文书工作与档案管理实务教材

1、教学规划教学规划教学目的教学目的 1 1、掌握文书行文制度、掌握文书行文制度 2 2、能够按规范进行收、发文办理、能够按规范进行收、发文办理; ; 3 3、能够按规范进行文书传阅。、能够按规范进行文书传阅。教学重点教学重点 1 1、发文处理、发文处理 2 2、收文处理、收文处理 3 3、文书传阅、文书传阅教学难点教学难点 1 1、发文处理流程、发文处理流程 2 2、收文处理流程、收文处理流程教学方法教学方法 讲授、讨论、实训讲授、讨论、实训教学手段教学手段 多媒体多媒体教学时数教学时数 1010课时课时 项项目目构构成成任务一：发文办理任务一：发文办理任务二：收文办理任务二：收文办理任务三：文

2、书传阅任务三：文书传阅 发文处理是公文形成的重要阶段发文处理是公文形成的重要阶段, ,是指各种社会是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处置与管理活组织为制发公文所进行的公文创制、处置与管理活动。具体环节包括：草拟、审核、签发、复核、缮动。具体环节包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。印、用印、登记、分发等环节。任务一：发文办理任务一：发文办理情景任务情景任务 （秘书办公室内）（秘书办公室内） 王俐（对刚招聘进来的王俐（对刚招聘进来的秘书）：小胡，最近正值秘书）：小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，紧缺，可又不能招人太多

3、，所以经常要加班，按照李所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。家相关法律法规来写。 胡：好的，我马上就写。胡：好的，我马上就写。 第二天：第二天： 王俐：小胡，昨天让你写王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？的通知草稿写怎么样了？ 小胡：哦，早完成了，昨小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上晚我就放到李总办公台上了。了。 王俐：放李总那去了？这王俐：放李总那去了

4、？这么快？么快？ 小胡：有什么不对吗？不小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发是说李总看过同意了就发吗？吗？ 王俐：那你的底稿还有吧？王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。拿来我先看一下。 小胡：你也要看？对不起，小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你我不知道，喏，这是，你看吧。看吧。风光公司关于加班费计算方法的通知风光公司关于加班费计算方法的通知各位同仁：各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会

5、让大家白忙活，公家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。少一位同事口头或书面证明。 办公室办公室二五年六月二日二五年六月二日情景思考情景思考 小胡

6、的发文程序有问题吗？按照你的理小胡的发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。解，说说她应当如何做。以本单位名义制以本单位名义制发公文的过程发公文的过程一、发文办理的含义一、发文办理的含义温故而知新温故而知新发文发文办理办理2.2.发文记录了本单位内发文记录了本单位内外工作活动过程，为本外工作活动过程，为本单位积累档案奠定了基单位积累档案奠定了基础础 1. 1. 通过发文行使法定的通过发文行使法定的职权、表达意图、传递职权、表达意图、传递信息。信息。发文发文办理办理3.3.单位发文的形成与过单位发文的形成与过程是由众多工作人员共程是由众多工作人员共同参与的组织行文。同参与的组织行文。二

7、、发文办理的实质二、发文办理的实质草拟草拟审核审核签发签发复核复核缮印缮印用印用印登记登记分发分发三、发文办理的流程三、发文办理的流程(P19)(P19)发文发文办理办理4 4修改修改文稿文稿 3.3.会稿与会稿与会商会商 1.1.领受领受任务与准备任务与准备 2. 2.起草起草 引用公文应当先引标题，引用公文应当先引标题，后引发文字号。后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日日期应当写明具体的年、月、日结构层次序数，结构层次序数，第一层为第一层为“一、一、”第二层为第二层为“（一）（一）”第三层为第三层为“1 1”第四层为第四层为“(1)”(1)”公文中的数字，除成文日期、公文中的数字，除

8、成文日期、部分结构层次序数和在词、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字阿拉伯数字形成形成文稿文稿 1、拟稿、拟稿 小胡按照王俐的意思草拟文稿：小胡按照王俐的意思草拟文稿： 1）交拟环节：领会领导意图）交拟环节：领会领导意图 2）准备环节：收集组织材料）准备环节：收集组织材料 3）构思：提纲）构思：提纲 4）撰文：初稿形成）撰文：初稿形成（进行必要的会商）（进行必要的会商） 情景任务情景任务小胡该如何拟稿呢小胡该如何拟稿呢 （1 1）核稿的范围

9、与内容）核稿的范围与内容1）是否确需行文）是否确需行文2）文种是否恰当）文种是否恰当3）内容是否合法）内容是否合法2 2、审核、审核4）措施和办法是否切实可行）措施和办法是否切实可行5）涉及多个部门的事项是否协商一致）涉及多个部门的事项是否协商一致6）拟办的公文用语是否恰当）拟办的公文用语是否恰当 经审核发现属于总体方面的问题，应提出原经审核发现属于总体方面的问题，应提出原则性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。则性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。 审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。 （2 2）审核工作的分工）审核工作的分工 业务部门负责人审核，审改的重点

