药品经营企业计算机系统介绍

1、药品经营企业计算机系统唐竹2013年5月新版GSP培训目 录1234计算机系统要求背景计算机系统基本要求计算机系统配置要求计算机系统管理控制计算机系统要求背景1.1.计算机系统需求背景许可准入的要求 电子监管的要求 企业发展的要求计算机系统要求背景1.1 许可准入的要求开办药品批发企业验收实施标准（试行）（国食药监市200476号）第十七条具有专用的计算机和服务器中央数据处理系统，并运用该系统对在库药品的分类、存放和相关信息的检索以及对药品的购进、入库验收、在库养护、销售、出库复核进行记录和管理，对质量情况能够进行及时准确的记录。计算机系统要求背景1.2 电子监管的要求 国家局电子监管的要求药

2、品安全十二五规划，加快监管信息化建设。电子监管的要求关于实施药品电子监管工作有关问题的通知（国食药监办2008165号）特殊药品及血液制品、疫苗、中药注射剂、第二类精神药品关于基本药物进行全品种电子监管工作的通知。2010.5关于印发2011-2015年药品电子监管工作规划的通知。全品种、全过程（批发“见码必扫”，零售全覆盖）虽然各法规文件的要求描述各不相同，但基本要求是一致的：能覆盖企业药品经营购销存全过程；连锁企业还应与门店联网；整个过程符合GSP要求，与企业管理要求相适应，各项记录内容真实完整，相关数据准确安全；各岗位人员能熟练操作信息系统；能接受监管部门的监管。计算机系统要求背景计算机

3、系统要求背景1.3 企业发展的要求企业组织结构优化实现信息动态交流提高企业决策水平提高员工工作效率降低企业运营成本提高企业管理水平提高质量促进销售计算机系统要求背景2.计算机系统应用现状企业之间信息化管理差异较大、总体程度不高 缺乏专业技术人员、系统流程管理的人员 对企业信息化建设的认识不够，硬件投入大，软件投入少 质量管理人员计算机应用能力亟待提高 标准规范程度低计算机系统要求背景3.计算机系统配备现状大多数药品批发企业均已配备计算机系统，药品零售企业配备计算机系统的较少； 各企业因管理需求、经营品种、历史沿革等条件不同，配备的计算机系统软、硬件条件千差万别； 市场上的医药经营管理软件良莠不

4、齐，导致计算机系统管理水平各不相同。计算机系统要求背景4.计算机系统的作用提高企业管理水平 提供企业工作效率 规范企业经营、质量管理 为数据共享提供便利 便于监管目 录1234计算机系统要求背景计算机系统基本要求计算机系统配置要求计算机系统管理控制计算机系统基本要求1. 新版GSP修订修订原则：“提高标准、完善管理，强化重点、突破难点”修订目标：全面推进一项管理手段-计算机管理信息系统的应用强化两个重点环节 - 药品购销渠道、仓储温湿度控制突破三个难点问题 - 票据管理、冷链管理、药品运输计算机系统基本要求2. 全面推进计算机系统的应用新版GSP 第七节:四个条款 其他:三个条款 附录:二十一

5、个条款对计算机系统提出了明确要求功能要求应用软件硬件网络数据库计算机系统基本要求3.计算机系统企业质量管理体系要素之一第七条 企业质量管理体系应当与其经营范围和规模相适应，包括组织机构、人员、设施设备、质量管理体系文件及相应的计算机系统等。质量方针质量管理体系文件组织机构、人员、设施设备、计算机系统计算机系统基本要求4.质量管理对计算机系统的管控职责第十七条 质量管理部门应当履行以下职责：（十）负责指导设定计算机系统质量控制功能；（十一） 负责计算机系统操作权限的审核和质量管理基础数据的建立及更新；计算机系统基本要求5.计算机系统记录数据要求第四十条 通过计算机系统记录数据时，有关人员应当按照

