会计档案管理讲义

1、 共6页 第1页 共6页 第2页会计档案管理 共116页 第3页会计档案管理 共116页 第4页会计档案管理 共116页 第5页 一、什么是会计档案一、什么是会计档案 会计档案是各机关，团体，企事业单位或其他经济组会计档案是各机关，团体，企事业单位或其他经济组织在经济管理和会计核算活动中形成的整理归档的会计核织在经济管理和会计核算活动中形成的整理归档的会计核算材料。算材料。 在在会计档案管理办法会计档案管理办法中，对会计档案的这样表述中，对会计档案的这样表述的：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计的：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务

2、的重要史料和核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。证据。会计档案管理 共116页 第6页形成形成主体主体原始原始属性属性专业专业领域领域价值价值属性属性会计档案管理 共116页 第7页 1、会计档案是会计核算的产物。、会计档案是会计核算的产物。 2、会计档案是重要的凭证和史料。、会计档案是重要的凭证和史料。 会计档案管理 共116页 第8页通过定义明确：通过定义明确：会计档案管理 共116页 第9页 二、会计档案的种类二、会计档案的种类 （一）（一）会计凭证类会计凭证类 （二）（二）会计账簿类会计账簿类 （三）（三）财务报告类财务报告类 （四）（四）其他类其他类会计档案管理

3、共116页 第10页 三、会计档案的特点三、会计档案的特点 （一）（一） 会计档案形成范围的普遍性会计档案形成范围的普遍性 （二）（二） 会计核算材料之间的严密性会计核算材料之间的严密性 （三）（三） 会计档案类别的稳定性会计档案类别的稳定性 （四）（四） 会计档案外在形式的多样性会计档案外在形式的多样性会计档案管理 共116页 第11页 四、会计档案与文书档案区别四、会计档案与文书档案区别 （一）产生领域不同（一）产生领域不同会计档案产生于各独立核算单位会计档案产生于各独立核算单位的生产经营资金活动或预算资金活动领域；文书档案产生于的生产经营资金活动或预算资金活动领域；文书档案产生于各单位党

4、务政务管理及专业管理或经营管理领域。各单位党务政务管理及专业管理或经营管理领域。 （二）形式不同（二）形式不同会计档案主要以凭证、账簿、报表等会计档案主要以凭证、账簿、报表等三种形式出现，三者具有密不可分的内在联系；文书档案较三种形式出现，三者具有密不可分的内在联系；文书档案较多地公文形式出现，具有相对独立性。多地公文形式出现，具有相对独立性。会计档案管理 共116页 第12页 （三）立卷方式不同（三）立卷方式不同会计档案主要以时间、形式特征会计档案主要以时间、形式特征进行整理立卷；文书档案则按年度结合问题进行整理立卷；文书档案则按年度结合问题(或机构或机构)立卷或立卷或以件为单位进行分类整理

5、。以件为单位进行分类整理。 （四）归档时间不同（四）归档时间不同会计档案应在会计年度终了，由会计档案应在会计年度终了，由会计机构整理归档并可自行保管一年，期满后，应由会计机会计机构整理归档并可自行保管一年，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；文书档案构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；文书档案则应在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷归档。则应在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷归档。会计档案管理 共116页 第13页会计档案管理 共116页 第14页 五、会计档案工作五、会计档案工作 会计档案工作主要包括会计档案的收集、整理会计档案工作主要包括会计档案

6、的收集、整理(分分类、组卷、排序、编目、装盒类、组卷、排序、编目、装盒)、移交归档、保管、统、移交归档、保管、统计、鉴定、利用等方面工作。计、鉴定、利用等方面工作。会计档案管理 共116页 第15页1 1、收集、收集2 2、整理前鉴定、整理前鉴定3 3、分类、分类10、统计、统计5 5、组卷、组卷6 6、编目、编目4 4、划定保管期限、划定保管期限7 7、装盒、装盒9、保管、保管8 8、移交归档、移交归档11、鉴定、鉴定12、利用利用会计档案工作流程图会计档案工作流程图会计档案管理 共116页 第16页 会计档案管理制度会计档案管理制度 会计档案管理部门应制定以下十个方面的管理制度会计档案管理

7、部门应制定以下十个方面的管理制度 1、会计档案保密制度、会计档案保密制度 2、会计档案归档制度、会计档案归档制度 3、会计档案整理制度、会计档案整理制度 4、会计档案保管制度、会计档案保管制度 6、会计档案统计制度、会计档案统计制度 7、会计档案借阅制度、会计档案借阅制度 8、会计档案移交制度、会计档案移交制度 9、会计档案鉴定销毁制度、会计档案鉴定销毁制度 会计档案管理 共116页 第17页 档案保密制度档案保密制度1、严格遵守、严格遵守保密法保密法和和会计档案管理办法会计档案管理办法有关保密条例，做好会计档案有关保密条例，做好会计档案的保密工作。的保密工作。2、严格执行借阅制度，不任意扩大

8、借阅范围，对需要复制摘抄有关档案内容、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要复制摘抄有关档案内容 的，的，须持单位证明及个人身份证。须持单位证明及个人身份证。3、案卷编目、档案著录要划定密级，查阅秘密级以上档案应履行严格的审批手、案卷编目、档案著录要划定密级，查阅秘密级以上档案应履行严格的审批手续，并按指定范围阅档。续，并按指定范围阅档。4 、查阅档案要在阅档室阅读，非本馆工作人员不得进入档案库房。、查阅档案要在阅档室阅读，非本馆工作人员不得进入档案库房。5、 档案工作人员不得在档案阅览室、整理室接待亲友。档案工作人员不得在档案阅览室、整理室接待亲友。6 、档案工作人员不准将档案材料放在

