第5章 表的创建与维护

1、第5章 表的创建与维护本章内容5.1表的基本知识5.2 字段的数据类型5.3表的创建5.4表的编辑与维护5.5表中字段属性的设置5.6表间关系的建立5.1表的基本知识表是数据库存放数据的场所，是数据库的基础数据源。一个数据库中包含一个或多个表。从形式上看，表就是一个符合相应规范和要求的简单二维电子表格。列的方向为字段，行的方向为记录。表由表的结构和表的内容两部分组成。表的结构是指表的字段部分的字段名称、数据类型、字段属性、是否主键。表的内容就是表中的数据。5.1表的基本知识表名、字段名的命名规则： 1.表名、字段名的长度最长可到64个字符，包括空格。但不能以空格开头。 2.表名、字段名中不允许

2、出现的字符：句号（。）、感叹号（！）、方括号（）、左单引号（）。5.2 字段的数据类型在表结构的设计过程中，输入了字段名之后，必须选择相应的数据类型ACCESS 2010中定义了12种数据类型：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是否、OLE对象、超链接、附件、计算、查阅向导。5.3表的创建ACCESS 2010创建数据表的方法：利用表设计视图创建表利用导入外部数据创建表利用数据表视图创建表5.3.1 利用表设计视图创建表【例5.1】利用表设计视图创建“读者信息”表，其结构信息如下表所示。字段名称数据类型字段大小是否主键读者编号文本12主键姓名文本1 性别文本5 民族文本5 政治面貌

3、文本6 出生日期日期/时间 所属院系文本6 读者类型号文本1 欠款货币 电子邮箱超链接 简历备注 照片OLE对象 备注备注 5.3.2利用数据表视图创建表【例5.2】利用数据表视图创建“图书信息”表，其表结构如下表所示。字段名称数据类型字段大小是否主键图书编号文本5主键书名文本10 作者文本5 出版社文本10 出版日期日期/时间 藏书量数字 图书类型号文本2 5.3.3利用导入外部数据创建表打开ACCESS数据库，通过“外部数据”选项卡中的“导入并链接”选项组，可以将现有的各种符合ACCESS输入/输出协议的表或文件导入到ACCESS表中，如Excel、dbase、XML、txt文件等等。5.

4、3.3利用导入外部数据创建表【例5.3】将Excel文件“图书借阅.xls”导入到“图书管理”数据库中，创建表“图书借阅信息”。“图书借阅信息”表结构设计如下：字段名称数据类型字段大小是否主键读者编号文本12 图书编号文本5 借阅日期日期时间 还书日期日期时间 借阅天数计算双精度型 续借次数数字整型 5.4表的编辑与维护表的编辑与维护操作首先要打开表，完成操作后，必须关闭表。根据操作需要，表可以在“设计视图”中打开以便修改表结构；也可以在“数据表视图”中打开，进行对表的数据的维护。5.4.1表结构的修改插入新字段移动字段删除字段更新字段类型修改字段属性5.4.2表内容的编辑与维护选择记录添加记

5、录删除记录查找和替换数据记录的排序和筛选调整表的外观选择记录添加记录现有记录的前后顺序不能调整。新纪录的添加只能在已有记录的后面依次添加。操作步骤为：单击“开始”选项卡的“记录”选项组中的“新建”按钮，或在任一记录选择器上右键单击，弹出的快捷菜单中选择“新记录”，即可在已有记录的后面开始输入新纪录数据。删除记录操作步骤为：在数据表视图中，选定一条或多条需要删除的记录，单击“开始”选项卡的“记录”选项组中的“删除”按钮，系统弹出提示框，确认是否删除。查找和替换数据若需要在数据表中查找指定的数据信息或将指定的数据信息替换为其他数据信息，可以利用查找和替换功能进行快速准确的操作。若在查找数据信息时，

6、只知道部分数据内容或想要按特定的要求查找相关信息时，可以在“查找内容”中使用通配符来代替其他不确定的字符。通配符的含义及用法字符字符用法用法示例示例*与任意个数的字符匹配。w*t 可以找到 what、wait 、 wet和wrist？与任何单个的字符匹配。B?ll 可以找到 ball、bell 和 bill 与方括号内任何单个字符匹配。Baell 可以找到 ball 和 bell 但找不到 bill!匹配任何不在括号之内的字符。b!aell 可以找到 bill 和 bull 但找不到 bell-与指定范围内的任何一个字符匹配。必须以升序来指定范围（A 到 Z，而不是 Z 到 A）。ba-cd

