Word-2010-高级应用全套电子课件完整版ppt整本书电子教案最全教学教程整套课件

1、Word2010高级应用 Contents第2页一二三四概述文档编排和版面设计表格与图表邮件合并五六样式与引用长文档排版概述第3页用户界面功能区工作区状态栏导航栏区选项卡快速访问工具栏选项组对话框启动器Word 2010的用户界面注重实效、条理分明、井然有序。Word 2010在功能区中存放了大量的常用的操作功能按钮，而针对某个特定类型对象的个性化操作功能按钮将在用户使用相应对象时自动出现，这使得操作界面更为简洁和智能。概述第4页选项卡Word 2010功能区中的操作功能被归纳为多个选项卡，每个选项卡里的操作功能进一步分成多个选项组，每个组的右下角设置有对话框启动器，单击后可显示包含更多功能的

2、对话框或者任务窗格。标准选项卡是启动Word后会默认出现的选项卡，主要有以下8个：“文件”选项卡、“开始”选项卡、“插入”选项卡、“页面布局”选项卡、“引用”选项卡、“邮件”选项卡、“审阅”选项卡和“视图”选项卡。用户也可以根据自己的需要自定义选项卡。上下文选项卡是指只有在选择相应操作对象时才会自动出现的选项卡。上下文选项卡提供用于当前所选对象的操作功能，根据所选对象的不同，出现的选项卡也会有所不同。例如，在工作区选中图片后，图片工具选项卡会以高亮形式出现在功能区。概述第5页文档的新建启动Word2010的时候，系统会自动新建一个空白文档，默认文件名为“文档1.docx”，用户也可以根据自己的

3、需要自定义新建Word文档。自定义新建文档 ，可以单击“文件”|“新建”按钮，在该界面中，用户可以新建空白文档，也可以利用模板创建报告、简历、信函等文档。Word 2010提供了大量的模板，用户可以根据需求选择不同的模板进行创建，这样可以大大提高文档的处理效率。概述第6页文档的保存在对Word文档进行新建和编辑后，要对该文档执行“保存”操作才能使用户编辑的内容保存到计算机硬盘中。Word提供的保存操作可以分为手动保存和自动保存两种。手动保存文档可以单击“文件”|“保存”按钮，如果需要在保存文档的时候更改文档保存位置或者文档名字等，可以单击“文件”|“另存为”。自动保存文档是Word提供的一个智

4、能功能，该功能可以在用户编辑文档的时候，每隔指定的时间（默认为10分钟），Word会自动把用户的编辑内容进行保存。概述第7页文档打开与打印文档打开，用户可以在文件夹中找到所需的文档，双击即可打开该文档。文档打印，用户可以单击“文件”|“打印”按钮，面板最右侧部分为文档的预览区，在打印前可以先看一下文档编排是否满意，面板中间部分为文档的打印设置区，在打印设置区中可以设置打印的份数、打印范围，打印方式等。Word支持缩放打印、拼页打印与折页打印。概述第8页文档加密在Word 2010中可以对编写的文档加上密码，使别人在没有密码的情况下无法打开该文档，以确保文档的私密性。给文档加密可以单击“文件”|

5、“信息”|“保护文档”|“用密码进行加密”按钮。概述第9页文档限制编辑如果用户允许其他用户查看文档，但却要限制其对文档的编辑权限，可以使用Word的限制编辑功能。单击“文件”|“信息”|“保护文档”|“限制编辑”按钮，打开“限制格式和编辑”任务窗格。如需取消保护，可在“限制格式和编辑”任务窗格中单击“停止保护”按钮，如图 1 16所示，然后输入正确的密码即可。概述第10页文档检查当文档完成后，用户可以使用Word的“文档检查”功能检查文档是否包含个人信息，以保护个人的隐私信息。单击“文件”|“信息”|“检查问题”|“检查文档”按钮，弹出“文档检查器”对话框。概述第11页标记文档的最终状态当文档

6、完成后，用户可以将文档标记为最终状态，通过该操作可以将文档设置为只读状态。单击“文件”|“信息”|“保护文档”|“标记为最终状态”按钮，即可完成标记操作。文档编排和版面设计文本编辑第12页输入文本创建了新文档后，在文本编辑区中将出现一个闪烁的光标，它表明目前可编辑的位置。用户可使用系统中已经安装的输入法输入文本。注意：安装Office后，“微软拼音”输入法会自动安装，在该输入法中可使用【Shift】键切换中英文输入法，也可以使用输入法自带的手写功能（即输入板）输入文本，文档编排和版面设计文本编辑第13页选择文本选择单行文本时，将鼠标指针移动到需要选择的文本行左侧空白处单击，即可选择该行文本。选

7、择整段文本时，将鼠标指针移动到需要选择的文本段左侧空白处双击，即可选择该段文本。选择整篇文档时，将鼠标指针移动到文档左侧空白处连续快速单击三次，即可选择整篇文档，或者使用快捷键【Ctrl+A】选择整篇文档。选择连续文本时，将鼠标指针移到需要选择的文本的第一个字符前，按住鼠标左键拖动到需要选择的文本的最后一个字符处释放鼠标的左键即可。选择非连续文本时，按住【Ctrl】键的情况下，再按住鼠标左键拖动选择各个文本即可。选择矩形文本块，按住【Alt】键的情况下，再按住鼠标左键拖动就可以选择一块矩形的文本。文档编排和版面设计文本编辑第14页复制文本在编写文档时，经常需要在不同的地方使用相同的文本，这时可

