信息化办公室精细化管理草案

1、信息化办公室精细化管理草案作为国家“十二五规划”的开局之年，我部门面临着新的挑战与机遇，肩负着加快公司阶段性信息化建设的重要使命。为响应：“科技创新抓高端，求真务实促服务，精细管理上水平”的经营指导思想，以立足专业化、管理科学量化为原则，以加强细节、服务、规则、系统意识为目标，力求以信息化为手段，提成企业管理水平，增强企业综合竞争和可持续发展的能力。一、内部管理思想：精细化的内部管理就是要用具体、明确的量化标准取代笼统、模糊的管理要求，把抽象的战略、决策，转化为具体的、明确的发展举措。组织管理细则：1. 办公室领导每周一上午准时参加生产经营周例会，认真领会会议精神，做好会议纪要。2. 每周一上

2、午生产经营周例会后，办公室领导应在本周内组织召开一次办公室内部会议，传达生产经营周例会的会议精神，并传达相关会议内容。3. 每周内部会议中，应向办公室领导汇报上周所布置工作内容的完成情况。4. 每周内部会议中，设备管理员应向办公室领导汇报上周机房设备运转情况，核心机房内平均温度、湿度。5. 每周内部会议中，网络管理员应向办公室领导汇报上周网络、信息、数据服务的连接及运行情况。6. 每次内部会议不少于15分钟，不超过30分钟。机房管理细则：1. 凡进入核心机房的，必须先按照要求填写核心机房登记表（见附表一），如实填写姓名、日期、时间、工作内容。2. 凡进入辅助机房的，必须按照要求填写辅助机房访客

3、登记表（见附表二），如实填写姓名、日期、时间、原由。3. 凡需要进行加密文件解密的，必须按照要求填写解密登记表（见附表三），征得相关领导批准，按照西安煤矿机械有限公司亿赛通加密系统实施办法（见附件一）所提供的解密流程方，进行文件解密工作。4. 系统管理员对服务器进行维护、备份、升级工作，必须按照要求如实填写备份和升级登记表（见附表四）。5. 进入机房必须更换拖鞋或者穿鞋套，保持机房清洁卫生，机房内禁止吸烟。6. 管理员不得随意机房内更改电源、网络端口、服务器、空调、交换机等硬件设置，如需要改变必须取得办公室领导同意。7. 由机房值周人员负责每日对机房内服务器、交换机、UPS电源、空调器、配电柜

4、等设备及主机房温湿度进行巡查，并认真填写核心机房登记表（见附表一）。8. 每半年由设备管理员进行UPS电池组充放电工作。9. 机房内严禁带入或存放各种易燃、易爆、剧毒、放射等危险物品。10. 由设备管理员负责每周五检查机房灭火器、报警器、应急灯等设备完好情况；采暖期检查管道是否有漏水现象；11. 严禁任何人使用未经检测允许的介质(软盘、光盘等)。未经许可任何人不得挪用和外借机房内的各类设备、资料及物品。12. 加强数据安全及成果保护，核心机房要对各类重要文件、文字材料、报表数据、声像资料及时备份，并按季度收集整理公司形成的电子档案，并刻录光盘。13. 服务器管理员账户（administrato

5、r）口令要定期更换，口令使用时间不得大于三个月，口令位数要求八位以上。14. 由办公室值周人员于每周四下午组织机房清洁打扫工作。15. 出现突发事件时（机房突然断电、触电、火警、失窃），需相关人员严格按照数据中心机房突发事件应急预案（见附件二）进行处理。局域网管理细则：1. 公司局域网的运行维护由网络管理员负责。所有楼内信息插座、网络线路、布线槽、网络设备、机柜内跳线等，统一由网络管理员负责安装、维护、连接、设置，并且做如实填写西煤机局域网用户信息登记表（见附表五）。2. 网络管理员负责，用户入网、资源分配、用户入网设备的确认、信息服务监管、用户技术支持、网络安全管理、网络故障检测、用户数据的