10、是文稿中业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情况是否如实、所作结论是否恰当。况是否如实、所作结论是否恰当。（3 3）核稿的结果）核稿的结果情景任务草拟环节规范动作：情景任务草拟环节规范动作：审核：小胡将完成的初稿交由王俐审核审核：小胡将完成的初稿交由王俐审核就情景案例而言王俐审核的要点有：就情景案例而言王俐审核的要点有：1、有无行文的必要：刘俐应首先权衡有无下发该通知的必要，以及就公司、有无行文的必要：刘俐应首先权衡有无下发该通

11、知的必要，以及就公司实际情况对公司支付加班费的能力及基本数据进行评估。实际情况对公司支付加班费的能力及基本数据进行评估。2、文种：文种适当，但标题不能达意。改为：、文种：文种适当，但标题不能达意。改为：关于发放加班费的通知关于发放加班费的通知。3、文稿内容：不合法。、文稿内容：不合法。4、措施、办法是否切实可行：、措施、办法是否切实可行：1）用语不当，影响可行性（公司所有员工、）用语不当，影响可行性（公司所有员工、八小时以外）；八小时以外）；2）缺少必要的附件支撑，导致模糊混淆不易落实；）缺少必要的附件支撑，导致模糊混淆不易落实；3）需设计制作工作用表，并以附件形式加入：加班费申请表；加班证明

12、。需设计制作工作用表，并以附件形式加入：加班费申请表；加班证明。5、公文用语：过于口语化，需修改。、公文用语：过于口语化，需修改。1-3-26、由于是公司内部发文，且为制度性文件，不涉及其他单位，故无须会签。、由于是公司内部发文，且为制度性文件，不涉及其他单位，故无须会签。 情景任务情景任务王俐该如何审核呢王俐该如何审核呢 3 3、签、签 发发签发内容务必明确、签发内容务必明确、完整、规范，明确签完整、规范，明确签署核准意见，完整地署核准意见，完整地签上姓名与时间。签上姓名与时间。签发的分工签发的分工 以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负责人或者

13、主持工作的负责人签发；以本单位（部责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 联合行文联合行文的会签的会签 联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签单位依次会签 签发是绝大多数公文生效签发是绝大多数公文生效的必要程序，文稿只有经的必要程序，文稿只有经过签发后方能成为定稿，过签发后方能成为定稿，具有正式文件的效用。具有正式文件的效用。情景任务草拟环节规范动作：情景任务草拟环节规范动作：签

14、发：王俐将审核通过的文件发文稿纸交由分管领导签发：王俐将审核通过的文件发文稿纸交由分管领导签发。签发。总经理在签发意见栏明示：总经理在签发意见栏明示：同意发文同意发文签上自己的姓名签上自己的姓名填写日期填写日期1-3-2 情景任务情景任务领导该如何签发呢领导该如何签发呢 4 4、复、复 核核复核的含义复核的含义 公文在正式印制前，秘书部门进行的再次公文在正式印制前，秘书部门进行的再次审核工作。审核工作。复核的内容复核的内容 处理程序：审批、签发手续是否完备？处理程序：审批、签发手续是否完备？附件材料：是否齐全？附件材料：是否齐全？文件格式：是否统一、规范？（按照文件格式：是否统一、规范？（按照

15、国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式）文件的形式：是否有错字漏字、标点文件的形式：是否有错字漏字、标点情景任务草拟环节规范动作：情景任务草拟环节规范动作： 复核：王俐对文件定稿进行再次审核。经审核，签发手续已复核：王俐对文件定稿进行再次审核。经审核，签发手续已完备；附件材料已齐全，公文格式规范，可送交缮印。完备；附件材料已齐全，公文格式规范，可送交缮印。 情景任务情景任务王俐该如何复核呢王俐该如何复核呢 5 5、印制文件印制文件 P26P26缮印缮印校对校对校对内容和校对格式：包括发文的用纸校对内容和校对格式：包括发文的用纸大小、版面设置、行距、字距、公文中大小、版面设置、行距、字距、公文

16、中各组成部分的标识等是否符合有关规定各组成部分的标识等是否符合有关规定。缮印的种类：打印、胶印、铅印和复印缮印的种类：打印、胶印、铅印和复印校对的要求校对的要求缮印，指根据发文定稿进行排版印制文件正本的过缮印，指根据发文定稿进行排版印制文件正本的过程。程。要求：准确、规范、及时、美观要求：准确、规范、及时、美观情景任务草拟环节规范动作：情景任务草拟环节规范动作：就情景案例而言缮印与校对的要点有：就情景案例而言缮印与校对的要点有：1、将签发稿送到公司文印室进行缮印；、将签发稿送到公司文印室进行缮印；2、缮印过程中将印制出来的文本清样与定稿再次进行字、句、缮印过程中将印制出来的文本清样与定稿再次进

17、行字、句、标点的校对，尤其注意数字、地名、人名等关键词，以及公标点的校对，尤其注意数字、地名、人名等关键词，以及公文数据。注意排版格式，字体、字号、格式统一。文数据。注意排版格式，字体、字号、格式统一。3、校对无误后，填写缮印登记表。、校对无误后，填写缮印登记表。 情景任务情景任务该如何缮印与校对该如何缮印与校对 6 6、用印、用印印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文机关对文件生效的认可机关对文件生效的认可, ,对此负有法律责任。对此负有法律责任。发文原则上以谁的名义文，

