销售管理信息系统分析与设计报告(秦)

1、销售管理信息系统设计与分析报告摘 要：伴随着计算机的发展，各种计算机信息系统技术也取得了飞速的发展。如今，人们的工作和生活几乎处处都有计算机信息系统。管理信息系统主要特征是：它是一个面对管理的，具有辅助和管理决策支持的人机一体化系统。关键词：信息系统 销售一、引 言当今世界，科学技术突飞猛进，知识经济的产生与发展为人类文明带来了广阔的发展前景。在二十世纪末，信息产业已成为美国最大的新的经济增长源，一个成立才十几年的但已拥有2000亿美元资产的微软公司和已经发展一百多年的才拥有400亿美元资产的通用汽车公司，这是多么鲜明的对比，后者曾是美国工业经济时代的象征之一！微软所要做的工作并不是给你可以直

2、接用于消费的面包、汽车或实实在在某个单位的钢铁，它已经完全打破了传统经济模式的束缚，它所提供给社会的只有处理信息的计算机和载满了可以满足你对知识管理需要的各种软件，这里几乎无法用劳动价值理论来分析，比较高级的只是在这里直接转化为最大的价值，过时的知识在这里一文不值。这里价值形成的唯一基础是以其知识含量的高低来衡量的。同样的其它以生物技术、纳米技术、空间技术等为核心的高新技术产业中，知识是与他们所能创造的价值的大小、所能实现价值的多少紧密联系在一起的。知识正逐渐地存在于人类创造的一切社会财富中。人类进入二十一世纪以后，以信息技术、纳米技术、生物技术为核心的新技术革命表现出更加强大的力量。 194

3、6年，世界上第一台计算机诞生于美国的宾西法尼亚州，从那一天起，人类便逐渐从工业时代进入信息时代。在过去的50多年中，以计算机为核心的信息技术取得了史无前例的发展。计算机信息技术为社会经济的发展起到了重要的促进作用，为人们的生活带来了无穷的方便与乐趣。伴随着计算机的发展，各种计算机信息系统技术也取得了飞速的发展。如今，人们的工作和生活几乎处处都有计算机信息系统。二、管理信息系统的基本情况所谓管理信息系统就是以计算机和现代通信技术为基础，从全局辅助一个组织的作业、管理与决策，为各层管理提供信息支持的信息系统。管理信息系统共分为DSS、功能子系统、业务处理系统三种层次结构。管理信息系统主要特征是：它

4、是一个面对管理的，具有辅助和管理决策支持的人机一体化系统。管理信息系统对企业管理主要具有以下作用：首先，它可以合理安排生产，提高生产效率，降低生产成本；其次，它可以提高管理效率和管理水平；最后，它可以提高企业的应变能力和竞争能力。如今，很多企业已经有了一定规模的管理信息系统，它为这些企业的发展起到了一定的促进作用。三、科达化工有限公司销售管理信息系统分析报告烟台科达化工有限公司是一个专门经营农药的公司，公司经营的农药有20多个种类，产品的销售范围涉及到全国20多个省、市、自治区，因此建立公司的销售管理信息系统能够对公司的客户和销售情况进行有效的管理，实现公司销售的信息化和自动化。烟台科达化工有

5、限公司现在对销售经营情况进行管理使用的是人工纪录的方法，面对全国众多的客户，办公室的人员往往要用很多的时间对销售情况进行记录和登记，浪费了很多宝贵的时间，办事效率很低。因此，建立一个使用方便、管理有效的销售管理信息系统迫在眉睫。3.1详细调查3.1.1输入信息调查 由于建立的是销售管理信息系统，所以输入信息主要是客户情况信息和销售情况信息。 客户情况信息包括：客户的公司名称和法人姓名；客户所在省份、地区；客户订购的主要农药品种；客户的提货数量等。 销售情况信息包括：公司发货的时间、发往地以及收讫公司或收讫人；公司每月销售不同产品的数量以及收回款额；每种产品的库存量；每一位销售员的销售情况等。3

