【语言文化】电子文件归档与管理模版课件

1、电子文件管理 张 芸近年国家发布的电子文件业务标准?全国档案信息化建设实施纲要? ?CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求? ?电子文件归档与管理标准?电子公文归档管理暂行方法? ?公务电子邮件归档与管理规那么?电子文件归档光盘技术要求和应用标准?2021年12月16日发布，2021年6月1日起实施的?文书类电子文件元数据方案?DA/T46-2021?版式电子文件长期保存格式需求?DA/T47-2021?基于XML的电子文件封装标准?DA/T48-2021两办合发?电子文件管理暂行方法?机密 厅字202139号 ?版式电子文件长期保存格式需求?为国际首创。在工信部和国家档案局支持成立的国家版式

2、技术产业应用联盟聚集国内知名IT企业20多家中，本标准主导了版式产品的研发。?文书类电子文件元数据方案?是ISO23081发布后，继澳大利亚、加拿大、欧盟之后发布的第四个国际同类标准。?基于XML的电子文件封装标准?是继美国元数据编码和传输标准METS、澳大利亚维多利亚电子文件策略VERS后发布的第三个国际同类标准。 3个标准发布意义：填补了我国电子文件管理领域的空白；今后将是我国各级档案馆、机关、企业事业单位开展电子政务、办公自动化和电子档案管理的直接依据；对贯彻落实中央办公厅、国务院办公厅颁发的?电子文件管理暂行方法?厅字202139号具有重要现实意义，是不可或缺的重要业务技术保障；必将对

3、维护国家信息资源的真实、完整、平安，促进国家信息资源的开发利用发挥根底性、保障性、建设性作用。 电子文件管理工作各地经验局部省市档案部门成立电子文件中心,表达了集约化、专业化的开展方向。也是落实?中华人民共和国政府信息公开条例?的有力措施有的形成电子文件中心、电子档案中心和数字档案馆“三位一体交互开展的建设格局有的分类指导，“先进先行、后者跟进有的围绕电子政务建设标准电子文件管理“统一标准、统一规划、统一设计、标准管理、分步实施有的设立电子文件异地备份中心，作为省级电子政务平台系统中的一个子系统进行建设国 家档案局要 求一、实施三大战略,确保电子文件中心建设各项工作落到实处工程带动战略标准化战

4、略科技进步战略二、抓好三个结合,带动档案信息化建设水平整体跃升电子文件中心建设与数字档案馆建设相结合电子文件管理工作与档案信息资源开发利用工作相结合发挥电子文件的作用与档案网站建设相结合三、处理好三个关系,促进档案事业整体持续健康开展第一，处理好电子文件中心建设与新的档案馆舍建设的关系第二，处理好电子文件管理与档案保护工作的关系第三，处理好电子文件管理与档案根底业务建设的关系电子文件管理要以传统档案业务管理的成熟理论、技术、方法为指导,保证电子文件管理的科学、有序;档案根底业务建设要充分借鉴电子文件的全新管理模式，提高档案管理的信息化水平.电子文件在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、

5、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 机关管理的电子文件 自身生成的电子文件数字化后的往来文件公务电子邮件电子文件的管理原那么 全程管理前端控制 集成管理 动态管理 注重效益 电子文件归档与电子档案管理方法对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式

6、、被操作数据、检测数据等，以保证电子文件的质量。 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、平安性和完整性。 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，那么应在内容、相关说明及描述上保持一致。具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。电子文件的处理和保存应符合国家的平安保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统平安和保密等级要求相符的防范对策。主要有：网络设备平安保证；数据平安保证；操作平安保证；身份识别方法等。 电子文件的收集与积累 收集

7、范围电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。收集积累要求记录了重要文件的主要修改正程，有查考价值的电子文件应被保存。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，那么与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否那么可根据实际条件或需要，确定是否保存。 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。在“无纸化计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保存。 用文字处理

8、技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，那么应将相关软件一并收集。用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收

9、集。计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 收集、积累方法及时按照要求制作电子文件备份。每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。 电子文件稿本代码：R草稿性电子文件U非正式电子文件O正式电子文件N无纸电子文件电子文件类别代码：T文本文件I一图象文件G图形文件V一影像文件A声音文件M多媒体文件P计算机程序D数据文件。电子文件的整理电子文件的整理按内容、保管期限、密级等因素相对集中。按?档案著录规那么?著录，并制成机读目录。填写归档电子文件登记

10、表。定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。电子文件的归档归档范围参照国家关于文件归档的现行有关规定执行。归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。检 测硬件环境的有效性软件环境有效性及其信息记录格式等。归档前的鉴定参照国家关于文件归档鉴定的现行有关规定执行。鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标志。 有效性和完整性鉴定归档前由文件形成单位进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性那么应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。保管期限的划分参照国家关于文件的现行有关规定执行。归档要求把带有归档标