9、桌面上过夜，不准转借他人，不准随身携、档案工作人员不准将档案材料放在桌面上过夜，不准转借他人，不准随身携带到公共场所或探亲访友，不准与家人或其他人议论秘密以上的档案内容。带到公共场所或探亲访友，不准与家人或其他人议论秘密以上的档案内容。7 、发现档案丢失或损坏时要及时报告，并采取相应措施。、发现档案丢失或损坏时要及时报告，并采取相应措施。8、 节假日期间要对档案库房的门窗、档案柜架等进行一次认真检查，并对库房节假日期间要对档案库房的门窗、档案柜架等进行一次认真检查，并对库房查封。查封。会计档案管理 共116页 第18页 档案鉴定销毁制度档案鉴定销毁制度1、坚持全面地、历史地、发展地观点实事求是

10、地研究分析、判定档案的保存价值。、坚持全面地、历史地、发展地观点实事求是地研究分析、判定档案的保存价值。2、档案鉴定的原则按国家档案局关于档案保管期限的规定进行，编制本单位档案保管期限表，、档案鉴定的原则按国家档案局关于档案保管期限的规定进行，编制本单位档案保管期限表，并制订保管期限。并制订保管期限。3、加强档案鉴定工作的组织领导，局成立由局主管档案工作的领导及其有关人员组成鉴委会，、加强档案鉴定工作的组织领导，局成立由局主管档案工作的领导及其有关人员组成鉴委会，档案馆成立档案鉴定小组，根据档案对生产、科研及其它工作的历史和现实的价值，按档案馆成立档案鉴定小组，根据档案对生产、科研及其它工作的

11、历史和现实的价值，按照鉴定工作的有关规定，确定档案的存毁。照鉴定工作的有关规定，确定档案的存毁。4、档案鉴定应采用直接鉴定法，即直接对档案的内容进行具体分析详细审查，逐卷地评定利、档案鉴定应采用直接鉴定法，即直接对档案的内容进行具体分析详细审查，逐卷地评定利用价值。用价值。5、接收进馆的档案，要对档案的保管期限及完整性进行鉴定并加盖密级戳。、接收进馆的档案，要对档案的保管期限及完整性进行鉴定并加盖密级戳。6、定期进行档案鉴定工作，对鉴定的档案，要写出鉴定报告，提出存毁意见，并在案卷备考、定期进行档案鉴定工作，对鉴定的档案，要写出鉴定报告，提出存毁意见，并在案卷备考表中注明，报局鉴定委员会审批。

12、表中注明，报局鉴定委员会审批。7、对需降密、解秘的档案材料，对秘密核心内容要认真评价、鉴定，对已失去秘密意义的案、对需降密、解秘的档案材料，对秘密核心内容要认真评价、鉴定，对已失去秘密意义的案卷，造出清册，报局有关业务领导审批，同意后方可向社会提供服务。卷，造出清册，报局有关业务领导审批，同意后方可向社会提供服务。8、对销毁档案应持慎重态度，经鉴定对失去保存价值的案卷，应移出库房，专柜存放两年，、对销毁档案应持慎重态度，经鉴定对失去保存价值的案卷，应移出库房，专柜存放两年，在实践中，观察其价值，对确实没有保存价值的档案，应予以销毁。在实践中，观察其价值，对确实没有保存价值的档案，应予以销毁。9

13、、对经鉴定批准销毁的档案应编制销毁清册（一式三份），并与保密部门取得联系，由保密、对经鉴定批准销毁的档案应编制销毁清册（一式三份），并与保密部门取得联系，由保密人员和档案人员共同监销，并在销毁清册上签字。人员和档案人员共同监销，并在销毁清册上签字。会计档案管理 共116页 第19页会计档案人员职责会计档案人员职责1、负责制订管理制度，按照、负责制订管理制度，按照会计法会计法及及会计档案管理办法会计档案管理办法规定和要求，制订规定和要求，制订会计档案立卷、归档、保管调阅和销毁等管理制度，报经批准后，负责监督执行。会计档案立卷、归档、保管调阅和销毁等管理制度，报经批准后，负责监督执行。2、调阅会计

14、档案，要严格办理借理手续，凡属本单位人员调阅会计档案，要经会计、调阅会计档案，要严格办理借理手续，凡属本单位人员调阅会计档案，要经会计主管人员同意，外单位人员调阅会计档案，要有介绍信，经会计主要人员或总经主管人员同意，外单位人员调阅会计档案，要有介绍信，经会计主要人员或总经理批准，批准后要详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员的姓名的工作理批准，批准后要详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员的姓名的工作单位、调阅理由、归还日期等。单位、调阅理由、归还日期等。 3、负责对管理期满会计档案的销毁工作。对保管期满的会计档案，要按照财政部和、负责对管理期满会计档案的销毁工作。对保管期满的会计档

15、案，要按照财政部和国家档案局的档案管理办法规定，由财务部门和档案部门共同鉴定，报经上级主国家档案局的档案管理办法规定，由财务部门和档案部门共同鉴定，报经上级主要部门批准后，进行处理。对需要销毁的会计档案，要填写要部门批准后，进行处理。对需要销毁的会计档案，要填写会计档案销毁清册会计档案销毁清册。销毁时，由单位领导指定档案部门的财务部门共同派员监销，并在销毁清册上签销毁时，由单位领导指定档案部门的财务部门共同派员监销，并在销毁清册上签名或盖章。名或盖章。会计档案销毁清册会计档案销毁清册要长期保存，以便备查。要长期保存，以便备查。4、完成领导交办的其他工作。、完成领导交办的其他工作。会计档案管理