7、可以找到 bad、bbd 和 bcd#与任何单个数字字符匹配。1#3 可以找到 103、113、123排序记录在查看数据表中的数据时，和字段列数据不同，单一记录的前后顺序位置是不能随意调整的。但整个记录集的记录顺序可以根据一个字段或多个字段按照升序或降序重新进行排序。不同数据类型排序时大小比较规则如下： 数值型数据按数值的大小排序。 日期/时间型数据按照日期时间的先后顺序比较，日期时 间晚者为大。 文本型数据按照字符的ASCII码值的大小从左到右一一比较，直到第一位不同的字符为止。如”acbd”大于”abcd”；数字字符串”12”小于”3”。 中文字符用其汉语拼音按文本型数据比较大小的方式排序

8、。排序记录单字段排序多字段排序【例5.4】对“读者信息”表中的数据按“所属院系”字段升序、“性别”字段降序排序。筛选记录筛选记录是将满足给定条件的记录从当前记录集中显现出来，不满足条件的记录将被隐藏。ACCESS提供了4种筛选方法：使用筛选器筛选、按选定内容筛选、按窗体筛选和高级筛选。使用筛选器筛选【例5.5】在“图书信息”表中筛选出“图书编号”字段中包含“01”信息的记录按选定内容筛选【例5.6】在“图书信息”表中筛选出“书名”包含“计算机”的记录。按窗体筛选【例5.7】在“读者信息”表中，筛选出“计科学院”的“男”同学的所有信息高级筛选【例5.8】在“图书信息”表中筛选出2014年6月以后

9、由高等教育出版社出版的图书记录。表外观的调整表外观的调整主要包括：u设置字体格式u数据表格式u设定行高列宽u调整字段显示次序u隐藏/取消隐藏字段u冻结/取消冻结字段等。5.5表中字段属性的设置在表结构设计中，命名了字段、选择了数据类型后，为了保证数据库运行过程中表中数据的完整性、一致性和兼容性，用户还需要通过“字段属性”设置区进行用户自定义完整性约束设计。常用的字段属性主要有：字段大小、格式、输入掩码、标题、默认值、有效性规则、有效性文本和索引等。字段大小数据类型为文本、数字和自动编号的字段的属性文本类型的字段大小为一个数字，表示该数据项可以输入的字符个数，最大255，缺省值是50自动编号类型

10、的字段大小属性可设置为“长整型”或“同步复制ID”数字类型的字段大小属性设置说明如下表字段大小设置设置说明说明小数精度小数精度存储空间大小存储空间大小字节字节存储存储0到到255之间的数字（不包括之间的数字（不包括小数）。小数）。无无1 1个字节个字节整型整型存储存储-32768到到32767之间的数字之间的数字（不包括小数）。（不包括小数）。无无2 2个字节个字节长整型长整型（默认）存储（默认）存储-2147483648到到2147483647之间的数字（不包括小之间的数字（不包括小数）。数）。无无4 4个字节个字节单精度单精度存储存储-3.402823E38到到-1.401298E-45之

11、间的负数和之间的负数和1.401298E-45到到3.402823E38 之间的正数。之间的正数。7 74 4个字节个字节双精度双精度存储存储-1.79769313486231E308到到-4.94065645841247E-324之间的负数之间的负数和和4.94065645841247E-324到到1.79769313486231E308之间的正数。之间的正数。15158 8个字节个字节同步复制同步复制ID全局唯一标识符全局唯一标识符不适用不适用1616个字节个字节小数小数存储存储-1038-1到到1038-1之间的数字之间的数字 (.adp)存储存储-1028-1到到1028-1 之间的数

12、字之间的数字（.mdb、.accdb）28282 2个字节个字节格式设定相应数据类型的显示方式和打印方式ACCESS数据库为数字、日期/时间、货币及是/否数据类型提供了预定义格式，可以通过格式属性设置框的下拉列表中选择。用户也可以自定义格式。创建自定义格式所用的符号及其含义，参见ACCESS帮助中的“Format 属性”主题输入掩码可以规范和控制用户输入数据的格式和内容范围，使用户按照规定的模式输入数据设置方式为使用若干掩码字符构建一个输入格式，每个掩码字符定义了该字符位置允许输入的内容若一个字段同时设定了格式属性和输入掩码属性，则输入数据时必须遵从输入掩码设定的格式；但数据在数据表视图中显示

13、时按照格式属性设定的格式显示输入掩码输入掩码字符表字符字符说明说明0 0数字（0 到 9，必选项；不允许使用加号 + 和减号 -） 。9 9数字或空格（非必选项；不允许使用加号和减号）。# #数字或空格（非必选项；空白将转换为空格，允许使用加号和减号）。L L字母（A 到 Z，必选项）。？字母（A 到 Z，可选项）。A A字母或数字（必选项）。a a字母或数字（可选项）。& &任一字符或空格（必选项）。C C任一字符或空格（可选项）。. , : ; - . , : ; - / /十进制占位符和千位、日期和时间分 隔符。（实际 使用的字符取决于 Microsoft Windows 控制面板中指定