8、以使用Word的复制功能，复制功能是通过“剪贴板”来完成的。单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“复制”按钮，可将当前选中的文本复制到剪贴板中。单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，可将剪贴板中的内容复制到光标所在位置。注意：使用“粘贴”功能时，Word默认将原有文本格式一起复制，如果需要粘贴不带格式的文本，可以在“粘贴”的下拉列表中选择“只保留文本”，或者，在“粘贴”的下拉列表中选择“选择性粘贴”，弹出“选择性粘贴”对话框，在该对话框中，用户可以选择更多的粘贴形式。文档编排和版面设计文本编辑第15页移动文本当需要将文档中一部分文本从一个地方移动到另一个地方的时候，可以使用Word的移

9、动功能。单击“开始”选项卡 “剪贴板”组中的“剪切”按钮，可将当前选中的文本复制到剪贴板中，并在当前位置删除该文本。单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，可将剪贴板中的内容复制到光标所在位置。用户也可以在选中文本的情况下，直接按住鼠标左键，将文本拖动到目标位置。文档编排和版面设计文本编辑第16页查找文本使用Word提供的“查找”功能，可以方便快捷地找到用户所需的文档内容。单击“开始”选项卡“编辑”组中“查找”|“高级查找”按钮，弹出“查找和替换”对话框。Word在查找时可以使用通配符功能，通配符是一种特殊符号，主要用来进行模糊查找。通配符作 用示 例？代表任意单个字符“？学院”代表“

10、商学院”、“医学院”等“？学院”代表“管理学院”、“外语学院”等*代表任意多个字符“*学院”代表“学院”、“商学院”、“管理学院”、“计算机学院”等 代表指定字符之一“商医学院”代表“商学院”或者“医学院”文档编排和版面设计文本编辑第17页替换文本在Word文档中可以使用“替换”功能来实现用某个指定文本批量替换另一个指定文本。单击“开始”选项卡“编辑”组中的“替换”|“高级查找”按钮，弹出“查找和替换”对话框。换功能还可以实现批量设置文本格式的功能。文档编排和版面设计文本编辑第18页格式化文本在Word文档中可以对输入的文本进行格式设置，例如，文本的字体、字号、颜色等，与文本的格式有关的设置都

11、集中在“开始”选项卡的“字体”组中，如需要更多的格式设置功能，可单击“字体”组右下角的对话框启动器按钮，弹出“字体”对话框，Word提供的所有文本格式设置都包含在该对话框中。字体字号增大字体缩小字体更改大小写清除格式拼音指南字符边框加粗倾斜下划线删除线下标上标文本效果带圈字符字符底纹突出显示字体颜色文档编排和版面设计文本编辑第19页格式化文本部分字符格式设置效果如下图所示。注意：当多处文本使用同一格式时，可以使用“格式刷”功能。文档编排和版面设计文本编辑第20页撤销操作在编辑文档时，有时会出现误操作，例如，删除了不该删除的内容等，这时，Word提供了撤销功能，可将文档恢复到执行该操作之前的状态

12、。用户可以在快速访问工具栏中单击 “撤销”按钮，即可撤销前一次的操作，撤销操作的快捷键是【Ctrl+Z】。文档编排和版面设计文本编辑第21页自动更正自动更正是Word的一个非常自动化的功能。它能自动修正用户文档中的一些错误，也可以使用“自动更正”功能将词组、字符等文本替换成特定的词组、字符或图形，从而提高输入和拼写检查效率。除了默认的自动更正项目，用户也可以根据实际需要设置自定义的自动更正项目。在Word中设置“自动更正”选项属性可以单击“文件”|“选项”按钮，在弹出的对话框中选择“校对”，点击“自动更正选项”按钮，弹出“自动更正”对话框。文档编排和版面设计文本编辑第22页拼写和语法检查编辑文

13、档时，Word会自动检查用户输入的文本是否有拼写和语法错误，如发现错误，Word会给予提醒。当文本下方出现红色波形下划线时，Word提示有拼写错误。当文本下方出现绿色波形下划线时，Word提示有语法错误。如需取消自动检查功能，可单击“审阅”选项卡“语言”组中的“语言”|“设置校对语言”按钮，弹出“语言”对话框，如图 1 30所示，勾选“不检查拼写或语法”复选框即可。文档编排和版面设计文本编辑第23页字数统计Word提供了字数统计功能，该功能可以统计整个文档所包含的页数、字数、行数、段落数等。用户可以单击“审阅”选项卡“校对”组中的“字数统计”按钮，弹出“字数统计”对话框，如图 1 31所示，在

14、该对话框中可以看到Word统计的相应信息。文档编排和版面设计文本编辑第24页 翻译Word提供多个语种的翻译功能，用户可单击“审阅”选项卡“语言”组中的“翻译”|“翻译所选文字”按钮，打开“信息检索”任务窗格。单击“审阅”选项卡的“中文简繁转换”组，如图 1 33所示，可以实现中文简体和繁体之间的转换。文档编排和版面设计段落设置第25页格式化段落在Word文档中可以对段落进行格式设置，例如，段落的对齐方式、行间距、段间距、边框底纹等，与段落格式有关的设置都集中在“开始”选项卡的“段落”选项组中。如需要更多的格式设置功能，可点击“段落”组右下角的对话框启动器按钮，弹出“段落”对话框，Word提供

15、的所有段落格式设置都包含在该对话框中。项目符号编号多级列表减少缩进量增加缩进量中文版式排序编辑标记左对齐居中对齐右对齐两端对齐分散对齐间距底纹边框对话框启动器文档编排和版面设计段落设置第26页首字下沉和悬挂用户可以单击“插入”选项卡“文本”组中的“首字下沉”按钮，在下拉列表内选择相应的下沉或者悬挂功能。如果需要更多属性设置可以单击下拉列表中的“首字下沉选项”命令，弹出“首字下沉”对话框，在该对话框中可进行下沉或者悬挂的属性设置。文档编排和版面设计段落设置第27页分栏用户可以单击“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“分栏”按钮进行分栏设置，如果需要更多属性设置可以选择下拉列表中的“更多分栏”按钮

