XX学院档案管理制度

1、第 PAGE12 页 共 NUMPAGES12 页XX学院档案管理制度_学院 档案管理制度目录 第一章 档案管理总则 第二章 档案管理科工作职责 第三章 档案立卷归档流程图 第四章 档案库房管理制度第五章 档案安全保密制度第六章 档案利用制度第七章 档案鉴定销毁制度第八章 教学档案管理实施细则 第九章 毕业生档案管理办法 档案管理科 _年_月_日 第一章 档案管理总则 为规范学院档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法及相关法律法规，结合我院实际，特制定本办法。一、归档范围 1、凡本单位在工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字

2、、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。（详见附件1）2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（光盘、照片等）。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本，随纸质文件材料一同归档。3、以学院名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。二、归档要求 1、各单位要切实加强对本单位归档工作的管理，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。2、凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。3、重要请示

3、类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。4、归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。5、归档材料必须完整，各单位档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。6、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘（一式3份）。三、归档程序 1、归档验收。档案移交时,交接双方当面检查，档案室工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。2、移交手续。归档

4、单位移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的“档案移交（接收）目录表”（详见附件2），目录表一式2份，交接双方签字并加盖所在单位印章后，归档单位留存1份，档案室留存1份备查。3、归档时间。学院、各单位在每年3月中旬、10月中旬将上学期产生的文件材料归档。四、档案管理 1.档案管理员收到档案后，先予以分类，按日期先后逐件排列。2.档案管理员将收到的档案按时间顺序编写目录，作为档案扉页，以便查阅。3.档案管理员每学期归档工作结束后，统计现存档案情况、数量，报主管院领导审阅。五、档案调阅制度1、档案资料属于学院内部限级文件，未经许可不得调阅、外借、外传。2、本院各单位因工作需要调阅档案，需办理“_职

5、业学院档案调（查）阅申请单”（详见附件3）。3、借阅档案者，不得在文件上圈划、涂改或增删内容，只允许借阅本单位存档材料。4、借阅档案期限不得超过3天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。5、档案管理人员，对归还的档案应详细检查，核对无误后，办理注销。如发现有损坏，丢失等情况，应立即追查，并报有关部门及时查处。六、其他 1、根据国家法规和行业规章，档案都具有一定保管期限，超过保管期限的档案实体可予以销毁。电子档案，超过保管期限的，可予以删除。2、档案实体销毁、电子档案删除据需由档案管理人员填写“_职业学院超期档案销毁申请单”（详见附件4）,经由立卷部门领导签字、院长办公室主任审核、院长批准后方可

6、销毁或删除。第二章 档案管理科工作职责 一、认真贯彻执行国家档案法及各项档案工作规章制度，遵守工作纪律和学院规章制度。二、热爱档案工作，忠于职守，热情服务，团结协作，加强职业道德修养，树立良好的职业形象。三、做好档案的接收工作，严格履行交接手续，把好案卷质量关，确保接收档案的完整、准确，组卷、装订符合要求。接收的案卷要及时做好分类、编目工作、将案卷及时上架、做好档案的保管和保护工作，及时录入软件。四、严格履行档案借阅制度，做好档案借阅利用工作，掌握档案利用情况、为全院教学和各项工作服务。五、做好对兼职档案员的业务指导和业务培训工作，监督、检查、指导文件材料的形成、整理、立卷、归档工作。六、编辑

7、档案参考资料，编制检索工具，开发档案信息资。七、执行保密制度，遵守保密纪律，杜绝档案泄密问题。八、做好库房防潮、防虫、防虫霉、防火、防盗、防鼠、防光、防尘等“八防”工作，确保档案安全。九、做好档案门类的统计、鉴定和销毁工作，到期档案要提出鉴定销毁意见。十、完成领导交办的其他工作任务。第三章 档案立卷归档流程图 兼职档案员将归档文件材料按档案管理相关规范和要求进行排列、组卷。兼职档案员根据学院档案归档范围和保管期限，将平时形成的文件（含电子文件）分门别类妥善保管并填写文件封套。档案案卷移交至机要档案科，打印移交表（一式两份）。双方在移交清单上签字，各存一份。拷贝移交表及全文电子版至机要档案科。案

8、卷符合规范 与机要档案科联系归档业务指导 机要档案科工作人员到立卷部门进行业务指导 填写_学院档案材料归档交接表机要档案科工作人员提出案卷调整意见，兼职档案人员进行案卷调整。案卷不符合规范 第四章 档案库房管理制度档案库房是保存学院档案的重地，应有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等安全措施，以确保档案的安全，并实行档案库房的科学管理，为此，特制订本制度。1、档案入库必须认真检查案卷质量，清点数目，并及时进行登记、上架或入库。2、档案的存放要按密级和保管期限分别保管。对珍贵档案要专门保管。3、库房内要安置温湿度记录仪，每天两次定时测记。并根据气候及温湿度情况，及时通风，或开、关去

