某投资管理有限公司制度汇编

1、佳烨投管广州佳烨投资管理有限公司管理制度汇编二一三年四月前 言为使公司在经营管理、行政管理、人力资源管理、财务管理等方面保持一致性，使各项工作有法可依、有章可循，逐步实现科学化、标准化、国际化公司的管理目标，同时提高公司的服务和管理水平，全面提升公司工作效能，特编制本制度汇编。本制度汇编由综合部、业务部、人力资源部、财务部、风险控制部等部门共同编制。本制度汇编为正式版本，公司所有员工的行为参照本制度汇编原则性规定执行。佳烨投管目 录第一部分 行 政 管 理 制 度1员工行为规范2公文管理制度8车辆管理制度41固定资产管理制度50办公用品管理制度56办公设备管理制度61计算机网络设备使用管理制度

2、72接待管理制度77印章管理制度85名片管理制度91保密管理制度95第二部分 工 作 管 理 制 度98出差管理制度99合同管理制度109第三部分 财 务 管 理 制 度129财务管理制度130货币资金管理制度151费用报销制度161第四部分 人力资源管理制度168招聘与录用管理制度169试用期管理制度170员工离职管理172员工考勤与休息休假管理制度174劳动合同管理制度180培训管理制度181员工福利管理制度184奖惩管理制度186佳烨投管第一部分 行 政 管 理 制 度员工行为规范主责部门公司综合部制度编号NO. JYZDXZ执行日期2012年04月01日备 注员工行为规范第一章 总 则

3、第一条 为维护广州佳烨投资管理有限公司（以下简称“公司”）良好的办公秩序，规范员工日常行为，创造良好的企业形象和办公氛围，保持舒适、整洁、有序的办公环境，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司全体员工。第二章 基本原则第三条 员工道德规范诚实守信、遵纪守法、遵章守制；勤勉敬业、履行责任、优质高效。 忠诚企业、团结协作、务实创新；相互尊重、文明礼貌、共谋发展。以人为本、公平公正、廉洁奉公。第四条 员工仪容仪表规范规范的仪容仪表是员工个人形象展示的首要途径，也是传递公司形象的重要渠道，规范而又极富内涵的个人形象有利于营造和谐的工作氛围，是每位员工应尽的义务。基本要求：精神饱满、服饰整洁、仪表得体、

4、端庄自然员工发型、发式：男员工：干净整洁，不染夸张颜色，头发不应该过长，前部的头发不应遮住眉毛，侧部的头发不应盖住耳朵。女员工：头发整齐、清洁，不染夸张颜色，不带夸张饰物。面部修饰：男士：每天进行剃须修面，保持面部清洁；注重口腔清洁，在商务活动中，保持口气清新；女士：素雅的淡妆，及时补妆，勿浓妆艳抹及使用浓烈的香水，保持最佳的精神状态。着装规范：穿着得体在工作中的意义：2） 1）表示对所从事工作的尊重表示对所在公司的归属感及文化认同3）给客户留下良好的形象，从而树立公司的良好形象男士：上班期间，男士需着正装，正式会议、对外接待期间需系领带，男袜的颜色应为中性色，且要比长裤的颜色深。女士：女士上

5、班期间需着职业装，不得着牛仔衣裤、运动服、超短裙、低胸衫或其他有碍观瞻的奇装异服。第五条 办公日常行为规范日常行为规范分为：仪态举止规范、言行规范、电话规范、办公日常工作行为规范、接待访客行为规范。 仪态举止规范：员工礼貌、规范、优雅的仪态举止是公司良好形象及企业文化的体现。 站姿：1）抬头、挺胸、收腹、双肩舒展，双目平视，身体重心放在两腿中间；2）双臂和手在身体两侧自然下垂，女员工双臂可下垂交叉放于身体前；3） 女员工站立时，双膝和脚跟要靠紧，双脚呈”V”字形；4） 男员工站立时，双脚可并拢呈”V”字形，也可分开，分开时双脚应与肩同宽；5） 站立时不可双手叉在腰间，不宜放入裤子口袋中，也不宜