16、，弹出“分栏”对话框，在该对话框中可进行相应的属性设置。文档编排和版面设计段落设置第28页回车符与换行符在Word文档中，文本组成了段落，段落组成了页面。Word为段落与段落之间的分隔提供了回车符，在Word中显示为一个弯曲的小箭头，一般称为硬回车，可用键盘上的【Enter】键输入。硬回车代表段落标记，在两个硬回车之间的文本即为一个段落。在Word中，还有一种回车称之为换行符，即软回车，在Word中显示为一个向下的箭头，可使用【Shift+Enter】组合键输入，或者单击“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“分隔符”|“自动换行符”命令。换行符不是段落标记，它仅仅表示换行，软回车前后的文本仍然

17、属于同一个段落。文档编排和版面设计对象插入第29页图片与剪贴画插入图片，可以单击“插入”选项卡“插图”组中的“图片”按钮，弹出“插入图片”对话框，在该对话框中用户可以通过设置路径和文件名，将已经保存在计算机中的图片插入到文档中。剪贴画是指Word自带的图片，包括插图、照片、视频、音频4种类型，用户可以单击“插入”选项卡“插图”组中的“剪贴画”按钮，弹出“剪贴画”任务窗格，如图 1 38（b）所示，单击需要插入的剪贴画即可完成插入操作。选择插入的图片或者剪贴画，系统会出现“图片工具”选项卡，该选项卡提供了与图片处理有关的功能选项，例如，设置图片样式、排列、大小等。文档编排和版面设计对象插入第30

18、页形状插入“形状”时，可以单击“插入”选项卡“插图”组中的“形状”下拉按钮，在下拉列表中列出了所有可供插入的形状，可根据需要点击相应的形状，然后，在文档中通过鼠标拖动完成形状的插入操作。选择插入的形状，系统会出现“绘图工具”选项卡，该选项卡提供了与形状处理有关的功能选项，例如，设置形状样式、大小、位置等。爱心文档编排和版面设计对象插入第31页智能图形SmartArt插入智能图形，可以单击“插入”选项卡“插图”组中的“SmartArt”按钮，弹出“选择SmartArt图形”对话框，用户可根据自己的需要选择相应的图形，然后，在文档中通过鼠标拖动完成智能图形的插入操作。选择插入后的智能图形，Word

19、会显示“SmartArt工具”选项卡，用户可以通过该选项卡进行与智能图形有关的属性设置。文档编排和版面设计对象插入第32页屏幕截图用户可以单击“插入”选项卡“插图”组中的“屏幕截图”下拉按钮，在下拉列表的“可用视窗”中显示当前打开的所有应用程序的缩略图，单击相应的缩略图即可插入该应用程序的屏幕截图，该功能类似于【Alt+Print Screen】快捷键。如果用户希望能够根据自己的需要截取屏幕中的一部分内容，可以单击下拉列表中“屏幕剪辑”命令，该功能会自动最小化当前Word文档，并将屏幕内容设置为模糊，鼠标变为十字形，通过鼠标拖动来框取所需要的屏幕内容，被选取的屏幕内容会变清晰，选取完毕，释放鼠

20、标左键，所选取的屏幕内容便可插入到文档中。文档编排和版面设计对象插入第33页文本框用户可以单击“插入”选项卡“文本“组中的“文本框”下拉按钮，在下拉列表中选择Word内置的文本框模板，然后，在文档中通过鼠标拖动即可完成文本框的插入操作，也可以单击“绘制文本框”命令自行绘制自己所需的文本框。如需将文本连续显示在多个文本框内，可使用文本框的链接功能。办公软件高级应用办公软件高级应用第一个文本框第三个文本框第二个文本框文档编排和版面设计对象插入第34页艺术字插入艺术字，可以单击“插入”选项卡“文本”组中的“艺术字”按钮，在下拉列表中选择需要的艺术字样式。选择插入的艺术字后，Word会出现“绘图工具”

21、选项卡，在该选项卡中有“艺术字样式”组，该提供了与艺术字属性设置有关的功能选项，如艺术字的颜色、阴影、旋转、弯曲样式等。文档编排和版面设计对象插入第35页符号用户可以单击“插入”选项卡“符号”组中的“符号”按钮，在下拉列表中选择相应的符号。如用户所需的符号没有在下拉列表中出现，可点击“其他符号”按钮，弹出“符号”对话框，列出了Word所支持的所有符号，选择需要插入的符号，然后单击“确定”按钮即可。文档编排和版面设计对象插入第36页日期和时间用户可以单击“插入”选项卡“文本”组中的“日期和时间”按钮，弹出“日期和时间”对话框，选择需要的格式模板即可。如果在对话框中勾选“自动更新”选项，则所插入的

22、日期和时间会根据当前的系统时间自动更新，否则保持插入时的系统日期和时间。文档编排和版面设计对象插入第37页公式用户可单击“插入”选项卡“符号”组中的“公式”按钮，在下拉列表中，用户可以选择Word内置的公式进行插入，也可以单击“插入新公式”按钮自定义插入的公式。用户单击“插入新公式”按钮后，文档中会出现一个公式编辑区域，单击该区域，系统会出现“公式工具”选项卡，可利用该选项卡中的工具自定义输入公式。文档编排和版面设计对象插入第38页超链接单击“插入”选项卡“链接”组中的“超链接”按钮，弹出“插入超链接”对话框，用户在“要显示的文字”文本框中输入显示在文档中内容，在“地址”文本框中输入要跳转的位

