高职采购管理——采购控制与风险防范

1、 采购控制与风险防范模块一模块一 采购控制采购控制 模块二模块二 采购风险防范采购风险防范实事求是；法制意识；团队意识；客观公正；协同沟通；风险意识；防范意识。掌握企业内部采购控制制度的建立的一般做法；掌握产生风险的主要因素；了解并掌握企业降低采购风险的关键；分析企业可以从那些方面去防范采购的风险。能运用所学理论制定企业内部采购控制制度；能制定企业采购质量管理的初步方案；能结合实际案例分析企业如何规避采购价格风险；能掌握企业实施采购风险防范的一般做法。模块一模块一 采购控制采购控制模块二模块二 采购风险防范采购风险防范采购贿赂很多人都认为采购部门是一个很有油水的部门，最大的好处是可以拿贿赂，吃

2、回扣。并不否认采购过程中存在这种机会，但这种机会并不是必然会成为现实，通过一定的方法是可以可以避免。采购贿赂与采购员的个人道德品质有无关联？企业内部的管理规章能不能有效避免采购风险？同家相关法规与采购贿赂之间的关系是什么？控制好企业的采购环节是实现企业经营计划目标的重要手段，也可以说,控制好企业的采购环节就等于控制住了企业生产的起点和源头。模块一 采购控制一、采购控制的基础工作一、采购控制的基础工作二、采购控制制度二、采购控制制度三、物料质量的控制三、物料质量的控制四、交货过程的控制管理四、交货过程的控制管理本分项任务将引领你掌握采购控制的基础性工作有哪些？以及采购控制制度所包含的内容，进而掌

3、握采购控制制度的具体制订方法。采购规章制度：可以规范企业的采购行为并规范采购人员的行为。物料质量控制：是指确定物料质量方针、目标和职责并在物料质量体系中通过诸如质量策划、质量控制、质量保证和质量改进使其实施的全部控制管理职能的所有活动要搞好采购控制，重要的是创造一个良好的采购控制基础条件，为以后的采购活动控制创造一个良好的环境和条件。这些良好的基础条件，包括以下几个方面：采购人员的素质基础；健全采购管理规章制度；对于采购市场行情透彻地掌握。一、采购控制的基础工作具体应做好以下几个方面的工作:（一）加强采购人员的素质管理1.采购人员的素质要求企业采购人员应该具备品德方面、知识方面、能力方面三个方

4、面的素质如表7-1所示。一、采购控制的基础工作表7-1 采购人员的素质要求品德方面知识方面能力方面1. 志士不饮贪泉之水2. 敬业精神3. 虚心、诚心、耐心1. 采购管理专业知识2. 财务管理知识3. 相关法律4. 掌握特定语言5. 信息系统6. 采购物品相关知识1. 价值分析能力2. 逻辑思维能力3. 决策能力4. 预测能力5. 个人能力6. 灵活性渔敏捷性7. 团队精神8. 沟通与交流技巧9. 市场把握能力10. 供应商关系处理一、采购控制的基础工作2.采购人员的岗位要求如表7-2所示。 表7-2 采购人员的岗位描述职务名称采购员向谁负责采购与供应经理职位概述负责准备和发出制定商品供应或服

5、务的采购订单。追求最低采购总成本，在价值最大化的同时，识别和发展合格的供应商。如果发生供应中断要恰当地加以协调。本质和范围管理全部产品和服务的采购，与250个供应商保持联系。处理各种不确定的任务，确保谈判成功主要职责执行指定职责，确保实现质量和成本目标，进行有效的谈判，实现有效的合同目标。实行增值性采购活动，实现成本的控制目标。管理，维持供应商关系，减少供应商数量需要的知识和技能工商专业大专以上学历，三年以上工作经验，良好的沟通技能，分析能力一、采购控制的基础工作一、采购控制的基础工作（二）建立建全采购规章制度和奖惩机制采购规章制度可以规范企业的采购行为并规范采购人员的行为。制定明确具体的采购

6、作业流程；制定岗位责任制，对各个岗位规定明确的职责范围；建立奖惩制度。二、采购控制制度（一）请购控制制度无论何种需要的请购，采购部门在收到请购单后和在最终发出购货订单之前，都必须对三个方面做出决定。采购的内部控制制度应该为合理地做出这些决定而制定。1.请购的类别规定（1）原材料或零配件的请购一般首先由生产部门根据生产计划或即将签发的生产订单提出请购单。（2）临时性物品的采购需要通常由使用部门直接提出。二、采购控制制度二、采购控制制度3.请购单的核准权限不同类别（原材料、固定资产、总务性用品）的请购单要由不同的主管核准，不同大小的请购额（用不同区间来表示）要由不同管理层次的主管核准。二、采购控制

