任务11商函

1、任务11 商函2一、什么是商函 作为商务世界有效的沟通渠道，商务信函在商务活动中起着越来越重要的作用。除了礼貌性的登门拜访外，信函也是必不可少的沟通方式，可以说每一笔交易的达成都少不了商务信函的往来。因此,如何最大限度地发挥商务信函的作用，以便获取最大的经济效益就成了销售人员所关注的大事之一了。3 同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般由信头、标题、行文对象、正文、附件、生效信头、标题、行文对象、正文、附件、生效标识标识六个部分组成。 CORRECTNESSCLEAR

2、NESSCOMPLETENESSCONCRETENESSCONCISENESSCOURTESYCONSIDERATION7C7C7C二、7C原则v商务的信函与买卖双方的权利、义务、利害关系、企业商务的信函与买卖双方的权利、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行形像等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。准确无误是商业信函写作中最商业活动往来的重要凭证。准确无误是商业信函写作中最最要的原则。最要的原则。v商务信函应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无商务信函应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。因此，在进行商业信函写作中应反复

3、审核相关信息，误。因此，在进行商业信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。正确（正确（correctnesscorrectness）清楚（清楚（clearnessclearness）v 清楚原则包括两个方面的内容，清楚原则包括两个方面的内容，一是一是写信者在拟文前知道自己要写什么；写信者在拟文前知道自己要写什么；二是二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误解。的意思，不会产

4、生误解。v这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱二可的词汇。避免使用一些含混不清、模棱二可的词汇。完整完整（completenesscompleteness）v一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答，一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答，而且对自己要表达的重要信息说明清楚。信函的完整性有而且对自己要表达的重要信息说明清楚。信函的完整性有助于建立良好的企业形像，节省双方的商务往来时间而达助于建立良好的企业形像，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信息不全而引起不必要的纠纷。到预期的效果

5、，避免因重要信息不全而引起不必要的纠纷。具体具体（concretenessconcreteness）v具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。详实具体、丰富生动，表达要完整。简洁（简洁（concisenessconciseness）v简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的礼貌性。简洁使信函更加简明有力。商务英语影响信函的礼貌性。简洁使信函更加简明有力。商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂

6、，内容要精练丰富。这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、富。这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子。朴素的词汇，采用简洁，直接的句子。v例：例：关于贵方要求延期支付关于贵方要求延期支付5月月7日到期的货款一事，现在很日到期的货款一事，现在很高兴的通知您，在对这件事经过慎重考虑后，公司同意多高兴的通知您，在对这件事经过慎重考虑后，公司同意多给贵方给贵方30天的宽限期来支付款额。天的宽限期来支付款额。公司已同意多给贵方公司已同意多给贵方3030天的时间来支付天的时间来支付5 5月月7 7日到期的货款日到期的货款礼貌（礼貌（courtesycourte

7、sy）v 为了建立、保持一个友好贸易关系，商务信函往来一般为了建立、保持一个友好贸易关系，商务信函往来一般要注意礼貌原则，以理待人。具体的礼貌原则基本包括这要注意礼貌原则，以理待人。具体的礼貌原则基本包括这样几个方面：遵守国际商务往来惯例；尊重对方风俗习惯；样几个方面：遵守国际商务往来惯例；尊重对方风俗习惯；语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气；多用友好、语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气；多用友好、肯定的语气，尽量用委婉语气指出对方不尽人意的地方，肯定的语气，尽量用委婉语气指出对方不尽人意的地方，复信要及时。复信要及时。体谅体谅（considerationconsideration）v

8、 体谅是指以对方利益为出发点，站在对方的立场周到、细体谅是指以对方利益为出发点，站在对方的立场周到、细致的考虑问题，以便得到对方的好感而达到所预期的目的。致的考虑问题，以便得到对方的好感而达到所预期的目的。体谅原则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。体谅原则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。v 例例: 你在你在8月月24日的订单里忘记注明旅行车的颜色。日的订单里忘记注明旅行车的颜色。请让我知道您喜欢哪一种颜色的旅行车，以便我们立即将订货请让我知道您喜欢哪一种颜色的旅行车，以便我们立即将订货发出。发出。 常见的信纸规格有以下几种：常见的信纸规格有以下几种：185185* *260m