23、置，单击“确定”按钮即可完成超链接的插入操作。注意：插入超链接后的文本下方会出现蓝色波形下划线。注意：文本下方出现紫色波形下划线，表示该超链接已经使用过。文档编排和版面设计对象插入第39页页眉与页脚用户插入页眉可以单击“插入”选修卡“页眉和页脚”组中的“页眉”下拉按钮，在下拉列表中用户可以选择Word自带的页眉模板，也可以单击下拉列表中的“编辑页眉”进行自定义设置。插入页眉后，系统会自动在文档上方插入一条水平线，水平线上方为页眉内容，水平线下方为文档内容。页脚的设置方式与页眉相似，这里就不再阐述。注意：如果文档的奇偶页的页眉页脚不一样，可以在“页眉和页脚工具”选项卡中勾选“奇偶页不同”复选框，

24、然后分别设置奇数页与偶数页的页眉页脚，如需要文档的第一页与后续页面的页眉页脚不一样，可以在“页眉和页脚工具”选项卡中勾选“首页不同”复选框。文档编排和版面设计对象插入第40页页码用户可以单击“插入”选项卡“页眉和页脚”组中的“页码”下拉按钮，在下拉列表中可以选择需要的模板，也可以单击“设置页码格式”按钮，弹出的“页码格式”对话框，在该对话框中用户可以自定义与页码有关的属性设置。文档编排和版面设计对象插入第41页文档部件用户可以先选择要封装的文档内容，该内容可以是文本、图片、表格等对象或者对象的组合，然后单击“插入”选项卡“文本”组中的“文档部件”|“将所选内容保存到文档部件库”按钮，弹出“新建

25、构建基块”对话框，可在“名称”文本框中输入该文档部件的名称，然后单击“确定”按钮即可完成新建操作。如需将文档部件插入文档，可单击“插入”选项卡“文本”组中的“文档部件”下拉按钮，在下拉列表中选择所需要的部件即可完成插入操作。文档编排和版面设计对象插入第42页域域的主要功能是在Word文档中自动更新文本，其本质是一组代码。在编辑Word文档时，有些内容是需要根据实际情况进行自动更新的，例如，页码、日期等，而域会根据这些情况运行相应的代码，然后显示最终运行结果。用户进行特定操作时（如插入页码等），Word 会自动插入域，用户也可以根据需要手动插入域。手动插入域可单击“插入”选项卡“文本”组中的“文

26、档部件”|“域”按钮，弹出“域”对话框，在该对话框中选择所需要的域，并设置相应的属性选项即可。文档编排和版面设计版面设计第43页页面设置页面设置是版面设计的重要组成部分，一般来说，一个页面就是Word文档中的一页，通常需要设置页边距、页眉、页脚等。在新建Word文档的时候，Word已经按照默认的格式帮用户设置好了页面属性，如果用户有特殊的需要可以自定义设置。在Word“页面布局”选项卡的“页面设置”选项组中提供了与页面属性有关的功能选项，单击对话框启动器按钮会弹出“页面设置”对话框，该对话框中的4个选项卡包含了所有与页面属性有关的设置。文档编排和版面设计版面设计第44页页面背景使用“页面布局”

27、选项卡中的“页面背景”组，可以对文档背景进行设置。单击该组内的“页面颜色”按钮可以设置文档的背景颜色，如果需要自定义背景效果，可以单击下拉列表中的“填充效果”，弹出“填充效果”对话框，在该对话框中可以设置渐变、纹理、图案以及图片背景效果。单击该组内的“水印”按钮可以设置文档的水印效果，即在文档内容后插入虚影文字或图片，一般用于一些特殊的文档，如保密文档，版权文档等。除了Word提供的自带水印模板之外，用户也可以选择下拉列表中的“自定义水印”按钮，弹出“水印”对话框，在该对话框中用户可以自定义所需的水印模板。文档编排和版面设计版面设计第45页页面边框页面边框可以理解为页面四周的边框，设置页面边框

28、可以美化文档。单击“页面布局”选项卡“页面背景”组中的“页面边框”按钮，弹出“边框和底纹”对话框，在该对话框的“页面边框”选项卡中可以自定义边框的样式、颜色等。文档编排和版面设计版面设计第46页主题Word提供了主题功能，主题是一套具有统一设计元素的格式选项，包括主题颜色（配色方案的集合）、主题字体和主题效果等，利用主题功能可以为文档快速设置具有统一风格的美化效果。单击“页面布局”选项卡“主题”组中的“主题”下拉按钮，在下拉列表中列出了Word内置的主题模板，用户可以根据需要进行相应的模板的选择。如需要自定义主题的颜色、字体、效果等设置，可以在同一组中选择“颜色”下拉按钮、“字体”或者“效果”

29、等选项进行设置。文档编排和版面设计版面设计第47页分页符在Word中，当文档内容超过一页时，系统会自动分页，如需要将某一部分及之后的文档内容安排到下一页，可以通过插入分页符进行人工分页。单击“插入”选项卡“页”组中的“分页”按钮即可。分页符是一条水平虚线，默认情况下，分页符是隐藏的，如需要在文档中显示分页符，可单击“开始”选项卡“段落”组中的“显示/隐藏编辑标记”按钮。如需删除分页符，将鼠标指针定位在分页符的左边，按【Delete】键即可。文档编排和版面设计版面设计第48页分节符“节”是版面设计的重要概念，通常用“分节符”进行分隔。一般情况下，Word默认将整篇文档作为一节，在同一节中可设置及

30、应用相同的版面设计，为了使版面设计多样化，可将文档分成多个节，可根据需要为每个节设置不同的版面设计，例如，每个节可以单独设置页边距、纸张类型、页面边框、页眉页脚、页码等。可以单击“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“分隔符”|“分节符”按钮手动添加分节符，在添加分节符的文档处会出现一条双虚线，在中央位置有“分节符（类型）”字样。如没有出现双虚线分节符，可单击“开始”组中的“段落”|“显示/隐藏编辑标记”。显示分节符后，双击双虚线，弹出“页面设置”对话框，切换到“版式”选项卡，可以对已有的分节符做相应的属性设置。文档编排和版面设计版面设计第49页分节符分节符有4种类型，以满足用户的不同需求，如下