6、操作规程，通过授权及密码登录后方可进行数据的录入或者复核；数据的更改应当经质量管理部门审核并在其监督下进行，更改过程应当留有记录。在电子记录出现错误或需要改动时，必须由质量管理部门审核，确保更改过程的可追溯性。计算机系统基本要求6.计算机系统管理基本目的第五十七条 企业应当建立能够符合经营全过程管理及质量控制要求的计算机系统，实现药品质量可追溯，并满足药品电子监管的实施条件。采购销售仓储运输财务质量管理覆盖经营全过程7.计算机系统基本功能计算机系统必须满足药品经营管理活动的全过程质量控制，实现药品的可追溯性，保证药品质量管理活动有序、高效运行。计算系统功能：1.满足经营业务过程支持2.满足质量

7、控制功能3.满足电子监管实施条件计算机系统基本要求目 录1234计算机系统要求背景计算机系统基本要求计算机系统配置要求计算机系统管理控制计算机系统配置要求1.计算机系统硬件、软件及网络第五十八条 企业计算机系统应当符合以下要求：（一）有支持系统正常运行的服务器和终端机；（二）有安全、稳定的网络环境，有固定接入互联网的方式和安全可靠的信息平台；（三）有实现部门之间、岗位之间信息传输和数据共享的局域网；（四）有药品经营业务票据生成、打印和管理功能；（五）有符合本规范要求及企业管理实际需要的应用软件和相关数据库。应当留有记录。计算机系统配置要求2.计算机系统应用及管理 1、保证计算机系统的安全性 自

8、身的安全 使用的安全 2、确保计算机系统的一致性 设置与制度、程序、人员配备相配套 与原始凭证的内容一致 3、确保计算机系统数据的完整性 覆盖药品经营管理全过程 记录完整、真实体现 及时备份数据目 录1234计算机系统要求背景计算机系统基本要求计算机系统配置要求计算机系统管理控制1.11.21.31.41.5制定计算机系统的管理文件明确计算机系统的管理职责配置满足要求的计算机系统严格计算机系统的安全管理满足各环节的质量控制功能计算机系统管理控制要求1. 计算机系统管控总体要求1.1明确计算机系统的管理文件计算机系统管理控制要求第三十一条 企业制定质量管理体系文件应当符合企业实际。文件包括质量管

9、理制度、部门及岗位职责、操作规程、档案、报告、记录和凭证等。第三十六条 质量管理制度应当包括以下内容：（二十）计算机系统的管理；（二十一）执行药品电子监管的规定；计算机系统管理制度计算机系统操作规程计算机系统管理记录批发企业负责信息管理的部门或人员应当履行以下职责：（一）系统硬件和软件的安装、测试及网络维护；（二）系统数据库管理和数据备份；（三）负责培训、指导相关岗位人员使用系统；（四）负责系统程序的运行及维护管理；（五）负责系统网络以及数据的安全管理；（六）保证系统日志的完整性；（七）建立系统硬件和软件管理档案。1.2明确计算机系统的管理职责计算机系统管理控制要求企业质量管理部门或质量管理人

10、员应当负责以下工作：（一）负责指导设定系统质量控制功能；（二）负责系统操作权限的审核并定期跟踪检查；（三）指导、监督各岗位人员严格按规定流程及要求操作系统；（四）质量管理基础数据的审核、录入、修改及锁定（五）对业务经营数据修改申请进行审核，符合规定要求的方可按程序修改；（六）对系统中涉及药品质量的有关问题进行处理。1.2明确计算机系统的管理职责计算机系统管理控制要求系统的硬件设施和网络环境应当符合以下要求：（一）有支持系统正常运行的服务器；（二）药品采购、收货、验收、储存、养护、出库复核、销售以及质量管理等岗位有专用的终端设备；（三）有稳定、安全的网络环境，有固定接入互联网的方式和可靠的信息安

