企业档案工作规范解读

1、 企业档案工作是企业管理的根底工作，企业档案工作水平直接反映了企业的管理水平。 2021年1月1日开始实施的?标准?是在企业档案工作出现了一系列新的重大变化、企业档案工作越来越受到重视的背景下制定的。?标准?首次对企业的档案工作提出了全面、系统的要求，不仅针对具体的档案业务工作，而且对档案工作的组织建设、规章制度，以及企业档案信息化建设，甚至包括文件形成过程中领导与员工的责任都提出了具体要求。?标准?将企业档案管理制度从技术标准的层面上升为管理标准的层面，实现了单项技术管理标准应用与系统管理标准实施的结合。一一? ?标准标准? ?的属性、内容、特点的属性、内容、特点 1 1、属性：行业推荐性标

2、准、属性：行业推荐性标准 我国标准分为国家标准、行业我国标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四级。国家标标准、地方标准和企业标准四级。国家标准和行业标准分为强制性标准和推荐性标准和行业标准分为强制性标准和推荐性标准。保障人体健康、人身财产平安的标准准。保障人体健康、人身财产平安的标准和法律、行政法规定强制执行的标准是强和法律、行政法规定强制执行的标准是强制性标准，其他标准是推荐性标准。制性标准，其他标准是推荐性标准。 ? ?企业档案工作标准企业档案工作标准? ?DA/T 42DA/T 42属于属于信息管理类的行业推荐性标准。由国务院信息管理类的行业推荐性标准。由国务院有关行政主管部门

3、负责制定和审批，并报有关行政主管部门负责制定和审批，并报国务院标准化行政主管部门备案。国务院标准化行政主管部门备案。 第第1章、范围章、范围 第第2章、标准性引用文件章、标准性引用文件 第第3章、术语和定义章、术语和定义 第第4章、档案工作总那么章、档案工作总那么 第第5章、档案工作组织章、档案工作组织 第第6章、档案工作制度章、档案工作制度 第第7章、档案业务工作章、档案业务工作 第第8章、档案信息化建设章、档案信息化建设 第第9章、档案工作设施设备章、档案工作设施设备l2、内容：总计、内容：总计9章章2个附录个附录 ( 37条条 118项项 28款款 ) 附录附录A：?企业文件归档根本范围

4、与保管期限参考表企业文件归档根本范围与保管期限参考表?列出了产品生产型企业通常应归档的文件材料根本范围和列出了产品生产型企业通常应归档的文件材料根本范围和保管期限参照保管期限参照 主要有主要有10大类，即：大类，即： 1经营管理类经营管理类 2生产管理类生产管理类 3行政管理类行政管理类 4党群管理类党群管理类 5产品生产类产品生产类 6科研开发类科研开发类 7工程建设类工程建设类 8设备仪器类设备仪器类 9会计业务类会计业务类 10职工管理类职工管理类 附录附录B：?表格样式表格样式? 是是?标准标准?所引用标准、文件中没有涉及到的所引用标准、文件中没有涉及到的档案管理业务应用表格档案管理业

5、务应用表格 主要有主要有5种，即：种，即： 1档案交接登记表档案交接登记表 2温湿度登记表温湿度登记表 3销毁清册销毁清册 4借阅档案登记表借阅档案登记表 5档案利用效果登记表档案利用效果登记表 l3、特点：创新、继承、时代感、特点：创新、继承、时代感l1管理创新，填补空白。将管理创新，填补空白。将“企业档案工作作企业档案工作作为一个整体加以标准，填补了我国档案工作整体建设为一个整体加以标准，填补了我国档案工作整体建设标准化方面的空白；标准化方面的空白；l2观念创新，认识升华。首次将企业档案界定为观念创新，认识升华。首次将企业档案界定为“企业知识资产和信息资源的重要组成局部，对企企业知识资产和

6、信息资源的重要组成局部，对企业档案的价值定位进行了升华；业档案的价值定位进行了升华；l3经验根底，继承兼容。过去几十年来我国企业经验根底，继承兼容。过去几十年来我国企业档案工作经验和标准起草人个人的经验，直接引用了档案工作经验和标准起草人个人的经验，直接引用了17个目前正在施行的国内、国际有关档案工作的标准；个目前正在施行的国内、国际有关档案工作的标准；l4信息化方向，时代感鲜明。将信息化建设作为信息化方向，时代感鲜明。将信息化建设作为一章，充分说明企业档案信息化在当前企业档案工作一章，充分说明企业档案信息化在当前企业档案工作中的重要地位和作用。中的重要地位和作用。二?标准?制定的目的意义、设