6、在胸前抱臂；6） 站立时双腿不得抖动，身体不得前后左右摇摆。 座姿：1） 就座时不宜将座椅或沙发坐满，也不宜仅座在沙发边上，上身保持正直而微前倾，头部平正，双肩放松；2）男员工就座后，双手可自然放于膝上，或轻放于座椅扶手上，手心向下；双腿平行分开，不宜超过肩宽3） 女员工就座后，双手交叉放于腿上，手心向下，双腿并拢，小腿交叉向后或偏向一侧；4）男员工站立时，双脚可并拢呈”V”字形，也可分开，分开时双脚应与肩同宽5）若需要与同侧边的人交谈，宜将身体稍转向对方；6）坐下后双腿不可抖动，不可向前伸值。走姿：1） 行走时，身体保持正直，双肩放松；目光平视，双臂自然摆动，双手不宜放在口袋里；2） 行走时

7、，应从容自然，男员工步伐矫健、有力，女员工步伐自然、优雅；3） 行走时不宜左顾右盼，脚步不宜及沉重，发出大的声响，在通道或走廊里不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等；4） 行走时遇到上司或客户时，要让道，不能横冲直撞 言行举止：一言一行，一举一动，都是个人形象的展示，员工个人形象是公司整体形象的组成部分，热情、礼貌、大方得体、不卑不亢不仅体现公司员工的整体素质，更体现出公司深厚的文化底蕴及精细的管理。 言谈规范1) 恰当地称呼他人：在社交场所或办公场所，都应称呼对方姓氏加头衔或职称；2) 使用敬语、礼貌用语：在受到对方赞扬或帮助时应该表示感谢，在打扰或妨碍别人时应表示歉意，在指代陌生的

8、第三方时，应用“那位先生”、“那位女士”等之类的称呼；对于应聘者，应该称之为候选人；3) 正式交谈前的寒暄是展开话题前的重要方法，寒暄时应选取大家共同感兴趣的话题，避免涉及私人话题或某些敏感话题，更不能涉及公司相关机密；4) 与他人交谈时，不宜出现插入、打断、讽刺、模仿、用手指点他人等不礼貌行为5) 在交谈的过程中，应合理的使用行为语言予以配合表达，如：真诚地目视对方、微笑、点头等6) 不得在办公场地大声喧哗，扰乱秩序，吵架，不服纠正的处以口头警告并公示。使用敬语，注意在各种场合的言谈举止，维护良好的公司形象。第三章 附则第七条 本制度自颁布之日起开始实施。第八条 本制度由公司综合部负责制定、

9、修订和解释。附件一: 员工外出登记表广州佳烨投资管理有限公司 员工外出登记表日期事由外出地点外出时间返还时间外出人签字备注佳烨投管第一部分 行 政 管 理 制 度公文管理制度主责部门公司综合部制度编号NO. JYZDXZ执行日期2012年04月01日备 注公文管理制度第一章 总 则 第一条 为使广州佳烨投资管理有限公司（以下简称“公司”）公文处理工作标准化、制度化、程序化，提高公文处理工作的效率和公文质量，结合本公司实际情况制定本制度。第二条 本制度所称公文是指公司在经营管理等活动中形成的或国家机关、社会团体、企事业单位传送给公司及所属公司的各类正规和非正规公务文书。第三条 本制度适用于公司及

10、全体员工。第四条公司公文的收、发、盖章、编号、传阅、存档等相关工作归口部门为公司综合部。 第二章 公文种类 第五条 公文的种类公司公文的种类按其性质、收者与发者的隶属关系主要分为四大类：（一）上行文1、请示：适用于向监管部门、上级单位或领导请求指示和批准。2、报告：适用于向监管部门、上级单位或领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位查询等。（二）下行文1、通知：适用于发布公司规章制度、人事任免、转发有关单位的公文、传达或要求下级单位周知或者执行的事项。2、批复：适用于答复请示事项。3、规定：适用于对某一类型事项作出的安排，要求有关部门、人员遵照执行。4、决定：适用于公司对重要事项或

