组织优化设计与岗位说明书制作

1、1组织结构优化及岗位分析组织结构优化及岗位分析 2内容提纲内容提纲一、一、 透视组织结构透视组织结构二、部门的产生及划分方式二、部门的产生及划分方式三、最常见的组织结构三、最常见的组织结构 四、组织设计及优化必须回答的六个问题四、组织设计及优化必须回答的六个问题五、组织设计的八个原则五、组织设计的八个原则3内容提纲内容提纲六、透视岗位分析六、透视岗位分析 七、典型岗位说明书范例以及分析七、典型岗位说明书范例以及分析 八、岗位分析三大经典方法及其使用解析八、岗位分析三大经典方法及其使用解析 九、岗位分析实操问题以及解决对策九、岗位分析实操问题以及解决对策十、实操指导十、实操指导4一、一、 透视组

2、织结构透视组织结构大自然给我们的启示：大自然给我们的启示：5案例案例1 16案例分析案例分析7组织结构定义：组织结构定义：w 就是组织中正式确定的使工作任务得以就是组织中正式确定的使工作任务得以分解、组合和协调的框架体系。分解、组合和协调的框架体系。w 组织结构是指组织中各个构成要素之间组织结构是指组织中各个构成要素之间的相互关系。的相互关系。8案例案例 9组织结构的作用组织结构的作用w 将若干职位组合为部门将若干职位组合为部门w 将工作职责分派给各个职位将工作职责分派给各个职位w 将公司的任务分配到各个部门和职位将公司的任务分配到各个部门和职位w 协调组织的多项任务协调组织的多项任务w 设定

3、个人、群体及部门之间的关系设定个人、群体及部门之间的关系w 建立成正式的职权线建立成正式的职权线/ /指挥链指挥链w 分配及调度组织的资源分配及调度组织的资源总之，组织结构的设计关系到公司的竞争力！总之，组织结构的设计关系到公司的竞争力！10组织结构调整的复杂性组织结构调整的复杂性11实践活动：实践活动：12讨论讨论13二、部门的产生及划分方式二、部门的产生及划分方式亚当亚当斯密的发现斯密的发现142.1 2.1 工作专业化工作专业化w 任务不是由某个人承担，而是将之细分为任务不是由某个人承担，而是将之细分为若干步骤，每一步骤由一个独立的个人来若干步骤，每一步骤由一个独立的个人来完成。完成。w

4、 各个员工都仅专门从事某一部分的活动而各个员工都仅专门从事某一部分的活动而不是全部活动。（效率提升）不是全部活动。（效率提升）w 专业化分工与部门：形成若干部门；专业化分工与部门：形成若干部门；15分享：分享：162.22.2部门的划分部门的划分部门化部门化就是指将若干职位组合在一起就是指将若干职位组合在一起（若干部门：生产、研发、采购、销售、（若干部门：生产、研发、采购、销售、财务、财务、HRHR）w 职能部门化职能部门化w 产品部门化产品部门化w 地区部门化地区部门化w 顾客部门化顾客部门化w 过程部门化过程部门化17思考思考182 2.2.2部门的划分部门的划分依据职能划分部门依据职能划

5、分部门依据产品依据产品依据客户依据客户依据地理分布依据地理分布按生产流程划分按生产流程划分192.3 2.3 管理幅度管理幅度一个人能管理多少人一个人能管理多少人w 管理宽度管理宽度/ /幅度幅度/ /跨度跨度/ /半径半径w 假设其他条件不变，管理跨度越宽或者说假设其他条件不变，管理跨度越宽或者说越大，则组织就越有效率。越大，则组织就越有效率。20为什么层次越多，问题就越多为什么层次越多，问题就越多w 层次越多，用于管理方面的精力和资金也就越层次越多，用于管理方面的精力和资金也就越多；多；w 层次越多，中间层越多，管理费用就越多（见层次越多，中间层越多，管理费用就越多（见下页图）。下页图）。

