第二章 企业采购管理组织

1、采购管理与库存控制李肖钢第二章 企业采购管理组织n本章要点：q采购管理组织的设置q采购管理组织的类型q采购管理人员素质q建立采购管理组织的一般步骤1 采购管理组织的设置n建立采购管理组织应该考虑的因素q企业规模的大小和企业组织结构的复杂程度q采购品种的数量和性质q采购业务环节的复杂程度例如例如：2 采购管理组织的类型根据采购组织的模式不同：根据采购组织的模式不同：q分散型组织q各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。q集中型采购组织q由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购实施模式。q集中/分散的采购组织结构（混合型）q在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个经营单位也有自己的采购部

2、门。q公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。优点优点缺点缺点自主性、灵活性、多样性自主性、灵活性、多样性 可在本地采购，受当地欢迎可在本地采购，受当地欢迎有利于部门间竞争有利于部门间竞争 造成供应商分散和混乱造成供应商分散和混乱 技术人员短缺，成本上升技术人员短缺，成本上升 重复采购，分支间缺乏沟通重复采购，分支间缺乏沟通缺乏财务控制缺乏财务控制过量的地方采购过量的地方采购分散型采购组织的特点分散型采购组织的特点适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司分散型采购组织的特点分散型采购组织的特点优点优点缺点缺点规模效应规模效应标准化，节省人员和工作量，

3、有利于采购标准化，节省人员和工作量，有利于采购战略的实施战略的实施有利于财务管理有利于财务管理利于更好的全面库存管理和材料利用利于更好的全面库存管理和材料利用避免因为供应短缺而引起集团部门间的竞避免因为供应短缺而引起集团部门间的竞争。争。上下级之间的抱怨上下级之间的抱怨对系统的反抗对系统的反抗过高的管理费用过高的管理费用对市场的反应较慢对市场的反应较慢 适用：适用于下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司适用：适用于下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司采购生产营销采购生产营销采购生产营销这种结构形式结合了两种采购组织的有点，能够做到分散和这种结构形式结合了两种采购组织的有点，能够做到分散和

4、集中的有效结合。集中的有效结合。2 采购管理组织的类型根据采购在组织中的地位分类n采购位于高层的采购组织n采购位于第二层的采购组织n采购位于较底层的采购组织总经理总经理人事人事副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理财务财务副总经理副总经理生产生产副总经理副总经理采购采购副总经理副总经理生生产产管管制制仓仓储储制制造造品品管管隶隶 属属 于于 高高 级级 管管 理理 层的采购组织层的采购组织总经理总经理行政行政副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理生产生产副总经理副总经理仓储仓储生管管制生管管制采购采购制造制造品管品管位于第二层，隶位于第二层，隶 属属 于于 生生 产产 部部总经理总经理行政

5、行政副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理生产生产副总经理副总经理人人事事采采购购财财务务计计算算机机中中心心生生产产管管制制仓仓储储制制造造品品管管隶隶 属属 于于 行行 政政 部部其他部门其他部门副总经理副总经理总经理总经理资材部资材部副总经理副总经理生产部生产部副总经理副总经理采采购购跟跟催催文文书书处处理理采购采购生生产产计计划划生产管制生产管制生生产产日日报报物物料料管管制制仓仓储储运运输输收收发发料料储运储运隶隶 属属 于于 资资 材材 部部总经理总经理行政行政副总经理副总经理业务业务副总经理副总经理生产生产副总经理副总经理物资部物资部制制造造其其他他处于较低层，隶属于物资部处于

6、较低层，隶属于物资部采购采购2 采购管理组织的类型q根据组织结构形式分类n直线制n直线职能制n事业部制直线制的组织结构总经理行政副总经理生产副总经理业务副总经理采购副总经理财务副总经理采购员采购员采购员采购员n优点：指挥和被指挥的关系简单，权力集中，责权分明，联系简洁，指挥和命令统一，决策速度快，容易维持管理秩序。n缺点：采购主管对下级的所有业务进行指挥，对采购主管的要求比较高。n适合中小型企业的采购管理直线职能制的组织结构总经理行政副总经理生产副总经理业务副总经理采购副总经理财务副总经理采购员采购员采购员采购员直线职能制的采购组织结构n优点：集中领导，统一指挥，便于调配人、财、物力；职责清楚