6、.1.2输出信息调查 既然系统与销售有关，那么输出信息自然包括：每种产品的销售情况表；每一位销售员的销售情况表；销售发票；每月的销售情况表等。3.1.3文件信息调查 文件信息是在系统中应该保存起来的信息，一般是指总账、台账、分类账等，或者是磁带、磁盘等计算机文件。在信息系统中，文件起着十分重要的作用，因为系统处理的主体是信息，而信息主要以文件的形式存在，因此，调查现行系统中哪些是需要保存的文件信息就显得尤为重要。 建立系统时，我们要对科达化工有限公司销售情况的原有文件进行详细的调查。根据制定时间的早晚对一些销售文件进行相应的分类，将一些有用的数据信息保留到新的系统中。3.1.4事务处理流程调查

7、 管理员每天必须对公司的销售情况进行有效的信息管理。主要包括以下几个流程：1.销售员向“管理员”上报销售情况，即发货地点、品种、数量、单价等相关数据。2.“管理员”将这些相关的信息进行处理，然后报负责经理审批并开出提货单和发票，最后存档。3.2功能分析 本系统既然是销售管理信息系统，那它必然应当具有对公司各种销售信息和销售情况的进行记录和管理的功能。我们也可以把它简单的说成是一个比较简单的小型数据库。管理员应用这个销售管理信息系统可以对公司的客户信息，产品情况，销售情况进行有效的管理和记录。系统功能分为以下几个部分：1. 记录公司生产的不同产品的名称，即产品情况管理；2. 记录各个客户的省份、

8、法人、主要经营的产品名称等，即客户情况管理；3. 记录公司的发货时间、发货目的地、发货品种和发货数量等，即销售情况管理；4. 记录不同销售员的销售情况，即销售员管理；5. 对当天（或当月）的销售情况进行统计并输出的功能，主要输出包括发货品种、发货数量、发货地点及客户，即系统的统计功能；6. 根据省份查询客户情况，即系统的查询功能；7. 根据产品的种类查询客户情况，即系统的查询功能；8. 对相关的查询数据可进行文件转换和打印；3.3数据分析 根据系统要实现的功能，可将数据进行必要的分类，存储在不同的数据词典中；也可将所有的数据（信息）存储在一个数据库文件中。 对数据进行查询，可采用简单的SQL语

9、句进行相关的检索。四、科达化工有限公司销售管理信息系统设计报告 科达化工并不是一个十分发达的企业，因此，在设计系统时必须考虑系统的经济性。力争在讲究经济性的前提下，实现系统的效率、工作质量及可靠性等。4.1模块设计图（1） 模块复杂性分析模块内部复杂性软件总的复杂性接口复杂性模块数软件复杂性 模块设计是软件系统设计的关键环节，其设计质量的好坏直接影响系统设计的质量，影响系统的可维护性。因此，管理信息系统是否能成功开发，是否能有效地满足用户当前和以后的需要，模块设计是一个非常重要的环节。当月盈余表销售员销售情况当月销售情况当日销售情况销售员基本情况销售基本信息库存情况表产品订货情况销售员情况销售

10、管理信息系统图（2）科达化工销售管理信息系统的信息需求产品情况表销售情况表客户情况表客户情况表产品库存报表产品库存信息产品基本信息客户基本信息主要输出信息主要输入信息主要信息文件 科达化工销售管理信息系统的信息需求如图（2）所示：输入信息具有录入、修改和查询模块；对信息文件可以进行随时的录入、修改和查询；输出信息具有生成、查询和打印模块。系统控制模块当月销售情况表打印文件生成。打印生成修改查询复杂录入当月盈余表销售情况客户情况输入信息处理信息文件处理输出信息处理销售管理信息系统的模块结构图。销售基本信息 为了避免程序设计的复杂性，必须对查询和修改模块进行必要的“提纯”，把重复的模块变为公共模块

11、。模块结构如图（3）所示。4.2输入/输出设计 销售管理信息系统的输入设计的好坏，直接影响用户使用该系统的效率和方便性。此外，销售管理信息系统的各项输出，是用户处理日常销售管理业务和进行经营决策所必需的信息。输出格式及内容等设计的好坏，也直接影响系统的使用效果。因此，我们必须根据该公司的实际情况对输入/输出进行合理的设计。4.2.1输入设计根据科达化工有限公司的实际情况，我们选择键盘直接录入的输入方式对相关信息进行录入。我们采取简练的录入格式：对客户情况进行录入时，客户所在某个单位的地区一律不加省、市，如北京市录入北京，山东省录入山东；对产品信息进行录入时，产品浓度一律用“%”表示；对销售情况