31、表所示。除了手动添加分节符之外，Word也会根据情况自动生成分节符，例如，当用户使用“分栏”功能时，分节符就会自动生成，将分栏的部分作为单独的一个节。注意：虽然“下一页”分节符与分页符同样显示为换页的效果，但是，如果需要对各个节设置不同的版面格式，则必须使用分节符，因为，分页符前后作为同一节，版面格式必须保持一致，不能单独设置。项 目功 能下一页插入分节符后，新节从下一页开始连续插入分节符后，新节从同一页开始奇数页插入分节符后，新节从下一个奇数页开始偶数页插入分节符后，新节从下一个偶数页开始表格与图表第50页表格创建与编辑创建表格，可以单击“插入”选项卡“表格”，在下拉列表中，可以直接选择行和

32、列的数量（8行10列以内）。如需要创建更多行和列的表格或者自定义表格，可以在下拉列表中单击“插入表格”按钮，弹出“插入表格”对话框，在该对话框中，除了可以设置行和列的数量外，还可以对表格的列宽等进行设置。如需要创建不规则表格，可以在下拉列表中单击“绘制表格”按钮进入绘制模式，这时鼠标指针会变成铅笔形状，可以拖动该铅笔形鼠标指针绘制出不同的表格效果，绘制完毕后，单击文档中其他任意位置即可退出绘制模式。表格与图表第51页文本与表格的转换如需将文本转换成表格，可以先选中要转换的文本，再单击“插入”选项卡“表格”组中的“文本转换成表格”按钮，弹出“将文字转换成表格”对话框，可以根据需要在对话框中进行自

33、定义设置，然后单击“确定”按钮即可。如需将表格转换为文本，用户可以先选择表格，系统会出现“表格工具”选项卡，在该选项卡中选择“数据”“转换为文本”，系统会弹出“表格转换为文本”对话框，用户指定分隔符类型后，单击“确定”按钮即可。表格与图表第52页插入外部表格在Word中除了可以新建表格外，还可以将外部表格文件插入到文档中，单击“插入”选项卡“文本”组中的“对象”|“对象”按钮，弹出“对象”对话框，选择“由文件创建”选项卡，单击“浏览”按钮，选择所需要的表格文件，单击“确定”按钮即可完成外部表格的插入。注意：在“对象”对话框中，可以勾选“链接到文件”复选框，从而达到链接外部表格的效果。与直接插入

34、表格不同，链接的表格在Word文档中不能被修改，但是，当外部表格中的数据或格式改变时，文档中的表格也会随之变化。表格与图表第53页表格中的数据排序当表格内有较多数据，为了使数据有条不紊，可以使用数据排序功能。单击“表格工具”|“布局”选项卡“数据”组中的“排序”按钮，弹出“排序”对话框，在该对话框中，可以设置排序关键字，排序类型等属性，在Word中最多可以设置3个排序关键字，排序时，优先级为“主要关键字”“次要关键字”“第三关键字”。注意：排序规则如下：（1）字母升序按照从A到Z排列，汉字按照拼音字母排序。（2）数字升序按照从小到大排列。（3）日期升序按照最早日期到最晚日期排列。（4）如果第一

35、个字符相同则比较第二个字符，以此类推。表格与图表第54页表格中的数据公式Word提供了表格中数据的运算功能，内置函数包括求和、平均值、计数等18种。将鼠标指针停留在需要计算的单元格内，然后单击“表格工具”|“布局”选项卡“数据”组中的“公式”按钮，弹出“公式”对话框，在该对话框中，用户可以输入自定义的计算公式，也可以使用Word提供的内置函数进行计算。部分常用函数详见下表。函 数功 能函 数功 能ABS（X）绝对值MAX（X）最大值AVERAGE（X）平均值MOD（X,Y）X被Y整除后的余数COUNT（X）计数ROUND（X,Y）将X保留Y位小数MIN（X）最小值SUM（X）求总和表格与图表第

36、55页Graph图表用户在文档中插入Graph图表可以单击“插入”选项卡“文本”组中的“对象”|“对象”，系统会弹出“对象”对话框，在“对象类型”中选择“Microsoft Graph图表”，然后单击“确定”按钮，系统会自动插入图表，用户可以将实际的数据输入到数据表格中，图表会根据输入的数据实时更新，完成数据输入后，单击文档其他任意位置，即可完成插入操作，数据表格也会自动隐藏。表格与图表第56页Excel图表Excel图表比Graph图表提供了更多类型，更强功能的图表，可以使用以下两种方式之一来插入Excel图表：（1）单击“插入”选项卡“插图”组中的“图表”按钮，弹出“插入图表”对话框，根据

37、需要选择图表类型后单击“确定”按钮，系统会自动插入用户选择的图表，并弹出Excel数据表格，将实际的数据输入数据表格后关闭数据表格，系统会根据输入的数据更新图表。表格与图表第57页Excel图表Excel图表比Graph图表提供了更多类型，更强功能的图表，可以使用以下两种方式之一来插入Excel图表：（2）单击“插入”选项卡“文本”组中的“对象”|“对象”按钮，弹出“对象”对话框，在“对象类型”中选择“Microsoft Excel图表”，然后单击“确定”按钮，系统会自动插入图表，单击图表中“Sheet1”选项卡，并在该选项卡中输入实际的数据，根据输入的数据，“Chart1”中的图表会自动更新