11、重大行动作出的决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。5、决议：适用于公司经会议讨论通过的重要决策事项。6、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法，阐明工作活动的指导原则。7、通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验等。（三）平行文 1. 函：适用于公司内部各同级单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或向业务协作关系单位提出要求或答复。2. 合同、协议：公司、所属公司或被授权的业务部门需按照合同法及公司合同管理制度等有关规定，与公民、法人和其他组织签署的应承担民事责任的法律公文。（四） 非正规公文前述公文均为正规公文。非正规公文指不采用红

12、色文头、发文字号等格式、不需加盖公章的公文，如公司内部使用的会议纪要、内部通启、工作报告、审批表单、文件阅办单等。 第三章 公文格式第六条 公文格式从格式上将公司目前的公文主要分为四大类，即红头文件、内部通启、会议纪要、工作报告。其他公文格式如公司无固定要求可按照一般惯例书写。（一） 红头文件1、适用范围：主要用于印发公司内部的制度、重要工作计划、机构和人事异动以及对外的报告、请示、函件等重要文件。公司所有的红头文件须抄报公司决策层领导。2、红头文件格式基本规定：公司红头文件由公司全称、发文字号、标题、主送机构、正文、印章、发文时间、附件等部分组成。（1） 公司全称规范：红色字体，宋体加粗，3

13、9字号，居中。（2） 发文字号（由发文机构代字、年号、编号组成）规范：黑色字体，宋体，4号字；“佳烨”为公司代字，年号使用表示、文件编号使用四位数数顺序编写。 （3） 标题：宋体加粗，小二号。应当准确、简要地概括文件的主要内容，一般应标明公文种类，除印发规章制度和批转文件外，一般不加书名号，如“关于下发红头文件格式的通知”。（4） 主送机构：宋体，四号字体。 （5） 正文：宋体，四号字体。 （6） 附件：文件如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。 （7） 印章：公司文件落公司全称并盖章，部门文件落部门全称并盖章。 （8） 发文时间：宋体，四号字体；数字均采用大写方式。（二） 内部通启 适用

14、范围：主要用于公司部门之间或公司与所属公司之间内部日常事务性工作的沟通、联络、知会。例如各部门之间工作的相互知会和通告，或公司与所属公司、所属公司相互之间的非正式的知会、通告、业务沟通往来等所使用的文本。（三） 会议纪要适用范围：主要用于记录公司或各部门重要工作会议的主要内容与决议的文本。（四）工作报告适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。第七条 公文密级公司公文的密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三级，具体密级参见公司保密管理制度，公文密级由拟办部门提出。 第四章 公文撰写规范 第八条 公文撰

15、写规范（一）公文内容应符合国家有关法律、法规，公文撰写规范需符合公司公文管理的相关制度，如无明确规范要求的公文，撰写需符合一般惯例。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精练，字词规范，标点明确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。（四）公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“”。（五）公文应当使用国家法定计量单位。（六）文内使用非规范化简称，应当先用全称，再加以说明。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在

16、第一次出现时注明准确的中文译名。（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应一律使用阿拉伯数字。 第九条 各部门公文经综合部审核发现在格式或内容上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。 第五章 公文处理程序第十条 公文处理程序公文的处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅办 、公文反馈与跟踪等四个阶段。（一）公文签发 1、签发权限：（1）以公司名义发出的红头文件、内部通启等公文需由公司总经理签发。（2）公司各部门之间或公司部门之间的内部通启需由分管经理签发。（3）以公司名义发出的红头文件、内部通启等公文需由主办部

17、门拟定并报送至公司综合部，由综合部审核后执行签发程序。 2、签发方式：以公司名义行文的公文，经审批后，盖本公司公章发出，但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。（二）公文分送1、公司主要采用签收、传真、邮递、电子邮件等公文分送方式。一般情况下，分送公文应采取签收方式（对公司秘密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送）。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。2、收件工作人员应对公文进行信封、文件、文号、秘字等的核定。如其中一项不对口，应立即通知发文机构，并登记出错文件。对封口被撕的公文应拒绝签收。3、相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵守