7、计理念和定位 1、目的意义 1适应企业改革与管理创新的要求 经济体制：方案经济有方案商品经济市场经济 企业所有制：公私合营、全民所有的国营企业、集 体所有企业国有、 私营、合资、股份制有限责任公司和股份 改革方向：完善鼓励约束机制、产权多元化、完善公司治理结构、重组优化资源配置、人事用工分配制度与市场接轨 企业管理：“五个更注重系统思考、全面变革、整体提升；定位中高端化；科技创新与管理变革并行；信息技术与管理结合；“软实力建设。 l 2引导企业档案工作持续开展的要求l 我国企业档案工作开展经历了由单一向综合、由行政要求向标准引导的过程l 起初1950-60年代只提技术档案l 1980年提科技档

8、案管理l 1987年企业档案管理达标升级l 1996年企业档案工作目标管理l 2000年企业档案工作目标管理活动在国家档案局停止l 2002年国家出台?企业档案管理规定?l 2021年?企业档案工作标准?公布l 3促进企业档案工作标准化的要求l 实践证明，通过一定的外力来推动企业标准档案管理是一条成功经验。l ?企业档案工作标准?总结了新中国成立以来我国企业档案工作根本经验、规律和要求，借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准和国内档案管理标准，能较好地满足企业档案工作标准化管理的要求。l2、设计理念l ?企业档案工作标准?的设计理念与根底是系统管理思想和档案资产的价值观念，符合并表达

9、现代企业管理原那么和管理创新开展要求： 1档案资源资产观。档案是企业各项活动的记录，更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产，是人们在社会实践中对档案，特别是档案的认识深化。 2组织制度领导先。任何一项系统性工作，其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于领导的意识、重视和决策。 3全员责任全覆盖。同时，任何一项有全员参与的活动或工作，其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定。l 4过程方法重前端。档案工作的“产品是效劳。在为企业效劳的系统和过程中，企业各项活动中形成、收到的文件、数据信息，是档案工作的输入，其质量决定着输出的质量。因此在整个档案工作系统中，前端至关重要。 5战略方向信息化

10、。大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。在企业档案信息化建设中，信息化建设作为企业档案工作的开展的战略方向，已经成为国内、际企业界的共识。 6系统管理全程兼。系统是?企业档案工作标准?的根本指导思想。无论是从单项标准转向系统管理标准，还是从档案本身涉及方面广，都需要用系统的思想和观念来组织?企业档案工作标准?的实施。 这些原那么及其所代表的观念，集中反响和表达了多年来企业档案工作实践经验和现代管理的理念与原那么。 3 3、定位、定位 ? ?标准标准? ?涉及企业档案工作体系建设，是在档案法涉及企业档案工作体系建设，是在档案法律法规总体要求之下组织建立企业档案工作的根本律

11、法规总体要求之下组织建立企业档案工作的根本要求，是统领企业应用各种档案标准、遵守相关法要求，是统领企业应用各种档案标准、遵守相关法规的框架。如果说规的框架。如果说? ?科技档案案卷构成一般要求科技档案案卷构成一般要求? ?、? ?归档文件整理规那么归档文件整理规那么? ?等标准和文件是企业档案工作等标准和文件是企业档案工作的砖、瓦、木料，那么的砖、瓦、木料，那么? ?标准标准? ?就是企业档案工作的就是企业档案工作的建筑物。显然要建好企业档案工作这一大厦仅知道建筑物。显然要建好企业档案工作这一大厦仅知道使用砖、瓦、木料还不行，还需要有水泥、砂浆、使用砖、瓦、木料还不行，还需要有水泥、砂浆、钢筋

12、将其连接起来。水泥、砂浆、钢筋就是标准中钢筋将其连接起来。水泥、砂浆、钢筋就是标准中的使砖、瓦、木料连接成体系的相关条文，如档案的使砖、瓦、木料连接成体系的相关条文，如档案工作原那么、组织建设、制度建设等及要求。工作原那么、组织建设、制度建设等及要求。三?标准?主要内容的解读1、范围：确立了企业档案工作原那么、组织和制度要法语，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法和技术指南。适用于大中型工业企业,其他类型企业及事业单位可参照使用。2、标准性引用文件是本标准中参照并引用或要求按照其相应章节去标准某一环节工作的文件。标准性引用文件主要有两类：一类是标准，另一类是