6、收集、统计、备案、上报、违规事件的处理。3. 由办公室领导负责审核申请入网人员，其所使用的网络跳线、网卡等网络设备必须经网络管理员认可。4. 网络管理员应该及时了解、掌控网络及信息、数据服务的连接及运行情况。二、服务工作思想：以加强精细操作和管理为基本特征，通过提高员工素质，克服惰性、规范工作流程，实现协作管理，从而提高信息化部门对外服务质量。细则：1. 当接到维修任务时，由办公室领导根据实际情况启动设备维修程序。2. 本部门不能组织维修的设备，由设备管理部组织安排维修，如不具备维修条件或不能维修的方可外修。3. 需要维修的设备，应由设备管理员如实填设备维修记录表（见附表六），如实填写设备名称

7、，生产厂家，规格型号，资产编号，报修原因，维修部件，维修厂家，联系电话，预计费用，预计时间，并且让设备使用人签字。维修过程结束后，应当由设备管理员于每周例会中提交给办公室领导进行维修确认签字。4. 对于在免费保修期内的设备故障，由设备管理员与厂家联系维修。5. 设备的维修费用应按实际费用核算，维修人员应按实际维修费用提供正规的维修发票，送至相关部门审批。6. 维修周期结束后，应当由维修人员于90天内对维修后的设备进行复查，并将复查情况填写在备注栏内。三、回访工作思想：积极开展服务回访工作，变被动服务为主动服务，解答用户疑问，指导用户正确操作，提醒用户及时对软、硬件进行维护保养。使用户对信息化办

8、公室产生信任感和安全感，形成“口碑”效应。细则：1. 对于企业内重点用户（中、高层领导），在软、硬件交付使用后的一周内，信息化办公室应当对用户建立服务档案，如实填写重点用户服务回访信息收集卡（见附表七）。2. 回访人应在软、硬件交付使用后90天进行首次回访，以后没90天回访一次。3. 回访中对于用户反馈的问题必须有始有终，做到每个问题都有回应，对于重点用户提出的建议与意见，必须及时形成文件，上报至办公室领导。四、项目管理精细化思想：根据西安煤矿机械有限公司二一一年经济运行方案（西煤机司发20111号）的文件精神，“信息化办公室和技术发展部的绩效工资，是以项目进展程度和业务完成进度作为考核内容”

9、。对于绩效方式的薪酬分配制度，信息化办公室需要进行信息化项目精细化管理，这是部门生存和发展的需要，也是实现企业效益最大化的需求。一方面，项目实施精细化管理，达到了降低项目成本，增加项目效益的目的，使企业保持可持续竞争优势。另一方面，通过项目精细化管理，公司资源得到了高效的整合，项目策划到达全过程贯彻，由于资源短缺引发的项目管理失控现象就会得到有效的控制。细则：1. 项目组织结构参考为保证每一个信息化项目能够顺利进行，一般来说，应该在项目开始之前确定成立项目小组，小组内应该包括有项目总监，项目副总监，项目主管，实施主管，实施工程师，系统实施人员，业务管理人员，自动化管理人员。基本的组织结构如（图

10、一）所示。系统实施人员实施主管实施工程师业务管理人员项目管理人员项目总监项目主管项目领导小组项目实施小组项目副总监图一 项目组织结构参考2. 项目小组相关人员职能参考项目小组成员应当由西安煤矿机械有限公司的决策人员和相关业务高级管理员组成。领导小组的职责：Ø对项目实施小组提供承诺、支持、指导为项目的实施提供人力、财力、场地支持；Ø负责实施项目形成的管理制度、规程的审批，决定对与项目相关部门及责任人的奖惩；Ø解决项目实施小组无法解决的重大问题（或扩大化问题）；Ø按照项目实施的成果组织实施项目的进行和新的业务流程规划；Ø审定项目各项方案和项目实施目

11、标；Ø检查考核项目组织实施工作。审批和保证项目投资落实，确保项目实施按计划进行；Ø督促各部门与项目组、项目组与技术支持单位的工作协调；Ø在每个重要阶段关键点，负责项目组验收和监督系统切换运行。组织项目阶段实施鉴定。听取项目实施小组的工作汇报，提出指导性意见，解决重大问题，并决定下一阶段工作重点和行动计划；Ø对项目实施小组给予适当的授权。项目主管的职责：Ø保证能够在整个项目实施期间能够在项目组中工作；Ø根据要求，定期向项目总监通报项目的进展，并在必要时寻求支持和干预；Ø指派和管理参加项目组的西煤机员工；Ø组织安排适当