18、公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。 （三）公文阅办 1、公司正式公文发文的程序是：主办部门起草公文（填写文件阅办单）综合部审核并统一编号分管领导批示如需要，有关部门负责人会签总经理签批综合部盖章、归档发文。 2、公司收文办理程序为：综合部收文登记编号（填写文件阅办单）综合部负责人签署意见分管领导批示按批示交有关部门办理综合部催办办理完毕归档。一般的请示，领导批示后将原件返还请示单位执行，不再行文批复；重大业务或人事任免请示，才正式行文批复。 3、所属公司向公司报文程序：所属公司起草公文（填写文件阅办单）所属公司领导批示综合部审核有关部门负责人会签总经理签批。（四） 公文反馈与跟踪综合部接到公

19、司领导批示后，应尽快将批示件和原件反馈给拟办部门（同时保存批示件的复印件）。 （五） 公文处理时限除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。 第六章 公文清理存档销毁第十一条 公文清理存档销毁 （一） 公文办理完毕后，应当根据国家有关法规和公司档案管理制度的规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 （二） 归档范围内的公文，应当根据其相互关系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。 （三） 公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖单位公章证明，

20、视同正式文件妥善保管。 （四） 公司人事档案、财务档案归相关职能部门保管，其他档案、资料等由综合部存档，合同档案按合同管理制度规定保管。 （五） 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和公司主管领导人批准，可以销毁。销毁公文，应当进行登记，销毁秘密公文由2人监销，保证不丢失、不漏销。第七章 附 则第十二条 本制度适用于公司，所属公司需参照执行，如另行制定公文管理制度需报公司综合部审批后执行。第十三条 本制度自颁布之日起开始实施。第十四条 本制度由公司综合部负责制定、修订和解释。附件： 一、红头文件 二、内部通启 三、会议纪要 四、工作报告 五、总经理批示单六、文件阅办单附件一：红头文头广州佳烨管

21、理投资有限公司 佳烨 字2013第 号 (公司印章)主题词：抄报：抄送：印发：综合部 共印 份，发 份，存 份附件二：内部通启内部通启 佳烨投管公司 致： 编号：通启字2012第 号 由： 日期： 页数： 签发： 主题： 抄报： 抄送：广州佳烨投资管理有限公司部 年 月 日印发附件三：会议纪要佳烨投管公司 会议纪要 会议时间： 年 月 日 会议地点：会议主持： 参会人员： 会议记录：主 题： 抄报： 抄送：广州佳烨投资管理有限公司部 年 月 日印发附件四：工作报告广州佳烨投资管理有限公司 管理工作 报周报时间： 年 月 日 汇报员工： 周报整理：抄报： 抄送：广州佳烨投资管理有限公司部 年 月

22、 日印发附件五: 总经理批示单广州佳烨投资管理有限公司文件性质请示紧急程度急普通密级秘密机密绝密呈阅审核人 校对人 拟稿人 文件名称: 拟办：总经理批示:主管领导意见： 签字： 年 月 日 总经理批示单附件六：文件阅办单 广州佳烨投资管理有限公司文件阅办单公文名称密级 收文 发文 拟办 传阅 审批 发起单位（部门）经办人填报时间拟办部门负责人意见： 签名： 年 月 日相关部门负责人意见： 签名： 年 月 日主管领导批示： 签名： 年 月 日总经理批示： 签名： 年 月 日 备 注92佳烨投管佳烨投管第一部分 行 政 管 理 制 度印章管理制度主责部门公司综合部制度编号NO. JYZDXZ0执行

23、日期2012年04月01日 备 注印章管理制度 第一章 总则 第一条 为健全广州佳烨投资管理有限公司(以下简称“公司”)印章管理制度，规范印章管理，统一印章刻制和用印程序，明确用印权责归属，控制经营风险，制定本制度。 第二条 公司的印章管理适用本制度。 第三条 下列印章列入管理的范围：（一） 公司公章。（二） 公司法人章。（三）公司合同专用章。（四）公司董事长、总经理及其他相关领导签字章。（五）公司财务专用章。（六）刻有公司职能部门名称的印章。（七）其他以公司或所属公司名义使用的印章。 第二章 印章管理机制 第四条 综合部为公司印章事务的主管部门，统一管理公司的印章事务。公司各职能部门和相关人

