第四章在库商品的保管与(1)

1、第四章第四章 在库商品的保管与养护在库商品的保管与养护 第一节 物料编码 第二节 盘点作业 第三节 商品养护主要内容第一节 物料编码 一、物料编码的含义 是以简短的文字、数字或字母等来代表物料品名、规格或类别及其它有关事项的一种管理工具。 二、编码原则 1、完整性 2、唯一性 3、简单性 4、稳定性 5、可扩展性 三、编码方法 1、流水号编号法：这是最简单的编码方法。由1开始按数字顺序一直往下编，是最简单的编号法，常用于账号或发票编号，属于延展式的方法。 例如： 2、分段法、分段法 与上法不同的，把数字分段，让每一段数字代表共同特性与上法不同的，把数字分段，让每一段数字代表共同特性的一类货品。

2、例如：的一类货品。例如： 01至至05预留给肥皂；预留给肥皂；06到到12预留给牙膏。预留给牙膏。 3、分组编号法 此编号法依货品的特性分成多个数字组，每一数字组代表此项货品的一种特性，例如第一数字组代表货品的类别，第二数字组代表货品的形状，第三数字组代表货品的供应商，第四数字组代表货品的尺寸，至于每一个字组的位数要多少视实际需要而定。此方法现今使用尤为普遍。 例如：例如： 其编号意义如下：其编号意义如下： 4、按实际意义的编号法 在编号时，用部份或全部编号代表货品的重量、尺寸、距离、产能或其它特性。此方法有一特点：由编号即能了解货品的内容。 例如： 5、后数位编号法 运用编号末尾的数字，来对

3、同类货品作进一步的细分，也就是从数字的层级关系来看出货品的归属类别。 例如： 6、暗示编号法 用数字与文字的组合来编号，编号本身虽不是直接指明货品的实际情况（与实际意义编号法不同），但却能暗示货品的内容，这种方法的优点是容易记忆，但又不易让外人了解。 例如： BY表示：自行车（表示：自行车（Bicycle） 005表示：大小型表示：大小型号号 5号号 B表示：小孩型（表示：小孩型（Baby） W表示：表示：白色（白色（White） 10表示：供应商号码表示：供应商号码第二节 盘点作业 随着时间的流逝，仓库实际存量与会计帐面的存量有可能发生不一致的情况，可能是人为的因素，也可能是其他不可抗力的因

4、素，使得存货数量发生减少或增加。这时便需要通过盘点作业，记录盘点时实际的存量，通过跟会计帐面存量进行实际比较，就可以对实际存货有一个比较清晰的了解。一、 盘点作业的目的 （一）盘点的概念 为了对库存物品的数量进行有效控制，并查清其在库中的质量状况，必须定期或不定期地对各储存场所进行清点、查核，这一过程称为盘点作业。（二）盘点的目的 1、查清实际库存数量。 通常物料在一段时间不断接收与发放后，容易产生料账不符的误差，这些误差的形成主要原因有： (a) 库存资料记录不确实，如多记、误记、漏记等。 (b) 库存数量有误，如损坏、遗失、验收与出货清点有误。 (c) 盘点方法选择不恰当，如误盘、重盘、漏

5、盘等。 这些差异必须在盘点后察觉错误的起因，并予以更正。 2、计算企业资产的损益。 企业的损益与总库存金额有相当密切的关系，而库存金额又与库存量及其单价成正比。因此为了能准确地计算出企业实际的损益，就必须针对现有数量加以盘点。一旦发觉库存太多，即表示企业的经营受到压迫。 3、发现仓库管理中的问题。 如呆、废品的处理状况、存货周转率、物料的保养维修，均可藉盘点发觉问题，以谋改善之策。（三）盘点作业的内容 1、查账面与实存数量是否相符 2、查收发情况，及是否遵循先进先出原则 3、查保管现状 堆放及维护情况 有无超储积压、损坏变质 不合格及呆废物料的处理情况 安全设施及安全情况 4、查常备物料库存状

