常用公文写作规范

1、常用公文写作规范常用公文写作规范银座商城和谐广场店银座商城和谐广场店二二O一四年三月一四年三月目目 录录公文概述公文概述常用公文的写作常用公文的写作公文处理公文处理目目 录录公文概述公文概述常用公文的写作常用公文的写作公文处理公文处理一、公文概述一、公文概述 公文是公务文书的简称；是各种社会组公文是公务文书的简称；是各种社会组织处理国家和集体公共事务的工具。它以实织处理国家和集体公共事务的工具。它以实用为目的，以传递相关策令为内容，用为目的，以传递相关策令为内容，是处理是处理和记载公务活动的一种重要工具。是各单位和记载公务活动的一种重要工具。是各单位工作的重要组成部分。无论是思想观点的阐工作的

2、重要组成部分。无论是思想观点的阐述还是语言文字的表达，均需做到准确明了、述还是语言文字的表达，均需做到准确明了、恰如其分。恰如其分。（一）公文的特点（一）公文的特点公文有法定的作者公文有法定的作者公文有法定的权威公文有法定的权威公文有特定的效用公文有特定的效用公文有规范的体式公文有规范的体式公文有规定的处理程序公文有规定的处理程序一、公文概述一、公文概述领导指导作用领导指导作用行为规范作用行为规范作用传递信息作用传递信息作用公务联系作用公务联系作用凭据记载作用凭据记载作用一、公文概述一、公文概述（二）公文的作用（二）公文的作用一、公文概述一、公文概述（三）公文的行文依据（三）公文的行文依据-旧

3、的旧的一、公文概述一、公文概述（三）公文的行文依据（三）公文的行文依据-新的新的（四）公文的种类（四）公文的种类 - 一、公文概述一、公文概述（四）公文的种类（四）公文的种类 - 一、公文概述一、公文概述 （四）公文的种类（四）公文的种类 - 一、公文概述一、公文概述（四）公文的种类（四）公文的种类 - 一、公文概述一、公文概述 党政机关公文处理工作条例(中办发201214号).doc（四）公文的种类（四）公文的种类 一、公文概述一、公文概述山东省商业集团有限公司公文处理工作办法.doc1 1、行、行 lineline标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度

4、的7/8的距离。2 2、公文用纸、公文用纸 规定为A4型纸 ，纸张白度8090% 。3 3、页边、页边上白边为37 mm1 mm，左白边为28mm1mm。 4 4、字体和字号、字体和字号 如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。 （五）公文的格式（五）公文的格式党政机关公文格式 一、公文概述一、公文概述5 5、行数和字数、行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 6 6、文字的颜色、文字的颜色 如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色 。7 7、装订要求、装订要求 公文应当左侧装订，不掉页，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各7

5、0 mm处，允许误差4mm。8 8、标题、标题 一般用2号小标宋体字 ，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（五）公文的格式（五）公文的格式党政机关公文格式 一、公文概述一、公文概述9 9、主送机关：、主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。 1010、正文、正文 一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 111

6、1、附件说明、附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 （五）公文的格式（五）公文的格式党政机关公文格式一、公文概述一、公文概述1212、成文日期、成文日期成文日期一般右空四字编排 ，成文日期中的数字 ，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01） 1313、附注、附注 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行 。（五）公文的格式（五）公文的格式党政机关公文格

7、式一、公文概述一、公文概述党政机关公文格式.doc一、公文概述一、公文概述（五）公文的格式（五）公文的格式按涉密程度按涉密程度和阅读范围和阅读范围一、公文概述一、公文概述（六）公文的分类（六）公文的分类按公文来源按公文来源 收文收文 发文发文 秘密文件秘密文件 普通文件普通文件 公布文件公布文件内容内容特点特点一、公文概述一、公文概述（六）公文的分类（六）公文的分类行文行文关系关系 上行文上行文 平行文平行文 下行文下行文 指挥性指挥性 规范性规范性 报请性报请性 记录性记录性 知照性知照性 下级下级 所属上级所属上级请示请示报告报告 平行平行/不相隶属机关不相隶属机关通知通知函函所属下级所属