13、标准性文件。本标准的标准性引用文件有以下22项，其中17项标准， 5项为标准性文件列在本章。 引用的 17项国家、行业、国际相关标准：1GB/T 9705 文书档案案卷格式2GB/T 11821 照片档案管理标准3GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求4GB/T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求5GB/T 18894 电子文件归档与管理标准6DA/T1 档案工作根本术语7DA/T12 全宗卷标准8DA/T13 档号编制规那么9DA/T15 磁性载体档案管理与保护标准10DA/T22 归档文件整理规那么11DA/T28 国家重大建设工程文件归档要求与档案整

14、理标准12DA/T31 纸质档案数字化技术标准13DA/T32 公务电子邮件归档与管理规那么14DA/T43 缩微胶片档案数字化技术标准15JGJ25 档案馆建筑设计标准16ISO15489.1 信息与文献-文件管理：通那么17ISO15489.2 信息与文献-文件管理：指南 参照和引用的5项标准性文件：1企业职工档案管理工作规定 劳力字199233号2国有企业资产与产权变动档案处置暂行方法 档发字 19986号3会计档案管理方法 财会字199832号4企业档案管理规定 档发字20025号5国有企业文件材料归档方法 档发20044号(国家档案局令第10号?企业文件材料归档范围和档案保管期限规定

15、?已经国家档案局局务会议审议通过，自2021年2月1日已经施行) 国家标准标准和标准性引用文件其内容都要表达国家法律、法规的根本要求，企业贯彻执行?企业档案工作标准?就意味着企业依法标准企业档案工作，依法履行企业档案管理职能。 ?企业档案工作标准?中所引用的标准和标准性文件，但凡标注日期的引用文件，其随后所有的修改或修订版均不适用于本?标准?；但凡不标注日期的引用文件，其最新版本适用于本?标准?。 3术语和定义(本章列举并解释了本标准中使用到的，而?档案工作根本术语?没有提到的术语3.1 企业档案 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。 这个标准对“企业档案界定为

16、“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。其变化主要是： 增加了“研发。在方案体制下，科研设计类的科技事业单位单位从事科研、设计、开发等活动。近年来，随着体制改革后，经营型科技事业单位转为企业，因此增加“研发主要针对科研、设计类企业或企业中的研究开发活动。 去掉了 “对国家、社会和企业的限定词。主要是因为企业范围广泛、形式多样，投资主体多。我国不但有国有企业、集体企业，还有大量私人独资企业、合伙企业，现在的?公司法?甚至容许注册一人投资设立的有限责任公司。去掉这些限定词不代表企业档案对国家、社会就没有责任，而是包容性更大。无论何种类型、所有制企业，都必须依照我国的法

17、律法规来经营管理，其档案的形成保管也必须符合?档案法?的要求。 将将“文件材料简化为文件材料简化为“文件。从理解文件。从理解上，各种形式也包括载体形式，因此，没有再提上，各种形式也包括载体形式，因此，没有再提及载体。及载体。 2企业档案工作：是指企业依法履行档案管企业档案工作：是指企业依法履行档案管理职责的行为和活动。理职责的行为和活动。 企业要保证产品质量、赢得市场竞争、获得经济企业要保证产品质量、赢得市场竞争、获得经济效益、符合法规要求，不仅仅是质量管理人员的效益、符合法规要求，不仅仅是质量管理人员的事，也是企业全体职工，特别是领导的责任。事，也是企业全体职工，特别是领导的责任。 由于企业

18、档案来源的广泛性、形成文件的前端性、由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而“企业档案工作不仅仅是指档案人员的具体业企业档案工作不仅仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而且从广义上必须包括文件形成务环节的工作，而且从广义上必须包括文件形成者和领导的责任。者和领导的责任。 所以，?企业档案工作标准?中“企业档案工作说明和强调的是企业依照?档案法?及国家有关档案工作的一系列法规、规章应履行的职责和活动，即：包括企业领导应负责档案工作的组织建设、制度建设，以及企业各项活动中的对文件形成、积累、整理和归档责任，以及

19、满足归档文件的完整、准确、系统要求的全员责任。如果没有企业各项活动中全员形成的真实记录，企业档案和档案工作就会成为无源之水、无本之木。 3电子档案：是指具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。 随着信息技术的广泛应用，电子文件的大量形成，电子文件的归档、电子档案的管理越来越普遍。这里所称的“电子档案，是指由企业档案部门作为档案管理的具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。 4档案信息化：是指运用信息技术对归档文件、数据档案信息化：是指运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提

