撰写咨询分析报告

1、1 / 12 正确地撰写报告 在咨询工作中， 书面交流能够弥补口头的不足。 而在某些情况下， 书面报告会成为要紧的或唯一的交流渠道。 报告除了归纳和传递 信息、激励客户采取行动之外，对客户还具有其他重要的作用， 报告的质量和讲明在专门大程度上决定着咨询师在执行咨询任 务过程中的阻碍报告还阻碍咨询师的总的信誉。 当咨询师和客户 个人之间的交往受到限制时 （比如， 客户从好几个咨询师那儿得 到不同的书面报告而从中择一时） ，报告的讲服力就成为报告至 关重要的作用。 一份出色的咨询报告应达到以下三个差不多标准： 第一，要友好面对读者，针对客户的背景、需求和爱好，选择 报告的结构、 文体、术语、论点以

2、及其他特点。 最全然的问题是： 什么样的报告能最好地服务于客户，并易于客户阅读并理解 而不是 我们公司情愿出具什么样的报告？ 因此，在大多数情形 下，客户对报告并没有什么专门的偏好， 而是让咨询师替他们选 择。尽管如此，依旧要征求他们的意见，直接和客户讨论报告是 会有专门大的关心的。 第二，报告应便于咨询师撰写。便于撰写的文章才便于阅读。 2 / 12 况且，如此做能够为客户节约时刻和费用。 因为客户要为咨询师 撰写报告所花费的时刻支付费用， 而且要花费自己的时刻来研究 报告。在极端的情况下， 一份撰写得专门不行的报告会使客户心 烦起到事与愿违的作用。 第三， 也是最重要的， 每一份报告的目的

3、差不多上为了传递特 定的信息。在撰写报告前，需要明确这一信息（或目的）。如此 做有助于确定报告的结构， 选择适当的文体， 并针对要向客户传 递的这一信 息，组织论据的事实和信息。 做为自检， 能够通过以下问题来检查要撰写的报告的必要性和目 的 - 什么缘故这份报告是必要的？ - 它想表达什么内容？ - 如何达到这一目的？ - 有没有达到这一目的的更好的方法？ - 时机成熟了吗？ - 谁会是这份报告的读者？谁会是这份报告的使用者？ 在试写报告的开场白时，能够采纳如此的开头： 本报告的目的 3 / 12 假如完成那个句子有任何困难， 讲明写这份报告的必要性有待商 榷。从上次报告到现在的时刻间隔长短

4、并不重要， 重要的是咨询 任务在此过程中取得的中意进展， 而且也为客户所知晓， 即使是 在按照咨询合同规定， 非提交报告不可时， 也应该先考虑上述问 题，环境可能已发生变化，先前定的时刻表也许不再适宜，也许 全然不再需要如此一份报告了，等等。 原则上， 除了直接证明结论或工作所产生的文件的信息外， 咨询 报告不应重复从客户那儿得到的或早为客户熟知的信息及有关 背景情况的一般信息。信息的精华在于新闻。因此，报告的信息 内容应包 括： - 咨询师首先发觉的事实； - 对已知事实重要性的新发觉； - 新发觉的已知效果和迄今未知缘故之间的联系； - 客户存在问题的解决方法及方法的正确性； - 向客户表

5、明他 / 她需要采取行动的情况以及其他能引起客户注 意的任何情况。 4 / 12 报告的结构 应当依照报告的性质和目的以及期望得到的反映，对内容进行 最佳顺序 的编排。做到这一点可能不容易。作者可能希望能够 对整个咨询任务以及咨询小组的整个分析考虑过程， 给予全面的 描述，但客户则更急于了解将为业务带来可见改进的结果和建 议。尽管作者希望读者能从头读到尾，但谁也无法保证这一点， 这也是书面交流的一个弊端。 报告具有讲服力就需要一个理性的 推理积存过程而读者却不情愿重复这一过程。 解决的方法是在报告的开头最好有一个吸引人的提要， 提要要紧 描述报告的总旨及关键信息。 如此大多数工作繁忙的高级治理

6、成 员，即使可不能逐章阅读， 也能够通过阅读提要来了解报告的结 构和要紧结论。 再依照高级治理人员的归纳， 他们会选择更加认 真地看一下报告的某些部分。 内容目录也专门重要（十分简短的报告除外）；遗憾的是专门多 报告恰恰缺少这一项。 内容目录最好是放在报告的最开始， 即开 头是内容简介、前言、提要或任何其他章节。如此做可能有助于 在单独的纸张或卡片上编写标题和内容摘要。 然后可对这些卡片 作出妥善的分类，以便拟定提纲和起草报告。 5 / 12 对大标题、小标题等采纳一套正规的数字和 / 或字母体系，有助 于将报告的本文整理成合乎逻辑的结构。 每个数字后的文字能够 用不同的格式打印。 能够应用十

7、进制方式，如： 1、大标题 1.1 小标题 1.1.1 次小标题。 或者用数字和字母方式，如： I 、大标题 1、小标题 A、次小标题 1）列举项目 2）列举项目 这种方式的优点在于， 它能够使作者考虑到问题的轻重缓急， 确 定哪些题目实际上是不的题目的小节， 它能够促进报告结构更有 条理性，并可提出合理的布局，幸免重复。 例如，一份报告包括三个方面：采购、储存和生产，对此作出的 三个方面6 / 12 的讲明： 调查结果、 做出结论和提出建议。 下面的三种 布局哪一种最好呢？ 1、调查 1. 采购 1. 采购 1.1 采购 1.1 调查 1.1 调查 1.2 储存 1.2 结论 1.2 结论

8、1.3 生产 1.3 建议 2. 结论 2. 储存 2. 储存 2.1 采购 2.1 调查 2.1 调查 2.2 储存 2.2 结论 2.2 结论 2.3 生产 2.3 建议 3、建议 3. 生产 3. 生产 3.1 采购 3.1 调查 3.1 调查 3.2 储存 3.2 结论 3.2 结论 3.3 生产 3.3 建议 4. 建议 4.1 采购 4.2 储存 4.3 生产 关于任一特不的报告， 这些布局中总有一种是最简单易行的， 然 而假如 调查对客户没有什么新东西，那也无需对它们化力气 了。结论通常会直接导致 建议 ，甚至可能整个报告只需按照 上述第三栏第 4项的格式编写， 建议本身要写得使

9、调查和结论更 为清晰了。 咨询报告不同于研究论文， 它所表达的内容是为了激 发和引导行动。 每件情况都有轻重缓急、重要程度、利弊和目的；整理的方案有 助于把上述诸点分选出来。 附录有助于把一份报告中的详细讲明、清单、表格、图表、图解 等抽出来， 把它们放在报告中会打破阅读的连贯性， 而且在版面 上也难于安排。 报告的正文应便于阅读， 便于对概括性资料作快 速的查阅， 附录能对报告中的某些项目作出补充。 假如读者遇到 几页密密麻麻的数字表格， 就不7 / 12 利于他们阅读报告。 但小表格或 图解，则无碍。它们有助于打破报告的单调性，传递有选择的或 总体性的信息，应在正文中予以保留。 举例来讲， 假如一份报告包括办公系统的详细讲明， 这种情况几 乎注定要入在附录里面。如此，在不破坏报告保密性的前提下， 附录在以后能够作为客户通过操作手册的一部分。 在咨询任务的最后报告中， 特不要对有关人员表示感谢， 那个地 点面也需要某些技巧。如若一一列举姓名，就一定不要有遗漏， 因为每一个给予真诚关心的人都希望在名单中看到自己的名字， 与此同时，假如在名单中包括了某位与