OA基本名词解释

1、协达OA基本学习题一、名词解释1、待办事宜：待办事宜是本用户查看自己有哪些未处理的事务。通过待办事宜，用户可以 一览无余地看到自己所需要处理的事情，待办事宜可对公文待处理人员进行处理公文消息提 醒，可对公文接收人员进行公文接收消息提醒，可对下级部门已上报的信息进行提醒。用户 不必担心遗漏工作，可以更直观地进行办公处理，极大提升办公效率。用户将待办事宜里所 有的信息处理完后，意味着用户已办完7OA系统中所有的事情，如果您的OA系统是与即使 通相结合使用，那么在即使通中便可看到待办事宜。2、已办事宜：已经处理好的事务，避免重复对已办的事务进行记录,方便以后查看3、流程绩效：通过流程实际运行效率与标

2、准值之间的比较分析，对流程的绩效进行分析， 以便对流程的绩效管理进行全面管理。流程绩效是通过建立科学合理的指标体系，运用一整套分析的方法和模版，展现实际工 作中出现问题的根本原因，并在以后的工作中实施改进。同时分析工作中的流程绩效的表现， 解决工作中出现的问题。以此运用绩效表现的结果，通过激励的手段，促使当事人改进自己 的绩效，提高组织的绩效4、签报任务：普通公文、会议流转管理，出差、报销、外出、加班、合同、办公品领用、 请假等各类申请签报表单及图形化工作流签报任务，简单的说就是需要领导签字的报告。签报是请示、报告的简化，主要是为了 简化流程，提高工作效率而产生的，事实上签报的使用范围是有限的

3、，对于一些不是太重要、 不太方便采用报告或请示形式的问题，为了尽快得到解决就可以采用签报的形式。而签报任务在一个完整的流程中，一般要提出问题，说明原因，同时提出建议解决方案 以供领导参考，这样处理起来才快。签报流程一般为下级单位工作人员拟文-核对-下级单 位领导签发-上报上级单位办公室或相关部门一一领导签署意见。5、日程管理：编写、共享、查看个人工作计划、工作日志，提供图形化日程视图功能，辅 助时间管理。日程管理就是将每天的工作和事务安排在日期中，并做一个有效的记录，方便管理日常 的工作和事务，达到工作备忘的目的。同时也具有对员工日常工作进行指导、监督的作用。 电子版的日程管理通常具有定时提醒

4、和共享等功能。6、信息共享：信息采集、数据采集、公共信息、规章制度、新闻管理、出行参考、邮政信 息。信息共享指不同层次、不同部门信息系统间，信息和信息产品的交流与共用，就是把信 息在OA里变成资源与其他人共同分享，以便更加合理地达到资源配置，节约办公成本，创 造更多的财富。是提高信息资源利用率，避免在信息采集、存贮和管理上重复浪费的一个重 要手段。其基础是信息标准化和规范化。信息共享的效率依赖于信息系统的技术发展和传输 技术的提高，必须严格在信息安全和保密的条件下实现。当然，在OA中不同权限的信息共 享程度是不一样的。7、业务协作：根据用户定制的表单与业务流程相结合，可以发起流转或提交审批，提

5、供处 理状态跟踪查看功能。业务协作是通过表单数据结构自由定义，对表单的使用、表单的作用范围及表单中各项 目的作用范围都可以做严格的权限设定。任何组织的运营都包含了许多的业务流程。建设各 类信息系统的重要工作之一就是发现用户的业务流程，进行分析、建模，并把它体现到信息 系统的设计中。这就是业务协作的特点。通过灵活、强大的动态表单定制及处理功能，用户根据自己单位的特殊需求，进行一些 表单定制工作，并可结合业务流程进行定制表单的流转。通过强大的管理内容定制功能，协 同管理软件可以进行复杂的个性化管理表单、分析报表的定制。8、资源预约：可以更加有效地共享单位的公共资源（如车辆、办公设备、会议室、图书等

6、）， 你可以查询可预约的资源状况，并可跟踪预约的整个审批过程。可以更有效的共享公司的公共资源（会议室、车辆、计算机设备等）。在一个集成化的 环境中，可以按日、按周查看资源的当前预约状态。每一个资源均可设置访问团队，使资源 共享局限于特定的团队。9、电子考勤：电子签到、签退等功能，提供基于信息网络的电子考勤应用。OA系统规定（可以自己设置）要职员在公司规定时间进入（退出）办公系统，点击进入 登陆页面（退出）按钮，系统就记录下这个时间，以此实现考勤。同时电子考勤提高工作效 率，杜绝代打卡现象，便于企业的管理和有效的规章考核的执行。10、项目协作：将所有项目相关的数据信息、邮件、知识文档、文件、流程

