兼职档案员培训手册[教学]

1、综合档案管理系统兼职档案员培训手册文件状态： 草稿 正式发布 正在修改文件标识：当前版本：1.0作 者：刘博完成日期：2021-08-14Revision History文件建立/修改记录日期版本建立/修改内容建立/修改人部门审核人2021/08/141.0建立刘博工程部目录 TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc269652685 1登陆与修改密码 PAGEREF _Toc269652685 h 3 HYPERLINK l _Toc269652686 2待办事宜 PAGEREF _Toc269652686 h 3 HYPERLINK l _Toc269652687

2、2.1申请事项 PAGEREF _Toc269652687 h 3 HYPERLINK l _Toc269652688 2.2任务移交 PAGEREF _Toc269652688 h 4 HYPERLINK l _Toc269652689 2.3档案整理 PAGEREF _Toc269652689 h 7 HYPERLINK l _Toc269652690 3档案查阅 PAGEREF _Toc269652690 h 7 HYPERLINK l _Toc269652691 3.1目录检索 PAGEREF _Toc269652691 h 8 HYPERLINK l _Toc269652692 3.

3、2全文检索 PAGEREF _Toc269652692 h 8 登陆与修改密码登陆档案系统可以通过在地址栏输入档案系统的网址登陆。 :/hnejda进入系统后点击操作界面，菜单栏“个人维护“个人信息维护“修改密码，填写密码相关信息可修改档案系统密码。待办事宜申请事项由我申请局部显示的全部由我发起的申请单据，分为电子档案申请、实体档案申请、档案移交申请和档案销毁申请。电子借阅申请在进行档案浏览的过程中，根据权限才能浏览原文。如果在浏览的过程中不能浏览该条的电子原文，是因为当前用户不具备查看原文的权利，此时就需要进行电子借阅，经审批后该用户才能够查看原文。在档案浏览的界面中，选择进行电子借阅的条目

4、，可以选择多条ctrl或shift键选择，然后选择菜单中的电子借阅申请，然后填写借阅申请单。注：此时可通过继续申请按钮返回档案库界面继续选择其他条目进行借阅，先前选择的条目不会丧失。点击删除按钮来去除所选的条目。输入相应的信息后，点击确定，该申请单即生效并提交到对应档案员审批。申请人可以在待办事宜中查看申请的单据的信息：选择左侧功能树中的【申请事项】节点下的电子借阅申请。上述中如果档案员审批完成并同意，就可以查看到借阅的文件，点【查看】按钮即可。实体借阅申请在进行档案浏览的过程中，可能不仅需要查看电子档案，还需要借出真正的实体档案，这个时候需要先填写实体借阅的预申请单，然后由相应的领导进行审批

5、，通过后可以到档案室去提取实体档案。借阅方法参考电子档案借阅。档案移交申请同电子档案申请。档案销毁申请同电子档案申请。任务移交档案移交文件为档案收集录入的入口，各门类录入人通过此模块把各门类档案进行录入，然后通过部室移交流程移交给门类档案员或综合档案员。添加目录、修改目录、查看目录、删除目录、原文管理同业务管理档案数据管理页面功能中相应功能点。录入了档案数据之后，选择需要移交的数据，点击档案移交申请，填写移交申请单，走移交申请流程。档案移交文件档案移交文件为档案收集录入的入口，各门类录入人通过此模块把各门类档案进行录入，然后通过部室移交流程移交给门类档案员或综合档案员。如下列图所示：添加目录：

6、用于档案条目的添加。带红色星号的为必填字段，如未填写将不能保存；带下拉框的为参考数据字典，这些著录项的数据直接从下拉框中选择，下拉框中数据在“数据字典管理中维护；带箭头按钮的为参考组织机构或者参考实体分类，这些著录项的数据点击按钮进行选择。修改目录：选择需要修改的档案条目，点击修改目录按钮，进入修改目录页面。查看目录：选择档案条目，点击查看目录按钮可以直接查看该条目所有著录工程信息。删除目录：选择需要删除的档案条目，点击删除目录按钮，数据将删除到数据回收站。如下列图所示：录入了档案数据之后，选择需要移交的数据，点击档案移交申请，填写移交申请单，走移交申请流程。如下列图所示：原文挂接原文管理：录

7、入了档案条目之后需要把条目所对应的正文、附件、审批表单等等相关文件通过原文的形式上传到该目录项，原文存放位置和上传方式需要在“FTP管理中设置好，否那么原文将不能上传。选中一条记录，点击进入“原文管理，点击添加按钮可以添加正文、附件等。简单检索简单检索：可以通过简单的条件在档案库中查找档案，选择查询的著录项，输入查询内容，点击确定按钮高级检索高级检索：可以输入非常复杂的条件，来进一步过滤档案数据，从而更加精确的定位到查询的档案。选择著录工程，选择关系，填写内容，点击添加，按照上述方法可添加多条查询关系，再点击确定按钮查询。系统字段系统字段：可让用户选择显示需要查看到的一些系统字段。勾选需要显示

8、的字段，点击确定按钮，在档案条目表中著录工程的最后将显示这些选中的系统字段。刷新刷新：点击刷新按钮之后，档案库数据将回归到最初状态。档案整理合卷案卷信息的更新包括文件件数、总页数等，对卷内文件要生成卷内顺序号。档案查阅图 STYLEREF 1 s 2 SEQ 图 * ARABIC s 1 45目录检索目录检索针对档案库的类型来进行检索。所属全宗：当前用户为单全宗用户，所属全宗为用户所属全宗；当前用户为多全宗权限管理用户，所属全宗为给当前用户赋权了的所有全宗；当前用户为多全宗档案主管，所属全宗为所有全宗。检索库模板：选择所需检索的档案库的模板。档案分类：选择所需检索的档案库的属性档案类型：选择所需检索的档案库的类型。选择所需检索的著录项，填写检索关键字，点击目录检索。档案借阅分为实体档案借阅和电子档案借阅两个局部。主要用于档案借阅情况的查看和统计。全文检索全文检索系统是对存有原文的条目可以进行对整个原文内容