38、。邮件合并第58页在日常工作中，用户可能拥有大量的数据表，同时，又需要根据这些数据制作出大量的格式统一的文档，例如，信函、信封、通知书、标签等，面对庞大复杂的数据，如果用户一个个复制粘贴会费时费力，还容易出错，Word提供了强大的邮件合并功能，利用该功能用户可以方便快捷地完成这些数据的处理。“邮件合并”这个功能最初是在批量处理邮件时提出的，其功能主要是将数据源与Word主文档绑定，从而批量创建一组格式相同，且包含数据源中相关信息的文档。该功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以批量制作标签、工资条、成绩单等文档。该功能主要涉及以下3个文档：（1）数据源是指一个数据列表，其中包

39、含了用户希望合并到输出文档中的信息。Word的邮件合并功能支持Office地址列表、Excel工作表、Access数据库等多种数据源。（2）主文档是经过特殊标记的Word文档，用于创建输出文档的“蓝图”，其中包含了基本的文本内容，这些文本内容在所有输出文档中都是相同，即固定不变的内容，此外，还有一系列域，用于在每个输出文档中插入数据源中相关的信息。（3）最终文档是指输出文档，它包含了邮件合并的所有输出结果。邮件合并第59页绑定数据源，可以单击“邮件”选项卡“开始邮件合并”组中的“选择收件人”|“使用现有列表”按钮，在弹出的“选择数据源”对话框中选择事先准备好的数据源文件。数据源绑定后，在主文档

40、中可通过插入合并域的方式实现数据源信息的自动插入，例如姓名等。可单击“邮件”选项卡“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮，在下拉列表中，系统会列出当前绑定的数据源中的所有字段，可根据需要点击相应的字段完成域的合并及插入操作。数据域合并插入后，可单击“邮件”选项卡“预览结果”组中的“预览结果”按钮查看邮件合并的效果，再次单击“预览结果”按钮可以返回主文档。生成邮件合并的最终文档可以单击“邮件”选项卡“完成”组中的“完成并合并”按钮。邮件合并第60页有时在邮件合并时，需要根据数据源中信息的不同而显示不同的内容，例如，当数据源中性别为“男”时，显示“先生”；性别为“女”时，显示“女士”，这可以使用

41、邮件合并中的合并规则功能进行设置。单击“邮件”选项卡“编写和插入域”组中的“规则”按钮，在下拉列表中显示出Word所支持的所有合并规则，以“如果那么否则”规则为例，单击该规则后，弹出“插入Word域：IF”对话框，单击“确定”按钮即可完成合并规则的设定和插入。合并规则邮件合并第61页信封用于写信时书写收信人地址、姓名、邮编等信息，Word提供利用已有的收信人信息批量生成信封的功能。批量制作信封时，需要事先准备收信人的信息，例如，可在Excel中按照名称、称谓、单位、公司地址、邮政编码等内容制作数据表格，然后，在Word中单击“邮件”选项卡“创建”组中的“中文信封”按钮，弹出“信封制作向导”对话

42、框，在该向导中用户根据提示完成“信封样式”、“信封数量”、“收信人信息”、“寄信人信息”等设置即可完成信封的创建，其中“收信人信息”步骤中，需要单击“选择地址簿”按钮选择事先准备好的收信人信息的数据文件，并将数据文件中的数据与Word中的收信人信息进行匹配。中文信封样式与引用第62页样式是一组字符格式与段落格式的组合。一个样式可以包含字体、段落、边框、底纹等多种格式设置。在Word 2010中，用户可以直接使用预设的样式，也可以自定义创建新的样式。Word 2010中预设了标题1、标题2、强调、题注、引用等多种样式。可以单击“开始”选项卡“样式”组的下拉按钮，在样式列表中选择需要的样式，单击即

43、可将所选的样式应用到文档中。预设样式如果对预设的样式不满意，可以右击所选的样式，在弹出的快捷菜单中选择“修改”，弹出“修改样式”对话框，可以设置当前样式中包含的各类格式，如需设置更多格式，可以单击对话框中的“格式”按钮，弹出菜单，可以根据需要选择相应的格式进行自定义设置。设置完毕后，文档中所有已经应用过该样式的文本会自动更新为最新设置的格式。样式与引用第63页单击“开始”选项卡“样式”组右下角的对话框启动器按钮，弹出“样式”任务窗格，在该窗格中列出了Word中所有预设的样式名称，用户单击该窗格左下角的“新建样式”按钮，弹出“根据格式设置创建新样式”对话框，输入新样式的名称并设置相应的格式，然后

44、单击“确定”按钮即可新建样式。如用户已经在文档中将一部分文本设置好格式，Word可以将已经设置的格式转化为新样式，以方便下一次使用。可先选中已设置好格式的文本，然后单击“开始”选项卡“样式”组中的下拉列表中选择“将所选内容保存为新快速样式”，弹出“根据格式设置创建新样式”对话框，输入新样式的名称，然后单击“确定”按钮即可新建样式。新建样式样式与引用第64页单击“开始”选项卡“样式”组右下角的对话框启动器按钮，弹出“样式”任务窗格，单击该窗格左下角的“管理样式”按钮，弹出“管理样式”对话框，单击该对话框左下角的“导入/导出”按钮，弹出“管理器”对话框，对话框左边列出了当前文档中的所有样式，用户在

45、样式列表中选择需要导出的样式，然后，单击“复制”按钮就可将样式复制到右边文档中，即目标文档中。注意：如对话框中所列出的目标文档不是用户所需要的文档，用户可以通过“关闭文件”和“打开文件”按钮来选择目标文档。导入/导出样式样式与引用第65页插入脚注可以单击“引用”选项卡“脚注”组中的“插入脚注”按钮，文档中插入脚注处会出现自动编号“1，2，3”，格式类似“上标”格式，当前页最下方会出现一条水平线，水平线下系统会自动编号，用户只需在编号后输入脚注内容即可，完成脚注插入后，鼠标指向文档中的脚注编号时，系统会显示脚注内容。插入尾注可以单击“引用”选项卡“脚注”组中的“插入尾注”按钮。文档中插入尾注处会

