微软Outlook 2010中文官方培训课件-熟悉 Outlook 日历-2

1、创立会议指向视频底部可查看视频控件。 拖动或指向进度栏可向前或向后移动。 正如我在第一个视频中提到的那样，会议类似于约会， 只不过会议包括其他人。 假设要从头开始创立一个新会议，首先要选择适宜的会议时间， 然后单击“开始选项卡上“新建组中的“新建会议， “新建会议请求窗体随即翻开。 我输入要邀请的人员的姓名或地址， 指定会议的主题和会议地点， 对开始和结束日期进行所有必需的调整，然后添加任何注释。 我想指出的是，功能区上适用于会议的各种选项卡为我 提供了大量选项来自定义会议请求。 我可以附加文档，插入表格、图片及链接， 设置邮件中文本的格式，使用同义词库以及 进行大量其他有用的操作。 如果我使

2、用的是 Exchange Server 帐户， 利用可以通过单击“会议选项卡上 此处的“日程安排助理来访问的一些选项会让 会议时间和地点的选择过程变得简单得多。 我指定我想邀请的人员， 我可以一眼看出什么时候所有人员或大局部人员同时都有空。 甚至在“会议室查找工具窗格底部的此处 还有一个建议时间的列表。 该列表基于有空的受邀请者的人数到达最大的时间。 如果需要预订一间会议室，我也可以在 “会议室查找工具窗格中进行。 在“日程安排助理中完成选择后， 我通过单击此处的“约会返回主视图。 一切准备妥当后，我单击“发送。 如果出于任何原因我还不能发送邀请， 只需单击“关闭按钮即可。 然后在看到提示时，

3、单击“保存更改，但不发送。 在任何时候我可以继续完成会议邀请时， 只需在日历上双击该会议就可以了。 上面介绍了如何从头开始创立新的会议请求的方法。 还有许多其他创立会议请求的方法。 我将向您介绍两到三种。 首先，我可以答复包含会议请求的电子邮件。 我只需选择该邮件并单击“开始选项卡上 “响应组中的“会议， Outlook 将翻开一个会议请求窗体， 其中已经包含一些建议的有关该会议的信息。 我还可以将现有约会转换为包含其他人员的会议。 只需在日历上双击该约会，然后在“约会选项卡上 “与会者组中的此处 单击“邀请与会者，接下来我就可以像处理 任何其他会议请求那样继续操作。 还有一种从电子邮件创立约

4、会或会议请求的方法， 只需将邮件拖动到待办事项栏上“日期选择区 日历中的适当日期上即可。 如您所见，Outlook 假定我想要创立一个约会， 但假设要将它转换为会议请求， 只需单击我们前面刚刚提到的同一“邀请与会者按钮就可以了。 接到一个会议邀请时，我可以用多种方式进行响应或答复。 如果我已经确定是否将出席会议， 我就相应地单击“接受或者“拒绝。 我还可以选择单击“暂定， 如果我正在考虑是否参加会议但尚未确定我能否或者 将要参加时，我会单击该选项。 如果我单击这三个按钮当中的任何一个， 那么不需要从收件箱中删除该邀请。 Outlook 将自动删除该邀请。 如果我单击“接受或“暂定，会议将保存在

5、我的日历上。 但是如果我单击“拒绝，那么暂定会议将被删除。 如果我想在做出决定之前同会议组织者进行沟通， 我可以单击这里的“响应按钮与其进行沟通， 该按钮提供了多种有关如何进行沟通的选项： 通过电子邮件、通过即时消息或者通过 。 如果会议时间对我来说不适宜， 我可以在“会议选项卡上的“响应组中单击这里的 “建议新时间按钮。 然后，我选择将我的建议作为“暂定 或作为“拒绝建议发送。 通过像这样选择该时间来确定要建议的新时间。 单击“建议时间，在建议邮件的正文中的此处 键入给组织者的任何注释，最后单击“发送。 在邀请发出后，经常会由于这样或那样的原因 需要对其进行更改。 下面介绍一些有关对会议进行

6、更改的根底知识。 如果我是组织者，我会在日历上双击该会议， 然后进行需要的更改。 之后，如果我想向被邀请者发送更新后的版本， 我会单击“发送更新。 如果不想发送更新，我只要单击“关闭按钮， 并在看到提示时说明我想保存但不发送我所做的更改就可以了。 如果我已经对某个邀请进行了响应，但现在我想更改我的响应， 我应该怎样做？ 如果会议在我的 Outlook 日历上，那么只需双击 该会议再单击我的新响应即可。 但是，如果我以前所做的响应是“拒绝， 那么会议不会显示在日历上。 在这种情况下，我可以通过两种方法找到原始会议请求， 这样我就可以更改我所做的响应。 如果我可以在“已删除邮件文件夹中找到原始的请

7、求邮件， 我可以在该邮件中翻开请求，并单击我的新响应。 如果我单击“接受或“暂定，会议将自动添加到我的日历中。 如果我找不到原始请求， 我可以与会议组织者联系并请求他们将该请求转发给我， 这样我就可以注册我的新响应。 接下来我们将介绍重复周期。设置完整的一系列会议或约会， 而不是设置单个会议或约会或其他任何工程。测试问题 1当我邀请其他人参加会议时，任何与会者都可以建议新的会议时间。 选择一个答案。1. 正确。2. 错误。 测试问题 1如果这种情况经常发生，不要感到惊讶。当我邀请其他人参加会议时，任何与会者都可以建议新的会议时间。答案：1. 正确。测试问题 2如果您预约了看牙医，需要提前一个小

8、时出发。 在考虑到这个因素的同时，如何在日历中准确地反映约会的实际开始时间呢？ 选择一个答案。1. 在日历中将约会时间提前一个小时。2. 将约会安排在实际开始时间，并设置一个在约会开始前 1 小时发出的提醒。3. 将约会预定为当天的事件。测试问题 2您甚至可以将提醒设置在约会开始前 1 小时 15 分，以便多出 15 分钟的时间进行准备。如果您预约了看牙医，需要提前一个小时出发。 在考虑到这个因素的同时，如何在日历中准确地反映约会的实际开始时间呢？答案：2. 将约会安排在实际开始时间，并设置一个在约会开始前 1 小时发出的提醒。测试问题 3约会周围的虚框表示时间已经设置为以下哪一项？ 选择一个

9、答案。1. 忙。2. 外出。3. 暂定。测试问题 3如果您希望预留时间，但又希望人们知道这段时间是灵活的您可以有充足的理由更改日程，可将时间标记为暂定。约会周围的虚框表示时间已经设置为以下哪一项？答案：3. 暂定。测试问题 4任务显示在忙/闲信息中。 选择一个答案。1. 正确。2. 错误。 测试问题 4任务仅显示在日常任务列表中以及“待办事项栏中如果选择了待办事项栏。任务显示在忙/闲信息中。答案：2. 错误。测试问题 5在日历中，全天事件显示为以下哪一项？ 选择一个答案。1. “日常任务列表上的工程。 2. 日历网格顶部的标签。3. 长会议，像其他所有会议一样在日历网格中框起来。4. 邀请。测试问题 5如果您将事件标记为“闲，事件将与普通日