24、员管理印章的具体事务。公司各职能部门应当指定专人管理印章，并将名单送交公司综合部备案。 第五条 公司的印章管理实行下列分工制度：（一）公司公章、合同专用章、法人章由综合部法务部门集中管理，董事长、总经理及其他相关领导签字章交由财务部指定出纳专人保管。（二）公司财务专用章由公司财务部负责管理。（三）公司职能部门章由各相应职能部门负责管理。（四）其他以公司名义使用的印章由公司综合部负责管理。 第六条 印章管理员和保管人员通称为印章管理员。 综合部及印章管理部门需指定专人对印章进行管理。 第七条 违反本规则的规定使用印章，或者发生印章丢失、盗用、仿制以及其他此类情形给公司带来损害的，应当视情节轻重，

25、追究相关人员的责任。第三章 印章刻制和领用 第八条 公司公司各部门刻制印章应当报经公司总经理总经理审批。经总经理总经理审批后，由公司综合部安排刻制。公司综合部安排印章刻制，应当遵守国家相关规定，到当地公安机关指定的刻章单位刻制。 第九条 设立在香港等境外的公司印章按照当地的相关规定执行。海外公司印章保管由综合部法务部门进行集中管理。 第十条 印章刻制完毕投入使用前应当办理印章启用手续。印章启用手续由印章使用部门或者人员向公司综合部办理。印章首次启用应当注明启用日期、使用部门或者人员，用印实样留存公司综合部备案。第四章 印章使用范围 第十二条 下列事项可以使用公司公章：（一）以公司名义向党政机关

26、、社会团体、事业单位报送或者送达的文件资料。（二）以公司名义签署的与公司经营有重大关系的文件资料。（三）以公司名义对外发送联系工作的公函或者介绍信。（四）其他应当以公司名义实施的事项。 第十三条 下列事项可以使用公司领导签字章：（一）以公司领导名义签署的向党政机关、社会团体、事业单位报送或者送达的文件资料。（二）公司对外签署合同时需法定代表人签字的情形。（三）公司领导本人授权秘书使用签字章签署的其他文件资料。 第十四条 下列事项可以使用公司合同专用章：（一）以公司名义对外签署的各类合同、协议。（二）其他应当使用公司合同专用章的文件资料。 第十五条 下列事项可以使用公司职能部门章：（一）以部门名

27、义签署的向公司领导的请示报告以及其他文件资料。（二）以部门名义向其他部门、所属公司发送的公函、通知以及其他文件资料。（三）其他应当以公司职能部门名义实施的事项。第五章 印章使用审批第十六条 加盖公司公章、合同章经部门负责人批复，由综合部负责人批复后提交经总经理审批或经总经理授权的其他人审批。第十七条 加盖法人章经部门负责人批复后，综合部负责人批复，由法人审批后，再交由总经理批复 第十八条 加盖公司领导签字章应当经所涉及部门领导及签字章所有人同意及总经理审批或经总经理授权的其他人审批。 第十九条 公司合同专用章应有审批流执行完整的合同审批表作为依据方可加盖。 第二十条 加盖公司职能部门章应当经该

28、职能部门负责人审批。 第二十一条 涉及重要经济活动或者其他事项需要加盖公司其他印章的，其使用均需由总经理审批。第六章 印章使用程序和要求 第二十二条 使用印章应当先由拟使用印章的部门或者人员填写使用印章申请单，根据本规则第五章印章使用审批制度的规定报请审批，经审批获准后方可使用。未经审批或者同意任何人不得擅自使用印章。印章管理员必须认真查对盖章材料，对材料文本与申请批准单研究核对，并记录于盖章登记表 第二十三条 加盖公司公章、合同章等印章的文件资料，应当在印章管理员处保留复印件备查。在下一年度第一季度内，印章管理员应当将该复印件连同使用印章申请单作为使用印章的归档资料，送交公司综合部整理后存档