18、就用谁的印章发文原则上以谁的名义文，就用谁的印章联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章联合上报的公文，由主办机关加盖印章在印好的文件正本的落款处在印好的文件正本的落款处加盖单位公章加盖单位公章情景任务草拟环节规范动作：情景任务草拟环节规范动作：就情景案例而言用印的要点：就情景案例而言用印的要点：1、注意用印的文件必须是已签发的文件；、注意用印的文件必须是已签发的文件；2、用印要做到上不压正文，下骑年盖月，印章端正，、用印要做到上不压正文，下骑年盖月，印章端正，印色朱红，浓淡适宜，印迹清晰。见印色朱红，浓淡适宜，印迹清晰

19、。见1-3-2 情景任务情景任务该如何用印呢该如何用印呢 6 6、发文登记、发文登记序序号号发文发文日期日期发文发文字号字号文件标题文件标题密密级级紧急紧急程度程度发送发送单位单位附件附件份份数数归卷归卷情况情况备备注注文件发出前对文件的相关项目文件发出前对文件的相关项目进行记录，以便对发文进行统进行记录，以便对发文进行统计、核查等。计、核查等。情景任务草拟环节规范动作：情景任务草拟环节规范动作：见见1-3-41-3-4 情景任务情景任务该如何登记呢该如何登记呢 7 7、发文传递与公布、发文传递与公布 发文传递发文传递 直接送达收文机关直接送达收文机关普通邮寄普通邮寄机要通信机要通信机要交通机

20、要交通文件交换文件交换电信传递电信传递发文传递是连接文件的发文程序与收发文传递是连接文件的发文程序与收文程序的通道。文程序的通道。签定合同、协议书、意向书等文件时签定合同、协议书、意向书等文件时往往采取互换文本的方式进行传递。往往采取互换文本的方式进行传递。文件的公布文件的公布 文件公布是将发文单位的意图最文件公布是将发文单位的意图最快地传递给收文者的有效方式。快地传递给收文者的有效方式。情景任务草拟环节规范动作：情景任务草拟环节规范动作：就情景案例而言分发的要点有：就情景案例而言分发的要点有：1、封装文件。注意：有无附件、密级、数量、文件完整度、有无盖章等、封装文件。注意：有无附件、密级、数

21、量、文件完整度、有无盖章等2、书写文件封面。注意：清楚正确；不滥用简称和不规范的字体；如有紧、书写文件封面。注意：清楚正确；不滥用简称和不规范的字体；如有紧急、密级等特殊要求必须在封面上加盖相关戳记。急、密级等特殊要求必须在封面上加盖相关戳记。3、装封。注意：文件要短于封口，封口要牢靠严实，不能用订书钉，密级、装封。注意：文件要短于封口，封口要牢靠严实，不能用订书钉，密级文件要贴密封条，并骑缝加盖密封章。文件要贴密封条，并骑缝加盖密封章。4、发送。注意：发送渠道主要有电信传送和人工传达。本情景任务，封装、发送。注意：发送渠道主要有电信传送和人工传达。本情景任务，封装文件发给三个分公司即可。文件

22、发给三个分公司即可。5、归卷。文件分发文毕，文秘人员将发文稿纸、定稿和文件正本归档，以、归卷。文件分发文毕，文秘人员将发文稿纸、定稿和文件正本归档，以备查考和年终立卷归档。备查考和年终立卷归档。 情景任务情景任务分发要点分发要点 本节补充本节补充签发签发类型：正签、代签、核签（加签）、会签类型：正签、代签、核签（加签）、会签签发的权限签发的权限签发的原则：先核后签签发的原则：先核后签签发规范：发文稿纸签发规范：发文稿纸 “ “发发”、“急发急发”；代签时标；代签时标注注“代代”“”“代签代签”字样。需核签或加签的要明确字样。需核签或加签的要明确“请某某同志审阅后发出请某某同志审阅后发出”查办查

23、办 方式和要求方式和要求本节小结本节小结1 1、发文处理流程？、发文处理流程？2 2、各环节操作要领？、各环节操作要领？3 3、发文处理中使用的工具载体？、发文处理中使用的工具载体？1 1、发文的实质；、发文的实质；幻灯片幻灯片 16162 2、发文流程；、发文流程；幻灯片幻灯片 12123 3、发文各环节操作要领。、发文各环节操作要领。应应用用知知识识点点案例分析 宏利公司南昌分公司成立不久，公司各方面的工作还在适宏利公司南昌分公司成立不久，公司各方面的工作还在适应和调整之中。这天，公司销售部王经理代拟了一份以公司名应和调整之中。这天，公司销售部王经理代拟了一份以公司名义发出的急件，他将文稿

24、打印在空白的复印纸上送到公司办公义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公室。秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，王经理拿着室。秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，王经理拿着盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理一边看一边用笔盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理一边看一边用笔对文稿做了一些修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的对文稿做了一些修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。 任务：任务： 评述案例中的发文处理（是否正确，为什么？）评述案例中的发文处理（是否正确，为什么？）注意思维注意思维逻辑与