16、共116页 第20页 六、会计档案管理相关法规标准六、会计档案管理相关法规标准 1、中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法 2、中华人民共和国会计法中华人民共和国会计法 3、会计档案管理办法会计档案管理办法(财会字财会字199832号号) （财政部、国家档案局（财政部、国家档案局1998年年8月月21日印发）。日印发）。 4、会计档案案卷格式（会计档案案卷格式（DA/T39-2008）会计档案管理 共116页 第21页第二章第二章 会计核算专业材料的收集会计核算专业材料的收集 会计档案的收集工作就是把分散在机关办会计档案的收集工作就是把分散在机关办公室、财务处（科）、行政处（科）、以及有公室

17、、财务处（科）、行政处（科）、以及有关财会人员手中的会计核算专业材料集中起来，关财会人员手中的会计核算专业材料集中起来，实现统一管理，它是会计档案工作的起点，也实现统一管理，它是会计档案工作的起点，也是保证会计档案齐全完整的关键环节。是保证会计档案齐全完整的关键环节。会计档案管理 共116页 第22页 一、会计档案的收集范围一、会计档案的收集范围 会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业材料。和其他会计核算专业材料。 收集范围以本单位会计科目内容为准。收集范围以本单位会计科目内容为准。会计档案管理 共116页 第23页 二、收集

18、时应注意的事项二、收集时应注意的事项 1、实行、实行“集中统一管理集中统一管理”。 2、遵循会计核算材料的形成规律。、遵循会计核算材料的形成规律。 3、确保会计档案收集的齐全、完整、准确。、确保会计档案收集的齐全、完整、准确。 4、要特别注意收集会计报表中的年报；会计帐簿、要特别注意收集会计报表中的年报；会计帐簿中的活页账和其它方面（清产核资材料、工资汇总中的活页账和其它方面（清产核资材料、工资汇总表、审计、保险、税务）等材料。表、审计、保险、税务）等材料。会计档案管理 共116页 第24页第三章第三章 会计档案的整理会计档案的整理 会计档案的整理就是将零散和需要进一步条理会计档案的整理就是将

19、零散和需要进一步条理化的会计核算材料，通过科学的分类、组卷、排列、化的会计核算材料，通过科学的分类、组卷、排列、编号、装盒、编目，组成一个有序体系的过程。编号、装盒、编目，组成一个有序体系的过程。会计档案管理 共116页 第25页 一、整理工作的职责一、整理工作的职责 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。计档案保管清册。 会计档案管理 共116页 第26页 会计档案管理 共116页 第27页 1、会计档案来源于会计工作的全过程，财会部门熟悉会、会计

20、档案来源于会计工作的全过程，财会部门熟悉会计核算材料的形成过程和规律，易于判定会计核算专业计核算材料的形成过程和规律，易于判定会计核算专业材料的材料的保存价值保存价值。 2、 由于会计核算材料专业性强，由财会部门整理立卷，由于会计核算材料专业性强，由财会部门整理立卷，然后向档案部门移交，既能保持会计核算材料之间的有然后向档案部门移交，既能保持会计核算材料之间的有机联系，又有利于会计核算材料的机联系，又有利于会计核算材料的齐全和完整齐全和完整。 3、把会计核算材料的整理立卷归档作为会计人员的职责、把会计核算材料的整理立卷归档作为会计人员的职责之一，也便于之一，也便于分清责任分清责任。会计档案管理

21、 共116页 第28页 档案部门的责任档案部门的责任是监督、指导财会部门是监督、指导财会部门搞好会计核算专业材料的收集、整理、移交搞好会计核算专业材料的收集、整理、移交归档工作。档案部门对接收的会计档案，只归档工作。档案部门对接收的会计档案，只在原封面的空白处加盖归档章，进行分类排在原封面的空白处加盖归档章，进行分类排列，妥善保管、提供利用。列，妥善保管、提供利用。会计档案管理 共116页 第29页 会计核算材料的整理必须遵循会计档案形成的自会计核算材料的整理必须遵循会计档案形成的自然规律及其本身固有的特点，保持每一类核算材料相然规律及其本身固有的特点，保持每一类核算材料相互之间的有机联系，区

22、分其类别和不同的保管期限，互之间的有机联系，区分其类别和不同的保管期限，进行科学系统的整理，使其规范化、标准化，便于管进行科学系统的整理，使其规范化、标准化，便于管理和利用。理和利用。 分类清楚，组卷合理，排序科学，编目清晰分类清楚，组卷合理，排序科学，编目清晰会计档案管理 共116页 第30页整整 理理1、分类、分类2、组卷、组卷3、编目、编目4、编制案卷目录、编制案卷目录会计档案管理 共116页 第31页 I会计档案类01会计凭证各种会计凭证02会计账本各种会计财务账簿03财务报告各种财务报告04其它银行存款余额调节表，银行对账单，移交手续等。 具体分类归档范围，可参见局财务处及二单位具体

23、分类归档范围，可参见局财务处及二单位“会计科目会计科目”和和“生产、基建报表名称生产、基建报表名称” 会计档案管理 共116页 第32页类别年度类别年度会计凭证类会计凭证类会计账簿类会计账簿类财务报告类财务报告类其它类其它类会计档案管理 共116页 第33页四、会计档案的保管期限的划分四、会计档案的保管期限的划分 会计档案的保管期限分为会计档案的保管期限分为永久、定期永久、定期两类。定期保管期两类。定期保管期限分为限分为3年、年、5年、年、10年、年、15年、年、25年年5类。类。 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。起。 办法规定的

