邮件礼仪-内部培训教程ppt课件

1、沟通与礼仪因人因时因地因事而异了解本人、了解对方，选择适宜的方式进展信息组织及传送，学会察言观色态度和认识最关键是让对方可以了解他的话相互尊重宽以待人换位思索了解他人沟通的原那么沟通的原那么接受对方，不要难为对方，不要让对方难堪，客人永远是对的。 注重对方，欣赏对方，多看对方的优点，不当众指正缺陷。赞誉对方。懂得欣赏他人的人实践是在欣赏本人，是自信的表现。3尊重的原那么要点不明沟通前就应该做好功课条理不清细节太多根据对方的时间来抓重点听众不感兴趣过多强调本人的感受常见低效表达的特点交谈四忌讳不打断对方不补充对方不纠正对方不疑心对方沟通的技巧尊重对方的要点要讲普通话声音低/速度慢目视对方与交往对

2、象的互动沟通的留意要点多赞誉,少责怪多鼓励,少嘲讽批判要具建立性,防止无的放矢用字遣词要高雅说话时不要带着口头禅态度要老实多用礼貌用语沟通要点的留意要点沟通中的言语表达要点切勿双腿张开、交叉、翘二郎腿或抖动双手切勿交叉放在桌上或胸前，不可单手或双手托额、手肘支在桌上不可打哈欠、眼神飘忽、东张西望臀部应占椅子五分之四，背脊挺直靠在椅背上，膝盖靠拢、双脚并拢，双手叠放在膝盖上面带浅笑、眼神温暖地凝视对方在适当的时候可以用点头表示赞同或了解作笔记对主讲者来说，会有相当受尊重的感受与人对谈时，最好采用对坐或“L型式8沟通中的言语表达要点沟通中的仪态要点9亲切的浅笑是最美丽的言语，因此，要经常，对着镜子

3、练习本人的浅笑。 浅笑是“诚于衷而形于外，因此，它该当是出自内心的真诚。 浅笑是一种国际礼仪，它表达了人类最真诚的相互尊重与亲近。浅笑也是最根本的礼仪，它应伴随着我们度过任务和生活中每一刻，无论他是对待客户、同事还是对待家人，以及陌生人。学会浅笑心笑脸就笑, 脸笑眼就笑眉目传情视觉焦点看着您说话的对象看着在说话的人带着笑脸即使说严肃的话都不像在骂人10学会浅笑学会用眼睛说话礼仪的中心是什么？礼仪的中心是尊重为本。尊重二字，是礼仪之本，也是待人接物的根基。尊重分自尊与尊他。首先是自尊为本，自尊自爱，维护本人的笼统其次要尊重本人的职业第三要尊重本人的公司礼仪的内涵商务礼仪办公室礼仪邮件礼仪主要内容

4、 商务礼仪就是商务人员的交往艺术、沟通技巧、商定俗成的待人接物的规范化做法。商务礼仪的定义14仪容整洁 着装得体 商务人士仪容根本要求商务人士仪容根本要求仪表原那么 Time 时间 Place 地点 Occasion 场所服饰应时，应景，应事，应己，应制着装原那么公务场所 所谓公务场所是指执行公务时涉及的场所，它普通包括在写字间里，在谈判厅里以及外出执行公务等情况。 公共场所着装原那么公务场所着装的根本要求为注重保守，宜穿套装、套裙，以及穿着制服。还可以思索选择长裤、长裙和长袖衬衫 不宜穿时装、便装。必需留意在非常重要的场所短袖衬衫不适宜作为正装来选择。社交场所 所谓社交场所是指任务之余在公众

5、场所和同事、商务同伴友好地进展交往应付的场所。 社交场所着装原那么社交场所着装的根本要求为时髦个性，宜着礼服、时装、民族服装。 不适宜选择过分严肃保守的服装，比如穿着制服去参与舞会、宴会、音乐会，就往往和周边环境不大协调了。休闲场所所谓休闲场所并不等于休憩，这里的休闲是指在任务之余一个人单单独处，或者在公共场所与其他不相识者共处的时间。 休闲场所着装的根本要求为温馨自然 人们所适宜选择的服装有运动装、牛仔装、沙滩装以及各种非正式的便装 休闲场所着装原那么商务礼仪仪容仪表女士篇22职业套装裙装一种裙子不能穿正式高级场所不光腿鞋袜要配套穿贴近肉色的袜子，不穿镂花的丝袜袜子长度，防止出现三节腿不穿过

6、高、过细的鞋跟不穿前不露脚趾后露脚跟的凉鞋，穿正装凉鞋女士商务着装留意点穿着西装的规范三色原那么三一定律男士商务着装原那么三色原那么三色原那么即身上的颜色普通不宜超越三种,否那么就会显得不伦不类，失之于严肃和保守。包括西装、衬衫，领带、鞋袜在内。最好选择深色西装、白色衬衫和黑色鞋袜.袜子跟皮鞋颜色应类似，至少是深色。男士着装三色原那么三一定律 是指男士穿着西服、套装外出时，身上有三个部位的颜色必需协调一致，这三个部位是指鞋子、腰带、公文包的颜色必需一致同来。而且首选黑色。TIPS:与西装配套的鞋子,应选择深色、单色的皮鞋,黑色牛皮鞋与西装搭配最正确.与西装和皮鞋配套的袜子,最好是纯棉或纯毛的,