7、，有利于提高办事效率；能够综合考虑采购需求，使采购变得更加合理。n缺点：各职能部门和直线指挥部门之间容易产生矛盾，加大最高领导的协调工作量；难以培养熟悉企业内部全面业务的管理人才；信息传递线路较长，整个组织系统适应性较差，对复杂情况不能及时作出反应。n目前中国企业普遍采用采购事业部制总经理行政副总经理财务副总经理人事副总经理事业部A事业部B事业部C事业部D技术部销售部采购部采购事业部制n特点：q构成事业部的产品、地区或顾客，具有相对独立的市场q每个事业部都是一个利润中心q具有全企业综合经营的一部分管理权限n优点：q有利于实现企业内部的协作，提高劳动生产率q最高管理部门可以摆脱日常行政事务，成为

8、坚强有力的决策机构q各事业部自成体系，在分权范围内可以发挥灵活性和主动性q各事业部之间的竞争，促使企业发展n缺点：q由于机构重复，造成管理人员浪费q事业部经理经营，使事业部间的人员互换困难，相互支援能力差q忽视企业的整体利益，仅仅从本部门利益出发n适用于规模大且品种多、需求复杂、市场多变的企业。采购组织发展的趋势采管购采采购部门结构图采购部门结构图采购调研部门流程管理部门采购部一采购部二采购部三采购经理采购主管库存主管库存计划库房主管3 采购组织内部的设计采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：采购部采购部经理经理采购课采购课课长课长稽催课稽催课课长课长

9、管理课管理课课长课长研究课研究课课长课长原料组原料组组长组长燃料组燃料组组长组长设备组设备组组长组长办公用品办公用品组长组长维修组维修组组长组长铅铅采购员采购员铅铅采购员采购员化学品化学品采购员采购员电器电器采购员采购员机械机械采购员采购员某金属制造公司组织某金属制造公司组织表表l课这个行政机构，只有国营企业单位才有,并在很多单位没有设置。l课比科的级别低，比股的级别高。大都数的国营公司（主要是正科级单位）下面的中层科室就直接设的是股。但在比较大或是人员相当多的国营公司，驻外机构多，或是又不能独间核算的分公司多，但这些部门行使的行政权力比中层科室又小，这样的单位才设置“课”。 l大致配置是：总

10、经理（正科级），副总经理（副科级），中层科室里设正课长，副课长。课的下面分公司或驻外机构设置正股长，副股长。主要会按以下的角度来设计采购部门：1.按采购地区设计采购总部国际采购国内采购东北地区华东地区华南地区欧洲地区 美洲地区 亚洲地区2.按物品类别设计 采购总部采购一部 采购二部 采购三部办公用品电子零件采购部采购三课采购二课采购一课电子零件(包括集成电路、开关、电阻、连接器、变压器、电热调节器、制动器、机黾器等）机械制品(包含塑料胶品、机器设备、模具等）工程发包事务用品维护机械维护水电某电子公司采购部组织某电子公司采购部组织表表3.按采购功能设计采购总部开发来源议价招 标 比价议 标 决标

11、签 约 稽 催履 约 供应处供应处内内购购课课外外购购课课接接辖辖课课资资讯讯课课结报组议价组访价组综合组履约组订约组报关组验收组提货组资讯组稽催组物料管理组某国防科技单位采购组织表某国防科技单位采购组织表4 岗位设置及责任n采购部门的职责q分析材料市场品质、价格等行情q寻找供应源q与供应商洽谈，建立供应商资料q决策：要求报价、进行议价，比较q采购物料q检验进厂物品q以采购合约或协议控制实时调度交货期q对供应商进行评估：价格、品质、交期、交量q库存的控制、呆料与废料的预防与处理岗位的设置n采购主管n采购主管助理n采购工程师n采购员n采购文员各岗位的职责n采购主管的工作职责q制定采购部门的工作方

12、针与目标q负责主要原物料的采购q编制年度采购计划及预算q签审订购单及合约q采购部门工作制度之建立及改善q撰写部门周报及月报q主持采购人员的教育训练q建立与供应商的良好关系q督导采购部门全盘业务及人员考核q主持或参加采购部门的会议q与相关部门沟通和协调 n采购主管助理的工作职责q协助主管进行材料采购渠道的搜集q协助采购主管制定计划q市场行情的调查分析与统计q供应商评估数据的统计与分析q主持采购人员的教育训练q采购相关文件的编写工作 n采购工程师的工作职责q主要原材料的估价q供应商材料样板的品质初步确认q材料样板的初期制作与更改q替代材料的搜寻q采购部门有关技术、品质文件的拟制q与技术、品质部门有关技术、品质问题的沟通与协调q与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调n采购员的职责q经办一