8、下级上级上级命令命令 决议决议批复批复通知通知命令命令 指示指示指令指令决定决定 决议决议 计划计划章程章程 规定规定条例条例办法办法 细则细则报告报告 请示请示公告公告 通告通告通知通知通报通报会议纪要会议纪要会议记录会议记录总结总结目目 录录公文概述公文概述常用公文的写作常用公文的写作公文处理公文处理二、常用公文的写作二、常用公文的写作（一）公文语言应把握的几点要素（一）公文语言应把握的几点要素准确准确平实平实简洁简洁庄重庄重策见策见 （主题）（主题）两符合两符合事实事实实事求是实事求是文法文法格式、标点格式、标点语言朴素语言朴素浅显易懂浅显易懂勿故作高勿故作高深深勿故弄玄勿故弄玄虚虚语言

9、简洁语言简洁简短、以一当十简短、以一当十书卷用语书卷用语忌：口语、忌：口语、方言、俗语方言、俗语例：积累资例：积累资金金攒钱；攒钱；妻子妻子/配偶配偶老婆老婆12345立意立意为什么要写为什么要写这篇公文，这篇公文，要达到什么要达到什么效果？（对效果？（对上对下、对上对下、对内对外）内对外）主题主题按照立意，按照立意，结合材料和结合材料和写作背景确写作背景确定主题。定主题。选材选材要精当，要要精当，要能表现主题。能表现主题。（最新、最（最新、最有代表性、有代表性、符合观点）符合观点）布局布局围绕主题合理围绕主题合理安排材料。要安排材料。要讲逻辑，考虑讲逻辑，考虑结构安排、详结构安排、详略设置。

10、（并略设置。（并列、总分、因列、总分、因果）果）辞章辞章公文运用语公文运用语言应当做到言应当做到准确、简明、准确、简明、庄重、得体。庄重、得体。（长短句的（长短句的选择、背景选择、背景+措施措施+意义）意义）（二）公文写作应把握好五个环节（二）公文写作应把握好五个环节二、常用公文的写作二、常用公文的写作用途用途适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。二、常用公文的写作二、常用公文的写作种类种类1）请求指示的请示。）请求指示的请示。 2）请求批准的请示。）请求批准的请示。（三）几种常见公文（三）几种常见公文-1、请示、请示写作要点写作要点一文一事、事前行文；一文一事、事前

11、行文；忌：忌：越级请示、多头请示、抄送下级单位、直接送领导个越级请示、多头请示、抄送下级单位、直接送领导个人、与报告混用。人、与报告混用。一般写法一般写法标题：发文机关标题：发文机关+主要内容主要内容+文种文种或或主要内容主要内容+文种文种 “关于召开公司关于召开公司十二月份业务会议的请示十二月份业务会议的请示”正文：正文：1）事由；）事由；2）请求解决事项；）请求解决事项； 3）结语）结语，“当否（妥当否（妥否），请批复否），请批复”、“特此请示，请审批特此请示，请审批”、“以上请示妥否，请批以上请示妥否，请批复复超链接超链接关于对东营银座中心店进行扩建的请示关于对东营银座中心店进行扩建的请

12、示.doc二、常用公文的写作二、常用公文的写作1）报告的用途）报告的用途适用于向上级机关汇报工作、反映情况，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。回复上级机关的询问。2）报告的种类）报告的种类工作报告：工作报告：工作情况、进展、问题、经验。工作情况、进展、问题、经验。情况报告：情况报告：正常工作秩序之外的突发情况。正常工作秩序之外的突发情况。建议报告：建议报告：提出建议、设想，望上级采纳。提出建议、设想，望上级采纳。答复报告：答复报告：回答上级询问。回答上级询问。报送报告：报送报告：向上级报送文件、物品等。向上级报送文件、物品等。（三）几种常见公文（三）几种常见公文-3）报告