11、识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上。至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，那么应解密后再完成上述工作，每一独立载体应有检索目录. 档案载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。归档电子文件登记表名 称：归档日期：移交单位盖章： 接收单位盖章：负责人 签字： 负责人 签字：移交日期： 接收日

12、期:归档电子文件登记表文件特征形成部门完成日期载体类型载体编号通讯地址电 话联系人设备环境特征硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)软件环境(型号、版本等)操作系统 95&98&ME Unix&Linux 其他(请说明) NT&2K&XP&2K3 Mac OS数据库系统类型版本 DBF&MDB MS-SQL Oracle 其他(请说明)相关软件(文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等) 文件记录特征记录结构(物理、逻辑)记录类型口定长 口可变长 口其他 记录总数总字节数记录字符及图形、声音、视频文件格式文件载体型号： 数量： 备份数： 口一件一盘 口多件一盘 口一件多盘 口多件多盘

13、文件交接填表人（签名） 年 月 日审核人（签名） 年 月 日接收人（签名） 年 月 日需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保存时间至少1年。在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。 电子档案的移交与保管电子档案的移交与保管 电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。检验 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。 归档的每套载体均应接受检验，合格率应到达100%。 与纸质档案同时保存的电

14、子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20合格率应到达100%。 检验工程：载体有划痕，是否清洁。有无病毒。核实电子档案的完整性和有效性审核手续。核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填人电子档案入库登记表。 检验有不符合的，应退回形成单位，重新制作。 归档电子文件移交、接收检验登记表检验项目 单位名称 移交单位 接收单位 载体外观检验病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验 填表人（签名） 审核人（签名） 单位（印章） 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案入库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存

15、。保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合以下条件：1、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。2、环境温度选定范围: 14 24；相对湿度选定范围：45%60%温度选定范围17-20；相对湿度选定范围：35%-45%。 3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。存效性保证每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进

16、行电子档案的载体转换工作，原载体同时保存时间不少于3年。磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保存时间不少于4年。定期检验结果应填入电子档案管理登记表。 电子档案的利用电子档案的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件。利用时要遵守保密规定。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的平安保密措施。 电子档案的销毁鉴定电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网

17、络中彻底去除。 电子档案的统计 统计 档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。 公务电子邮件归档与管理规那么 DA/T 32-2005中华人民共和国国家档案局2005-04-30发布2005-09-01实施 电子邮件 electronic mail 由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。 电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。公务电子邮件 electronic mail document国家机关、团

18、体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。公共邮箱或共享邮箱必须说明创立的目的或理由、邮箱使用者的范围，向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。明确相关责任人。系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。系统应能够自动识别病毒特征，确保工作时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。 邮件一经发出，必须原样保存。应尽量防止公务邮箱用于私人活动。 涉密公务电子邮件应使用专网和专门的邮件效劳系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、效劳器、工作站进行平安性验证。发送公务电子邮

19、件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据 公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。鉴定归档责任归属对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。公共邮箱文件夹或共享邮

20、箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。 鉴定内容根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质和保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。 归档范围但凡反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，那么该份电子邮件也应归档。公务电子邮件归档时，应包括以下局部：邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；发送、接收邮件的时间；邮件密级；邮件题名；邮件正文、

21、附件；邮件收发日志；发送、接收邮件的软件名和版本号。 归档要求办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。 采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。整理归档公务电子邮件以件为单位整理。编号规那么应与

22、电子文件编号规那么保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。将已整理好的公务电子邮件按顺序存入标准化载体，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。 公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。存储公务电子邮件的载体著录内容包括：说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。类目表文件，说明载体内文件分类信息。著录文件，存放有关文件的目录信息公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。 存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：载体编号；立档单位名称；类别(或主题)；邮件起止日期；转存日期；密级；文本(正本或备份)；操作环

23、境(硬件或软件)；存储介质的生产日期；保管期限。已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记，完全合格前方可移交。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。 移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入?公务电子邮件移交检验登记表?。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。涉密的公务电子邮件采用物理方式移交。 无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。公务电子邮件应制作备份，一式

24、三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。归档公务电子邮件的保管要求与电子文件一致。定期对公务电子邮件进行检查。和转移，其删除和销毁要求与电子文件的删除和销毁一致附：1、公务电子邮件发文登记表工程 序号 主题 邮件题名 附件名 发送者 接收者 抄送 密送 发送时间 接收时间 密级 邮件大小 备注 2、公务电子邮件收文登记表工程序号 主题 邮件题名 附件名 发送者 接收者 转发 抄送 发送时间 接收时间 密级 邮件大小 备注3、公务电子邮件存储格式文本及其他字处理格式 PDF、XML、RTF DOC、WPS、PPT 、TXT图像、照片及其他格式 FIFF、 GIFB、PDFBMP、XBM、JPEGTIF