24、会计档案保管期限为最低保管期限，各类办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。 各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。会计档案管理 共116页 第34页序 号档 案 名 称保 管期 限备 注一会计凭证类 1原始凭证15年 2记帐凭证15年 3汇总凭证15年 二会计帐簿类 4总帐15年包括日记总帐5明细帐15年 6日记帐15年现金和银行存款日

25、记账保管25年7固定资产卡片 固定资产投资清理后保管5年8辅助帐簿15年 三财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类 11会计移交清册15年 12会计档案保管清册永久 13会计档案销毁清册永久 14银行余额调节表5年 15银行对帐单5年 会计档案管理 共116页 第35页 1、各单位会计科目内容可能不同，其保管期限采取就近比照的、各单位会计科目内容可能不同，其保管期限采取就近比照的办法划定保管期限。办法划定保管期限。 2、永久保管的会计档案主要有：年度会计报表、工资名册、涉、永久保管的会计档案主要有：年度会计报表

26、、工资名册、涉外和对私改造的凭证等；外和对私改造的凭证等； 保管保管25年的年的会计档案主要有：现金出纳账、银行存款账、建设会计档案主要有：现金出纳账、银行存款账、建设银行拨款总账和各种明细账以及会计凭证、银行对账单、税收银行拨款总账和各种明细账以及会计凭证、银行对账单、税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账、会计档案保管清册、日记账（总账）和税收票证分类出纳账、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等；会计档案销毁清册等； 保管保管15年的年的会计档案主要有：一般会计凭证、总账、各种明细会计档案主要有：一般会计凭证、总账、各种明细账、会计移交清册等；账、会计移交清册等； 保管保管10年以下的年以

27、下的主要有：各种季度、月份报表等。主要有：各种季度、月份报表等。会计档案管理 共116页 第36页 从一个具体单位来看，保管期限的划分要注意从一个具体单位来看，保管期限的划分要注意以下几点：以下几点： 1、会计凭证保管期限的判定、会计凭证保管期限的判定 2、总账、分类账价值的判断、总账、分类账价值的判断 3、合定报表的价值判断、合定报表的价值判断会计档案管理 共116页 第37页 1、会计凭证保管期限的判定、会计凭证保管期限的判定 现实凭证价值现实凭证价值 历史利用价值历史利用价值 比如，对未了结的债权债务原始凭证，涉及外事的原始凭证，比如，对未了结的债权债务原始凭证，涉及外事的原始凭证，工资

28、名册，房产凭证，精减退职、公私伤亡、落实政策和救济补工资名册，房产凭证，精减退职、公私伤亡、落实政策和救济补助的支付凭证，薪俸改革和处理历史遗留问题有重要参考价值的助的支付凭证，薪俸改革和处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证等等，这些原始凭证就要划为永久保管。原始凭证等等，这些原始凭证就要划为永久保管。会计档案管理 共116页 第38页 2、总账、分类账价值的判断、总账、分类账价值的判断 没有单独设现金出纳账、银行存款账的，都记入总账没有单独设现金出纳账、银行存款账的，都记入总账中，或与其他明细账合用一本账，在划定保管期限时，总中，或与其他明细账合用一本账，在划定保管期限时，总账、分类账可

29、以提为账、分类账可以提为25年期保管。年期保管。会计档案管理 共116页 第39页 3、合定报表的价值判断、合定报表的价值判断 单位的年度报表过于简略，或者没有年度报表，单位的年度报表过于简略，或者没有年度报表，需要季度、月度报表辅助时，其季报、月报可提高为需要季度、月度报表辅助时，其季报、月报可提高为永久保管。永久保管。会计档案管理 共116页 第40页 五、会计核算材料的组卷五、会计核算材料的组卷 会计核算材料的组卷，应视不同情况，采取平时立卷和年终立卷会计核算材料的组卷，应视不同情况，采取平时立卷和年终立卷两种形式进行整理组卷。两种形式进行整理组卷。 1、一个会计年度的会计核算材料作为一

30、个整体；、一个会计年度的会计核算材料作为一个整体； 2、应按会计档案的分类方法，把会计核算材料按不同类别分开；、应按会计档案的分类方法，把会计核算材料按不同类别分开； 3、在每一类别材料中区分不同的保管期限；、在每一类别材料中区分不同的保管期限； 4、按形成的时间顺利，结合材料形成数量多少，组成若班干保管、按形成的时间顺利，结合材料形成数量多少，组成若班干保管单位。单位。会计档案管理 共116页 第41页1、检查检查2、拆除金属物拆除金属物, ,修修补破损补破损5、编页号张数编页号张数6 6、目录、案卷号、目录、案卷号4、填写封面填写封面7 7、装盒、装盒会计核算材料组卷流程图会计核算材料组卷

31、流程图会计档案管理 共116页 第42页会计档案管理 共116页 第43页（一）会计凭证的组卷（一）会计凭证的组卷 会计凭证严格按照时间顺序逐日产生、按月结算。会计凭证严格按照时间顺序逐日产生、按月结算。对各类凭证认真检查并分类按时间和顺序号进行排列。对各类凭证认真检查并分类按时间和顺序号进行排列。视凭证的多少，每月组卷一册或数册。不同月份产生视凭证的多少，每月组卷一册或数册。不同月份产生的凭证不能组在同一案卷内。一个月内会计凭证装订的凭证不能组在同一案卷内。一个月内会计凭证装订一册或数册时，每册都要加编册号，注明本月共一册或数册时，每册都要加编册号，注明本月共册册号，本册是第号，本册是第册，