29、。 第二十四条 加盖公司董事长、总经理、副总经理等签字章或者公司职能部门章的，印章管理员应当将印章使用情况记录备查。当年印章使用情况记录，在下一年度第一季度内，送交公司综合部整理后存档。印章管理员无权销毁、删改各种印章使用情况记录。 第二十五条 印章应当在公司办公地使用。遇有特殊情况须将公司公章、合同章带出公司办公地使用的，应当经总经理审批后，由印章管理员携带印章随同经办人员前往办理，并及时归还。 第二十六条 使用印章应当符合下列要求：（一）加盖的印章印迹端正、清晰。（二）加盖的印章位置需“骑年盖月”。（三）加盖印章的文件资料清楚、完备。为介绍信、便函、授权委托书加盖印章，应当留有存根并在落款

30、和骑缝处一并加盖印章。为对外签署的合同或者协议、各类业务报表以及其他有关文件资料加盖印章，应当在合缝处一并加盖印章。 第二十七条 因情况变化造成原有印章停用或者作废的，印章管理人或者保管人应当将印章送交公司综合部，由综合部视具体情况提出封存或者销毁的处理意见，报经综合部分管领导审批后执行。第七章 附则 第二十八条 各所属公司需要制定印章管理规定的，应遵循本规则的原则并报公司综合部备案。 第二十九条 本制度自颁布之日起开始实施。第三十条 本制度由公司综合部负责制定、修订和解释。附件：印章、证照领用申请表附件一：印章、证照领用申请表印章、证照领用申请表部 门申请人印章名称领用时间归还时间证照名称申

31、请原因 年 月 日部门负责人综合部负责人法定代表人总经理审批附件二：印章使用申请表部 门申请人印章类别公章 法人代表私章 财务专用章合同专用章发票专用章 其他申请原因 年 月 日部门负责人综合部负责人总经理审批印章使用申请表部 门申请人印章类别公章 法人代表私章 财务专用章合同专用章发票专用章 其他申请原因 年 月 日部门负责人法定代表人广州佳烨投资管理有限公司 月印章使用登记表公司名称使用部门印章名称使用用途使用印章文件内容页数使用人使用日期领导审批备注佳烨投管第一部分 行 政 管 理 制 度档案管理制度主责部门公司综合部制度编号NO. JYZDXZ执行日期2012年04月01日备 注档案管

32、理制度第一章 总 则第一条 为做好广州佳烨投资管理有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，规范档案管理活动，有效保护和利用档案，促进档案工作为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法及档案工作相关国家标准，结合公司实际情况特制定本管理制度。 第二条 本制度所称的档案是指公司从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的有保存价值的各种文字、图纸、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电子文档、照片、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条 本制度适用于公司及全体员工。 第二章 档案的分类 第四条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要求一

33、定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。 第五条 公司档案大致分为以下几类： （一）证照类目：营业执照及各类证照、年检资料、公司章程、各类资质、荣誉证书等。 （二）文件类目：董事会文件、外部来文（政府职能部门往来文件）和内部发文。 （三）制度、法规类目：各类管理制度、业务流程、国家行业法规等。 （四）合同类目：分内部管理合同和业务合同两种。 （五）经营类目：战略发展规划、经营计划、年度月度计划及总结、客户信息资料、项目资料、销售资料等。 （六）会议纪要类目：各项经营例会及其他重要会议的纪要等。 （七）资产管理类目：办公设备、固定资产档案文件等。 （八）会计类目：

34、各种财务凭证、报表、会计账册等。 （九）人力资源类目：个人档案、招聘、绩效、劳动合同文件等。 （十）法务审计类目：法务、风控、审计类文件。 （十一）题赠性资料类目：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 （十二）技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料、报批报建资料等。 （十三）信息宣传类目：公司各种宣传及印刷资料、影音文件、实物资料、市场调研资料、业务资讯、考察资料等，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 （十四）电子文件类目：所有档案的电子文本或录音文本的档案。 第六条 档案编号 （一）档案分类各级名称经确定后，应编制公司档案编号管理参照表，将所有分类各级名称