20、供利用效劳的档案管理提升过程和工作方式。效劳的档案管理提升过程和工作方式。 中共中央办公厅、国务院办公厅在印发中共中央办公厅、国务院办公厅在印发?2006-2021年国年国家信息化开展战略家信息化开展战略?指出：信息化是充分利用信息技术，指出：信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会开展转型的历史进程。增长质量，推动经济社会开展转型的历史进程。 从国家对信息化的定义中大家可以看出，信息化是一个从国家对信息化的定义中大家可以看出，信息化是一个持续开展、进步、转变和提升的过程。持续开展、进步

21、、转变和提升的过程。 4 4、企业档案工作总那么根本要求、企业档案工作总那么根本要求 4.1 4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重企业档案是企业知识资产和信息资源的重 关于档案的性质和作用，几十年来，我国对企业档案的认识经历过假设干阶段。 20世纪50年代除文书档案外，企业形成的其它各类文件材料都被认为是资料。1956年社会主义建设初期，国家档案局提出“技术档案概念后，得到党和国家高度重视，从1956年4月16日国务院做出?关于加强档案工作的决定?，到1963年11月21日国务院批转?国家档案局关于切实改善图纸质量和图纸复制技术的报告?的8年时间，由中共中央、国务院发出有关档案工作的2

22、1件文件中，专门关于企业技术档案工作的就有10件，这足以说明企业档案工作是在党中央、国务院的直接领导和指导下建立和开展的。 对企业档案性质的认识也是处于不断深化的过程中。1959年6月3日，国家档案局局长曾三在全国档案资料工作先进经验交流会上指出，“科学技术档案是国家全部档案的一个重要组成局部，是进行生产建设和科学研究的必要条件之一；1962年6月25日，国务院在批转“国家档案局关于工业企业技术档案工作的报告时指出：“技术档案管理是当前工业企业管理的重要组成局部之一，它在国家的生产、建设和科学实验的工作中是不可缺少的。 1964年4月14日，国家科委、文化部、国家档案局在下达一九六三年至一九七

23、二年科学技术开展规划中指出：“技术档案是关于生产、建设和科学技术研究工作的历史记录和实际反映，又是继续生产、建设和科学技术研究工作的依据与必要条件之一。 关于企业档案工作性质和作用，?企业档案工作标准?将其定位为“企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的根底性管理工作。 企业活动最终结果是通过为社会提供产品和效劳而创造价值和利润。企业在开展研发、生产、经营和管理等活动过程中无论是企业自身还是社会都因某种需要而要追溯产品和效劳的过程，如法律责任、产品质量、事故调查、效益分析、改进提高、维护保养、业绩考核等等。虽然企业档案工作不能直接对社会提供产品和效劳，但企业所有产品、效劳及其形成过程都需

24、要档案工作做支撑，没有档案工作的支撑，所有追溯、查证、确认责任都将无法实现。因此，将企业档案工作界定为“企业研发、生产、经营和管理活动的根底性管理工作非常准确。 在现代企业制度和现代产权制度下，股份公司的资产所有权归属，是典型的“集体所有制。它不像业主制和合伙制企业那样，具有单一或少数持有者的私人性。现代企业公司的产权结构，是企业所有权和控制权相别离，就是通常说的所有权和经营管理权相别离。股份公司的控股企业，通常也是股份公司的经营管理者，它有责任和义务依法对企业档案监督、管理和控制。 依照?档案法?、?公司法?和?企业档案管理规定?。企业集团公司对其子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案的收

25、集、管理利用和处置，都有领导和管理监督和指导责任。 实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的“四统一与“资产纽带说明企业是一家，需要统一；而“四统一是辅助企业真正实现企业“资产为纽带的整体效应和企业法人责权的一致。4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续开展提供有效效劳。 这一条提出了企业档案工作任务与目标和方法、技术手段。企业档案工作任务：是为企业研发、生产、经营、管理和持续开展提供有效效劳。企 例如: -当企业出现各种纠纷经济的、合同的、产品质量的、环境的、平安的、卫生的，

26、如果档案工作能提供及时、有效、合法的证据，为企业赢得效益、防止损失； -当企业面临各种法律事务，如果档案工作能提供合法文件，为企业免责； -当企业在研发、生产、经营和管理中需要过去形成的文件、数据信息作为参考，或者回忆初创时期历程、解决职工的待遇时，能够及时提供相关档案信息，满足企业证据、法律责任和信息的需求,才能说明企业档案工作目标的实现。 5-1-4、档案工作体系、档案工作体系 企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各工程专兼职档案人员为根底的企业档案工作体系。各工程专兼职档案人员为根底的企业档案工作体系。 企业档案工作体系是与企业档案