25、语言表述。逻辑与语言表述。 温故而知新温故而知新案例总结 文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具有权威性和约束力。有权威性和约束力。文件的制发一定要按照规范的程文件的制发一定要按照规范的程序进行序进行。 宏利公司南昌分公司的发文处理程序极不规范。宏利公司南昌分公司的发文处理程序极不规范。 首先部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上，首先部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上，应该启用公司的专用文件纸；应该启用公司的专用文件纸； 其次秘书在接到这份待发的文件后应先

26、请领导审其次秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审阅，领导签发后方可盖章，而不是未经审核就擅自盖阅，领导签发后方可盖章，而不是未经审核就擅自盖章；章； 第三，总经理在已盖章的文件上进行修改，就不第三，总经理在已盖章的文件上进行修改，就不能用修改稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份能用修改稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份盖章后发出。盖章后发出。 实务训练 经理让高洁起草一份经理让高洁起草一份“药材展销会保卫工作意见药材展销会保卫工作意见”并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文处理任务呢？处理任务呢？ 请各小组在讨论的基础上：请各小组在

27、讨论的基础上： 1、写出本小组具体的发文处理流程；、写出本小组具体的发文处理流程； 2、进行简单的模拟演练。、进行简单的模拟演练。温故而知新温故而知新 总结：高洁的发文处理流程 1、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。 2、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。 3、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了个别修改。、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了个别修改。 4、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并再、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并再一次核对修改后的文件。核对无误后，用

28、空白一次核对修改后的文件。核对无误后，用空白A4纸输出该文件并纸输出该文件并附上文件签发单一并交给经理审查。附上文件签发单一并交给经理审查。 签发单签发单 5、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。 6、高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了二、高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了二十份，分别盖上公司的公章，然后在公司发文登记簿上作了登记。十份，分别盖上公司的公章，然后在公司发文登记簿上作了登记。 7、高洁将文件分发到各个部门，并要求他们在收文单上签字。、高洁将文件分发到各个部门，并要求他们在收文单上签字。 秘书

29、锦囊：退回的公文该如何处理秘书锦囊：退回的公文该如何处理 公文被退回时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况公文被退回时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况具体办理；具体办理；如果是一般公文格式的问题，只需要重新修正后再上报即可；如果是一般公文格式的问题，只需要重新修正后再上报即可；如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行会签程如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行会签程序，取得一致意见或列明各方理由后再报；序，取得一致意见或列明各方理由后再报；对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重新审批后签发。新审批后签发

30、。修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件做废处理。修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件做废处理。温故而知新温故而知新 学完上一次课最大的收获是什么学完上一次课最大的收获是什么? 案例分析案例分析 实务训练实务训练 文件的制发一定要按照文件的制发一定要按照规范的程序规范的程序进行进行！ 1、这个规范的程序知道了吗、这个规范的程序知道了吗?(知知) 2、如何按照这个程序来做、如何按照这个程序来做 各环节的操作要领各环节的操作要领(行行) 3、发文处理能够知行合一了吗？、发文处理能够知行合一了吗？ 知识迁移知识迁移知知行行任务二 收文处理 收文处理是否也如发文处理一样收文处理是否也如发

31、文处理一样 需按照规范的程序来进行？需按照规范的程序来进行？ 学习重点：学习重点： 1、认知、认知收文处理的规范程序收文处理的规范程序 2、行为、行为程序内各环节的操作要领程序内各环节的操作要领 舒美服饰有限公司的张秘书收到一份舒美服饰有限公司的张秘书收到一份市政府的通知。通知说明将在市政府的通知。通知说明将在12月月8号号组织召开冬季组织召开冬季防火工作会议防火工作会议，要求全市所有大中型企业，要求全市所有大中型企业的的主要负责人主要负责人都参加，并且要准备好相应的都参加，并且要准备好相应的汇报材料汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或通知还特别提到如果发现在这次会议中出

32、现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分处分。张秘书。张秘书粗粗略一看标题，略一看标题，认为是常规性的工作安排，跟总经理直接认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是直直接放进了档案盒接放进了档案盒张秘书的处理妥当吗？为什么？张秘书的处理妥当吗？为什么？文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各部门，那么，秘书收到文件后该如何规范处理呢？部门，那么，秘书收到文件后该如何规范处理呢？情景任务情景任务签收签收

33、登记登记（分办）（分办）拟办拟办批办批办承办承办注办注办催办催办办结处置办结处置审核审核环节之间具有连续性、确定性、不可逆转性一、收文处理的程序和特点一、收文处理的程序和特点二、收文处理的实质二、收文处理的实质 收文单位收文单位办理收文办理收文行使职权行使职权处理公务处理公务 担负职能担负职能获取有关信息获取有关信息通过通过每一个个体都可能作为链条上的一环参与到收每一个个体都可能作为链条上的一环参与到收文处理工作中来：众多工作人员参与其中。文处理工作中来：众多工作人员参与其中。三、收文处理的三个阶段三、收文处理的三个阶段签收签收登记登记审核审核承办承办批办批办注办注办催办催办拟办拟办收进阶段收