35、及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 （二）档案分类各级名称及其代表编码一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。（三）公司档案员负责对公司各类文件材料的收集、整理，按照公司档案编号管理参照表要求“对号入座”进行分类、编号、归档工作，各部门配合公司档案管理工作。（四）公司综合部和公司各部门需要按照公司档案编号管理参照表上要求，明确相关文件的归档部门和管理权责，由各部门负责立档的文件，需由各部门指定档案管理员按照管理要求统一进行编号、归档工作。 第三章 档案管理机构的设置及基本要求 第七条 公司设立档案室，隶属于综合部，并设置专职

36、档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。第八条 综合部根据公司范围内的档案性质划分为以下几个日常具体管理单位：（一） 公司档案室。（二） 各部门内部资料室。（三） 财务部。（四） 人力资源部。 综合部负责统一指导、监督此四类档案管理单位的档案管理，包括档案的形成、积累、整理和递交工作。其中公司档案室、资料室由综合部直接管理，其他两个单位日常自行管理。第九条 实行维护档案完整与安全的原则 各管理单位在经营、管理、发展过程中形成的各类档案的所有权归公司所有。各部门内部形成的文件、规定、资料等必须规范管理，确保完整、安全，并主动

37、提交公司档案室存档。综合部对上交给公司档案室的档案的安全性、完整性负责。第十条 实行档案标准化与信息化建设同步原则档案管理应按照要求做到规范、及时的归档，尽力实现档案的标准化、程序化管理。档案信息要录入电脑，并把纸质档案扫描成电子版存档，实施档案的信息化管理。档案的信息内容应当包括但不限于：档案的名称、生成部门、生成时间、类别、保管期限、件数、页数、存放位置、借阅记录、销毁记录等。第四章  档案保管权限范围、保管期限第十一条 公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级。（一）公司级档案应按标准规范进行分类，规范档案编号和档案标签，并建立电子与纸张分类目录。（二）各部门资料档案管

38、理必须设兼职的档案管理员，制定明确的各部门、各公司档案管理员岗位职责，规范档案管理工作，明确各部门、各公司档案与公司档案的归口管理。 第十三条 归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为永久和定期，定期按文件材料的保持价值分为1年、5年、15年。 （一）永久保存： 1、公司成立、合并、撤消、更改名称、启用印章及公司章程、营业执照、生产经营许可证、法人代码变更；直属、控股、参股企业设立协议、公司章程、产权变动、股权证书、红利（股）分配的决议、股东会决议、董事会纪要、年度审计报告以及公司对全资、控股企业的批复、决定等；直属、控股、参股企业的终止、解散、撤并等清算、报告及终止解散协议

39、等。2、公司的历史沿革、大事记，反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等材料。3、公司颁发的（包括转发的）各种正式文件的签发稿、重要文件；直属全资子企业的情况汇报、请示报告、重大事项说明及公司批复、决定等。4、公司及其各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。公司公务活动形成的重要信件、讲话稿等材料；董事会、会议纪要、决议。5、公司与有关单位签订的各种合同、协议书等法律性文件材料；公司与子企业签署的各种责任书等文件资料；公司批准的基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。6、公

40、司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；公司科研项目的调研、立项、研究、试验、总结、鉴定、报奖、推广运用等反映科学技术管理的专业文件材料。7、各种法律仲裁、纠纷、起诉书、判决书等文件材料。8、公司与国（境）外合作伙伴签订的协议书、合同及外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、考察报告、会议纪要、记录、声像材料、互赠礼品清单、工作来往文件等。 （二）15年保存： 1、预算、决算书类。 2、会计凭证。 3、规划、经营目标等资料。4、法务审计文件等。5、人事部门文件及其他经核定须保存15年的文书。 （三）5年保存： 1、员工工作计划或非重要内部会议纪要等文件。2、行政、人事非重要性管理文件及其他经