32、以便查找。一本凭证作为一个保册，以便查找。一本凭证作为一个保管单位。管单位。会计档案管理 共116页 第44页会计档案管理 共116页 第45页会计档案管理 共116页 第46页会计档案管理 共116页 第47页 1、形成凭证多的单位，可以把收款凭证、付款凭、形成凭证多的单位，可以把收款凭证、付款凭证、转账凭证分别组卷；对于一些不便随同记账证、转账凭证分别组卷；对于一些不便随同记账凭证一起组卷的原始凭证（如工资名册等），可凭证一起组卷的原始凭证（如工资名册等），可以抽出单独组卷，但应在原记账凭单上注明抽出以抽出单独组卷，但应在原记账凭单上注明抽出凭证的名称、数量及其去向，并由立卷人签章。凭证的

33、名称、数量及其去向，并由立卷人签章。其他诸如送款单、付款委托书、缴款书、公费报其他诸如送款单、付款委托书、缴款书、公费报销单等，按时间顺序编写页号，装订组卷。销单等，按时间顺序编写页号，装订组卷。会计档案管理 共116页 第48页 2、折叠要规范，附件要齐全、整齐。、折叠要规范，附件要齐全、整齐。原始凭证和附件要折叠成略小于记账凭证原始凭证和附件要折叠成略小于记账凭证的长宽度。特别是左上角的两条边，线要的长宽度。特别是左上角的两条边，线要直，无毛边，呈直角。直，无毛边，呈直角。会计档案管理 共116页 第49页 3、拆除金属物，虚线票据要裁开，破损要修、拆除金属物，虚线票据要裁开，破损要修补。

34、凭证上的大头针、钉书钉、回形针要拆除掉，补。凭证上的大头针、钉书钉、回形针要拆除掉，防止时间长了生锈隆起，腐蚀纸张，影响凭证的防止时间长了生锈隆起，腐蚀纸张，影响凭证的美观、查阅和保管。美观、查阅和保管。 破损的票据附件要修补贴好，有重要内容的破损的票据附件要修补贴好，有重要内容的残缺处，要严格查清内容，及时补齐，或在空白残缺处，要严格查清内容，及时补齐，或在空白处说明情况，指明责任者，以防时间长了难以查处说明情况，指明责任者，以防时间长了难以查对。对。会计档案管理 共116页 第50页 4、凭证号码要复查，装订要结实。装订、凭证号码要复查，装订要结实。装订前要将凭证编号号码检查一遍，防止在记

35、账、前要将凭证编号号码检查一遍，防止在记账、汇总、审核等传递环节中颠倒号码或借阅凭证汇总、审核等传递环节中颠倒号码或借阅凭证缺号等。并要检查记账凭证中该附的原始凭证缺号等。并要检查记账凭证中该附的原始凭证或文件是否齐全。或文件是否齐全。会计档案管理 共116页 第51页 5、装订。装订时加上封面和封底，在左、装订。装订时加上封面和封底，在左侧用线绳装订。装订一册凭证厚薄要均匀，太侧用线绳装订。装订一册凭证厚薄要均匀，太厚了不便装订、翻阅和保管，过薄了装订的册厚了不便装订、翻阅和保管，过薄了装订的册数太多，不便管理和统计。装订的厚度，一般数太多，不便管理和统计。装订的厚度，一般为为2.5公分，最

36、厚不得超过公分，最厚不得超过3.5公分。公分。会计档案管理 共116页 第52页 6、填写封面内容。凭证装订完成后，要在封面上标、填写封面内容。凭证装订完成后，要在封面上标明的内容：单位名称、凭证名称、全宗号、目录号、凭证明的内容：单位名称、凭证名称、全宗号、目录号、凭证编号和张数（凭证封面上的张数，填写凭证中记账凭单的编号和张数（凭证封面上的张数，填写凭证中记账凭单的张数；记账凭单中的附据张数，应以第件反映金额的原始张数；记账凭单中的附据张数，应以第件反映金额的原始单据为单位进行计算）、起止时间、分册号、立卷人、会单据为单位进行计算）、起止时间、分册号、立卷人、会计主管等项目。要填写齐全，由

37、装订人和主管会计人员盖计主管等项目。要填写齐全，由装订人和主管会计人员盖印章。印章。会计档案管理 共116页 第53页 凭证案卷封面凭证案卷封面 立档单位凭证类别起用时期 年 月 日起至 年 月 日卷内页号本月共 册 本册是第 册凭证编号自 号至第 号保管期限财会主管经办会计全 宗 号目 录 号案卷号会计档案管理 共116页 第54页凭证案卷脊背样式全全 宗宗 号号目目 录录 号号年年 月月凭证类别凭证类别凭凭 证证 号号保管期限保管期限案 卷 号会计档案管理 共116页 第55页凭证档案盒脊背填盖样式全宗号全宗号目录号目录号年年 月月凭证类别凭证类别凭凭 证证 号号保管期限保管期限案案 卷卷

38、 号号会计档案管理 共116页 第56页 密云县档案局密云县档案局20052005年年7 7月月记账凭证记账凭证 单位名称单位名称会计年度会计年度 或时间或时间会计核算材会计核算材料名称料名称会计档案管理 共116页 第57页会计档案管理 共116页 第58页 （三）会计账簿的组卷（三）会计账簿的组卷 会计账簿是经济活动的一种科学记载。它是会计账簿是经济活动的一种科学记载。它是以会计凭证为依据，全面地、系统地、连续地记以会计凭证为依据，全面地、系统地、连续地记录和监督经济业务的各种账簿的总称。会计账簿录和监督经济业务的各种账簿的总称。会计账簿的整理组卷比较简单，因为会计账簿在形成时，的整理组卷