7、表单等内容引入 到协作区进行集中管理，供相关人员交流项目相关的意见，帮助项目组成员更好地进行项目 协作。项目协作以项目监控，降复杂的项目管理过程简化为立项管理、过程管理以及结项管理。在系统设计中分别以“项目”、“人员”作为主线，让项目成员能够利用项目协作平台高效协 作，合理分工，及时积累项目文档，提升知识经验，让项目管理人员随时监控项目进展，掌 握项目资源调配情况，合理评估项目绩效。项目协作使团队成员在检查和完成项目工作中能够更加轻松地进行协作和沟通，利用对 分配的任务，问题和可交付项目的全面可视性，团队成员能够更高效地协作，制定更有效的 决策，更快地创造出更卓越的业绩。项目协作使各级相关人员

8、能够随时随地共享信息，通过 团队能够协作创建和解决问题，以此来简化工作任务的执行。同时可以随时了解项目工作解 决的性质、范围和需要采取的措施。11、知识共享：电子期刊、基础档案库、公共文件库、电子书库、知识地图。知识共享是指员工彼此之间相互交流的知识，使知识由个人的经验扩散到组织的层面。 这样在组织内部，员工可以通过查询组织知识获得解决问题的方法和工具。反过来，员工好 的方法和工具通过反馈系统可以扩散到组织知识里，让更多的员工来使用，从而提高组织的 效率。员工完全可以通过协同办公系统实现知识积累、分享、利用、创新的过程，创建一个完 善的知识共享的环境。协同办公系统为企业搭建知识库的同时与工作流

9、程紧密结合，将人员、 知识、信息、流程集成一体，形成完善的企业知识管理和协同运营体系。知识共享还可以与人力资源的结合，激励员工分享和创新知识，并帮助快速找到有知识 专长的人员可创建自己的文档目录，并且不限层级，个人文档满足个性化需求，允许用户 时随地进行文档创建和编辑。通过个人信息门户获取个性化信息，在系统构建的知识环境中 充分利用和分享知识，知识文档中搭建各种知识地图的应用为员工的自主培训提供了最便捷 高效的方式。12、文件中转：扩展的一项储藏文件的功能文件中转主要用来应对在多台电脑间中转文件，如在您的不同电脑间中转文件；上传大 的文件，从而让邮件可以发送“超大临时附件”，解决传统邮件附件大

10、小受限的问题。13、发文委托：即将系统中发文(自由流转和自动流转)涉及到自己处理的的发文事务嘱托 指定他人代为处理。通过设置发文委托，将自己的全部发文工作由委托人全权处理。14、知识地图：知识地图是一种知识(既包括显性的、可编码的知识，也包括隐性知识)导 航系统，并显示不同的知识存储之间重要的动态联系。它是知识管理系统得输出模块，输出 的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚。它的作用是协助组织机 构发掘其智力资产的价值，所有权，位置和使用方法；使组织机构内各种专家技能转化为显 性知识并进而内化为组织的知识资源；鉴定并排除对知识流的限制因素；发挥机构现有的知 识资产的杠杆作用

11、。知识地图的概念最早是由布鲁克斯(B. C. Brooks)提出的。他提出的知识地图的概念主 要是指人类的客观知识，他认为人类的知识结构可以绘制成各个单元概念为节点的学科认识 图。在企业知识管理中，知识地图有它特定的含义，是一种知识库管理系统技术(DBMS)与 因特网技术相结合的新型知识管理技术。知识地图的理解是这样的：首先，知识地图是一个向导，它本身并不是一个知识的集合。 这是知识地图不同于以往信息工具的最突出的一点。对用户来说，大部分的信息是在知识地 图所指向的知识源中，而不是被包含在知识地图本身。这是知识地图和其他一些工具如 CASE，数据库，群件和BPR等软件的一个最大的不同之处。知识

12、地图不是具体的知识，而 是关于知识的来源的知识。其次，知识地图指向的是知识源，而这些知识源不仅可以是已经固化在一定的载体上的 各种形式的文献、数据库，也可以是大脑中存储了丰富的隐性知识的专家或其他员工。第三，知识地图不仅仅要揭示知识的存储地，通常也要揭示知识之间的关系。很多学者 认为，知识地图在试图揭示知识之间的关系时，往往会发现以往所没有发现的某些知识之间 的新的关系，从而产生新的知识。第四，知识地图的最终目标是帮助企业员工实现知识的共享。知识地图之所以要尽量完 整地揭示企业的知识源，就是要使使用者在需要知识时，能够很有效地找到它们，不管这些 知识是以什么形式存在的，是显性的还是隐性的。这样

13、做的最终目的是使企业已有的知识能 够被所需要的人找到，实现企业知识资源的充分共享，最大限度地发挥企业知识资本的作用。 知识地图在协同管理平台中的应用：1、有助于新员工的培训2、有助于企业共享知识3、有助于有效利用企业中的隐性知识4、有助于制定教育研究计划5、有助于企业知识创新6、有助于评估企业知识资产总结：知识地图的含义做了一个简要的介绍，并分析了知识地图在企业知识管理中的功 能。在知识经济时代，知识管理已经得到了越来越多的公司的认可。要使知识管理起到实质 性的作用，就必须使用有效的工具。知识地图就是实现知识管理的有效工具，各个企业可以 结合本企业的特点，应用协同管理平台编制知识地图，配合其他