46、出现自动编号“i，ii，iii”，格式类似“上标”格式，文档末尾处会出现一条水平线，水平线下系统会自动编号，用户只需在编号后输入尾注内容即可，完成尾注插入后，鼠标指向文档中的尾注编号时，系统会显示尾注内容。如需要对脚注与尾注进行更多属性设置，可以鼠标单击“引用”选项卡“脚注”右下角的对话框启动器按钮，弹出“脚注与尾注”对话框，可以将脚注和尾注相互转换，还可以对编号格式等进行自定义设置。脚注与尾注样式与引用第66页添加题注可以单击“引用”选项卡“题注”组中的“插入题注”按钮，弹出“题注”对话框，可先在“标签”下拉列表中选择合适的标签，如没有合适的标签，可以单击对话框中的“新建标签”按钮，弹出“新

47、建标签”对话框，可在该对话框的文本框中输入用户所需要的标签名称，例如，图、表等。在“题注”对话框中设置“标签”后，单击“确定”按钮即可完成题注的插入，可以根据需要在题注后增加一些说明性的题注文字。题注编号是自动编号，默认情况为“1，2，3，”，可以在“题注”对话框中单击“编号”按钮，弹出“题注编号”对话框，在该对话框中可以自定义编号格式，还可以通过勾选“包含章节号”选项，使题注中自动出现当前所在的章节号，例如，第一章的第2个图，题注为“图 1-2”。题注样式与引用第67页单击“插入”选项卡“链接”组中的“书签”按钮，弹出“书签”对话框，在该对话框中可输入自定义的书签名称（“书签名”文本框中），

48、然后单击“添加”按钮就可完成添加书签的操作，添加后的书签在文档中是不显示的，但是，在“书签”对话框中可以看到，在该对话框中通过单击所需的书签名称，然后单击“定位”按钮即可快速跳转到书签所在的文档中的位置。单击对话框中的“删除”按钮可以删除当前选中的书签。书签样式与引用第68页建立索引，可先在文档中选择相关的文本，然后单击“引用”选项卡“索引”组中的“标记索引项”按钮，弹出“标记索引项”对话框，在“主索引项”文本框中输入用户所需要的索引名，然后单击“标记”和“关闭”按钮即可完成该索引的标记，如单击“标记全部”按钮可以将该文档中与此文本相同的其他所有文本都进行标记。要在文档中显示索引目录，可以单击

49、“引用”选项卡“索引”组中的“插入索引”按钮，弹出“索引”对话框，根据需要设置相关属性，然后单击“确定”按钮即可完成索引目录的添加。索引样式与引用第69页以题注的交叉引用为例，可以单击“引用”选项卡“题注”组中的“交叉引用”按钮，弹出“交叉引用”对话框，先选择“引用类型”，例如，图（插入题注时所使用的标签），这时，在“引用哪一个题注”列表框中列出了当前文档中所有使用“图”标签的题注，选择所需要的题注，单击“插入”按钮即可完成题注的交叉引用。一般情况下，在文档的正文中只需要引用题注的标签和编号，例如，“如图1-1所示”等，这需要在“交叉引用”对话框中的“引用内容”下拉列表中选择“只有标签和编号”

50、。交叉引用长文档排版第70页创建多级列表，可以单击“开始”选项卡“段落”组中的“多级列表”按钮，在下拉菜单中选择Word提供的多级列表模板，也可以单击“定义新的多级列表”按钮（用户自定义模板），弹出“定义新多级列表”对话框，单击“更多”按钮可以设置更为详细的属性，在该对话框中，可以设置自己所需要的多级列表模板。在“定义新多级列表”对话框中，最左边列表框中显示数字19，代表9级列表，数字越小级别越高，可以根据需要单击每个级别的数字设置相应级别的属性，数字列表框的右边为预览框，可以在预览框中看到自定义多级列表的效果。为便于给长文档各层次结构设置各类格式，在“定义新多级列表”对话框中，需要为每个列表

51、级别设置“将级别链接到样式”属性，一般来说，级别从高到低，分别依次链接“标题”系列样式，例如，标题1、标题2等，链接后的“标题”样式也会显示多级列表的相应序列号。多级列表长文档排版第71页当文档页数较多时，为了便于用户查看整篇文档，可以使用文档的导航功能。导航功能可以列出整个文档的结构，通过单击即可在各个章节中跳转。默认情况下，Word会隐藏导航窗格，单击“视图”选项卡“显示”组，勾选“导航窗格”即可在Word左边出现“导航”窗格。文档导航长文档排版第72页插入文档目录可以单击“引用”选项卡“目录”组中的“目录”按钮，在下拉菜单中可以选择Word自带的目录模板，也可以单击“插入目录”按钮自定义

52、要插入的目录。单击“插入目录”按钮后，弹出“目录”对话框，在该对话框中可以设置目录级数、前导符样式，模板样式，是否显示页码等属性。如需要更新目录，可以将鼠标定位在目录中的任意位置，系统会在目录上方出现菜单，单击“更新目录”按钮，弹出“更新目录”对话框，根据需要选择“只更新页码”或者“更新整个目录”即可。文档目录长文档排版第73页添加图目录可以单击“引用”选项卡“题注”组中的“插入表目录”按钮，弹出“图表目录”对话框，在该对话框中的“题注标签”下拉列表中选择“图”（插入题注时所使用的标签），其他选项根据用户需要设置，然后单击“确定”按钮即可。表目录的创建和图目录类似。图目录和表目录长文档排版第7