27、机构、档案人员的企业档案工作体系是与企业档案机构、档案人员的分布紧密结合的，它是企业档案的管理结构、工作结构。分布紧密结合的，它是企业档案的管理结构、工作结构。企业档案工作是一项系统工程，企业应结合自身企业管理企业档案工作是一项系统工程，企业应结合自身企业管理模式，建立企业档案管理网络，形成层层负责的管理机制。模式，建立企业档案管理网络，形成层层负责的管理机制。 企业档案管理网络的组成一般包括：分管档案工作的企业档案管理网络的组成一般包括：分管档案工作的企业领导，主管企业档案工作的部门负责人，企业档案管企业领导，主管企业档案工作的部门负责人，企业档案管理机构或专职档案工作岗位，企业内部各职能部

28、门负责人理机构或专职档案工作岗位，企业内部各职能部门负责人及兼专职档案人员、重要业务技术人员，所属企及兼专职档案人员、重要业务技术人员，所属企业公司及境外机构的分管领导及档案部门。业公司及境外机构的分管领导及档案部门。 5-2-3、企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和平安。 企业档案工作“三纳入和“四同步制度是多年来实践证明行之有效的重要措施之一。“三纳入：是指将将档案工作纳入企业开展规划和工作方案，纳入企业领导议事日程，纳入相关人员岗位责任制和相应工作流程； “四同步：是指企业下达工作任务、工程方案与提出企业文件材料的归档要求同步，检查工作、工程方案进度与检查企业文件材料积

29、累情况同步，验收、鉴定工作、工程成果与验收、鉴定企业文件材料归档情况同步，工作、工程总结与企业文件材料完成归档同步。 5.2.4、企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照档发字19986号文件的要求进行，其他企业可参照。 档发字19986号即国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会和国家国有资产管理局?关于印发国有企业资产与产权变动档案处置暂行方法的通知? 5.2.5、企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分5.35.3企业部门档案工作职责企业部门档案工作职责 企业各部门是企业文件的形成部门，是企业企业各部

30、门是企业文件的形成部门，是企业档案信息资源的源头，企业各部门文件归档是否齐全、档案信息资源的源头，企业各部门文件归档是否齐全、完整，整理是否科学，直接决定着企业档案工作的质完整，整理是否科学，直接决定着企业档案工作的质量和利用效劳水平。量和利用效劳水平。5-3-15-3-1、企业各职能或承办部门及工程负责人，应对本部、企业各职能或承办部门及工程负责人，应对本部门或工程归档文件的完整和系统负责。门或工程归档文件的完整和系统负责。 企业文件是企业生产管理、科学研究、建设企业文件是企业生产管理、科学研究、建设工程等活动形成的各种形式和各种载体的原始记录。工程等活动形成的各种形式和各种载体的原始记录。

31、只有加强企业文件形成过程的管理，才能维护和确保只有加强企业文件形成过程的管理，才能维护和确保企业档案的完整、准确、系统和平安。因此，企业文企业档案的完整、准确、系统和平安。因此，企业文件形成部门应对文件的真实性、可靠性、完整性、系件形成部门应对文件的真实性、可靠性、完整性、系统性、可用性负责。统性、可用性负责。 5-3-2、企业各职能或承办部门及工程文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。 5-3-3、专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。 专兼职档案人员在收集、接收归档文件时，对不符合文件质量要求的，应催促文件形成者提交符合质量要求

32、的文件。 5-3-4、企业各职能或承办部门及工程对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO15489.2和档发字20025号文件要求。(其核心是负责归档文件的收集和整理,并定期交本企业档案部门集中管理)ISO15489.1 信息与文献-文件管理ISO15489.2 信息与文献-文件管理企业档案管理规定 档发字20025号 企业文件管理，首先应建立能够适应企业管理需要的文件管理制度，一是按业务需要和业务流程形成文件，充分记录其参与的业务活动；二是确保支持业务活动的信息系统和处理系统形成适宜的文件，作为业务活动支持的有机组成；三是建立平时立卷制度，确保文件妥善保管和充分利用；四是确保

33、文件得到有效维护、存储和保管；五是确保文件只有经过既定的批准程序才可进行处置。l其次，应明确参与文件形成与管理的各类员工的权利和责任。一是企业职能部门及负责人制订文件管理程序和标准要求；二是专业人员在工作过程中应按照已经确定的程序和标准形成并保管文件，确保各种记录的原始性、真实性、系统性。l第三，应加强文件形成过程和归档前的管理，确保文件的平安，包括实体平安与信息平安。 5.4、企业档案部门管理职责(5款) 5-4-1、统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。 从理论上说，档案工作就是运用科学的原那么和方法管理档案。从狭义上说，档案工作就是