9、湿机。库房温湿度应控制在温度14-24、相对湿度45%-60%之间。4、库房内严禁吸烟、严禁明火、严禁和存放易燃易爆物品，定期检查消防器材，电路和电器设备，及时消除隐患。5、在档案柜、架置放驱虫防霉药剂，建立定期检查虫、霉制度。发现虫、霉及时处理。6、库房内采用白炽灯照明、窗户应装防光窗帘、防止强光照射。7、经常进行清扫，保持库房内清洁无尘。8、每学期结束前，要对案卷进行总清点。9、严格执行档案借阅制度，每学期结束前，要催回借出档案。10、非档案室工作人员，不得随意进入库房。档案人员进出库房，要随手关好门窗、电灯。11、每天下班前，应关闭库房的门窗，切断水、电、确保档案安全。第五章 档案安全保

10、密制度为了做好档案的安全保密工作，根据中华人民共和国保守国家秘密法和上级有关档案保密的规定，特制定本制度。1、严格执行_学院档案库房管理制度，非档案人员，不得进入库房和工作室。2、严格执行有关档案接收、管理和借阅制度。认真履行登记、签字手续。3、凡属密级档案，登记编目时，必须在登记本备注栏内盖上“机密”、“绝密”字样，对密级档案，必须单独存放在保密室，专人管理。4、将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有者；损毁、丢失学校档案者；违反规定泄密档案内容、并造成不良后果者，按档案法、保密法有关条款处罚。5、阅档在学院阅档室，未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案室，不得随意复印、摘抄档案。

11、6、借阅密级档案，必须经有关领导批准后在保密室阅读。档案人员不得私自摘抄和传播具有内部和保密性的档案内容。7、需要销毁档案材料，必须经过鉴定，不准随意销毁档案。8、节假日要加强档案的安全保密工作检查，并及时催回借出的档案材料。未上架入库的档案材料须放入箱柜内。9、任何档案的处理和销毁，必须经过鉴定，并报校领导批准，按_学院档案鉴定销毁制度进行办理。第六章 档案利用制度为了更好地发挥学院档案在教学、科研和各项管理工作中的作用，提高档案利用率，保证档案的安全和保密，特制定本制度。1、本校各二级单位因工作需要可利用学院各类档案，利用密级档案需经院领导批准。2、本校师生员工持本人有效证件可利用开放档案

12、，利用非开放档案，需经领导批准。3、外单位组织持单位介绍信，办理有关手续，可利用开放档案；学院校友等个人持有效证件，办理有关手续，可利用开放档案。档案一律不外借。4、利用档案可通过办公自动化系统进行，也可直接到档案室。必须按要求申请、填写登记表，注明利用目的和要求。如确因工作需要必须借出者，档案借出时间一般不得超过一星期，过期尚需继续使用者，应办理续借手续。5、档案室人员应及时催还借出的档案，同时检查归还的档案是否完整。6、利用者必须确保档案的安全、保密和完整，不得转借、涂改、污损、撕页、增删和遗失，如发现上述情况，将依据档案法有关规定严肃处理。第七章 档案鉴定销毁制度档案鉴定是档案管理的一项

13、重要工作，做好档案鉴定工作能够保证档案室藏的优化，保证向利用者提供优质服务。为了使档案鉴定工作正常进行，特制定本制度。1、档案鉴定销毁工作由学院综合档案室负责组织，综合档案室应在调查研究基础上制订档案鉴定计划。各大类档案每35年进行一次档案价值鉴定，并相应修改归档范围和保管期限。2、对已满保管期限的档案要及时组织鉴定，编制销毁档案清册，由学院鉴定小组负责鉴定的具体工作。3、档案鉴定小组由分管院长、保密委员会、审计处、档案内容所涉及的业务部门负责鉴定的具体工作。4、档案鉴定小组采用逐卷逐件审查的直接鉴定法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，进行个人初鉴，集体审查，对到期的档案提

14、出鉴定销毁意见。对保管期限已满，经鉴定尚需保留的档案，要填写延长保管期限的鉴定，并重新确定新的保管期限。5、确定销毁的档案，要逐卷逐件编制档案销毁清册，一式两份，并撰写鉴定报告，鉴定小组成员均须在鉴定销毁意见上签字，然后上报主管院领导审批。6、凡经主管院领导审批同意销毁的档案，在档案剔除后，要在账上注明“已销毁”，并标明清单的编号和销毁时间。7、销毁档案时，由综合档案室和审计处共同派员送造纸厂进行现场监销，并在销毁清册上签字。销毁记录及有关文件材料存档（放入全宗卷）备查。8、鉴定工作结束后，档案部门应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。第八章 教学档案管理实施细则 为了进一步加强本、专科教学档案的管理，充分发挥教学档案在学校教学活动、教学管理、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案管理工作标准化、规范化、科学化和现代化，结合我院实际，特制定本办法。一、教学档案管理的基本原则 1凡在教