6、w 多层次把交流复杂化了。多层次把交流复杂化了。w 众多的部门和层次会使计划工作与控制工作复众多的部门和层次会使计划工作与控制工作复杂化，在高层可能是明确而又完整的计划，但杂化，在高层可能是明确而又完整的计划，但是经过一级一级布置下去，就失去协调性和明是经过一级一级布置下去，就失去协调性和明确性了。确性了。21结论结论22跨度的一般情况跨度的一般情况w 高层管理人员高层管理人员 通常是通常是4-84-8人人w 较底层的管理人员较底层的管理人员 通常是通常是8-158-15人人w 最底层下属最底层下属 是是8-128-12人人中层管理层的管理跨度比最高层窄得多。中层管理层的管理跨度比最高层窄得多

7、。23思考思考24许多因素影响许多因素影响包括：包括：管理者和下属管理者和下属w 技能；技能；w 综合能力；综合能力；任务的特征任务的特征25分享：实施扁平化的措施分享：实施扁平化的措施26 简单结构；简单结构；直线直线职能结构职能结构事业部式事业部式矩阵型矩阵型虚拟组织虚拟组织 三、最常见的组织结构三、最常见的组织结构 27回顾回顾283.1 3.1 简单结构；简单结构；该种组织设计：该种组织设计：w 小小/ /微型企业微型企业; ;w 低度部门化低度部门化; ;w 是一种扁平式组织结构形式，通常仅有是一种扁平式组织结构形式，通常仅有2 23 3层垂直层次，宽管理跨度，员工之间层垂直层次，宽

8、管理跨度，员工之间的联系比较松散，决策权力集中在一个人的联系比较松散，决策权力集中在一个人身上身上w 正规化程度低，人为色彩浓正规化程度低，人为色彩浓29简单结构简单结构w 优势：优势：简单。反应敏捷、费用低廉、目标明确。简单。反应敏捷、费用低廉、目标明确。w 缺点：缺点：只适用于小型组织，难以适应组织扩展的只适用于小型组织，难以适应组织扩展的需要；风险性。需要；风险性。30演化演化随着员工的增多，会更具专门化和正规化的随着员工的增多，会更具专门化和正规化的特征：特征：w 定立了规则条例；定立了规则条例；w 增设了部门和管理层次增设了部门和管理层次.逐渐变为官僚机构逐渐变为官僚机构313.2.

9、3.2.为什么多数公司选择了为什么多数公司选择了 直线直线职能结构职能结构w 直线：在组织中，直线：在组织中， 上、下级上、下级之间的直接之间的直接的管理关系。的管理关系。w 职能职权：职能职权：授予授予个人或部门的权利，以控个人或部门的权利，以控制规定的工作进度、实践、方针或其他的制规定的工作进度、实践、方针或其他的事项。事项。w 职能职权与职能部门职能职权与职能部门w 直线职能结构：图直线职能结构：图 3-A3-A；32董事长董事长总经理总经理财财务务部部电电脑脑技技术术部部工工程程部部采采购购部部研研发发中中心心生生产产部部市市场场拓拓展展部部销销售售业业务务部部总总经经理理办办人人力力

10、资资源源部部 副总经理副总经理总助总助33为什么多数公司选择了为什么多数公司选择了 直线直线职能结构（一）职能结构（一）w 设计简单；设计简单；w 部门功能更单一，部门内的技能相对单纯；部门功能更单一，部门内的技能相对单纯；w 利于鼓励部门内规模经济（例如，部门内部看利于鼓励部门内规模经济（例如，部门内部看谁做得更快、更好；）；谁做得更快、更好；）；w 专业化分工，相同专业的人员在一起，使得职专业化分工，相同专业的人员在一起，使得职能部门内的技能容易向更深层次发展能部门内的技能容易向更深层次发展及经验的积及经验的积累累，对于复杂技术提升有利（软件、建筑设计、，对于复杂技术提升有利（软件、建筑设

11、计、保险精算、技术工程）；保险精算、技术工程）；34为什么多数公司选择了为什么多数公司选择了 直线直线职能结构（二）职能结构（二）w 集团公司整合到同一个职能部门（如采购、财务、人集团公司整合到同一个职能部门（如采购、财务、人力资源）可以避免相同职能的重复设置，降低成本、力资源）可以避免相同职能的重复设置，降低成本、统一政策（货款期限）统一政策（货款期限）w 相同的人一起共事，同事之间有更多的相同话题；提相同的人一起共事，同事之间有更多的相同话题；提高员工的工作生活质量；高员工的工作生活质量；w 高度集权，制度化程度高；高度集权，制度化程度高；w 其它形式组织结构的基础和构成要素；其它形式组织