34、档案业务工作。 档案业务工作主要包括6个方面，即档案收集工作、档案整理工作、档案鉴定工作、档案保管工作、档案统计工作、档案利用工作。5-4-2、负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提、负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。供利用工作。5-4-3、指导企业各部门、工程及专项工作文件的形成、积累、指导企业各部门、工程及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。整理及归档工作。5-4-4、监督、指导、检查企业所属单位包括派出机构和投、监督、指导、检查企业所属单位包括派出机构和投资的全资、控股企业的档案工作。资的全资、控股企业的档案工作。5-4-5、依照有关规定向国家档案馆

35、或有关单位移交档案。、依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。 5.5、企业档案工作人员要求(4款)5-5-1、档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。5-5-2、档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。5-5-3、档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。5-5-4、档案人员应定期接受档案业务培训。 企业保持档案人员相对稳定，有利于档案工作的稳定、持续开展。 企业档案工作岗位责任制，是明确企业领导、高中级管理人员、技术人员、管理人员等岗位涉及档案工作的内容、数量和质量，以及应承担的责任的一项制度，它是企业考核各岗位完成档案工作的依据。主要包括分管企业档案工作的

36、领导、档案工作主管部门负责人、档案部门负责人、档案人员、各职能和业务部门负责人及兼职档案人员的工作标准、工作职责，奖励和处分等内容要求。 建立岗位责任制的目的是加强文件形成、管理、归档、保管、利用全过程的管理。 6-1-2、制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的根本要求，其主要内容应包括：档案工作原那么及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原那么，解释权限等。 其它各项档案管理制度都应在该制度的原那么指导下，细化档案管理工作内容及操作程序。 6-1-3、建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集

37、、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处分措施，并将有关要求纳入企业相关管理制度。 6-1-4、制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。 6.2、企业档案管理制度建设、企业档案管理制度建设(8款款) 企业档案工作是企业管理根底工作的企业档案工作是企业管理根底工作的重要组成局部，建立健全企业档案管重要组成局部，建立健全企业档案管理制度是做好企业档案工作的保证。理制度是做好企业档案工作的保证

38、。制定企业档案管理制度应根据国家有制定企业档案管理制度应根据国家有关法律法规，结合企业实际，履行制关法律法规，结合企业实际，履行制定规章制度程序，经企业领导审定批定规章制度程序，经企业领导审定批准，纳入企业管理制度或企业标准之准，纳入企业管理制度或企业标准之中，严格管理并贯彻执行。中，严格管理并贯彻执行。 企业档案管理制度主要有企业档案管理制度主要有8种：文件种：文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、电子档案管理制度、档案保密制度、电子档案管理制度和档案管理系统操作制度。制度和档案

39、管理系统操作制度。 6-2-1、文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。 6-2-2、档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查方法、对受损档案的处置方法、档案进出库要求、库房管理要求和库房管理员职责。 6-2-3、档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原那么、方法和时间等要求。 6-2-4、档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。 6-2-5、档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查借阅档案的权限和审批手续，提出接待查借阅档案的要求。、档案利用制度。应明确档案提供

40、利用的方式、方法，规定查借阅档案的权限和审批手续，提出接待查借阅档案的要求。 6-2-6、档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。、档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。 企业档案保密制度应从确保企业档案实体和信息平安提出具体要求。企业档案保密制度应从确保企业档案实体和信息平安提出具体要求。 6-2-7、电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。、电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。 电子文件归档应遵循电子文件归档应遵循2个原那么：一是电子文件的归档实

41、行个原那么：一是电子文件的归档实行“双套制，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时归档；二是同时做双套制，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时归档；二是同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。 6-2-8、档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。、档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。 6.3、企业档案业务标准的制定(4款) 主要有4种：文件、档案整理标准、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理标准。

42、 6-3-1、文件、档案整理标准。应明确文件立卷与档案整理原那么、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。 文件、档案的整理原那么是遵循文件、档案形成规律，保持文件、档案有机联系，便于保管和利用的标准。 整理方法：1文书档案应按?归档文件整理规那么?DA/T 22-2000进行整理；2科技档案应按?科学技术档案案卷构成的一般要求?GB/T 11822-2021和?国家重大建设工程文件归档要求与档案整理标准?DA/T 28-2002进行整理；3会计档案应按?会计档案管理方法 ?财会字199832号和?会计档案案卷格式?DA/T 39-2021进行整理；4照片档案应按?照片档案管理标准?GB/T