7、制度2.请购单的开立与呈请请购单的开立与呈请情况（见图7-1）。图7-1 请购单的开立与呈请二、采购控制制度 4.权责划分采购部：运输、办公劳保用品、生产及辅助材料委外加工等采购。采购主管：采购计划的编制、订单的审核及订单的复核、急需物料的跟催。采购员负责订单的计算、下达和物料的跟催。仓储部收料组：所有有形物料、设备及办公劳保用品数量验收。质量管理部：所有生产及辅助材料质量验收。工程部：仪器设备的品质验收。二、采购控制制度 （二）财务、审计结合的内部控制制度采购，是企业支付货币、取得材料实物的过程。由于采购是实体转移和价值转移的统一过程，因此容易产生作弊问题。控制采购活动要实现下列目标（见图7

8、-2）。图7-2 控制采购活动要实现的目标二、采购控制制度1.建立控制关键点为实现上述控制目标，企业应建立以采购申请、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的控制系统，并在该系统中设置下列控制点和关键点：审批、签约、登记、承付、验收、审核、记账。其中，“承付”、“验收”和“审批”为关键控制点。二、采购控制制度2.实行职务分离购买业务环节中所需处理的主要业务有：确定的需求；寻求能满足要求的供应商和适宜的价格；向供应商发出订单；检验收到的货物；确定是否接受货物；向供应商退回货物；储存或使用货物；会计记录；核准付款等。二、采购控制制度在这些业务中，需要职务分离的有（见图7-3）。 图7-3 实行职务分离

9、的内容二、采购控制制度（三）实物、信息同步入库制度在采购管理控制整个作业过程中，实物与信息是同步的，实物就是所采购的原材料或设备等，信息就是有关账款、动态的库存量等数据。采购内控的关键是信息控制。二、采购控制制度完善的采购管理控制系统要能够为采购人员提供一套快速而准确的信息，以对供货厂商适时、适量地开立采购单、，使商品能在出货前准时入库并无库存不足及积压货太多等情况发生。此系统包括四个子系统（见图7-4）。图7-4 采购管理控制系统的子系统 三、物料质量的控制（一）物料质量检验的方法物料质量检验的方法很多，一般有感官检验、理化检验和实用检验三种方法（见图7-5）。图7-5 物料质量检验的方法三

10、、物料质量的控制（二）商品采购的质量要求采购方应根据供应方提供产品的能力评价和选择供应方，并应制定选择、评价和重新评价的准则，评价结果及评价所引起的任何必要措施的记录应予保存。采购方的采购信息应表述拟采购的产品，一般应包括：产品、程序、流程和设备标准的要求；人员资格的要求；质量管理体系的要求。另外，采购方应确定并实施检验或其他必要的活动，以确保采购的产品满足规定的采购要求。三、物料质量的控制企业采购商品质量管理方案至少应包含以下内容（见图7-6）。图7-6 企业采购商品质量管理方案包括的内容三、物料质量的控制（三）采购质量的流程控制通常，一个流程的输出将直接成为下一流程的输入。系统地识别和管理

11、组织内所应用的流程，特别是这些流程之间的相互作用，称为“流程控制”。1.质量管理的基本方法-PDCA循环PDCA循环，也称戴明环，是由美国著名质量管理专家戴明（W、E、Deming）首先提出的。这个循环主要包括四个阶段：计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）和处理（Action），及八个步骤。八个步骤是四个阶段的具体化。三、物料质量的控制 图7-7中加入PDCA循环，以系统的方式说明管理和控制既适用于单个流程也适用于整个网络。图7-7 流程网络模式四、交货过程的控制管理对商品交货过程的控制管理应包括以下环节（见图7-8）。图7-8 商品交货过程的控制管理内容模块二 采购风险防范一、

12、采购风险一、采购风险二、采购风险的防范二、采购风险的防范本分项任务将引领你掌握采购风险防范的定义，以及采购风险的成因，进而理解采购风险的规避的重要性的必要性。采购风险是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险。采购意外风险是指物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的风险一、采购风险采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险。 （一）企业采购的风险分析采购风险可以分为两大类，每一种里还有具体的划分（见图7-9）。图7-9 企业采购风险类型分析 一、采购风险 （二）企业降低采购风险的关键企业要降低质量、交期、价格、售后

13、服务、财务等方面的采购风险，最关键要做好以下几项工作如表7-3所示。表7-3 企业降低采购风险的关键工作序号序号工作环节工作环节具体工作内容具体工作内容1供应商的初步考察阶段应对供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等进行详细的调查。2产品认证及商务阶段对所需的产品质量、产量、用户的情况、价格、付款期、售后服务等进行逐一测试或交流3小批量认证阶段对供应商的产品进行小批量的生产、交货期等方面的论证4大批量采购阶段根据合作情况，逐步加大采购的力度5供应商年度评价阶段对合作很好的供应商，邀请他们到公司交流明年的工作打算二、采购风险的防范任何事物都有风险，采购风险归根结底，也是可以通过一定手段和有效措施加以防范和规避的。采购风险的存在，直接影响着采购预期目标的实现。企业可以从以下几个方面去防范采购的风险（见图7-10）。图7-10 企业采购风险防范的措施新年将近，各大超市都在忙着做迎新年的销售准备了，虽然金融危机袭来，我国的超市也受到销售下滑的影响，但新年的商机还是