12、进行录入时，产品销售数量和地区也采用统一的方式进行录入。此外，输入数据时，我们必须对数据进行校验，以确保数据的有效性，我们采用以下三种方法对数据进行校验：1.建立严格的复核制度，未经复核的凭证、单据不能输入计算机。2.通过两次录入（两个操作员对一批录入数据作两次录入），然后由计算机自动地将两次录入数据进行校验。3.人工校验。将已录入的数据由计算机打印出清单，然后人工逐项地与原始数据核对。4.2.2输出设计输出主要是输出表格，我们将输出分为两种类型：一是电脑屏幕显示，二是打印表格。通过程序，我们可以选择输出表格的内容和信息范围。表格我们采用的是标准的格式，便于打印。表格分为表头部分和内容部分：表

13、头部分包括表头、标题，线格及各种说明，这部分是固定信息；内容部分是原始数据处理后的结果信息。科达化工有限公司客户情况表公司名称法人代表所在地区经营产品.北京快刀.山东烟科一号.科达化工有限公司当月销售情况表产品名称产品数量销售金额收货公司销售员销售时间快 刀4 (t)80000(元).2002.10.254.3文件、数据库设计 数据库文件，对系统来说是至关重要的，如果数据库文件丢失，那么所有的信息将丢失，将给公司带来巨大的损失。因此我们必须对数据库文件进行备份。 由于该公司的系统是一个比较小的单机系统，因此不需要设计庞大的服务器数据库，通常每次对系统操作并保存后，系统都会自动的将数据库文件进行

14、更新并保存，我们只需将新的数据库文件进行备份即可。 数据库文件包括：客户情况文件，销售情况文件，产品情况文件，库存情况文件，销售员情况文件等。4.4代码设计 为了确保系统输入数据的方便性和简洁性，现将科达化工销售管理信息系统的代码定义如下： 由于科达化工生产的是农药，所以对各个产品进行录入时采用国家的统一行业标准代码；另外，不同的产品可以设置不同的产品代码，格式如下：快刀0001烟科一号0002其他依次类推。 对客户情况进行录入时，各个省、市、自治区采用如下代码:地区代码地区代码地区代码地区代码地区代码北京11吉林22福建35广东44陕西61天津12黑龙江23江西36广西45甘肃62河北13上

15、海31山东37四川51宁夏63山西14江苏32河南41贵州52青海64内蒙15浙江33湖北42云南5365辽宁21安徽34湖南4354台湾71各省的各个地区、市、县的代码根据各省情况而定。只需在此省级号码之后添加，形式为“37 ”。 此外，对销售员销售情况进行录入时，销售员也采用编码方式，格式如下：张云亭001李淑坤002其他格式依次类推。 此外，我们还可以对日销售情况和月销售情况根据日期进行相应编码，格式如下： 2002年10月18号日销售情况表2K021018 2002年10月19号日销售情况表2K021019其他格式依次类推。 缩略码等其他代码采用国际统一标准。4.5物理设计 由于科达化

16、工销售管理信息系统是一个单机版的管理信息系统，所以所需的物理设备主要有：两台具有40G硬盘和较好的软驱、光驱和刻录机的较先进的电脑；一台多功能打印机；一台扫描仪。4.6可靠性设计 系统的可靠性和系统的可维护性是信息系统开发过程中都要追求和保证的目标。 首先，我们必须建立一个计算机房，机房内需配有一台空调、两台电脑，一台打印机和一台扫描仪等，必须确保机房的干净、清洁。 其次，在日常管理中，我们必须定期对数据文件进行备份，两台电脑必须同时备份，此外还必须通过刻录机进行备份。闲杂人不准进入机房，不相关人士不准操作电脑。 最后，必须在计算机上安装有效的防毒杀毒软件，以确保系统不被病毒破坏。五、设计总结 本次设计的销售管理信息系统努力追求了系统的方便性和可维护性，便于管理和使用，能够满足中小型用户的需求。本次设计的系统主要有以下特点：1. 结构化设计。采用模块化结构的程序设计方法，系统结构清晰，各模块独立性强，便于用户使用和管理。2. 程序可控性好。系统设计了多级选择菜单，引导用户进行操作，操作简单，使用方便。3. 数据完整可靠。系统设计时，提供数据输入检测；定期对数据进行备份，保证数