13、的特点）报告的特点单向性：单向性：不需要上级机关给予答复不需要上级机关给予答复事后性事后性：事前请示，事后汇报，建议性报告应超前，但也事前请示，事后汇报，建议性报告应超前，但也产生于先期工作基础上产生于先期工作基础上。陈述性陈述性：时间、地点、人物、数据、原因、结果等要素要时间、地点、人物、数据、原因、结果等要素要叙述清楚，建议性报告也要在此基础上提出建议。叙述清楚，建议性报告也要在此基础上提出建议。2、报告、报告坚持实事求是。坚持实事求是。不能根据想象、不能根据想象、任意拨高，以偏任意拨高，以偏概全，也不能只概全，也不能只报喜不报忧。报喜不报忧。要突出中心。要突出中心。 根据报告主旨选根据报

14、告主旨选择材料，切忌面择材料，切忌面面俱到，把报告面俱到，把报告写成流水帐。写成流水帐。不得在报告中夹不得在报告中夹带请示事项。带请示事项。上上级单位对报告一级单位对报告一般是只阅不答复。般是只阅不答复。二、常用公文的写作二、常用公文的写作（三）几种常见公文（三）几种常见公文-4）报告的）报告的写作要点写作要点2、报告、报告二、常用公文的写作二、常用公文的写作标题：发文机关标题：发文机关+主要内容主要内容+文种文种 如如“单位关于工作实施情况的报告单位关于工作实施情况的报告” 主要内容主要内容+文种文种 如如“关于进一步加强我市共用场所防火工作的报告关于进一步加强我市共用场所防火工作的报告”主

15、送机关：主送机关：只只能有一个。能有一个。报告结语：报告结语： 特此报告、以上报告请审阅。特此报告、以上报告请审阅。5）报告）报告的一般的一般写法写法（三）几种常见公文（三）几种常见公文-2、报告、报告二、常用公文的写作二、常用公文的写作（三）几种常见公文（三）几种常见公文-2、报告、报告6）与请示）与请示的相同处的相同处二、常用公文的写作二、常用公文的写作7）与请示）与请示的不同处的不同处（三）几种常见公文（三）几种常见公文-2、报告、报告二、常用公文的写作二、常用公文的写作1）通知的）通知的 概述概述俗称俗称“万能文种万能文种”。通知是适用性最。通知是适用性最强、使用频率最高、功能最多的文

16、种。强、使用频率最高、功能最多的文种。（三）几种常见公文（三）几种常见公文-2）通知的）通知的 适用范围适用范围适用于发布、传达要求下级机关执适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。批转、转发公文。3、通知、通知二、常用公文的写作二、常用公文的写作颁发规章的通知。颁发规章的通知。如如“关于下发银座集团股份关于下发银座集团股份有限公司公务用车管理办法的通知有限公司公务用车管理办法的通知”晓喻性通知。晓喻性通知。只有告知性，而无指导性，用途较只有告知性，而无指导性，用途较为广泛，如人事调整、名称变更、办公地址迁移、放为广泛，如人

17、事调整、名称变更、办公地址迁移、放假安排等。假安排等。任免通知。任免通知。写明什么会议决定、何人担任何职务、写明什么会议决定、何人担任何职务、免去何人何职等，若任免在同一文，应先写免职，再免去何人何职等，若任免在同一文，应先写免职，再写任职。写任职。批转、转发性通知。批转、转发性通知。会议通知。会议通知。3）通）通知的知的 分类分类（三）几种常见公文（三）几种常见公文-3、通知、通知二、常用公文的写作二、常用公文的写作1）通报的）通报的适用范围适用范围适用于表彰先进、批评错误，传达适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。重要精神或情况。（三）几种常见公文（三）几种常见公文-2）通报的）通

18、报的类型类型表彰通报表彰通报批评通报批评通报情况通报情况通报“单位关于表彰单位关于表彰2013年度优秀共产党员的通报年度优秀共产党员的通报”“关于近期几项安全事故的通报关于近期几项安全事故的通报”“关于关于单位单位2013年年工作专项整治情况的通报工作专项整治情况的通报”4、通报、通报题材的典型性。题材的典型性。 通报的题材既有通报的题材既有普遍性、代表性，普遍性、代表性，又有个性和新鲜又有个性和新鲜感的事实。感的事实。思想的引导性。思想的引导性。通报的价值并不通报的价值并不仅仅在于对事件仅仅在于对事件的处理结果，而的处理结果，而是树立榜样或者是树立榜样或者提供借鉴。提供借鉴。 制发的实效性。