53、4页单击“插入”选项卡“页”组中的“封面”按钮，在下拉列表中选择需要的封面，即可在文档的开始处插入一页封面，在封面页中，可根据提示输入相应的标题等信息。如需删除封面，可以在下拉列表中单击“删除当前封面”选项。如用户需要自定义封面，可以将设计好的封面内容选中，然后单击“插入”选项卡“页”组中的“封面”|“将所选内容保存到封面库”按钮，弹出“新建构建基块”对话框，输入该自定义封面的名称，然后单击“确定”按钮关闭该对话框。当用户再次单击“插入”选项卡“页”组中的“封面”时，下拉列表中就会显示出用户自定义的封面。封面长文档排版第75页插入批注，先要在文档中选择要批注的文本，然后单击“审阅”选项卡“批注

54、”组中的“新建批注”，系统会在文档右边出现一个批注框，批注框内会自动生成“批注*：”，其中，中括号内的内容为当前Word的用户名以及当前批注的序列号，用户只需要在冒号后输入批注内容即可。当文档中批注较多时，可以单击“审阅”选项卡“批注”中的“上一条”或者“下一条”按钮在各个批注中切换。如需删除批注，可单击要删除的批注，然后单击“审阅”选项卡“批注”组中的“删除”|“删除”按钮删除当前批注，如需删除所有批注，可单击“删除文档中的所有批注”按钮。批注长文档排版第76页单击“审阅”选项卡“修订”组中的“修订”按钮，进入修订模式。在该模式中，系统会跟踪文档中所有内容的变化，并将这些变化一一标记出来，例

55、如，被删除的文本内容会以红色删除线进行标记，新添加的文本会以红色字体进行显示，并且文档有修改的内容的左边都会出现黑色垂直线，当鼠标指针定位到修改的文档上时，系统会显示哪个用户什么时候做了什么修改。用户可以根据需要保留修改结果或者放弃修改结果。当文档中修改较多时，可以单击“审阅”选项卡“更改”组中的“上一条”或者“下一条”按钮在各个修改点中切换。当单击“接受”或者“拒绝”修改结果后，修改标记会消失。如需要退出修订模式时，再次单击“审阅”选项卡“修订”组中的“修订”按钮即可退出该模式，退出后，再对文档进行修改时，系统不会进行标记。修订长文档排版第77页比较文档主要用于比较两个文档之间的差别，一般用

56、来比较同一个文档修改后，多个版本之间的差异。单击“审阅”选项卡“比较”组中的“比较”|“比较”按钮，弹出“比较文档”对话框，在该对话框中分别选择两个文档，即“原文档”和“修订的文档”，单击“确定”按钮即可查看这两个文档的区别。合并文档用于将多个文档合并为一个文档，单击“审阅”选项卡“比较”组中的“比较”|“合并”按钮，弹出“合并文档”对话框，其操作与比较文档类似，这里不再阐述。比较与合并文档Thank you施庆 表格处理软件 Excel 2010 Contents2.1 Excel 2010 基础2.2 工作表格式化2.3 公式与函数基础2.4 常用函数2.5 图表2.6 数据分析与处理2.

57、7 宏的简单应用Page 802.1.1 基本操作新建：快捷键【Ctrl+N】保存：快捷键【Ctrl+S】关闭：快捷键【Ctrl+W】（关闭当前文件） 快捷键【Alt+F4】（关闭Excel软件）Page 812.1.2 工作簿与工作表1工作簿工作簿指的就是Excel文件，其扩展名为“.xlsx”，由一到多张工作表组成，默认为3张工作表，最多可以由255张工作表组成。2.工作表工作表指的是在Excel中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。每张工作表有16384列和1048576行，其中，默认的列标以英文字母“A、B、C”命名，行号则以数字“1、2、3”命名。Page 822.1.3

58、输入和编辑1数据类型在输入的各种数据类型中，主要有以下几种：1）文本数据：可以由汉字、字母、数字、特殊符号、空格等组合而成，默认对齐方式是左对齐。文本数据可以进行字符串运算，而不能进行算术运算。2）数值数据：一般是由数字、小数点、货币符号等组成，默认对齐方式是右对齐。数值数据可以进行算术运算。3）日期和时间型数据：在单元格中输入Excel可识别的日期或时间数据时，单元格的格式会自动转换为对应的格式，默认对齐方式是右对齐。Page 832.1.3 输入和编辑2数据有效性使用数据有效性可以控制输入的数据是否满足条件的约束。在“数据”|“数据工具”组内，单击“数据有效性”按钮，在弹出的“数据有效性”

59、对话框中，可以对数据的设置、输入信息、出错警告和输入法模式进行设置。Page 842.1.3 输入和编辑3自动填充数据对于一些相同的或者有规律可循的数据，可以通过自动填充数据来达到快速输入的目的。在Excel中，可以通过以下方法进行数据的自动填充：方法一：利用填充柄。方法二：利用对话框。Page 852.1.4 复制和粘贴全部：粘贴全部内容，包括内容、格式等，相当于直接粘贴；公式：粘帖文本和公式，不粘帖内容、格式等；数值：粘帖文本。如果单元格的内容是计算公式的话只粘帖计算结果，并且不会改变目标单元格的格式；格式：粘贴源单元格格式，功能相当于格式刷工具；批注：粘贴源单元格的批注内容，切不改变目标

60、单元格的内容和格式；有效性验证：将复制单元格的数据有效性规则粘贴到粘贴区域，只粘帖有效性验证内容，其他的保持不变；所有使用源主题的单元：粘贴使用复制数据应用的文档主题格式的所有单元格内容边框除外：粘帖除边框外的所有内容和格式，保持目标单元格和源单元格相同的内容和格式；列宽：将某个列宽或列的区域粘贴到另一个列或列的区域，使目标单元格和源单元格拥有同样的列宽，不改变内容和格式；公式和数字格式：从选中的单元格中粘贴公式和所有数字格式选项；值和数字格式：从选中的单元格粘贴值和所有数字格式选项；所有合并条件格式：将所有条件格式进行合并。86862.1.5 区域和表格1. 区域和表格的区别区域指的是工作表