档案管理培训

1、 档案档案管理管理山西压缩天然气集团有限公司山西压缩天然气集团有限公司 行政工作部行政工作部 2012016 6年年1111月月1111日日 国新国新集团档案管理有关发文集团档案管理有关发文 晋国新字【2016】96号 山西省国新能源集团有限公司关于转发山西省档案局、山西省人民政府国有资产监督管理委员会关于下发的通知等文件的通知 压缩天然气集团有限公司压缩天然气集团有限公司有关发文有关发文 山西压缩天然气集团有限公司档案管理制度 山西压缩天然气集团有限公司关于加强档案管理的通知 档案管理的目的档案管理的目的 实现公司档案工作的标准化、规范化、现代化管理， 更好地为公司的发展提供全面、高效、优质

2、服务档案概述档案概述l企业档案是指公司所属各部门、单位在工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同门类载体的历史记录。l企业档案包括文书档案、基建档案、会计档案、声像档案、设备档案、电子档案、图书资料档案和其他实物档案。 档档案的特性和作用案的特性和作用档案的特性：档案的特性：（1）原始性 （ 由原始文件直接形成 ） （2）真实性 （ 各项活动的真实记录 ） （3）唯一性 （4）信息性 （5）机密性 （6）多样性档案的作用：档案的作用：（1）是本单位各项活动的历史积 和真实记忆；（2）是开展工作的凭据和参考；（3）是本单位的资产和资源；（4）是本单位整体管理

3、体系的组 成部分；（5）是保持可持续发展的重要保 障。档案管理机构和职责档案管理机构和职责l行政工作部是公司档案管理的职能部门，下设档案室具体负责档案管理工作，负责统筹、协调、组织、管理公司档案工作。l负责集中统一管理公司的档案工作，做好档案的收集、整理、保管、统计和利用工作，为公司各项工作服务。l负责公司档案、资料的调阅和利用工作，利用的档案信息资源编写各类编研材料、检索工具，编制专题目录、索引目录，为领导和企业生产建设提供服务。l负责档案的鉴定和销毁，按部门、专业成立鉴定小组，对已超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。 档档案管理员岗位职责案管理员岗位职责一、负责公司各类档案的收集、整理、保密

4、、借阅、登记、督促归还工作。 二、负责公司工商、税务等各类证照的保管、借阅及相关手续办理工作。 三、坚守工作岗位，严守保密纪律，不得对外宣讲公司档案内容，不得把档案资料给无关人员翻阅。四、负责定期维护、清查公司各类档案，做好防水、防虫、防潮、防盗工作，确保公司档案保存完整，不出现污损。五、对应销毁的档案及时清理、造册，按保密制度进行销毁，做好善后工作。六、完成领导交办的其他工作。 档案工作管理体制和基本原则档案工作管理体制和基本原则l本公司档案管理体制 档案工作实行系统垂直管理体制。 集团公司负责对集团全系统的档案工作进行统一规划和管理； 各子公司根据集团公司的相关政策，负责本公司及所辖分支机

5、构档案的管理工作； l档案管理基本原则： 统一领导，分级管理，确保各门类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。 各机构必须指定专人负责档案管理工作档案的接收档案的接收l各部门文书档案应于每月5日前向档案室归档。基建项目档案的归档，在项目竣工验收后及时办理接收手续，同时协助做好相关材料的积累、收集工作。会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移交档案室保管。声像档案、实物档案由各部门兼职档案人员在每项工作活动完毕后随时整理归档。移交档案时，交接双方根据移交目录清点核对，履行签字手续。归档范围归档范围l（一）上级单位的文件材料：（一）上级单位的文件材料：l1、上级单位下发的属于本单位主管

6、工作并要执行的文件，以及普发性、非本单位主管业务但要贯彻执行的法规性文件；l2、上级单位召开的需要贯彻、执行的会议形成主要文件材料；l3、上级单位领导视察、检查本单位工作时的指示、讲话、批示、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料。归档范围归档范围l（二）本单位形成的文件材料：（二）本单位形成的文件材料：l1、本单位党、政、工、团以及各项业务管理工作中形成的文件材料；l2、本单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印章、组织机构变化等文件材料；l3、本单位召开的业务工作会议、党政联席会议及其他重要会议产生的会议记录、文件材料等；l4、本单位颁发的以及有关单位联合颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重

7、要文件修改稿；l5、本单位的请示与上级单位的批复文件；l6、本单位领导在公务活动中形成的重要文件，从外单位带回的与公司有关的经文书处理登记的文件材料；l7、本单位及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；l8、本单位干部任免、调配、培训、奖惩、评定职称、聘任、调资晋职、纪律检查等文件材料；l9、各种外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、有参考价值的资料、工作往来文件等；l10、本单位与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料。归档范围归档范围l（三）下级单位形成的文件材料：（三）下级单位形成的文件材料：l1、下级单位报送的重要文件材料；l2、下级单位报送的法规

