公司公文发放管理制度(新增)

1、公司公文发放管理制度目的：为标准公司公文的发放管理，确保信息的传递畅通，制定本制度。二、适用范围：适用于公司公文处理过程含：拟稿、会签、核稿、签 发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档保存等环节的管理。三、公司公文的定义及分类：1、公文定义：是指公司在经营管理的过程中，按严格的、特定效力的、标准的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。2、公司公文的分类：A、公司的规章制度及流程文件和表单类；B、质量管理体系文件及资料；C、命令、决定、公告、通告、通知、通报；D、报告、请示、批复、意见、会议纪要、信函。四、职责：1、各部门：负责按固定格式起草相关公文并按要求递交审批，“D类公文审批后

2、统一交到企管部文控处进行公布。2、各部门负责人：负责审核本部门起草的公文。3、公司上层领导：负责审核、批准公司相关公文。4、企管部文控：负责公司规章制度、流程及质量管理体系文件和资料的发放和归档保存管理及“C类公文“的统一公布处理。5、行政办：负责政府机关相关事宜的通知和公司行政事务的通知的下发及相关资料的归档保存工作。6、人力资源部：负责与工资相关事宜及人事任命、奖惩等事项的通知下发及相关资料的归档保存工作。7、各收文部门：负责签收并分类保存好收到的公文。五、管理规定：1、公文格式规定：1.1、公司的规章制度及流程文件格式：页眉设公司名加LOGO标签，页脚设页码，标题为二号字的楷体或宋体字，

3、正文一般为小四号字的楷体或宋体字，收尾局部为公司名和日期及审批人。格式后附1.2、质量管理体系文件及资料的格式：页脚设页码，抬头局部设公司LOGO，文件名称、文件编号、编制人、审批人、修订人、版本/版次、编写日期及生效日期、归口部门等内容，字号为小四号的楷体或宋体字，标题为二号字的楷体或宋体字，正文一般为小四号字的楷体或宋体字。格式后附1.3、命令、决定、公告、通告、通知、通报类公文的格式：页眉设公司名加LOGO标签，第二行设文件编号即X字加年份加顺序号，标题为二号字的楷体或宋体字，正文一般为小四号字的楷体或宋体字，收尾局部为公司名和日期及审批。格式后附1.4、报告、请示、批复、意见、会议纪要

4、、信函类公文的格式：页眉设公司名加LOGO标签，页脚设页码，标题为二号字的楷体或宋体字，正文一般为小四号字的楷体或宋体字，其它内容根据要求而设。格式后附2、拟稿：就是草拟文件的初稿。A、拟稿是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的根底工作，必须十分认真细致。B、拟稿是由各部门根据需要自行负责草拟相关公文，并按规定要求递交审批。C、注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。3、会签：各部门需要以公司名义发文时，部门负责人及相关部门负责人均需审核签字。A、部门负责人在公文稿件的“审核栏签字。B、凡涉及到其他相关部门事宜，均要事先与相关部门审核会签。C、部门及相关部门负责人核稿或会签完成后送企

5、管部文控处理、归档备案保存；与行政事务相关的事宜还需送行政办处理、归档备案保存。4、核稿：即对文件草稿进行审核。A、“A、公司的规章制度及流程文件和表单类和“B、质量管理体系文件及资料，各拟稿部门将稿件提交到企管部，由企管部的负责人在草稿未送主管审批之前，依据公文的根本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。B、“命令、决定、公告、通告、通知、通报类公文，各拟稿部门将稿件提交到文控，由文控的负责人在草稿未送主管审批之前，依据公文的根本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。C、报告、请示、意见、会议纪要、信函类公文，各拟稿部门将稿件交由部门负责人在草稿未送主管审批之前，依据公文的根本要求，

6、对草稿的格式、内容等进行全面的审核。5、签发：签发是部门负责人或公司中心总经理或公司总经理对文稿的最后审批，文件草稿经中心总经理或总经理签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。6、校对：校对是公文处理过程中的一个重要环节，也是一项重要工作职责，即一校由起草者进行；二校由核稿人员进行；三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过。7、打印：即对经签发后的文稿进行打印、复印的过程，在打印过程中，必须做到：A、以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。B、注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿，防止泄密。8、用印：即在

7、制成的公文上加盖公司印章如受控文件章、总经理用章、公司章等，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月。9、编号：文稿经中心总经理或总经理签发后，发文部门相关负责人要对签发的公文进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三局部组成，如，文件编号：总字【2021】第013号。10、分发：发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出过失。A、公司所有的公文在发放前必须按要求经过审批签字生效前方可执行下一步工作。B、公司质量管理体系类文件、制度流程类文件及决定、公告、

8、通告、通知、通报统一由文控作分发处理。C、政府机关相关事宜的通知和公司行政事务的通知等统一由公司行政办作分发处理。D、工资相关事宜及人事任命、奖惩等事项的通知统一由公司人力资源部作分发处理。E、其它如：报告、请示、批复、意见、会议纪要、信函等由各部门根据需要作好分发处理工作。F、文件分发方式有：电子邮件、通知栏布告、纸质档签收、 等多种形式，但分发文件时，必须做好文件签收工作，分发文件时发文部门责任人要提前准备好文件分发表，让签收人亲自签字确认，确保文件发放到指定人员手上。G、假设不能亲自签收的，可由所在部门其他人员代签，也可以电子邮件或 的形式通知到个人，并致电确认，确认收到前方可完成分发工

9、作。11、归挡、保存：这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，整理、立卷、归档和保存文件。六、相关公文格式附表1、质量管理体系类文件格式见后面附表格式；2、规章制度、流程类文件格式见后面附表格式；3、命令、决定、公告、通告、通知、通报类文件格式见后面附表格式；4、报告类文件格式见后面附表格式；5、会议纪要类文件格式见后面附表格式；6、信函类文件格式见后面附表格式；7、其它如：请示、批复、意见文件格式见后面附表格式。广东新劲刚超硬材料 2021-05-26 审批/日期：1、质量管理体系类程序及支持类文件格式：广东新劲刚超硬材料版本0/A修订审核文件名称审批编号XJG/ZC部门代码+流水号-年份归口部门条款号页数第 页共 页实施日期2、规章制度、流程类文件格式：3、命令、决定、公告、通告