39、比较简单，因为会计账簿在形成时，一般都有固定的格式和明确的分类，在年终结账一般都有固定的格式和明确的分类，在年终结账决算以后，稍加整理，一本账簿就可成为一个案决算以后，稍加整理，一本账簿就可成为一个案卷。卷。会计档案管理 共116页 第59页 1、 为了保证会计账簿记录的合法性和账簿资为了保证会计账簿记录的合法性和账簿资料的完整性，在整理会计账簿时，应检查账簿的料的完整性，在整理会计账簿时，应检查账簿的扉页，有无填写扉页，有无填写“账簿启用表账簿启用表”，“经管人员一经管人员一览表览表”及及“账户目录账户目录”。对漏填的应逐项补填，。对漏填的应逐项补填，详细载明，以便明确记账责任，便于查阅。详

40、细载明，以便明确记账责任，便于查阅。“账账簿启用表簿启用表”、“经管人员一览表经管人员一览表”及及“账户目录账户目录”格式如下图。格式如下图。 会计档案管理 共116页 第60页 账 簿 启 用 表单位名称负责人职务姓名账簿名称账簿第 册单位领导账簿号码第 号启用日期会计主管账簿页数 本账簿共计 页主办会计经 管 本 账 簿 人 员 一 览 表记 账 人 员接 管 日 期移交日期监交人员备注职务姓名盖章年月日年月日职务姓名会计档案管理 共116页 第61页 账账 户户 目目 录录账户名称页号账户名称页号账户名称页号账户名称页号会计档案管理 共116页 第62页 帐簿启用及接交表正面格式帐簿启用

41、及接交表正面格式会计档案管理 共116页 第63页帐簿启用及接交表背面格式帐簿启用及接交表背面格式会计档案管理 共116页 第64页 2、对死页账簿：如总账、现金日记账、银行、对死页账簿：如总账、现金日记账、银行日记账等，为了保持会计账簿的原来面貌和完整日记账等，为了保持会计账簿的原来面貌和完整性，不拆去空白页，但需要在记录账页的最末一性，不拆去空白页，但需要在记录账页的最末一行的上下分别划一条红线，以示结束使用，并在行的上下分别划一条红线，以示结束使用，并在会计档案案卷备考表中，详细记明使用账页的页会计档案案卷备考表中，详细记明使用账页的页数和空白账页的页数。数和空白账页的页数。会计档案管理

42、 共116页 第65页会计档案管理 共116页 第66页 3、对活页账簿：如材料明细账、内部往来账、对活页账簿：如材料明细账、内部往来账、固定资产分户账等，应将账簿内的空白页去掉后固定资产分户账等，应将账簿内的空白页去掉后重新整理，在会计科目账页的右上方编上页数。重新整理，在会计科目账页的右上方编上页数。 整理装订账簿一般是一个会计科目装订一卷。整理装订账簿一般是一个会计科目装订一卷。如果一个会计科目的总页数比较少，也可以把几如果一个会计科目的总页数比较少，也可以把几个会计科目合并装订成一卷，总页数在个会计科目合并装订成一卷，总页数在150页左页左右，最多不要超过右，最多不要超过200页。页。

43、会计档案管理 共116页 第67页 4、跨年使用的固定资产账，归最后一年立卷，、跨年使用的固定资产账，归最后一年立卷，并在封面注明并在封面注明年至年至年，每本厚度不超过年，每本厚度不超过2公分。公分。 5、重新整理的账簿，装订时要加封面、封底、重新整理的账簿，装订时要加封面、封底（有封面图没？）封面上标明立卷部门、案卷标（有封面图没？）封面上标明立卷部门、案卷标题、年度、页数、全宗号、目录号、案卷号、保题、年度、页数、全宗号、目录号、案卷号、保管期限等。管期限等。会计档案管理 共116页 第68页 6、填写卷内目录。卷内目录项目有：顺序号、填写卷内目录。卷内目录项目有：顺序号、作者、内容、日期

44、、页号、备注等。作者、内容、日期、页号、备注等。 7、填写案卷备考表。、填写案卷备考表。会计档案管理 共116页 第69页会计档案管理 共116页 第70页 （四）财务报告的组卷（四）财务报告的组卷 财务报告是以会计账簿资料为主要依据，按规定财务报告是以会计账簿资料为主要依据，按规定的表格形式和指标体系，总括反映机关、团体、企事的表格形式和指标体系，总括反映机关、团体、企事业单位在一定时期内经济活动过程和结果的一种报告业单位在一定时期内经济活动过程和结果的一种报告文件。由于财务报告的格式、要求、用途比较专一、文件。由于财务报告的格式、要求、用途比较专一、严格，所以，这类案卷的封面、标题也比较规

45、范。严格，所以，这类案卷的封面、标题也比较规范。会计档案管理 共116页 第71页会计档案管理 共116页 第72页财务报告案卷的一般构成是：财务报告案卷的一般构成是： 1、财务报告封面。印有编号、密级、年度、季度、财务报告封面。印有编号、密级、年度、季度、或月份会计报表，编制单位、单位负责人（盖章）、填或月份会计报表，编制单位、单位负责人（盖章）、填表人（盖章）、审核人（盖章）和上报日期、全宗号、表人（盖章）、审核人（盖章）和上报日期、全宗号、目录号、案卷号、保管期限等。目录号、案卷号、保管期限等。 2、财务报告编制说明。、财务报告编制说明。 3、各种财务报告按会计报表的编号顺序排列。、各种