12、结构的基础和构成要素；w 总之：总之：n结构稳定，责任明确，控制严密；结构稳定，责任明确，控制严密；35缺点及应对缺点及应对w 主要缺点主要缺点；n强调职权导致僵化；反应慢；不利创新；强调职权导致僵化；反应慢；不利创新；n更容易强调部门的目标、对整个组织的目标认同感较更容易强调部门的目标、对整个组织的目标认同感较低；低；n部门间的沟通困难导致部门间的沟通困难导致各部门之间的协调工作量大，当各部门之间的协调工作量大，当产品生命周期短，运作效率低（开发活动频繁时）；产品生命周期短，运作效率低（开发活动频繁时）；n对于一些简单劳动，高度的专业化，导致工作枯燥，对于一些简单劳动，高度的专业化，导致工作

13、枯燥，满意度降低；满意度降低；n信息堆积，决策集中，导致领导层超负荷；信息堆积，决策集中，导致领导层超负荷； 当产品类别、客户和渠道非常不同时高层领导会陷于大量当产品类别、客户和渠道非常不同时高层领导会陷于大量的日常活动的协调（使用事业部）；的日常活动的协调（使用事业部）；36极端情况：官僚结构极端情况：官僚结构 w 其特点是：标准化！这是所有官僚结构组其特点是：标准化！这是所有官僚结构组织的关键概念。织的关键概念。w 具体：具体： 37官僚结构官僚结构 w 优势：优势：w 高效地进行标准化操作；高效地进行标准化操作；w 易于实现规模经济；易于实现规模经济；w 管理人员处理问题比较容易；管理人

14、员处理问题比较容易；因此可以节约成本因此可以节约成本 w 缺点：缺点：w 部门壁垒；部门壁垒；w 对于变革的反应速度太慢，效率低；对于变革的反应速度太慢，效率低；w 抑制了员工的创造性和积极性。抑制了员工的创造性和积极性。 38趋势：趋势：w 把官僚结构分解成小型的、职能较少的结构单把官僚结构分解成小型的、职能较少的结构单位；位；w 这种单位一般拥有这种单位一般拥有150260150260个员工；个员工；w 每个单位有自己独立的经营宗旨和利润目标每个单位有自己独立的经营宗旨和利润目标事业部（地区、客户、产品等）；事业部（地区、客户、产品等）；39思考与分享思考与分享40如何克服该结构的缺点？如

15、何克服该结构的缺点？w如何克服该结构的缺点？如何克服该结构的缺点？n扁平化，大跨度；扁平化，大跨度；n强化流程驱动，弱化职能职权；强化流程驱动，弱化职能职权；n成立协调委员会，加强跨部门的协调；成立协调委员会，加强跨部门的协调；n适当丰富化工作，适当降低专业化程度；适当丰富化工作，适当降低专业化程度；n充分授权；充分授权；n采用其他结构：事业部、矩阵采用其他结构：事业部、矩阵41直线直线职能结构适合什么企业？职能结构适合什么企业？w 适合于品种数量相对较少、单项产品批量适合于品种数量相对较少、单项产品批量较大、较大、销售的目标市场相同销售的目标市场相同的企业；的企业； 产品生命周期较长产品生命

16、周期较长 专业经验整合在一个部门内可以形成经济规模专业经验整合在一个部门内可以形成经济规模 标准的产品标准的产品/ /服务，无需为客户量身定做；服务，无需为客户量身定做；423.33.3怎样成功使用事业部结构？怎样成功使用事业部结构？ w 见图见图3 3 组织结构类型；组织结构类型；433.3.1 3.3.1 事业部结构特征事业部结构特征1.1. 独立核算，使管理人员关注于企业的业绩和成独立核算，使管理人员关注于企业的业绩和成就上；就上；2.2. 自负盈亏，调动了各个部门的积极性；自负盈亏，调动了各个部门的积极性；3.3. 自主经营，利于考察和培养全面的管理人才；自主经营，利于考察和培养全面的