43、11821-2002进行整理； (5)印章档案应按?印章档案整理规那么?DA/T 40-2021进行整理； (6)档号编制应按?档号编制规那么?DA/T 13-1994，选择适合企业档案分类的标示方法，与企业档案分类方案配套使用。 (7) 档案装具应符合?档案装具?DA/T 6-1992标准要求。 6-3-2、档案分类方案。应明确分类依据、档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。类别标识、类目范围。 制定企业档案分类方案的原那么是：同制定企业档案分类方案的原那么是：同位类之间互不相容；各子项之和必须穷尽位类之间互不相容；各子项之和必须穷尽母项；同位分类必须按同一标准进行；分母项；同位

44、分类必须按同一标准进行；分类必须按层次进行不能跳跃。类必须按层次进行不能跳跃。 工业企业档案分类一级类目的设置可按工业企业档案分类一级类目的设置可按照照?工业企业档案分类试行规那么工业企业档案分类试行规那么?设置。设置。 6-3-3、文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档、文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。的范围及其相对应的保管期限。 6-3-4、特殊载体档案管理标准。应明确不同载体档案收集、特殊载体档案管理标准。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。整理的要求和保管的条件。 特殊载体档案包括：磁性材料、感光材料和其它合成材特殊载体档案包括

45、：磁性材料、感光材料和其它合成材料等为介质的档案记录载体。存在形式一般有照片、缩微料等为介质的档案记录载体。存在形式一般有照片、缩微胶片、录音磁带、录像带、磁盘、光盘、实物等。胶片、录音磁带、录像带、磁盘、光盘、实物等。 收集范围应以企业文件归档范围和保管期限表为主，参收集范围应以企业文件归档范围和保管期限表为主，参考载体形式。管理上一般不单独设置类目，可视其内容特考载体形式。管理上一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑载体形式和保管要求不征同纸质档案对应分类编号。考虑载体形式和保管要求不同，应分库保管。同，应分库保管。7、档案业务工作企业各层级对档案工作的责任：企业各

46、层级对档案工作的责任：录音、录像、软磁盘等磁性载体文件：?磁性载体档案管理与保护标准?DA/T15；电子文件：?电子文件归档与管理标准?GB/T18894和?公务电子邮件归档与管理规那么?DA/T32； 7-3-3-1、经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作形、经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作形成的文件一般应在办理完毕后第二年一季度归档。成的文件一般应在办理完毕后第二年一季度归档。 7-3-3-2、科研开发、工程建设形成的文件应在其工程鉴定、科研开发、工程建设形成的文件应在其工程鉴定、竣工验收前归档，竣工验收前归档，(竣工验收后竣工验收后3个月内向相关单位档案机构个月内向相关单位

47、档案机构移交移交) 周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及效劳业务周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及效劳业务应定期或按阶段归档。应定期或按阶段归档。 7-3-3-3、产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识、产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进工程的文件应产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进工程的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。在开箱验收或接收后即时登记归档。 7-3-3-4、会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门、会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。整理归档，保管一年后向档案部

48、门移交。 7-3-3-5、电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相、电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其它载体归档时间一致。应门类或内容的其它载体归档时间一致。 逻辑归档：是指在计算机网络上进行，不改变原存储逻辑归档：是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。电子文件的逻辑归档可实时或定时进行，权限交的过程。电子文件的逻辑归档可实时或定时进行，权限移交到档案部门后，档案部门要做如下几件工作：移交到档案部门后，档案部门要做如下几件工作： 1对照文件归档范围对电子文件进行

49、界定；对照文件归档范围对电子文件进行界定； 2按照有关规定对查询归档电子文件进行授权；按照有关规定对查询归档电子文件进行授权； 3对接收的电子文件及时进行著录标识；对接收的电子文件及时进行著录标识； 4对接收的电子档案进行备份平安保护。对接收的电子档案进行备份平安保护。 物理归档：是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档应按照有关纸质文件的规定期完成，物理归档的主要有8点要求：1凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档；2把带有归档标识的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，那

50、么应在解密后再制作拷贝；3目前推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签；5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件；6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档，并附?归档电子文件登记表?；7对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录；8归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。 电子文件的归档管理目前仍然实行“双套制，即具有永久保存价值的文字或图表形式的电子文件，必须制成纸质或缩微品

51、载体形式的文件，归档时应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。 电子文件归档时，还应注意收集： 1支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统； 2数据文件，指各种数据材料； 3与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等，以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。 7-3-3-6、磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文、磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相对应内容的纸质载体件应在工作结束后及时归档，或与相对应内容的纸质载体归档时间一致。归档