46、财务报告按会计报表的编号顺序排列。 4、财务报告的必要文字说明材料。、财务报告的必要文字说明材料。 5、财务报告的封底。、财务报告的封底。会计档案管理 共116页 第73页 在财务报告组卷时，应注意以下几点：在财务报告组卷时，应注意以下几点： 1、财务报告组卷时按会计年度结合保管期限组卷。、财务报告组卷时按会计年度结合保管期限组卷。 2、财务报告的整理立卷，一般应将本单位的报表与下级单位的报表、财务报告的整理立卷，一般应将本单位的报表与下级单位的报表分开立卷。本单位的年度财务报告应单独整理组成案卷。分开立卷。本单位的年度财务报告应单独整理组成案卷。 3、会计报表组卷时要注意以下事项：月报、季报

47、、年报分开；不同年、会计报表组卷时要注意以下事项：月报、季报、年报分开；不同年度，不同保管期限的报表分开。度，不同保管期限的报表分开。 也有的单位，由于月份报表页数较少，在年终决算结束后，将也有的单位，由于月份报表页数较少，在年终决算结束后，将112月份的财务报告，按月份顺序排列整齐，加封面装订。但要注意在保管期月份的财务报告，按月份顺序排列整齐，加封面装订。但要注意在保管期限上要标明限上要标明“永久永久”保管。保管。会计档案管理 共116页 第74页 在财务报告组卷时，应注意以下几点：在财务报告组卷时，应注意以下几点： 4、在整理组卷时，财务分析排列在前，会计报表排列在后。、在整理组卷时，财

48、务分析排列在前，会计报表排列在后。月、季财务报告可整理成一卷或分别立卷。月、季财务报告可整理成一卷或分别立卷。 5、重新整理的财务报告，装订时要加封面、封底。拟写案、重新整理的财务报告，装订时要加封面、封底。拟写案卷标题。卷标题。 6、整理时去掉金属物。、整理时去掉金属物。 7、编页号。在报告的右上角编页。、编页号。在报告的右上角编页。 8、装订。用线绳左侧装订。、装订。用线绳左侧装订。 9、填写卷内目录。、填写卷内目录。 10、填写案卷备考表。、填写案卷备考表。会计档案管理 共116页 第75页会计档案管理 共116页 第76页顺序号顺序号题名题名日期日期页号页号文号文号责任者责任者会计档案

49、管理 共116页 第77页 （五）其他会计核算材料的组卷（五）其他会计核算材料的组卷 按其内容结合保管期限分别组卷。银行存款余按其内容结合保管期限分别组卷。银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等，以及其它方档案保管清册，会计档案销毁清册等，以及其它方面（清产核资材料、工资汇总表、审计、保险、税面（清产核资材料、工资汇总表、审计、保险、税务等材料），应按其保管期限分别立卷。务等材料），应按其保管期限分别立卷。会计档案管理 共116页 第78页会计档案管理 共116页 第79页（六）会计电算化纸质核算材料的

50、组卷（六）会计电算化纸质核算材料的组卷 其输出的纸质会计核算材料按上述纸质会计档其输出的纸质会计核算材料按上述纸质会计档案要求整理立卷。案要求整理立卷。会计档案管理 共116页 第80页（七）加盖档号章（七）加盖档号章 会计档案整理立卷后，应在财务报告、会计账簿、会计会计档案整理立卷后，应在财务报告、会计账簿、会计凭证的每一卷册封面上加盖档号章，装盒后与会计档案盒上凭证的每一卷册封面上加盖档号章，装盒后与会计档案盒上的全宗号、目录号、案卷号保持一致。档号章样式如图的全宗号、目录号、案卷号保持一致。档号章样式如图 样式一：全宗全宗号号目录目录号号案卷案卷号号50D1.11样式二：全宗全宗号号分类

51、分类号号目录目录号号案卷案卷号号50D111样式三：全宗全宗号号分类分类号号案卷案卷号号50D11会计档案管理 共116页 第81页 （八）装盒（八）装盒 将整理后的会计档案，编制好卷内目录和将整理后的会计档案，编制好卷内目录和备考表后，装入相应案卷盒，并填写好案卷盒上备考表后，装入相应案卷盒，并填写好案卷盒上相应内容的过程。相应内容的过程。会计档案管理 共116页 第82页会计档案卷内目录格式会计档案卷内目录格式会计档案管理 共116页 第83页会计档案卷内备考表格式会计档案卷内备考表格式会计档案管理 共116页 第84页会计档案管理 共116页 第85页会计档案管理 共116页 第86页会

52、计档案管理 共116页 第87页会计档案管理 共116页 第88页会计档案管理 共116页 第89页 六、会计档案的排列和案卷号六、会计档案的排列和案卷号 （一）年度（一）年度形式形式保管期限保管期限 把一个单位形成的会计档案，首先按会计年度分开，其次在一个会把一个单位形成的会计档案，首先按会计年度分开，其次在一个会计年度内再按财务报告、账簿、凭证和其他等形式分开。第三，在每一计年度内再按财务报告、账簿、凭证和其他等形式分开。第三，在每一种形式内按规定的保管期限种形式内按规定的保管期限(永久永久,定期（定期（25年年,15年年,10年年,5年年,3年）年）)的顺序排列。一年编一个案卷流水号。的