12、的高级管理人员、用户、实施技术人员进行谈话，组织研讨会、工作会议；Ø及时解答、提供实施小组所索取的信息、文档资料；Ø与项目主管协调处理由项目总监或实施小组对项目计划、进度或程序所提出的更改；Ø与实施主管一起采取必要的行动去纠正项目计划或工作范围的可能偏差；Ø进行授权范围内的决策；Ø与实施小组成员一起决定项目实施策略和方案。对项目主管的要求：Ø有很强的项目管理和组织技能；Ø熟悉西煤机的整体业务流程；Ø熟练使用计算机常用办公软件；Ø深刻理解本项目目标，范围、标准，最好有相关项目经验；Ø很强的分析技能

13、等。实施主管的主要职责： Ø做好项目管理工作，控制项目目标与范围，控制项目风险，控制客户期望值，保证项目质量和进度；Ø监督实施小组完成对实施项目的前期调研、需求确认；Ø组织项目小组成员制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划；Ø负责审核项目实施工作的具体安排，确保项目实施按计划保质保量完成，督促、协调和安排项目实施小组的工作以及与项目主管的日常沟通、工作任务安排与协调；Ø负责编制项目实施工作任务书，并与项目主管进行确认；Ø负责项目阶段成果确认和整个项目的验收工作，提供项目实施总结及验收报告。项目主管提出项目评估申请，完成项目移

14、交工作；Ø协助项目主管开展各种工作；Ø组织实施小组讨论、编写项目实施方案，决定项目实施方案和方法；Ø与领导小组组织制定培训计划；Ø决定实施小组人员分工和具体工作安排。项目实施小组为保证项目的顺利实施，由人员组成项目实施小组，在领导小组的管理下，与实施工程师一起完成项目实施。项目实施小组的主要职责：Ø按照实施要求提供详细的需求和信息，收集和确认现有业务流程；Ø根据所收集的信息对西煤机目前现状和将来发展进行评估；Ø掌握对项目用户进行培训的基本知识和技能；Ø进行各种业务数据整理（包括测试数据、正式运行数据）；Ø

15、对项目进行应用测试等；Ø和实施主管共同审核项目交付件。对项目实施小组成员的要求：Ø必须深刻了解项目相关的公司业务流程和需求；Ø很强的分析能力，熟悉常用的一些分析方法；Ø良好的计算机操作能力（OFFICE、WINDOWS等）；Ø沟通能力强。实施工程师的主要职责：Ø完成对实施项目的前期调研，并直接向实施主管报告；Ø协助实施主管共同制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划和实施的详细计划；Ø负责按实施方案界定的工作范围并按项目实施总体计划确定的时间进度开展实施工作，服从领导小组及实施主管的工作安排，保证项目实施工

16、作的正常开展；Ø负责实施过程中各种实施文档的提供、整理与确认；Ø负责与项目相关的系统安装、调试等工作；Ø与系统实施人员合作，配合解决西煤机网络及软、硬件平台故障引起的系统问题；Ø与系统实施人员一起负责系统技术层面的培训工作； Ø与系统实施人员一起按计划完成各项实施任务并提交相关报告。对实施工程师的要求：Ø熟悉西煤机的软、硬件基础情况；Ø清楚西煤机内部网络走线布局，计算机分布；Ø有良好的组织与沟通能力。 系统实施人员的主要职责：Ø根据实施主管的要求，为整个项目组提供详细的IT需求和信息；Ø参与项目

17、相关的软、硬件系统的安装、配置、调试等工作。系统实施人员的要求：Ø基本熟悉与项目相关的公司个部门的计算机软、硬件，服务器及网络状况；Ø具备系统管理、网络管理、安全管理、数据库管理等能力；Ø良好的分析和沟通能力；Ø熟悉Windows Server等操作系统、Microsoft Office等办公软件；3. 项目实施进度在项目实施初期，应当形成有书面的项目实施主计划、项目立项报告等，其目的是详细的描述项目的进程过程，并明确资源配置和项目各阶段应该完成的内容，落实相关负责人。项目进度中有应当包含五个关键时刻，分别是：项目组成立，系统安装，系统上线，用户培训，项