11、全平台；（四）批发企业有实现相关部门之间、岗位之间信息传输和数据共享的局域网；（五）有符合规范要求及企业管理实际需要的应用软件和相关数据库。1.3配置满足要求的计算机系统计算机系统管理控制要求1.4严格计算机系统的安全管理计算机系统管理控制要求第六十条 计算机系统运行中涉及企业经营和管理的数据应当采用安全、可靠的方式储存并按日备份，备份数据应当存放在安全场所，记录类数据的保存时限应当符合本规范第四十二条的要求。第四十二条记录及凭证应当至少保存5年。疫苗、特殊管理的药品的记录及凭证按相关规定保存。1.4严格计算机系统的安全管理计算机系统管理控制要求（附录）第七条企业应当根据计算机管理制度对系统各

12、类记录和数据进行安全管理。（一）企业应当采用安全、可靠的方式存储和备份各类记录和数据；（二）企业应当按日备份；（三）备份数据应当存放在安全场所，防止与服务器同时遭遇灾害（四）数据的保存时限应符合相关规定。计算机系统管理控制要求1.5满足各环节的质量控制功能质量基础数据的管理 采购环节的功能要求 收货环节的功能要求 验收环节的功能要求 养护环节的功能要求 销售环节的功能要求 出库及复核功能要求 销后退回的功能要求 疑问药品的控制功能 运输环节的功能要求2.计算机系统数据管理计算机系统管理控制要求第五十九条 各类数据的录入、修改、保存等操作应当符合授权范围、操作规程和管理制度的要求，保证数据原始、

13、真实、准确、安全和可追溯。第四十条 通过计算机系统记录数据时，有关人员应当按照操作规程，通过授权及密码登录后方可进行数据的录入或者复核；数据的更改应当经质量管理部门审核并在其监督下进行，更改过程应当留有记录。3.质量基础数据的管理供货单位信息购货单位信息单位性质定义品种资料品种性质定义要点：数据的关联及控制计算机系统管理控制要求3.1质量基础数据的管理-供货单位信息计算机系统管理控制要求药品生产许可证或药品经营许可证 ； 营业执照及其年检证明； 药品生产质量管理规范认证证书或药品经营质量管理规范认证证书； 相关印章、随货同行单（票）样式； 开户户名、开户银行及账号； 税务登记证和组织机构代码证

14、 。要点：有效标识、超期锁定3.2质量基础数据的管理-销售人员计算机系统管理控制要求业务员历史代理信息查询； 核实代理单位的唯一性； 自动控制授权有效期限； 自动控制代理售权区域、品种及其它权限； 与所代理供应商合法资质有效期关联。要点：变更管理、超期锁定3.3质量基础数据的管理-购货单位信息计算机系统管理控制要求生产企业及流通企业资质参照“供货单位”； 医疗机构执业许可证、营业执照； 部队医院、卫生队的规定要求； 采购人员及提货人员委托书。要点：有效标识、超期锁定3.4质量基础数据的管理-单位性质定义计算机系统管理控制要求分类：采购对象、销售对象 性质：生产、批发、零售、使用、科研 GMP证

15、书的品种对应 经营范围定义 诊疗范围定义要点：各信息的匹配、自动过滤3.5质量基础数据的管理-品种资料计算机系统管理控制要求药品注册证、各相关批件 质量标准 包装及说明书备案 生产企业资料要点：变更管理、超期锁定3.6质量基础数据的管理-品种性质定义计算机系统管理控制要求大类分类 药品分类 剂型 储存条件 经营范围或诊疗范围对应 其他信息要点：各信息间的匹配、自动过滤3.7质量基础数据的管理-数据关联计算机系统管理控制要求采购：经营品种与供货单位、销售人员关联 储存：经营品种与库房的条件关联 销售：经营品种与经营范围、诊疗范围关联 复核：经营品种与储存条件、验证结果关联 运输：经营品种与运输方