53、顺序排列。一年编一个案卷流水号。 优点：简便易行，容易掌握，保管和分类统一，便于查找，并可充优点：简便易行，容易掌握，保管和分类统一，便于查找，并可充分利用装具。分利用装具。 缺点：排列不够美观。缺点：排列不够美观。 适用：一般单位预算会计、企业会计、建设银行会计等适用：一般单位预算会计、企业会计、建设银行会计等 会计档案管理 共116页 第90页 （二）年度（二）年度组织机构组织机构类别类别保管期限保管期限 把一个单位形成的会计档案，首先按会计年度分开，其次在一个把一个单位形成的会计档案，首先按会计年度分开，其次在一个会计年度内，再按单位内的会计核算机构分开会计年度内，再按单位内的会计核算机

54、构分开(如预算处如预算处,财务处财务处)，第三，在每一机构内财务报告、账簿、凭证和其他等形式结合保管期第三，在每一机构内财务报告、账簿、凭证和其他等形式结合保管期限分别排列。限分别排列。 优点：能体现单位内部机构会计档案完整性，便于查找。优点：能体现单位内部机构会计档案完整性，便于查找。 缺点：排列不够美观。缺点：排列不够美观。 适用：各级财政主管机关，总预算会计单位，或所属组织机构的适用：各级财政主管机关，总预算会计单位，或所属组织机构的专业主管单位。专业主管单位。会计档案管理 共116页 第91页 （三）年度（三）年度会计类型会计类型形式形式保管期限保管期限 把一个单位形成的会计档案把一个

55、单位形成的会计档案,首先按会计年度分开，其次把一个首先按会计年度分开，其次把一个会计年度的会计档案按税收计划，税收会计，经费会计等类型排列，会计年度的会计档案按税收计划，税收会计，经费会计等类型排列，第三，在每一类型内的会计档案再按报表、账簿、凭证、其他等形第三，在每一类型内的会计档案再按报表、账簿、凭证、其他等形式结合保管期限分别排列。式结合保管期限分别排列。 优点：能反映不同类型会计活动的性质，体现全宗内会计档案的优点：能反映不同类型会计活动的性质，体现全宗内会计档案的系统性。系统性。 缺点：排列不够整齐美观。缺点：排列不够整齐美观。 适用：税务机关和有特定会计类型的专业单位。适用：税务机

56、关和有特定会计类型的专业单位。 会计档案管理 共116页 第92页 （四）形式（四）形式会计年度会计年度保管期限保管期限 把全部会计档案首先按凭证，账簿，报表，其他等四种形式分开，把全部会计档案首先按凭证，账簿，报表，其他等四种形式分开，其次在每一形式会计档案内再按会计年度排列，第三，在每一年度内其次在每一形式会计档案内再按会计年度排列，第三，在每一年度内再根据其保管期限依次排列。再根据其保管期限依次排列。 优点：保持了会计档案类别的连续性，便于按类别查找和鉴定销优点：保持了会计档案类别的连续性，便于按类别查找和鉴定销毁，排列整齐美观。毁，排列整齐美观。 缺点：同一年度会计档案分散排列在各个类

57、别中，不便按年度查缺点：同一年度会计档案分散排列在各个类别中，不便按年度查找。找。 适用：油田各单位、机关财务处、科、各部门独立财务适用：油田各单位、机关财务处、科、各部门独立财务会计档案管理 共116页 第93页财务报告财务报告 年年 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年） 案卷号：案卷号：1- .会计账簿会计账簿 年年 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年） 案卷号：案卷号：1- .会计凭证会计凭证 年年 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年） 案卷号：案卷号：1- .会计档案管理 共116页 第94页 档案馆会计档案排列方法档案馆会计档案排

58、列方法 类别年度组织机构保管期限排列法类别年度组织机构保管期限排列法 如下图如下图会计档案管理 共116页 第95页 财务报告财务报告 年年 预算科预算科 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年） 财务科财务科 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年） . 会计账簿会计账簿 年年 预算科预算科 永久永久 定期（定期（25年、年、15年）年） 财务科财务科 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年） . 会计凭证会计凭证 年年 预算科预算科 永久永久 定期（定期（25年、年、15年）年） 财务科财务科 永久永久 定期（定期（10年、年、5年、年、3年）年）

59、 .会计档案管理 共116页 第96页 七、会计档案的编号七、会计档案的编号 根据根据河南石油勘探局企业档案分类实施细则河南石油勘探局企业档案分类实施细则(试行试行)规定，会计档案二级类目按文件名称分类规定，会计档案二级类目按文件名称分类(报表、帐本、凭报表、帐本、凭证证)，会计档案按年度内二级类目分别大流水编卷号。，会计档案按年度内二级类目分别大流水编卷号。会计档案的编号有：大类代号、分类号、案卷顺序号。会计档案的编号有：大类代号、分类号、案卷顺序号。 1、大类代号为、大类代号为“I”。 2、分类号为、分类号为“1凭证、凭证、2帐簿、帐簿、3财务报告、财务报告、4其他其他”。会计档案管理 共

60、116页 第97页 （一）案卷顺序号（一）案卷顺序号 (1)年度编号法。会计档案数量较少的单位，一年形年度编号法。会计档案数量较少的单位，一年形成的会计档案按属类（凭证、账簿、报表、其他）成的会计档案按属类（凭证、账簿、报表、其他）+保保管期限进行排列，编一个案卷流水号。管期限进行排列，编一个案卷流水号。 (2)类别编号法。会计档案数量较多的单位，按年度类别编号法。会计档案数量较多的单位，按年度+类别类别+保管期限保管期限,分别进行排列，每一类别编一个案卷分别进行排列，每一类别编一个案卷流水号。局档案馆采用的是此种编号法。如下图流水号。局档案馆采用的是此种编号法。如下图会计档案管理 共116页