34、进阶段办理阶段办理阶段管理阶段管理阶段（一）签（一）签 收收 签收是收文办理工作的起始环节，通过签收对签收是收文办理工作的起始环节，通过签收对收进的文件进行收进的文件进行审核审核、检查清点检查清点并予以并予以确认确认。 通常由外收发人员与内收发人员共同承担签收通常由外收发人员与内收发人员共同承担签收工作。工作。 1 1、外收发人员与内收发人员、外收发人员与内收发人员 外收发人员：向外签收。外收发人员：向外签收。如：商专收发室如：商专收发室 邮递员邮递员内收发人员：对内签收。内收发人员：对内签收。如：各系部教学秘书从内收发人员处签收如：各系部教学秘书从内收发人员处签收 实际工作中负有文实际工作中

35、负有文件拆封、登记与分件拆封、登记与分发职责的人员，称发职责的人员，称为内收发。为内收发。2 2、外收发签收与内收发签收、外收发签收与内收发签收 外收发人员与内收发人员的签收工作相同吗？外收发人员与内收发人员的签收工作相同吗？ 审核审核1 1）外收发审核要点：对外）外收发审核要点：对外投递正确与否投递正确与否（不是俺家的不要！退回！）（不是俺家的不要！退回！）数量数量（回执清单、发文登记）（回执清单、发文登记）急密件急密件封口完好封口完好 外收发无权拆封！外收发无权拆封！2 2）内收发审核要点：对内）内收发审核要点：对内内收发拆封审核内收发拆封审核 是否齐全：正件、附件、文件页码是否齐全：正件

36、、附件、文件页码 是否附带：汇票、现金、单据等易漏物是否附带：汇票、现金、单据等易漏物 注意事项：注意事项：物件取净，封皮完整，适当补注（若物件取净，封皮完整，适当补注（若发现来文无发文单位、发文日期根据发现来文无发文单位、发文日期根据封皮上的文字及邮戳加以补注），及封皮上的文字及邮戳加以补注），及时退回，加盖收章（于文件首页的右时退回，加盖收章（于文件首页的右上角）上角）不能拆封的范围：不能拆封的范围：1 1、署名领导、署名领导“亲启亲启”、“亲收亲收”件，非件，非经授权，不得擅自拆封，而应交领导本经授权，不得擅自拆封，而应交领导本人或其授权秘书。人或其授权秘书。2 2、密件、急件交办公室主

37、任（机要处）、密件、急件交办公室主任（机要处）处理。处理。拆封拆封审核审核谁来拆拆封谁来拆拆封? 企业的内收发工作由谁做？企业的内收发工作由谁做？ 英大泰和人寿浙江省分公司招聘前台秘书英大泰和人寿浙江省分公司招聘前台秘书.doc.doc （二）登（二）登 记记 登记是收文程序中的一个重要环节，它是控制、登记是收文程序中的一个重要环节，它是控制、管理管理和保护文件的和保护文件的基本手段基本手段，也是了解文件处理，也是了解文件处理状况的状况的依据依据。需要登记的收文：对于领导和有关人员外出开会或参加有需要登记的收文：对于领导和有关人员外出开会或参加有关重要活动带回的关重要活动带回的“帐外文件帐外文

38、件” ” ；内容反映单位重要职；内容反映单位重要职能活动的文件；领导人亲启件由本人决定是否登记保存。能活动的文件；领导人亲启件由本人决定是否登记保存。不需要登记的收文：各种广告；各种公开的和内部无密级不需要登记的收文：各种广告；各种公开的和内部无密级的出版物；一般性的公开信；一般事务性的通知、便函、的出版物；一般性的公开信；一般事务性的通知、便函、介绍信、请柬等介绍信、请柬等登记时对封套上标明领导登记时对封套上标明领导“亲亲收收”、“亲启亲启”的文件，应先的文件，应先交与收件人或其委托的人收阅，交与收件人或其委托的人收阅，收件人或委托人认为文件应属收件人或委托人认为文件应属机关办理，再行登记。

39、机关办理，再行登记。 电脑登记：建立收文登记数据电脑登记：建立收文登记数据库特别便于掌握收文的运转状库特别便于掌握收文的运转状况、检索收文，通过单位的局况、检索收文，通过单位的局域网，实现收文信息的共享，域网，实现收文信息的共享，有利于提高机关或单位的工作有利于提高机关或单位的工作效率。效率。 登记形式包括：登记形式包括：簿册式簿册式联单式联单式卡片式卡片式电脑登记电脑登记形式与形式与载体载体优点优点缺点缺点应用情况应用情况簿册式簿册式预先装订成预先装订成册的登记本册的登记本方便保存方便保存不易查找不易查找应用普遍应用普遍卡片式卡片式单份卡片单份卡片可多人同时登可多人同时登记；便于分类记；便于

40、分类排列、查找排列、查找易散乱丢失，易散乱丢失，如分类不当则如分类不当则难于查找难于查找有的中型有的中型企业单位企业单位采用采用联单式联单式同时填写两同时填写两联或两联以联或两联以上登记单上登记单便于查找，一便于查找，一次填写多次使次填写多次使用，可各自装用，可各自装订成册。订成册。易混乱丢失易混乱丢失采用的不采用的不多多登记形式比较登记形式比较 （三）审（三）审 核核 收文审核收文审核的重点：的重点：收文审核后对收文审核后对文件的处置：文件的处置：文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合规定的文件，经办公厅(室)负责人批准后