9、m260mm（16K16K）、）、210210* *297mm297mm（A4A4）、）、216216* *279.5mm279.5mm（信纸）。一般的信纸采（信纸）。一般的信纸采用用8080克克100100克的普通纸即可。克的普通纸即可。商务信纸信封商务信纸信封三、商函的信纸及信封 信纸中的设计要素通常包括企业标志、中英文名称、标信纸中的设计要素通常包括企业标志、中英文名称、标准色、联系方式、装饰纹样等。设计要素的组合与名片、准色、联系方式、装饰纹样等。设计要素的组合与名片、信封的设计可取其风格样式一致。但需要注意的是，设计信封的设计可取其风格样式一致。但需要注意的是，设计时，在信纸上要留够

10、功能区域的面积，不可让设计要素将时，在信纸上要留够功能区域的面积，不可让设计要素将书写位置占去太多，使得信纸失去了原有的功能。书写位置占去太多，使得信纸失去了原有的功能。商务信纸信封商务信纸信封商务信纸信封商务信纸信封v 信纸的一般折叠法是文字向外，先直后横，或信纸的一般折叠法是文字向外，先直后横，或先横后直。信笺顺折向上最为适合，因为收信人先横后直。信笺顺折向上最为适合，因为收信人拆信后，抽出信笺便看见自己的名字。写文言书拆信后，抽出信笺便看见自己的名字。写文言书信时，最好注意这一点。寄往欧美国家的信笺，信时，最好注意这一点。寄往欧美国家的信笺，信纸折叠方式为一分为三地横折。先折信纸的下信纸

11、折叠方式为一分为三地横折。先折信纸的下端，后折信纸的上端，以便收信人拆信后，打开端，后折信纸的上端，以便收信人拆信后，打开信纸便可看到自己的名字。信纸便可看到自己的名字。 信纸折叠方法信纸折叠方法 折叠信笺的常规方法有：折叠信笺的常规方法有： 一是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并一是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一高一低。此法叫作令其两端一高一低。此法叫作“以低示己法以低示己法”，意在表示，意在表示谦恭之意。谦恭之意。 二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它叫二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它叫“外露姓名法外露姓名法”，可令收信人产生亲切感。，可令收信

12、人产生亲切感。 三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1 1厘米厘米2 2厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫作厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫作“公函公函折信法折信法”，多用于因公通信。，多用于因公通信。信纸折叠方法信纸折叠方法四、商函格式精析 （一）信头 信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。 （二）标题 通常采用“关于关于* * * * * *的函的函” （三）行文对

13、象v 开头写收信人或收信单位的称呼。v 称呼要单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。泛尊称泛尊称尊敬的先生、尊敬的先生、尊敬的财务总尊敬的财务总监监具体指姓或全名具体指姓或全名的尊称的尊称 尊敬的李先生、尊敬的李先生、尊敬的张经理尊敬的张经理 （四）正文发函缘由发函缘由发函事项发函事项希望或要求（结尾应酬语）希望或要求（结尾应酬语）向收信人问候；写信的事由，例向收信人问候；写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复意，对于来信中提到的问题答复等等；等等； 该信该信函函要进行的业务联系，如询问要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题

14、，有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。出要求等。 如果既要向对方询问，如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；以示尊重； 提出进一步联系的希望、方式和要提出进一步联系的希望、方式和要求。求。22v 例 如： 推销产品： 我们从我们从获知贵公司的名称，不知贵公司对此类产品是获知贵公司的名称，不知贵公司对此类产品是否有兴趣。否有兴趣。寄发资料： 为使贵方对我方各种款式的产品有一初步了解，今航邮奉为使贵方对我方各种款式的产品有一初步了解，今航邮奉上我方目录和一些样品资料，供您们参考。

15、上我方目录和一些样品资料，供您们参考。 v 附寄资料：附寄资料： 随函附上本公司新出款式的随函附上本公司新出款式的样品，请查收。样品，请查收。 随函附上随函附上合同第号两份，希查收。请会签并寄送合同第号两份，希查收。请会签并寄送我方一份备案我方一份备案v 自我介绍：自我介绍： 请容我们自我介绍，我们是请容我们自我介绍，我们是首屈一指的首屈一指的公司。本公公司。本公司经营这项业务已多年，并享有很高的信誉。司经营这项业务已多年，并享有很高的信誉。 我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。信赖的公司。 （五）附件 商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说