17、管理人才；4.4. 各个事业部可以有巨大的差异：利于公司多元各个事业部可以有巨大的差异：利于公司多元化发展；化发展；5.5. 企业规模巨大时候，会带来低效率，事业部制企业规模巨大时候，会带来低效率，事业部制可以解决效率和规模的矛盾（舰队结构可以克可以解决效率和规模的矛盾（舰队结构可以克服大船结构的低效率。）服大船结构的低效率。）44事业部式事业部式特征特征独立的独立的业务部门，而不是职能部门，直接为业务部门，而不是职能部门，直接为公司承担利润：公司承担利润： n业务中心业务中心 n运营中心运营中心 n利润中心利润中心 w 不是管理中心不是管理中心 453.3.23.3.2什么情况下使用事业部结

18、构？什么情况下使用事业部结构？1.1. 企业的规模较大；企业的规模较大；2.2. 企业需要多元化发展企业需要多元化发展/ /扩张；扩张；3.3. 不同的产品（服务）交叉较少：手机事业不同的产品（服务）交叉较少：手机事业部；白色家电事业部；电脑事业部；电视部；白色家电事业部；电脑事业部；电视机事业部；机事业部； 4.4. 面对几类不同的客户：政府；个人；金融面对几类不同的客户：政府；个人；金融事业部；事业部； 5.5. 业务地区分布多处。业务地区分布多处。463.3.33.3.3事业部式事业部式注意注意1 1、在不同产品部中，设置同样的职能部门、在不同产品部中，设置同样的职能部门 2 2、事业部

19、可能摆脱公司的控制，成为独立王国；、事业部可能摆脱公司的控制，成为独立王国； 3 3、总部和事业部信息不对称导致：、总部和事业部信息不对称导致： 4 4、事业部之间的沟通困难，导致不同事业部分别、事业部之间的沟通困难，导致不同事业部分别谈判、送货、收款；信息分享不够可能会导致谈判、送货、收款；信息分享不够可能会导致收款风险；客户需求不能及时响应收款风险；客户需求不能及时响应 ；5 5、公司的资源（资金、人才）整合困难；、公司的资源（资金、人才）整合困难；473.3.4 3.3.4 使用事业部的五大原则使用事业部的五大原则1.1. 统一管理（行政、人事、财务、技术）统一管理（行政、人事、财务、技

20、术）2.2. 分散经营统一集中管理；公司要有强有分散经营统一集中管理；公司要有强有力的控制和考评标准；力的控制和考评标准；3.3. 每个事业部应该有较大的发展潜力；每个事业部应该有较大的发展潜力；4.4. 在经营上应该给予个事业部充分的自主性和在经营上应该给予个事业部充分的自主性和挑战；挑战；5.5. 各个事业部应该平等共存，不应该是相互依各个事业部应该平等共存，不应该是相互依存的；存的；48小结小结493.4 3.4 常见的组织结构常见的组织结构- -矩阵式矩阵式w 见见3-E 矩阵式组织结构图矩阵式组织结构图；w 职能部门化和业务部门化的融合。职能部门化和业务部门化的融合。w 特点：双重指

21、挥链特点：双重指挥链50总经理总经理项目项目A经理经理项目经理项目经理项目经理项目经理项目经理项目经理设计部设计部经理经理工程部工程部经理经理策划部策划部经理经理营销部营销部经理经理采购部采购部经理经理513.4.13.4.1矩阵式结构适合于那类企业？矩阵式结构适合于那类企业？ w 优点：优点：n可以同时应对多项业务；可以同时应对多项业务；n有利于创意（不同部门的人有不同的思考角度和习有利于创意（不同部门的人有不同的思考角度和习惯）惯）n为人才提供较多的技能提升和业务发展机会；为人才提供较多的技能提升和业务发展机会；n组织灵活组织灵活; ;w 适应适应: :n非标准项目类非标准项目类, ,不稳