41、，可以退回呈报单位并说明理由。紧急公文，应当明确办理时限应当明确办理时限。是否应由本机关或单位办理；是否符合行文规则内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。审核的范围：下级上报需办理的审核的范围：下级上报需办理的文件。文件。收进阶段关键点之一：收进阶段关键点之一： 在完成签收、登记、审核的过程中，判在完成签收、登记、审核的过程中，判断文件是断文件是办文办文（需承办、需回复、需传阅）（需承办、需回复、需传阅）还是一般性阅文。还是一般性阅文。 要求承办或回复的文件，必须填写要求承办或回复的文件，必须填写文文件处理单件处理单贴

42、于所收文件前面，随文件运转贴于所收文件前面，随文件运转和归档。和归档。收文处理单收文处理单.doc.doc分办（分发）分办（分发） 收文经登记后即进入办理阶段。收文经登记后即进入办理阶段。 对对“领导亲启领导亲启”件的分办，件的分办，直接送达领导者本人。直接送达领导者本人。分送给领导人和单位内各承办分送给领导人和单位内各承办部门或人员的文件必须履行签部门或人员的文件必须履行签收手续，以免文件丢失。收手续，以免文件丢失。 （四）拟（四）拟 办办拟办工作是一项拟办工作是一项参谋性工作，它参谋性工作，它发挥综合部门和发挥综合部门和业务部门熟悉文业务部门熟悉文件处理情况和业件处理情况和业务的长处，为领

43、务的长处，为领导决策提供参考导决策提供参考性意见。性意见。拟办应对办理的拟办应对办理的原则、方法等方原则、方法等方面提出建议或相面提出建议或相关的办理方案。关的办理方案。拟办意见应明确拟办意见应明确具体，切实可行。具体，切实可行。(P12)(P12) 拟办是指单位办公部门或业务部门的负责人及拟办是指单位办公部门或业务部门的负责人及或有关人员对需办理的文件提出建议的工作。写在文或有关人员对需办理的文件提出建议的工作。写在文件处理单的件处理单的“拟办意见拟办意见”栏内。栏内。拟办的范围拟办的范围：一切需要：一切需要办理的文件办理的文件（五）批（五）批 办办批办的范围与拟办的范围大体相同，凡经拟办的

44、文件均批办的范围与拟办的范围大体相同，凡经拟办的文件均应呈送领导人批办。应呈送领导人批办。 批办的内容大体与拟办相同。需交待清如何办理及办理批办的内容大体与拟办相同。需交待清如何办理及办理到何种程度；指定承办部门；限定要件和急件的办毕时到何种程度；指定承办部门；限定要件和急件的办毕时间，以免贻误。间，以免贻误。批办是领导根据来文及拟办意见，直接在文件处理单批办是领导根据来文及拟办意见，直接在文件处理单上加以指示或批示的程序。上加以指示或批示的程序。是单位领导人行使职权、办理公务的重要体现。是单位领导人行使职权、办理公务的重要体现。批办是文书处理过程中一个具有决策意义的程序，是行批办是文书处理过

45、程中一个具有决策意义的程序，是行使领导职权的一种具体体现。使领导职权的一种具体体现。批文时应使用批文时应使用符合保管要求符合保管要求的书写材料，字的书写材料，字迹工整、易于迹工整、易于辨认。辨认。 一般由单位与部门的正职领导主要负责对一般由单位与部门的正职领导主要负责对全局性的、方针政策性文件、特别重要等全局性的、方针政策性文件、特别重要等文件的批办。文件的批办。其它文件可授权副职与办公部门的负责人，其它文件可授权副职与办公部门的负责人，在其职权范围内审批有关业务文件与行政在其职权范围内审批有关业务文件与行政事务性文件。事务性文件。 批批办办的的分分工工为便于承办，批办意见应明确具体。为便于承

46、办，批办意见应明确具体。对对贯彻执行贯彻执行上级机关的来文，要批示组织实施上级机关的来文，要批示组织实施的措施的措施; ;对对只需阅知的只需阅知的来文，要批示传阅、传达的范围来文，要批示传阅、传达的范围与时限；与时限；对对要求承办要求承办的来文，要批示承办的原则与方法、的来文，要批示承办的原则与方法、承办部门或人选；承办部门或人选；对对要求回复要求回复的来文，要批示撰稿人与回复的要的来文，要批示撰稿人与回复的要点；点；对需对需两个以上部门共同承办两个以上部门共同承办的收文，要批示主的收文，要批示主办单位。办单位。 批批办办的的方方法法（六）承（六）承 办办 遵照批办意见，根据来文内容和要求，由

47、有遵照批办意见，根据来文内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作环节工作环节承办的要求：承办的要求：明确承办人，专人负责。明确承办人，专人负责。领会领导批办精神，如实按领导意图办事。领会领导批办精神，如实按领导意图办事。遇情况，及时请示。遇情况，及时请示。涉及多个部门的，主办与协办部门必须协调一致。涉及多个部门的，主办与协办部门必须协调一致。（七）催（七）催 办办 催催 办办主要是送负责人批示或者主要是送负责人批示或者交有关部门办理的文件。交有关部门办理的文件。 即对内催办和对外催办。即对内催办和对外催办。 一般文件定期催办，