18、目验收使用。项目实施各部分实施在时间上应当有明确的先后关系，如图二所示。项目准备工作硬件安装调试项目组内培训现状分析需求分析组织架构建模管理流程梳理系统框架定义系统安装系统实现系统适合差距分析系统测试数据准备规范化操作流程制作操作手册项目管理用户培训系统管理模拟运行建立维护支持队伍维护支持项目总结持上线实施调研系统建设、用户培训验收使用运行维护维护图二 项目实施进度参考简图附表一：核心机房登录表序号姓名日期时间工作内容附表二：辅助机房访客登记表序号姓名日期时间原有附表三：解密登记表序号解密文件解密日期申请人批准人解密人备注附表四：备份和升级登记表备份数据库升级病毒库姓名日期时间姓名日期时间附表

19、五：西煤机局域网用户信息登记表序号使用者部门位置IP地址Mac地址附表六：设备维修记录表维修人： 年 月 日 编号：设备名称生产厂家规格型号资产编号报修原因维修部件联系厂家联系电话预计费用申请人： 年 月 日主管领导：年 月 日申请人： 年 月 日备注：附表七：重点用户服务回访信息收集卡编号版本/修改用户姓名：联系电话：部门：职务：回访日期：回访人：必问项目1.请问软、硬件目前的使用状况如何？A.好 B.一般 C.不好2.该软、硬件大概已经工作_小时。3.解决措施：提醒项目根据该软、硬件使用要求，该产品要在联系工作_小时后进行_维护，请及时维护。评价1.工作人员的服务态度：A.好B.不好原因：

20、2.工作人员的技术水平：A好B.不好原因：建议及其他用户建议：用户签名： 年 月 日附件一：西安煤矿机械有限公司亿赛通加密系统实施办法为保护西安煤矿机械有限公司设计文档的安全，提高工作效率，有效防止因信息泄密而造成的商业损失，公司采用亿赛通文档安全管理系统加强设计文档管理。为保证加密系统正常使用，特制定此实施办法。一、系统实施范围加密系统实施范围涉及公司产品设计研究院各参与文档设计和管理的部门，包括采煤机研究所、电气研究所、工艺研究所、掘进机研究所、信息化办公室、科技规划发展部六个部门。二、加密系统配置（一）系统清单名称配置数量单位软件服务器使用许可允许西安煤矿机械有限公司使用120个客户端1

21、个USB认证锁1个USB流转锁3个软件光盘服务器、客户端安装程序、使用说明手册1套（二）配置方案加密系统软件服务器端安装于加密服务器上，服务器置于信息化办公室主机房。客户端安装在设计院各部门有加密需要的计算机上。USB认证锁插在加密服务器上，由机房管理人员负责保管。USB流转锁3把，分别由总工程师、采煤机所所长、掘进机所所长保管。加密软件光盘和使用许可证书由总工程师保管。三、加密策略各个部门保护的文件加密策略暂定如下：（一）二维软件策略1.AUTOCAD策略应用于AUTOCAD软件涉及加密的文件后缀：*.DWG*|*.DWT*|*.DWS*|*.DXF*|*SAV*.TMP|*SAVE.AC$

22、|*.PDF|*.KMG|*.BAK2.CAXA策略应用于CAXA电子图版软件涉及加密的文件后缀：*.EXB|*.DWG|*.BAK（二）三维软件策略1.SOLIDWORKS策略应用于SOLIDWORKS软件涉及加密的文件后缀： *.SLDPRT|*.SLDFP|*.PTRDOT|*.SLDFTP|*.SLDASM|*.BAK2.UG策略应用于UNIGRAPHICS NX软件涉及加密的文件后缀：*.PRT|*.IGS|*.STP|*.STEP|*.DXF|*.DWG|*.MODEL|*.BAK（三）工艺设计策略应用于CAXA V5软件涉及加密的文件后缀： *.CXP *.DWG *.BAK四、