22、定业务；不稳定业务；52一个实例533.4.2 3.4.2 缺点（一）：缺点（一）：w 团队在执行项目过程中形成的关于过程的知识，团队在执行项目过程中形成的关于过程的知识，在项目结束后就会在项目结束后就会“丢失丢失”。n通过编制过程文件，使成果在后继团队中继承或通过编制过程文件，使成果在后继团队中继承或n分派关键雇员在涉及同一个过程的多个项目团队中分派关键雇员在涉及同一个过程的多个项目团队中工作。工作。w 多头领导导致员工有时候会无所适从；多头领导导致员工有时候会无所适从；w 项目多寡变化时，可能有人力资源的闲置项目多寡变化时，可能有人力资源的闲置使用资源池；使用资源池；54缺点（二）：缺点（

23、二）：w 职能部门和项目团队目标的不一致和相互冲突的机职能部门和项目团队目标的不一致和相互冲突的机会增多了（例如绩效考评的比重在职能经经理和项会增多了（例如绩效考评的比重在职能经经理和项目经理的分配），容易引起混乱，需要较多的沟通目经理的分配），容易引起混乱，需要较多的沟通成本；成本；n从而更需要仔细描述过程团队和职能部门之间的角色和责任。从而更需要仔细描述过程团队和职能部门之间的角色和责任。n公司把资深职能经理安排在正式的团队支持位置上，使他们公司把资深职能经理安排在正式的团队支持位置上，使他们充当团队与职能部门间联络员的角色。充当团队与职能部门间联络员的角色。n公司还改革了业绩考评制度，以

24、促进职能部门对团队的支持；公司还改革了业绩考评制度，以促进职能部门对团队的支持；n引入了联合责任（共同职责），以改善职能部门和项目团队引入了联合责任（共同职责），以改善职能部门和项目团队之间的协同效果。之间的协同效果。 55事业部制与矩阵结构辨析事业部制与矩阵结构辨析563.5 3.5 常见的组织结构常见的组织结构- -虚拟组织虚拟组织57虚拟组织存在的条件虚拟组织存在的条件一、成熟配套的产业链及健全的社会服务体一、成熟配套的产业链及健全的社会服务体系；系；二、社会信用健全；二、社会信用健全；三、法制社会；三、法制社会；58实际结构与典型结构实际结构与典型结构59四、组织设计及优化必须回答四、

25、组织设计及优化必须回答的六个问题的六个问题60五、组织设计的八个原则五、组织设计的八个原则615.1 5.1 组织诊断分析组织诊断分析625.2 5.2 组织设计的八大原则组织设计的八大原则1.1. 战略指导，目标明确原则；战略指导，目标明确原则；2.2. 业务匹配原则；业务匹配原则；3.3. 扁平化原则；扁平化原则；4.4. 责、权、利对等，统一原则；责、权、利对等，统一原则； 5.5. 统一指挥原则统一指挥原则, ,避免多头领导避免多头领导; ;反对越级指挥、汇报原则；反对越级指挥、汇报原则； 6.6. 动态优化、相对稳定原则；动态优化、相对稳定原则；7.7. 岗位间分明确、通力工协作原则

26、；岗位间分明确、通力工协作原则；8.8. 控制与授权适度原则；控制与授权适度原则；63六、透视岗位分析 64为什么做岗位分析？65人力资源人力资源管理建设管理建设框架图框架图公司实施战略任务、目标公司实施战略任务、目标设定组织结构确定部门任务目标设定组织结构确定部门任务目标岗位设定与岗位分析岗位设定与岗位分析员工招聘员工招聘根据岗位说根据岗位说明书的要求明书的要求条件招聘条件招聘岗位说明书岗位说明书岗位职责、权限、岗位内容、岗位职责、权限、岗位内容、年度任务目标、岗位技能要求年度任务目标、岗位技能要求任职资格、待遇等任职资格、待遇等员工培训员工培训根据说明书根据说明书对技能的要对技能的要求进行培训求进行培训岗位评估岗位评估评价出每个岗位的价评价出每个岗位的价值、确定岗位等级值、确定岗位等级岗位目标岗位目标设定年度岗位设定年度岗位要实现的目标要实现的目标制定薪资方案制定薪资方案建立工资等级制度，建立工资等级制度，制定相应的工资福利制定相应的工资福利绩效考核绩效考核进行目标考核，根据进行目标考核，根据结果决定奖金、晋升结果决定奖金、晋升岗位说明书与人