41、核定保存5年的文书。 （四）1年以下暂时保存： 结案后无长期保存必要的文书。（五）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。 第四章 会计档案、人事档案的保管第十四条 会计档案管理要求公司各类会计档案指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，按国家会计法及会计档案管理准则执行，由财务部统一保管，保存期限为永久保存，接受公司综合部监督和抽查。会计凭证、会计账簿、会计报表、纳税申报表、统计报表、财务方案、资金合同、税务文件等，此类资料由总经理审批查阅。外借需由总经理或总经理授权人员批准，并于10日之内归还。 第十五条 公司员工人事档案公司员工人事档案的建档、归档和管理由人力资源

42、部负责，接受公司综合部法务监督和抽查。具体要求如下：（一）员工档案必须包含以下内容：员工应聘申请表、一寸照片两张、录用审批表、身份证、学历证明、岗位证书、职称证书等复印件，转正审批表、调动/升职审批表、奖惩文件、劳动合同、体检报告及其他反映员工工作的信息等。（二）凡正式录用后的员工，在办理完入职手续当日，人力资源部负责建立员工基础档案。员工人事档案以公司为单位，部门为类别进行管理归档工作，档案管理员应按员工顺序号进行存放保管，每位员工在公司工作期间拥有唯一的一个档案顺序号，不重复。同时，档案管理员应建立相应的电子版员工档案方便查询。（三）离职员工离职时，其档案按制度及时放置到离职人员档案柜，若

43、要销毁，需按相关时间规定进行销毁并报人事行政分管领导审批后执行。（四）人事档案为保密文件，人事档案需严格遵守保密制度，坚持保密原则无关人员不得查阅。凡因工作需要查阅员工档案的，必须经分管领导同意，在指定时间，指定地点查阅。第五章  整理装订规则第十六条 档案的整理装订工作由档案生成部门根据本管理制度的规定在移交至公司档案室之前承办，综合部进行指导。第十七条 档案在整理时应以件为单位进行整理、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。一般而言，每份文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。第十八条 档案可采用装订和不装订两种形式。装订时必须剔除金属物，采用线绳三孔左侧装订法，要整

44、齐、牢固，便于保管和利用。第十九条 归档文件的装订单位分别是卷、件、页。装订成卷的文件应当遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用的基本原则。第二十条 工程技术档案、会计档案、人事档案按照行业业务要求进行归类整理，并按年度进行排序。第六章  归档要求第十六条 归档是指公司各部门在规定的时间内将档案整理、上交至各管理单位的过程。第十七条 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。文件材料归档后不得更改。归档的文件材料

45、一般一式一份。第十八条 公司的归档工作实行年度归档制度，每年一月份为各部门向公司档案室移交档案资料的时间。各部门、各公司要将上年度在积累的各类纸质、实务档案，及微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝，标明名目后，存档备查。对于权利证照、设备随机技术资料、保险、荣誉实物等特别重要的档案应当自取得后24小时内归档。工程项目档案一般在该项目各阶段结束后的10个工作日内归档。公司的组织结构、关键岗位发生变更的，相关责任人应当在变更决定作出之日起10日内办理相关档案移交手续。第十九条 各部门向公司档案室归档时，

46、应当认真填写档案移交清册以明确双方责任。档案移交清册应当包括移交部门、接交部门、案卷类别、件数页数、保管期限、移交人、接交人、监交人、移交日期、移交人对准确性、完整性的声明等内容。档案移交清册一般一式三份，分别由移交人、接交人、监交人签字后保存。第二十条 综合部在每年的三月下旬编制档案室现存档案统计表呈报董事长审阅。第七章 电子文档第二十一条 本管理制度所称电子文档是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。包括但不限于：图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件及相应的支持软件、相关数据等。具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件说明。第二十二条 电子文档生成部门应当定期将符合条件的电子文档向档案室移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。电子文档归档分为逻辑归档和物理归档两类。其中逻辑归档是指