23、系统角色设定（一）系统管理员系统管理员1名，暂由信息化办公室主任担任。系统管理员具有系统所有管理权限（包括管理日志、策略、设置普通用户权限），同时具有解密的能力。系统管理员未经总工程师批准严禁给用户解密。（二）策略管理员策略管理员2名，由信息化办公室员工担任，负责系统的维护，用户需求策略的修改和添加。如果用户有修改或添加策略需求，须经总工程师批准，信息化办公室领导签字后策略管理员方可实施。（三）日志管理员日志管理员1名，由信息化办公室员工担任，负责系统一切运行记录的归档工作。五、用户设置（一）脱机时长普通用户脱机时长为48小时。相关领导的笔记本脱机时长为9999小时。（二）权限设置总工程师、采

24、煤机所所长、掘进机所所长设置解密权限，允许使用解密工具和流转工具，其他用户没有解密权限。其他人用非法手段设法解密文件，按西安煤机有限公司相关文件保密规定论处。（三）打印设置打印室提供2个有打印功能的普通用户，在两台计算机上分别打印图纸和WORD文档。六、解密流程（一）解密申请按照公司文档保密要求，加密文档因业务需要解密时须提前向负责领导提出报告，然后通过加密软件客户端发布解密申请。方法如下：方式一：用鼠标右键单击客户端图标，选择【业务申请】栏下的【解密申请】，用户在解密申请窗口中点击【增加文件】或者【增加目录】，输入申请理由，提交解密申请。 方式二：用鼠标直接选中要解密的文件，单击右键，在右键

25、菜单栏中选择【亿赛通CDG文档】下的【密文解密申请】，弹出解密文件列表，直接点击确定，解密申请提交成功。（二）解密方法方式一：系统管理员通过网页登陆平台进入管理员面板，选择解密审批模块可以查看解密申请，解密审批可以点击全部通过，也可以在详情中单个审批。方式二：插入USB流转锁，用鼠标右键单击客户端图标，选择【终端工具】栏下的【流转工具】，选择要解密的文件或目录鼠标点击右键选择解密。注意：对文件解密后，若执行保存命令（在装有亿赛通客户端的电脑上），文件会继续被加密。七、系统日常维护为了确保加密系统安全稳定运行，系统日常维护和服务支持由信息化办公室负责。1.策略管理员每周五检查软件运行是否正常，不

26、定期回访用户，按规定对策略进行调整。2.日志管理员每季度备份系统日志一次。3.系统出现问题及时解决，系统出现重大问题无法解决，第一时间向领导汇报，并迅速联系相关技术专家解决。 维护组联系电话：信息化办公室 二一年二月二十四日附件二：数据中心机房突发事件应急预案数据中心机房是我公司存放数据的重要场所。重要仪器、设备、人员相对集中，一旦发生断电、触电、火灾、失窃等重大安全责任事故，可能造成人员伤亡、财产损失、数据丢失以及危及公共安全的紧急事件等严重后果。机房安全，人人有责。特制定以下应急预案：一、应急救援组织机构为了从根本上加强对我公司数据中心机房突发事件应急救援工作的

27、组织领导，更好协调部门员工全力迅速做好突发事件的应急救援处理工作，特成立突发事件应急救援小组：组 长： 施平副组长： 石珍草 侯邦福 康力 时建平成 员： 常天粟 陆明 刘健 张宁 王维娜 庆博 刘俊锋 张翔机房联系电话：8205548613201706598二、机房突然断电（主要负责人：时建平）(一) 为了保障机房内设备及数据的安全，如果公司需要正常停电，设备动力分公司应事先通知信息化办公室。 (二) 如果公司在8小时工作时间内发生突然断电，机房管理人员应立即报告信息化办公室主任，并按照本应急预案作出相应处理： （1）联系动力分公司，询明断电情况，以便作出相应处理。如果确认科技楼在一个半小时内不能来电，由机房管理人员首先进行数据备份，之后按照设备操作规程关闭核心机房相关用电