48、对紧一般文件定期催办，对紧急文件跟踪催办，对重要急文件跟踪催办，对重要文件重点催办。文件重点催办。 指文秘部门对文件办理所指文秘部门对文件办理所 进行督促与检查的工作。进行督促与检查的工作。 防止在文件办理过程中出现防止在文件办理过程中出现拖延、滞留、积压的现象，拖延、滞留、积压的现象，有助于文件的及时办理，进有助于文件的及时办理，进而提高文件工作的效率。而提高文件工作的效率。定定义义 意意义义 重点重点 对象对象 方法方法 催催 办办的方式的方式电话催办电话催办当面催办（登门催办）当面催办（登门催办）信函催办信函催办使用使用“文件催办单文件催办单”催催办（催办卡催办）办（催办卡催办）开会催办

49、。开会催办。（八）注（八）注 办办 注办也称为留注办也称为留注，是指在文件注，是指在文件办理完毕后将其办理完毕后将其承办情况和结果承办情况和结果在文件处理单上在文件处理单上进行注明的工作。进行注明的工作。 注办的内容注办的内容：即对需办复的文件，由承：即对需办复的文件，由承办人注明是否已经办复、复文字号、日期。办人注明是否已经办复、复文字号、日期。注办的要求注办的要求：注办必须及时，在对：注办必须及时，在对文件阅读或承办完毕立即进行。文件阅读或承办完毕立即进行。 注注 办办定定 义义 1 1、收文的实质；、收文的实质；2 2、收文流程；、收文流程；3 3、收文各环节操作要领。、收文各环节操作要

50、领。应应用用知知识识点点情景任务回放 舒美服饰有限公司的张秘书收到一份市政府的通知。舒美服饰有限公司的张秘书收到一份市政府的通知。通知说明将在通知说明将在12月月8号组织召开冬季防火工作会议，要号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业派主要负责人参加，并且要准备求全市所有大中型企业派主要负责人参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会好相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书定的处分。张秘书粗略一看标题粗略一看标题，认为是常规性的工作，认为是常规

51、性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒总经理过目，而是直接放进了档案盒 文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各单位，作为秘书，收到文件后该如何规范处理各组织各单位，作为秘书，收到文件后该如何规范处理呢？呢？情景任务情景任务情景后续 12月月7号，张秘书向总经理汇报：钱总，明天下午号，张秘书向总经理汇报：钱总，明天下午2：30你有你有个会，是市政府组织召开的冬季防火会议。个会，是市政府组织召开的冬季防火会议。 钱总：我明天有个重要的客户要见，

52、你让赵副总去一下。钱总：我明天有个重要的客户要见，你让赵副总去一下。 张秘书：好的，我去通知赵副总。张秘书：好的，我去通知赵副总。 赵副总一听是冬季防火会议，随口问了句：赵副总一听是冬季防火会议，随口问了句：“要汇报吗？要汇报吗？” 张秘书一听愣住了，张秘书一听愣住了，“汇报，这个，我想想，哎呀，好象是汇报，这个，我想想，哎呀，好象是有说要汇报什么的，我没太在意，以为是常规例会呢。有说要汇报什么的，我没太在意，以为是常规例会呢。” “赶紧核实一下赶紧核实一下”赵副总果断地说。张秘书飞快地冲进办公室，赵副总果断地说。张秘书飞快地冲进办公室，一阵翻箱倒柜后，终于找到那份文件，一边阅读一边想：一阵翻

53、箱倒柜后，终于找到那份文件，一边阅读一边想：“坏了，坏了，坏了，把这么重要的内容忽略了，影响公司声誉可怎么好？坏了，把这么重要的内容忽略了，影响公司声誉可怎么好？”他他把这份文件复印了几份，给钱总和赵副总人手一份，并主动承认把这份文件复印了几份，给钱总和赵副总人手一份，并主动承认自己的过失，表示愿意加班把材料赶出来。钱总和赵副总虽然很自己的过失，表示愿意加班把材料赶出来。钱总和赵副总虽然很震惊，但想想现在也不是发脾气的时候，应付难题才是上策，便震惊，但想想现在也不是发脾气的时候，应付难题才是上策，便马上组织召开公司紧急会议，共同研讨汇报材料的内容，经过大马上组织召开公司紧急会议，共同研讨汇报材

54、料的内容，经过大家的共同努力，终于在中午的时候完成了汇报材料的写作。家的共同努力，终于在中午的时候完成了汇报材料的写作。情景任务 1、张秘书为什么会出现这样的失误？如果你、张秘书为什么会出现这样的失误？如果你是张秘书将按怎样的程序处理市政府的这份通知？是张秘书将按怎样的程序处理市政府的这份通知？ 2、请小组组员简单模拟张秘书的收文处理过、请小组组员简单模拟张秘书的收文处理过程。程。 任务小结 张秘书收文处理的规范动作：张秘书收文处理的规范动作： 1、登记、登记收文登记簿收文登记簿 2、审核、审核此文是否需要审核呢？此文是否需要审核呢？ 3、拟办、拟办 拟交行政部撰拟汇报材料，参会人由赵副总指派

