财务。（转厂重量转至关务处理）7.1.3财务审核无误后，采购及时跟催供应商提供相应金额的发票。财务部采购组仓库组支出申请单供货商供货明细表10.预付货款預付款7.

12、2.1预付款（接上页）针对需预付部分或全部货款才能发货的供应商，采购凭核准后的订单及填写预支申请单，提报财务安排付款。付款后提醒供应商查收货款，跟催发货并附发票。货物验收入库后，应将送货单、发票填写支付凭单并注明“冲账”。 经部门主管或以上审核及总经理或其代理人核准后交至财务。7.2.2货到付款针对货到付款的供应商，采购以预支形式提前备好所需金额（同7.2.1操作），货到验收合格后，凭供货商提供发票及相关单据进行付款。再将送货单、发票供货商供货明细表单据，填写支付凭单并注明“冲账”后经部门主管及部门经理签核，财务部复核、财务经理审核及总经理或其代理人核准后报销款项方可生效。采购仓库财务部支付凭单预支申请单供货商基本数据卡 填表日期公司名称（全称）公司地址（法定地址）公司营业地址负责人联络人联络人职位 电话手机传真网页地址 邮件地址 固定资产土地建筑物面积M2自有 租用面积M2 层数 自有租用主要设备注册资本额货币单位营业额（月）员工人数开业时间发票种类税号开户银行银行账号具备信任状（所具备的信任状主随本表一并回传）（ ）营业执照 （ ）批准证书（ ）税务登记证（ ）其它下列数据为本公司填写1、交易模式2、交货模式3、供货商计算机代码4、交易产品5、合约签定6、预订开始交易日7、采买负责人供货商新增申请表 填表日期公司名称（全称）公司地址（法定地址）公司营业地址负责人联络