14、的区域设置。）使其后所有的字符转换为大写。! !使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。键入掩码中的字符始终都是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何地方包括感叹号。 使其后的字符显示为原义字符。可用于将该表中的任何字符显示为原义字符（例如，A 显示为 A）。密码密码将“输入掩码”属性设置为“密码”，以创建密码项文本框。文本框中键入的任何字符都按字面字符保存，但显示为星号（*）。标题用于设置表结构中的字段名称在数据表视图中显示的标题。如果没有设置字段的“标题”属性，则字段名称将作为字段标题默认值当在表中插入新记录时，字段项数据会以默认值属性中设置的内容自动填充，以便减少输入数据时的重复操作设

15、置默认值时，既可以使用明确的值，也可以使用表达式。如“图书信息”表中的“藏书量”字段的默认值可设为确定值“20”；“出版日期”字段的默认值则可设置为表达式“Date()”，使得插入新记录时自动获取当时的系统日期作为“出版日期的默认值。有效性规则和有效性文本有效性规则属性是用一个表达式来指定输入到字段或记录的数据的要求。当输入的数据违反了有效性规则的设置时，在有效性文本属性中设置的字符串内容将作为错误消息显示给用户【例5.9】将图书管理数据库中“读者信息”表的“性别”字段的有效性规则设置为只能输入男或女，有效性文本设置为“性别只能是男或女”。有效性规则和有效性文本字段的有效性规则限定的是单一字段

16、的取值范围，其有效性规则表达式中不能包含对其他字段的引用记录的有效性规则表达式则用于设定记录中多个字段值之间的约束关系。一个数据表只能定义一个记录的有效性规则。记录的有效性规则在表属性中定义。【例5.10】将“图书管理”数据库中“图书借阅信息”表的记录的有效性规则设置为还书日期不能早于借阅日期；记录的有效性文本设置为“还书日期不正确！”。必需：用于要求字段是否必须输入数据。允许空字符串：用于决定字段内是否允许输入空字符串”空值：NULL，表示未知的值。进行比较时只 能用is null 或 is not null空字符串：” ，即字符串长度为0 索引索引会加快对编入索引的字段的查询速度，以及执行

17、排序和分组操作的速度。其作用类似于书籍的目录。在单一字段上建立的索引为单字段索引，索引名称默认为该字段名称。在多个字段上建立的组合索引为多字段索引，索引名称由用户自定义。在表设计视图中，字段的索引有3个设置选项设置设置说明说明无无不建立索引有（有重复）有（有重复）建立索引，字段中的数据可以重复有（无重复）有（无重复）建立索引，字段中的数据不能重复索引对于数据表的主键字段，系统将在其字段上自动建立一个唯一索引并将其作为主索引使用。所谓唯一索引是指建立索引的字段中的值不能重复和有空值。同一个数据表中可以建立多个唯一索引，但只有一个可以设置为主索引。字段中的值有重复的，只能建立普通索引。5.6表间关

18、系的建立在关系数据库中，为不同的主题依据关系模型将相关数据存放在数据表中以后，表与表之间并不是孤立的，彼此之间存在一定的关联关系，即为表间关系。通过建立表间关系的操作可以将整个数据库的数据有效的组织在一起，防止数据冗余，实现数据操纵。5.6.1表间关系的类型理论上表间关系的类型分三种：一对一关系一对多关系多对多的关系5.6.2表间关系的建立ACCESS数据库中表间关系有一对一和一对多两种，多数都是一对多的关系具有一对多关系的两个表，“一”端的表为主表，“多”端的表为相关表。表间的关系通过主表的主键与相关表的外键匹配来建立。主表中主键字段的名称与相关表中作为外键的字段名称不一定要相同，但必须具有相同的字段类型和取值含义。若主表的主键是“自动编号”字段，则相关表中与之匹配的“数字”字段必须具有相同的“字段大小”属性。ACCESS数据库不支持直接建立多对多的关系通常将一个多对多关系转换为两个一对多关系。5.6.2表间关系的建立表间关系的建立应当实施参照完整性规则的约束，以维护表间关系的有效性，确保不会意外删除或更改相关的数据。规则如下：不能在相关表的外键字段中输入不存在于主表主键中的值。如果在相关表中存在匹配的记录，则不能从主表中删除这个记录。如果在相关表中存在匹配的记录，则不能在主表中修改主键的值。5.6.2