52、时间一致。 7-3-3-7、更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职、更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其它活动中形成的文件等，应随时归档。中形成的文件，其它活动中形成的文件等，应随时归档。 7-3-4、文件归档要求3点 7-3-4-1、企业应实行部门、工程及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、工程及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。 责任制主要内容： 1注意文件的形成； 2注意文件的收集和积累； 3按单位确定的文件整理方法进行预整理； 4注意将

53、预整理后的文件及时移交归档。 7-3-4-2、归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应、归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备打印机、有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备打印机、复印机、扫描仪等标称的质量要求。复印机、扫描仪等标称的质量要求。 7-3-4-3、归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭、归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。证作用的复制件归档。 档案具有档案具有2个根本作用，即依据凭证作用和参考借鉴个根本作用，即依据凭证作用和参考借鉴作用。一般情况下，文件原件既具备依据凭证作用，也具作用。一般情况下，

54、文件原件既具备依据凭证作用，也具备参考借鉴作用，而非原件文件只具备参考借鉴作用，而备参考借鉴作用，而非原件文件只具备参考借鉴作用，而往往不具备依据凭证作用。往往不具备依据凭证作用。 7-3-4-4、非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文或、非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文或少数民族文字材料假设有汉译文的，应一并归档，无译少数民族文字材料假设有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。文的要译出标题和目录后归档。 7-3-4-5、归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的、归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。和有专门需要的可适当增加份数。 7

55、-3-4-6、两个以上单位合作完成的工程，应以合同、协议、两个以上单位合作完成的工程，应以合同、协议等形式约定文件归档要求，主办单位一般应保存全套文件，等形式约定文件归档要求，主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。 7-3-4-7、文件形成部门应就归档文件填写、文件形成部门应就归档文件填写?档案交接登记表档案交接登记表?见附录见附录B表表B.1。重要工程文件归档时应由工程管理部。重要工程文件归档时应由工程管理部门编写归档说明，并经工程负责人审核签字。门编写归档说明，并经工程负责人审核签字。7-4-2、档案与资料的收集、档案与

56、资料的收集7-4-2-1、企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有、企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有 的档案。的档案。7-4-2-2、企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单、企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。位档案。7-4-2-3、企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。、企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。7-4-2-4、企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营、企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。范围相关的资料。7-4-2-5、企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资、企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、

57、资料。料。7.57.5、企业档案整理工作、企业档案整理工作 档案的整理是档案工作档案的整理是档案工作6 6大环节收集、整理、鉴定、大环节收集、整理、鉴定、保管、统计、利用之一，是开展档案工作的重要根底保管、统计、利用之一，是开展档案工作的重要根底环节。环节。 7-5-1 7-5-1、档案部门应区分全宗进行档案的分类、排、档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。列与编目。 企业构成全宗的条件：企业构成全宗的条件： 1 1具有企业法人资格；具有企业法人资格； 2 2属于独立经营的经济核算实体。属于独立经营的经济核算实体。 7-5-2 7-5-2、分类方案应依据企业管理职能，结合档案、分类方案

58、应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有文字说明。方案应附有文字说明。 企业档案分类方案一般由编制说明、类目表、类别企业档案分类方案一般由编制说明、类目表、类别号三局部组成。号三局部组成。 7-5-3、类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼、类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。音字母中的一种或两种混合方法设定。 目前，企业档案一级类目号多采用其类目中有目前，企业档案一级类目号多采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写，即代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写

59、，即管理管理GL、产品、产品CP、科学技术研究、科学技术研究KY、根本建设根本建设JS、设备仪器、设备仪器SB、会计、会计KJ、干部、干部职工职工ZG；二级及二级以下类别号采用双位阿拉；二级及二级以下类别号采用双位阿拉伯数字编写其中产品、科研、基建、设备类档伯数字编写其中产品、科研、基建、设备类档案其工程有代号的，优先采用代号型号进行案其工程有代号的，优先采用代号型号进行编写；案卷号那么采用但单位阿拉伯数字编写。编写；案卷号那么采用但单位阿拉伯数字编写。7-5-4、全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目、全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。条款顺序依次排列编

60、号。7-5-5、根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单、根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见一，具有唯一性。档号编制方法见?档号编制规那么档号编制规那么?DA/T13。7-5-6、档号可采用、档号可采用“全宗号全宗号-分类号或工程代号或目录分类号或工程代号或目录号号- 案卷号或件号或盘、盒、张号案卷号或件号或盘、盒、张号 表示可表示可选结构。选结构。7-5-7、纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。、纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。互见号是反映同一内容其它载体档案保管单位的档号。互见号是反映同一内容其它载体档案保管单位的档号。7-5