8、性备案文件等。 各门类档案归口管理部门各门类档案归口管理部门l（一）文书档案：由办公室负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等日常工作；l（二）会计档案：由财务部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，前一年的会计档案应由财务部保管一年后再移交办公室统一管理；l（三）其他档案：由相关业务部门指定专人负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作；会计档案主要包括会计档案主要包括l（一）会计凭证 主要指原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，银行存款余额调节表。l（二）会计帐簿 主要指现金银行存款日记账，明细账，总账，固定资产卡片，辅助账簿及外事的会计账簿。l（三）财务报表 主要指财

9、务指标快报，月、季会计报表，年度会计报表及文字说明，职工开支花名表。l（四）其他会计文件材料 主要指会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行账单及其他应当保存的会计专业资料。实物、声像、照片档案实物、声像、照片档案（一）实物档案：主要指荣誉类、题词类、纪念类等具有永久保存价值的各种物品。 如:颁发的奖状、证书、锦旗等；重要领导书信、社会知名人士字画；反映本大公司重大活动的纪念品、信物等。（二）声像、照片档案：主要是指照片、底片、录音、录像类等永久保存价值的各种材料。 如：公司重大活动照片、各种会议照片、友好单位来访接待等有关照片、历任领导班子成员照片等； 如：各类归档照片的底片；

10、重要会议的录音、公司领导出席 重要活动的录像等资料。文书档案文书档案文书档案：文书档案： 是公司在公务、业务、党务活动和各项管理工作中直接形成的具有查考和利用价值、经过整理而保存的、以纸质材料为载体的文件材料，包括收文、发文、签报、传真件及其他应归档的非正式文件。文书档案的整理原则：文书档案的整理原则： 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。文书档案归档范围文书档案归档范围 （一）本公司形成的文件 （二）上级机构下发的文件 （三）同级机构和非隶属机构的文件 （四）下级机构的文件（一）本公司形成的文件（一）本公司形成的文件 本公司形成的文件包括纸质纸质和电子电

11、子两种形式。具体包括： 1、本公司召开各类会议的文件，重要会议的会议记录、纪要等。 2、本公司制发、转发、与其他单位联合制发的各类业务、各项工作方针政策、规章制度、决定、办法及一般性管理文件。 3、本公司各类业务规划、方案、工作计划、总结、报告。 4、本公司各类统计报表和统计分析资料。 5、本公司各项业务工作中形成的文件及其背景材料。 6、本公司各类案件查处、监察活动及业务审计及其他检查、调查形成的文件材料。 7、本部门各种授权书、转授权书。 8、来信来访处理形成的文件材料。 9、本公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录等。 10、本公司工作形成中的内部签报、重要的无文号文件材料、电报等

12、。 11、各类简报、信息、动态等。 12、公司取得各种荣誉的证书等。 13、公司公务活动中的各类音像、影像资料的原始素材。 14、本公司各类人员名册。 （二）上级机构下发的文件（二）上级机构下发的文件1、上级机构召开的需要本公司贯彻执行的会议文件。2、上级机构制发的针对本公司主管业务或普发性非本公司主管业务但要执行的文件。（三）同级机构和非隶属机构的文件三）同级机构和非隶属机构的文件1、同级和非隶属机构与本公司联系、协商工作形成的文件。2、对本公司工作检查形成的相关文件。3、同级和非隶属机构抄送本公司的需要执行或查考的文件。（四）下级机构（四）下级机构的文的文1、下级机构报送的各类请示、报告、

13、规章制度和备案性文件。2、重要的工作总结、典型材料、统计报表等。归档文件的整理原则归档文件的整理原则l（一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。l（二）以件为单位进行整理。（二）以件为单位进行整理。“ “ 件件” ” 的含义为：一般以一份文件为一件；各种报表、名册、的含义为：一般以一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附文为一件；原件与复制件图册、书刊等一册（本）为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附文为一件；原件与复制件为一

14、件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件。为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件。l（三）一般情况下复印件不作为档案保管，复印后加盖公章的文件，具有档案凭证作用，可归（三）一般情况下复印件不作为档案保管，复印后加盖公章的文件，具有档案凭证作用，可归档（复印件作为正文附件的除外），传真文件不宜长期保管，需复印后归档，并加以说明。档（复印件作为正文附件的除外），传真文件不宜长期保管，需复印后归档，并加以说明。l（四）年度计划、总结、统计报表、决算、预算等，应归入文件内容所针对年度；跨年度的请（四）年度计划、总结、统计报表、决算、预算等，应归入文件内容所针对年度；跨年度的请示和批复归入