19、制发的实效性。通报的写作和传通报的写作和传播都必须迅速及播都必须迅速及时。时。二、常用公文的写作二、常用公文的写作3）通）通报的报的特点特点（三）几种常见公文（三）几种常见公文-4、通报、通报 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。二、常用公文的写作二、常用公文的写作（三）几种常见公文（三）几种常见公文-1）概述概述5、函、函函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平

20、行文种的答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。功能，这是其他公文所不具备的特点。行文关系灵活。函是平行公文，还可以向上行文或行文关系灵活。函是平行公文，还可以向上行文或向下行文。格式灵活，可以有文头版，也可以没有向下行文。格式灵活，可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。宜写一件事项。沟通性沟通性灵活性灵活性单一性单一性2）特点特点请示的结构分为分为公函和便函公函和便函两种。公函用于单位正式两种。

21、公函用于单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。工作的处理。分为分为发函和复函发函和复函两种。发函即主动提出两种。发函即主动提出了公务事项所发出的函。复函则是为回了公务事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。复对方所发出的函。 分为商洽事宜函、通知事宜函、催办分为商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、催办函、报送材料函等。转办函、催办函、报送材料函等。按性质按性质 按发文按发文目的目的 按内容按内容和用途和用途 二、常用公文的写作二、常用公文的写作3）分类分类（三）几种常见公

22、文（三）几种常见公文-5、函、函二、常用公文的写作二、常用公文的写作4）格式格式（三）几种常见公文（三）几种常见公文-5、函、函12345开头说明发开头说明发函的原因；函的原因；如属复函要如属复函要引叙来函日引叙来函日期、标题和期、标题和文号等，作文号等，作为复函的依为复函的依据。据。 中间说明联中间说明联系、商洽的系、商洽的问题和意见；问题和意见；复函要针对复函要针对来函提出的来函提出的问题给予答问题给予答复。复。 结尾以特定结尾以特定用语作结。用语作结。“请复函、请复函、特此函告、特此函告、特此函复特此函复”等，并注明等，并注明联系人和联联系人和联系方式。系方式。公函在单位之公函在单位之间

23、一般不具有间一般不具有指挥和指示作指挥和指示作用，但上级单用，但上级单位下发的公函位下发的公函在业务上有指在业务上有指导作用。导作用。 要注意行文要注意行文简洁明确，简洁明确，用语把握分用语把握分寸。无论是寸。无论是平行或不相平行或不相隶属的行文，隶属的行文，都要注意语都要注意语气平和有礼。气平和有礼。 二、常用公文的写作二、常用公文的写作函件.doc（三）几种常见公文（三）几种常见公文-5）写作要点）写作要点5、函、函 工作总结，工作总结，是在工作实践中，通是在工作实践中，通过对客观事物规律性认识而形成的文过对客观事物规律性认识而形成的文字材料，是对前一段工作或某项工作字材料，是对前一段工作

24、或某项工作完成后的总的、全面的检查和回顾，完成后的总的、全面的检查和回顾，也是对整个工作进行分析、评定和综也是对整个工作进行分析、评定和综合，合，揭示出事物和工作的本质，以便揭示出事物和工作的本质，以便指导今后的工作，指导今后的工作，是实践的本质概括。是实践的本质概括。二、常用公文的写作二、常用公文的写作（三）几种常见公文（三）几种常见公文-6、工作总结、工作总结请示的结构1）概述概述 二、常用公文的写作二、常用公文的写作找出规律、突出重点。找出规律、突出重点。总结的目的在于立足当总结的目的在于立足当前、面向未来，要重点突出，要体现事物的主要前、面向未来，要重点突出，要体现事物的主要矛盾和矛盾

25、的主要方面，切忌矛盾和矛盾的主要方面，切忌“眉毛胡子一把抓眉毛胡子一把抓”或或“流水账流水账”。要详略得当。要详略得当。要抓住总结的核心部分，包括基要抓住总结的核心部分，包括基本做法、成绩与经验、问题与教训、今后的打算本做法、成绩与经验、问题与教训、今后的打算和努力的方向等方面的内容。和努力的方向等方面的内容。功夫下在平时。功夫下在平时。平时多积累、多留心，而不是平时多积累、多留心，而不是临时抱临时抱“佛脚佛脚”，临时拼凑的工作，临时拼凑的工作“总结总结”。请示的结构1）写作写作要点要点（三）几种常见公文（三）几种常见公文-6、工作总结、工作总结 工作计划，工作计划，是对未来一段时期内的全面工