14、知识管理工具的使用，推动 本企业知识管理的发展，充分利用本企业的知识资源，在激烈的市场竞争中立于不败之地。15、知识报表：从范围上分，OA中涉及报表的问题有两类：一类是OA自身的报表，其数据全部来自于OA系统，而且报表也从属于OA的功能。比 如，统计各部门收、发文的数量，统计员工的出勤日等等。另一类是其他业务的报表。其数据可能是来自于其他应用系统或数据库，也可能是通过 OA系统的工作流等来输入。第二类的报表应用，越来越成为办公自动化软件的新关注点。这类报表往往与业务紧密 相关，而且可能涉及不同应用的数据，对于企业及时掌握经营情况、灵活分析、快速反应有 着很重要的意义。相信随着企业应用的发展，O

15、A软件中将越来越重视数据分析与利用，不仅仅形成对信 息与流程的管理，更实现对企业数据的有效管理与利用。因此，报表应用已经越来越成为企 业办公自动化软件（协同办公软件）的一个重要组成部分。从报表的生成方法看，典型的有三种情况：一类是产品中带的报表。这类报表是预先做好的，基本上是固定的。第二类是由软件厂商或服务商在实施时为用户做的报表。用户可能会提出要求，实施服 务商负责完成报表的开发。这种方式能比较好地满足用户的需求，但灵活性还不大够，不能 针对业务的发展做到随需而动。第三类是用户自己随时根据业务需要所做的报表。其优点不言而喻。但需要注意的是， 这种方式对于所使用的报表工具要求很高，需要能够灵活

16、地由用户自行定义各种复杂报表。 毫无疑问，第三种方式代表了办公自动化软件中报表应用的趋势。现如今企业，随需而动已经成为企业报表的发展趋势。需要做到随需而动，就要更清楚 地知道“需”是什么样的。最基本的需求，是用户的数据在数据库中，由系统管理员随时根据业务用户的要求做出 报表。这些报表形式比较标准、结构比较简单，比如常见的数据列表、分组报表，以及简单 的交叉报表等。同时，这些报表基本上是基于已有的数据，在表中也会有一些计算，但往往 很简单，比如数据的总计、分组的求和、计数等等。但这种需求，只是最简单的，实际业务中的需求从不同角度有不同的发展与变化，更复 杂、要求更高。OA中的报表需求，除了最基本

17、的，还有大量复杂的变化。这种变化，可能 体现在以下几个方面：1、报表的格式2、报表中的计算3、数据的来源4、用户制表的能力首先我们先看一下报表的格式。简单的报表格式，是规整的，比如把数据简单地列出来，可能再加个分组，或者是做成 标准的交叉表。但实际业务中，大量的表的格式是非常复杂的。比如，表头不规则地分层， 表内不同行颜色的变化，分页时表头在上面和左侧自动的重复（左表头的重复就比较复杂 了），等等。有人会说，不管表有多复杂，我只要有一个工具，灵活地画出来就可以了。但事实上并 不这么简单，因为报表是与数据有关联的，在设计时，可能并不清楚是有多少行或者多少列。 要想很好地处理这种行、列的变化（实际

18、是数据的展开），就需要报表工具能有一个好的设计模型，不光能“画”，还能定义数据的展开关系。16、智能分析：智能分析平台是将数据库中间件技术、统计分析技术、建模和动态模拟技术 相结合的综合应用平台。它集成了数十种数据整合与数据分析工具，形成了强大的企业级应 用解决方案。客户甚至无需建立数据仓库，即可在不同数据库间切换，挖掘或组合成管理与 决策所需要的信息，并调用统计与管理模型直接分析和辅助决策；也可以运用工具自定义建 模，构建自己的虚拟企业平台。17、发文：本单位发出的公文。下达、下发文件的意思，简称发文，一般指国家机关或企事业单位的上下级关系。发文字号 是引用和查找公文时的重要依据，正规公文一般都要有发文字号。18、收文：主要处理来自上级或其它单位的一些文件，包括签收、登记、审核、拟办、批办、 承办、传阅、归档等系列工作。这些工作都可以在系统中处理，替代公司原来的纸质流转， 减少纸张使用以及保管场所等行政费用的支出。各个环节的经办人员不需见面，可以并行独 立处理相关的业务，并让公文自动流转到下一个环节。系统管理代替人工流转，大大节省了 人力，也节约了经办人员的时间成本。19、传阅：即轮流阅读，传递着看。OA里面的传阅是以广播的方式，将要传阅的文件同时发至所有需要查看的人群；同时 也可以定向的将文件传向一个指定的部门