15、复文年度，也可示和批复归入复文年度，也可 归入批复问题所针对的或生效年度；长远规划归入针对的开始归入批复问题所针对的或生效年度；长远规划归入针对的开始年度；转发、批转的文件，归入本单位文件制成的年度；专案文件归入结案年度；法规性文件，年度；转发、批转的文件，归入本单位文件制成的年度；专案文件归入结案年度；法规性文件，归入批准和公布年度；重要的请示没有批复的归入请示年度。归入批准和公布年度；重要的请示没有批复的归入请示年度。归档文件整理程序归档文件整理程序l（一）分类：（一）分类：归档文件可以采用问题年度保管期限方法进行分类。l1、按问题分类：将文件按承办问题分类，分为：党群、经营管理、行政管理

16、、财务审计、生产技术。l2、按年度分类：将文件按其形成年度分类。l3、按保管期限分类：分为永久和定期两种，定期又分为30年和10年。归档文件整理程序归档文件整理程序l（二）装订：（二）装订：按件装订，一文一件一档。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。l（三）编制页码：（三）编制页码：在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号，各件之间不连续编页号，页号从“001”开始编。归档文件整理程序归档文件整理程序l（四）盖档号章，档号章的填写内容和格式：（四）盖档号章，档号章的填写内容和格式：l1、分类号：根据公司

17、设置的一级、二级类目来标识；l2、密级：文件的保密级别；l3、年度：四位阿拉伯数字填写；l4、件号：文件的排列顺序号，从“1”开始；l5、保管期限：分别填写“ 永久”“ 30年” 或“10年”。归档文件整理程序归档文件整理程序l（五）装盒：（五）装盒：将归档文件按室编件号顺序装入，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。l1、备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期；l2、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；l3、整理人：负责整理归档文件的人员姓名；l4、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；l5、日期：归档文件整理完毕的日期。 档

18、案室的管理档案室的管理l各子公司及各级机构在新租、新建、扩建办公用房时，要将档案库房需求一并列入计划，并按照国家有关部门的技术要求和规范建设档案库房。l各机构必须配备与本公司档案业务发展相适宜的档案库房，购置必需的档案柜架和装具。l要做好防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防虫、防鼠、防光等工作。 档案的保管档案的保管l按照防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防有害生物和防污染要求，做好档案室管理工作。档案室内配备适量、适用的“八防”设施。l档案室应定期清扫，保持干燥、整齐、清洁，不得存放与档案无关的物品l档案室钥匙实行专人保管，非档案人员未经允许，不得擅自进入档案室。l定期检查并记录档案室温湿

19、度，科学控制档案室温湿度，适时动用通风、去湿等设备，使之符合规定要求。l 定期检查消防设施，做好检查记录。l档案人员离开档案室要关好门窗，节假日、下班后要切断电源，锁好防盗门，确保档案安全。 档案的移交与借阅档案的移交与借阅l档案的移交 1、各部门依据档案管理制度，参照文书档案归档范围和本部门的归档范围，结合实际情况收集和整理各人手头的档案资料。 2、移交档案时需填写档档案移交清单案移交清单。 l档案借阅 1、各子公司要严格执行档案借阅制度，履行借阅手续。2、任何人员借阅档案和归还档案时，需填写档案借阅档案借阅申请表申请表。 3、档案的现代化管理应与办公自动化同步发展。各级机构应尽可能采用先进

20、的技术和管理手段，不断提高档案的科学管理水平。档案的借（查）阅规定档案的借（查）阅规定l（一）职工借阅档案须按规定办理借阅手续，经本部门领导及行政工作部领导批准，涉及有密（一）职工借阅档案须按规定办理借阅手续，经本部门领导及行政工作部领导批准，涉及有密级的档案需公司主要领导批准后方可借阅。借阅者原则上均应在档案阅览室内阅览。级的档案需公司主要领导批准后方可借阅。借阅者原则上均应在档案阅览室内阅览。l（二）外单位查阅本公司保存的档案，须凭所在单位介绍信，并查明查阅者身份、查阅目的、（二）外单位查阅本公司保存的档案，须凭所在单位介绍信，并查明查阅者身份、查阅目的、所需档案的范围，经行政工作处领导审批后方可查阅。查阅会计档案，必须由财务人员陪同，所需档案的范围，经行政工作处领导审批后方可查阅。查阅会计档案，必须由财务人员陪同，档案人员同时在场。档案人员同时在场。l（三）借阅者不得将档案自行转借他人阅览，更不得擅自借给外单位使用。（三）借阅者不得将档案自行转借他人阅览，更不得擅自借给外单位使用。l（四）借阅者必须保护档案的完整与安全，不得遗失、拆散、调换、抽取、污损、涂改、圈点、（四）借阅者必须保护档案的完整与安全，不得遗失、拆散、调换、抽取、污损、涂改、圈点、划线、折