55、。拟交行政部撰拟汇报材料，参会人由赵副总指派。 拟交行政部牵头办理。赵副总全面负责。拟交行政部牵头办理。赵副总全面负责。 提交提交 4、批办、批办 同意拟办意见。另，请行政部本周内完成公司防火工作自查，确保安全工作同意拟办意见。另，请行政部本周内完成公司防火工作自查，确保安全工作落实到位。落实到位。 5、承办、承办 落实事项：汇报材料的完成落实事项：汇报材料的完成 防火工作自查与完善防火工作自查与完善 落实参会人落实参会人 6、催办、催办 办公室秘书如何催办赵副总？办公室秘书如何催办赵副总？ 7、（注办）赵副总如期参会并发言。、（注办）赵副总如期参会并发言。 公文处理单？公文处理单？公文监控人

56、？公文监控人？ 任务三：文书传阅任务三：文书传阅学习目标：学习目标：了解文书传阅的要求掌握文书传阅的流程掌握文书传阅的方法能够正确进行文件传阅情景任务情景任务 舒美服饰公司（苏州分公司）于舒美服饰公司（苏州分公司）于2011年年12月月1号号收到集团总部下发收到集团总部下发关于加强冬季防火工作的通知关于加强冬季防火工作的通知1份。秘书李芸该如何处理这份收文呢？份。秘书李芸该如何处理这份收文呢？情景分析情景分析 企事业单位每天都会收到一定量的公文。企事业单位每天都会收到一定量的公文。有的需要及时办理，有的需要传阅。做好有的需要及时办理，有的需要传阅。做好文书的传阅是秘书的日常工作之一。文书的传阅

57、是秘书的日常工作之一。任务分析任务分析 怎样完成传阅任务呢？怎样完成传阅任务呢？ 其一，要明确文书其一，要明确文书传阅的范围传阅的范围 其二，要确定完成其二，要确定完成传阅所采用的方法传阅所采用的方法 其三，要掌握传阅的规范性其三，要掌握传阅的规范性操作要领操作要领，有序地、高效地进行传阅有序地、高效地进行传阅一、文件传阅的基本要求一、文件传阅的基本要求1、准确：严格按照、准确：严格按照传阅范围传阅范围进行传阅进行传阅2、有序：一般顺序与承办部门优先、有序：一般顺序与承办部门优先3、及时：传阅的时效性、及时：传阅的时效性（取送及时、遵循顺序、区别送阅、（取送及时、遵循顺序、区别送阅、掌握领导阅

58、文规律）掌握领导阅文规律）4、安全：、安全：文件传阅范围的一般情况：文件传阅范围的一般情况：1、有、有明确传阅范围的明确传阅范围的文件，严格文件，严格按照传阅范围进行传阅；按照传阅范围进行传阅；2、无明确传阅范围的无明确传阅范围的文件：一种文件：一种是需要领导批示的，按是需要领导批示的，按领导批示领导批示范围进行传阅；二是范围进行传阅；二是不需要特别不需要特别办理办理，只要求有关单位、部门、，只要求有关单位、部门、人员了解的，直接对相关人员进人员了解的，直接对相关人员进行传阅。行传阅。1、使用文件传阅交接登记簿、使用文件传阅交接登记簿2、杜绝横传、杜绝横传3、传阅组织专人负责、传阅组织专人负责

59、4、严格遵循传阅范围进行传阅、严格遵循传阅范围进行传阅5、设置密级文件夹，注意密件：封面贴、设置密级文件夹，注意密件：封面贴“密件密件”标志；即标志；即阅即退，不能带回；及时收回。阅即退，不能带回；及时收回。二、公文传阅的顺序二、公文传阅的顺序分清主次和先后，讲求效率分清主次和先后，讲求效率一般情况，一般处理：一般情况，一般处理：办公室主任阅读、把关办公室主任阅读、把关单位领导单位领导分管领导分管领导承办部门承办部门特殊情况灵活处理：特殊情况灵活处理：领导不在，调整顺序；急件，主管领导阅知后交承办部门，再送其他领导文件较多，分头传阅。文件较多，分头传阅。三、文件传阅的基本方法三、文件传阅的基本

60、方法轮辐式传阅轮辐式传阅阅读室集中阅览阅读室集中阅览（会议（会议“传阅传阅”）四、情景任务实施四、情景任务实施1、确定公文传阅范围：单位领导、安全科、生产部门、确定公文传阅范围：单位领导、安全科、生产部门2、选择传阅方式：因涉及部门与人员较少，采取轮辐式传阅、选择传阅方式：因涉及部门与人员较少，采取轮辐式传阅具体：李芸交单位领导阅知，单位领导批示传阅范围；李芸依据具体：李芸交单位领导阅知，单位领导批示传阅范围；李芸依据领导指示范围，将文件交安全科科长阅知；收回再交安全科副科领导指示范围，将文件交安全科科长阅知；收回再交安全科副科长阅知；收回后再交各生产车间阅知。长阅知；收回后再交各生产车间阅知