6、况盘点前准备确定盘点时间确定盘点方法盘点人员培训清理盘点现场盘点查清差异原因处理盘点结果二、盘点作业流程 （一）盘点前的准备 1、明确盘点的程序方法 2、 配合会计决算进行盘点 3、盘点、复盘、监盘人员必须经过训练 4、经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单 5、盘点用的表格必须事先印制完成 6、库存资料必须确实结清（二）确定盘点时间 在实施ABC管理的企业： A类主要货品：每周盘点一次 B类货品：每月盘点一次 C类较不重要货品：每季或半年盘点一次即可 未实施ABC管理的企业，应对较容易损耗毁坏及价值高的货品增加其盘点次数。 另外需注意，当实施盘点作业时，时程应尽可能缩短，以13日完成较佳。至于日

7、期一般会选择在： (a) 财务决算前夕方便计算损益以及查清财务状况。 (b) 淡季进行淡季储货量少盘点容易，人力的损失相对降低，且调动人力较为便利。（三）确定盘点方法 账面盘点 现货盘点（四）培训盘点人员 1、针对所有人员进行盘点方法训练。其中对盘点的程序、表格的填写必须充份了解，工作才能得心应手。 2、针对复盘与监盘人员进行认识货品之训练。因为复盘与监盘人员对货品大多数并不熟悉，故而应加强货品的认识，以利盘点工作之进行。（五）清理储存场所 1、在盘点前，对已验收入库的物品进行整理归位；尚未验收入库的商品属于供应商，应划分清楚避免混淆。 2、储存场所在关闭前应通知各部门要求预先领取所需之物项。

8、 3、储存场所整理整顿完成，以便计数盘点。 4、预先鉴定呆料、废品、不良品，以便盘点时鉴定。 5、帐卡、单据、资料均应整理后加以结清。 6、储存场所的管理人员在盘点前应自行预盘，以便提早发现问题并加以预防。（六）盘点工作 盘点数量、重量 盘点质量 货账核对 账账核对 初点、复点（七）差异因素追查 1. 记账员登录数据时发生错登、漏登等情况； 2. 账务处理系统不完善，导致数据出错； 3. 盘点时计算有误，或计算方法不符； 4. 盘点前数据资料未结清，使账面数据不准确； 5. 出入库作业时产生误差； 6. 货物损耗、丢失。（八）盘盈、盘亏的处理 1、盘点报告 根据盘点数量和账存数量编制盘点报告

9、确定盘盈、盘亏量 追查盘盈、盘亏原因 2、盘点结果处理 查明差异，分析原因 认真总结，加强管理 上报批准，调整差异货品编号货品名称单位帐面资料盘点实存数量盈亏数目增减差异因素负责人备注数 量单价金额数量单价金额盘盈盘亏增加减少数量金额数量金额单价金额单价金额货品盘点数量盈亏价目增减更正表 年 月 日三、盘点方法 （一）账面盘点法 又称为永续盘点，就是把每天入库及出库货品的数量及单价，记录在电脑或账簿上，而后不断地累计加总算出帐面上的库存量及库存金额。品 名 编号：请购点： 经济订购量：日期订 购入 库出 库现 存附 注月日数量请购单数量单价金额数量货单数量总值货品总账（二）现货盘点法 亦称为实

10、地盘点或实盘，也就是实际去清点调查仓库内的库存数，再依货品单价计算出实际库存金额的方法。 如要得到最正确的库存情况并确保盘点无误，最直接的方法就是确定账面盘点与现货盘点的结果要完全一致。如一旦存在差异，即产生料账不符的现象，究竟是账面记错或是出入库作业出错，则须再多费一层工夫来找寻错误原因，才能得出正确结果及赋予责任归属。 现货盘点依其盘点时间频度的不同又分为期末盘点及循环盘点。期末盘点系指在期末一起清点所有货品数量的方法；而循环盘点则是在每天、每周即作少种少量的盘点，到了月末或期末则每项货品至少完成一次盘点的方法。盘点方式盘点方式比较内容比较内容期末盘点期末盘点循环盘点循环盘点时时 间间期末

11、、每年仅数次期末、每年仅数次平常、每天或每周一次平常、每天或每周一次所需时间所需时间长长短短所需人员所需人员全体动员全体动员( (或临时雇用或临时雇用) )专门人员专门人员盘差情况盘差情况多且发现得晚多且发现得晚少且发现得早少且发现得早对营运的影响对营运的影响须停止作业数天须停止作业数天无无对品项的管理对品项的管理平等平等A A类重要货品：仔细管理类重要货品：仔细管理C C类不重要货品：稍微管理类不重要货品：稍微管理盘差原因追究盘差原因追究不易不易容易容易期末盘点与循环盘点之差异比较期末盘点与循环盘点之差异比较 四、盘点结果评估检讨 进行盘点的目的主要就是希望能藉由盘点来检讨如今货品的出入库及