16、式、条件和时间关联要点：关联交叉时不能相互矛盾3.5质量基础数据的管理-数据控制计算机系统管理控制要求权限控制 预警功能 动锁定功能 人工锁定及解锁功能 拦截功能要点：数据统一、控制有效计算机系统管理控制要求4. 功能要求采购环节（附录）第九条药品的采购订单应当依据系统建立的质量管理基础数据制定，系统应当拒绝无质量管理基础数据支持的任何采购订单的生成。系统对各供货单位的法定资质能够自动审核，拒绝超出经营方式、经营范围的采购行为发生。采购订单受控于质量管理基础数据库 不符合采购条件的，拒绝生成订单 采购订单确认后，生成采购记录 特殊管理药品采购，人员、渠道双控制系统支持采购信息查询及拦截 系统支

17、持查询药品基础信息 支持收货环节记录相关到货信息 特殊药品的提示 确认到货信息后确认待验区域，提交验收计算机系统管理控制要求5. 功能要求收货环节（附录）第十条 药品到货时，系统应当支持收货人员查询采购订单，对照实物确认相关信息无误后，方可进行质量验收。提示待验药品信息 系统支持查询药品基础信息 支持验收环节记录药品相关信息 根据验收结论，支持对采购记录的拆分 自动分配储存区域 入库指令、生成库存计算机系统管理控制要求6. 功能要求验收环节（附录）第十一条 验收人员按规定进行药品质量验收，对照药品实物在系统采购记录的基础上录入药品的批号、生产日期、有效期、验收合格数量、验收结果等内容后，系统生

18、成验收记录。全区域温湿度自动监测、报警 生成养护计划 自动提示、预警近效期药品 养护情况查询计算机系统管理控制要求7. 功能要求养护环节（附录）第十三条 系统应当依据质量管理基础数据和养护制度，对库存药品按期自动生成养护工作计划，提示养护人员对库存药品进行有序、合理的养护。第十四条 系统应当对库存药品的有效期进行自动跟踪和控制，具备近效期预警、超有效期自动锁定及停售等功能。自动识别客户类别、经营范围或诊疗范围 不符合销售条件不能开单 开单确认后，生成销售记录、出库指令 系统自动将对应检验报告或其它文件计算机系统管理控制要求8. 功能要求销售环节（附录）第十五条 批发企业销售药品应当依据质量管理

19、基础数据及库存记录生成销售订单，系统拒绝无质量管理基础数据或无有效库存数据支持的任何销售订单的生成。系统对各购货单位的法定资质实施自动审核，拒绝超出经营方式、经营范围等销售行为的发生。系统接受出库指令，生成拣货计划 自动分配拣货任务，确定拣货责任人并跟踪进程 支持复核项目的确认 特殊药品的提示 质量复核结果计算机系统管理控制要求9. 功能要求复核及出库环节（附录）第十六条 批发企业销售订单确认后，系统自动生成销售记录，并将数据传输至仓储部门提示出库及复核。复核员完成复核任务后，系统自动生成出库复核记录。计算机系统管理控制要求10. 功能要求销后退回（附录）第十七条 批发企业的系统对销后退回药品

20、应按以下程序管理：（一）销后退回药品在收货时应当调出原对应的销售出库复核记录；（二）对应的销售出库复核记录与销后退回药品实物信息一致的方可验收，并依据原销售出库复核记录生成销后退回验收记录；（三）退回药品实物与原记录信息不符时，系统应当拒绝药品退回操作（四）系统不支持对原始销售数据的任何更改。依据销售记录做出退货通知 拒绝非本企业销售药品的退货 销售记录不可更改授权人员可在系统中锁定有疑问药品 质量管理人员方可解锁 不合格药品的确认及转移记录 不合格药品的处理记录计算机系统管理控制要求11. 功能要求有疑问药品（附录）第十八条 系统应当对经营过程中发现质量有疑问的药品进行控制。（一）各岗位发现质量有疑问药品，应按照本岗位操作权限实施锁定，系统自动通知质量管理人员；（二）被锁定药品应由质量管理人员确认，不属于质量问题的解除锁定，属于不合格药品的由系统生成不合格记录；（三）系统对质量不合格药品的处理过程进行