26、作是对未来一段时期内的全面工作或某项工作提出指标、要求、措施、步骤、期限或某项工作提出指标、要求、措施、步骤、期限的规划和安排。一般由的规划和安排。一般由“做什么做什么”、“怎么做怎么做”构成计划正文的主体，构成计划正文的主体，所谓所谓“做什么做什么”，即计划即计划的指导思想、总的要求和主要指标；的指导思想、总的要求和主要指标；所谓所谓“怎么怎么做做”即实现主要目标或目的而采取的措施、办法，即实现主要目标或目的而采取的措施、办法，包括人力、财力、物力、技术、设备、手段等。包括人力、财力、物力、技术、设备、手段等。多数计划，都要有一个多数计划，都要有一个“号召性号召性”的结尾。的结尾。二、常用公

27、文的写作二、常用公文的写作（三）几种常见公文（三）几种常见公文-7、工作计划、工作计划请示的结构1）概述概述二、常用公文的写作二、常用公文的写作要有严格的科学态度。要有严格的科学态度。计划要建立在研究调查和科学分计划要建立在研究调查和科学分析的基础上，注意综合平衡，不能脱离实际。计划一旦制析的基础上，注意综合平衡，不能脱离实际。计划一旦制定，必须积极争取，努力完成。定，必须积极争取，努力完成。实事求是，调查研究实事求是，调查研究。要吃透要吃透“两头两头”。要明确和了解上级意图的指导思想，要明确和了解上级意图的指导思想，同时要了解下情，分析有利因素和不利因素，确保工作计同时要了解下情，分析有利因

28、素和不利因素，确保工作计划有的放矢，具有可操作性、针对性和可靠性。划有的放矢，具有可操作性、针对性和可靠性。积极稳妥，积极稳妥，切实可行。切实可行。要突出重点，加强预见性。要突出重点，加强预见性。要突出工作重点，明确工作要突出工作重点，明确工作的中心，否则必然是既抱不住西瓜，又捡不到芝麻。的中心，否则必然是既抱不住西瓜，又捡不到芝麻。全面全面兼顾，突出中心兼顾，突出中心.要切实把握计划主体的内在逻辑要求。要切实把握计划主体的内在逻辑要求。要明确和体现要明确和体现“做什么做什么”和和“怎么做怎么做”的逻辑关系，要详尽、具体。的逻辑关系，要详尽、具体。明明确要求，便于落实。确要求，便于落实。请示的

29、结构2）写作写作要点要点（三）几种常见公文（三）几种常见公文-7、工作计划、工作计划二、常用公文的写作二、常用公文的写作（四）公文的常见问题（四）公文的常见问题制发方面制发方面二、常用公文的写作二、常用公文的写作报告和请示混用。报告和请示混用。如：如：“以上报告当否，请批示以上报告当否，请批示/请指示请指示”。报告和请示连在一起。报告和请示连在一起。如如“关于关于问题的请示报告问题的请示报告”。请示中夹杂过多与请示无关的报告事项；请示中夹杂过多与请示无关的报告事项；报告中夹带请示事项。报告中夹带请示事项。（四）公文的常见问题（四）公文的常见问题制发方面制发方面二、常用公文的写作二、常用公文的写

30、作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作二、常用公文的写作（四）公文的常见问题（四）公文的常见问题报送方面报送方面l六是报送日期与成文日期间隔过长。目目 录录公文概述公文概述常用公文的写作常用公文的写作公文处理公文处理四、公文处理 主要包括文件的制发、收文处理和文件管理主要包括文件的制发、收文处理和文件管理三个方面的内容。三个方面的内容。 1.1.迅速、及时，不拖拉、不积压。迅速、及时，不拖拉、不积压。为防止文件积压，要遵为防止文件积压，要遵守守“一二三四一二三四”制度：制度：“一一”是收文