12、保管状况，因而需要通过盘点了解的问题有： a.实际存量与帐面存量的差异是多少？ b.这些差异是发生于那些品种？ c.平均每一差异量对公司损益造成多大影响？ d.每次循环盘点中，有几次确实存在误差？ e.平均每种货品发生误差的次数是多少？ 1. 盘点数量误差。其计算公式为：盘点数量误差实际库存数账面库存数 2. 盘点数量误差率。其计算公式为： 盘点数量误差率 盘点数量误差 实际库存数100% 3. 盘点品种误差率。其计算公式为： 盘点品种误差率 盘点误差品种数 盘点实际品种数100% 当盘点数量误差率高，但盘点品种误差率低时，表示虽发生误差的货品品种减少，但每一发生误差品种之数量却有提高的趋势。

13、此时应检讨负责这些品种的人员有无尽责？以及这些货品的置放区域是否得当？有无必要加强管理？相反的，若当盘点数量误差率低，但盘点品种误差率高时，表示虽然整个盘点误差量有下降趋势，但发生误差的货品种类却增多。误差品种太多将使后续的更新修改工作更为麻烦，且有可能影响出货速度，因此亦需对此现象加强管制。 4. 平均每件盘差品金额。其计算公式为：平均每件盘差品金额 盘点误差金额 盘点误差量 5. 盘差次数比率。其计算公式为：盘差次数比率 盘点误差次数 盘点执行次数100% 6. 平均每品种盘差次数率。其计算公式为：平均每品种盘差次数率 盘差次数 盘差品种数100% 五、呆废物料的处理 （一）概念 1、呆料

14、：库存时间过长而使用极少或有可能根本不使用之物料。 2、废料：因某些原因而失去使用价值，同时也无法改作它用的物料。 （二）处理的目的 1、物尽其用 2、减少资金占用 3、节省储存费用 4、节省储存空间 （三）合理处理 1、转用 2、修正再用 3、拆零利用 4、调换 5、转赠 6、出售 7、报废第三节 物品养护 物品养护是指分别对不同性质的物品在不同储存条件下采取不同的技术措施，以防止其质量劣化的活动。 “以防为主、防治结合”是物品养护的核心。一、物品养护的基本措施 1. 严格验收入库物品 2. 安排合理的储存场所 3.科学进行堆码苫垫 4.控制好仓库温度、湿度 5. 定期进行物品在库检查和盘点

15、 6.搞好仓库清洁卫生二、温度及湿度的控制方法 1、通风 通风方式：自然通风。强迫通风。又称机械通风或人工通风 通风时机： 对怕热类的物资，主要是利用通风降温。在炎热季节，适用于那些怕热但对空气湿度条件要求不严的物资，一般可在夜间或凌晨6点左右通风。 对怕冻类的物资，主要是利用通风提温。在寒冷季节，要在阳光充足、库外温度最高时通风，一般是在下午23点左右进行。 对怕潮类的物资，主要是利用通风降潮。通风时必须对比当时库内外的绝对湿度。2、密封: 密封是将储存物品在一定空间 , 使用密封材料 , 尽可能严密地封闭起来 , 使之与周围大气隔离 , 防止或减弱自然因素对物品的不良影响 , 创造适宜的保管条件。 密封的形式： 整库密封 货垛密封 货架密封 货箱密封 单件密封除湿机 3、除湿 空气除湿是利用物理或化学的方法 , 将空气中的水分除去 , 以降低空气湿度的一种有效方法。 三、金属的锈蚀和防护 1、防锈方法 气相防锈 涂油防锈 涂漆防锈 可剥性塑料封存 2、除锈方法 手工除锈 机械除锈 化学药剂除锈四、虫害与霉变的防治 虫害的防治： 1、搞好环境卫生 2、化学杀虫法 3、物理杀虫法 4、生物杀虫法 霉变的防治： 1、化学药剂防霉 2、气调防霉 3、低温冷藏防霉 4、气相防霉 5、其他方法五、5S管理 1.整理 把呆废滞料进行处理 把一个月内不用的物料放到指定的位置 把一周内用到的