7、普通应是深色、单色的袜子,最好是黑色的.在重要的商务场所穿西装，普通要求袜子跟皮鞋同色，袜子至少应是深色，不能是白色除非是白皮鞋，否那么将产生太大的反差。颜色以黑色或棕色为正统的选择,普通包的颜色和皮鞋的颜色应一致;除商标外,商务男士用的公文包外表不要带有任何图案或文字;最规范的公文包是手提式的长方形公文包.男士着装三一原那么三大忌讳 袖口上的商标没有拆 在非常正式的场所穿着夹克打领带 男士在正式场所穿着西服套装时袜子不搭配男士着装忌讳黑色西装：庄艰苦方、冷静冷静搭配：白衬衫+红黑领带男士着装三一原那么引荐西服搭配一中灰西装：风格高雅，端庄。搭配：暗灰衬衫+银灰色圆点领带引荐西服搭配二咖啡色西

8、装：风度翩翩搭配：黄褐色衬衫+咖啡色的方格领带引荐西服搭配三深蓝色西装：格外精神浅蓝衬衫+暗蓝色小方格领带引荐西服搭配四接待礼仪-引见礼仪一、引见本人三点留意：单位/ 部门/职务/姓名 位置低的人先向位置高的人作自我引见。 例如：您好！我是中钢集团上海分公司的财务部经理， 我叫陈洁。很高兴认识您，请多照顾！二、引见他人留意原那么：尊者居后把职位低者、晚辈、男士、未婚者分别引见给职位高者、长辈、女士和已婚者。但在口头表达上，那么是先称谓尊者，然后再引见例如：王总，这位是中钢集团上海分公司的商务经理陈洁。引见礼仪的原那么接待礼仪-引见礼仪1、引见时不可单指指人，而应掌心朝上，拇指悄然张开，指尖向上

9、。2、被引见者应面向对方。引见终了后与对方握手问候，如：您好！很高兴认识您！3、防止对某个人特别是女性的过分赞扬。4、坐着时，除职位高者、长辈和女士外，应起立。但在会议、宴会进展中不用起立，被引见人只需浅笑点头表示即可。引见礼仪的留意内容接待礼仪-引见礼仪国际惯例敬语姓名和职位。如：王小姐，请允许我向您引见*总监。称男性为先生，称未婚女性为小姐，称已婚女性为女士、夫人和太太。根据行政职务、技术职称、学位、职业来称谓。如：陈总、吴局长、王教授、陈博士、曹律师、龚医生。33引见礼仪的国际惯例接待礼仪-引见礼仪称谓不当：不适当俗称张哥、李姐、小二妹不适当简称王董、周秘地方性称谓张大妈、钱大爷无称谓直

10、呼其名34引见礼仪的忌讳接待礼仪-名片礼仪一、名片的递交顺序 由近而远 由尊而卑二、名片的递交 起立 上前 双手或右手递送 自我引见 不要举高过于胸 不要用手指夹给对方，将正面给予对方三、名片的接受 起立、上前，双手或右手接,阅读一遍四、名片的收存 衬衣左侧口袋或西装的内侧口袋。 口袋不要由于放置名片而鼓起来。 不要将名片放在裤袋里。 35名片交换礼仪接待礼仪-握手礼仪留意手位握手必需用右手握手要热情。(眼神、表情)握手要留意力度。适中握手应留意时间。(3秒左右为宜)36握手礼仪1、长者优先2、女士优先3、职位高者优先 37握手“三优先原那么 握手礼仪的忌讳握手时，左手拿着东西或插在兜里不按顺

11、序，争先恐后不能戴墨镜、不能戴帽子、不能戴手套男士戴手套社交场所女士可戴薄手套戴墨镜有眼疾病或眼有缺陷除外用左手或用双手与异性握手交叉握手与西方人握手视为十字架，不敬拉来、推去或上下左右抖个不停长篇大论、点头哈腰、过度客套只握指尖或只递指尖手脏、湿、当场搓揩三心二意、面无表情、目光游移或旁观38握手忌讳接待礼仪-会议礼仪小型会议 面门而坐 居右而坐 自在择座 大型会议 前排高于后排 中央高于两侧 右侧高于左侧39座次次序40213桌子45公司内席入口入口3公司内席1客人席42客人席原那么上，长沙发为客用席,带有扶手的椅子为公司内用席离入口较远的地方为上座桌子座次次序-接待室41普通离入口较远的

12、地方为上座,但三人时以中间为大位假设对方未用桌牌指定时，按职位高低依左图次序就座同行中的指点在中途要退席时，要一同站起来向客户致意当对方的指点进来时，要一同站起来打招呼，表示礼貌客人席312桌子公司 内席312入口座次次序座次次序-会议室用餐坐次左高右低三人以中为上面门为上观景为佳临墙为好42座次次序-用餐阐明目的地，右手并拢指示前往的方向站在左斜前方带着客户走在二、三步前，配合对方的步伐前进一定要敲门，请客户坐上座告知等候的时间提供阅读资料43握手忌讳引见技巧44扮演内外联络任务的第一线角色，完全靠声音和言语与对方沟通，客户称心能否常靠这一线间。 以客为尊 将心比心 判别与应变礼仪45铃响之

13、后，第三声回答报上接人姓名，部门称号弄清对方是谁打招呼谈判祝愿语，放下话筒总结礼仪接听顺序 接打前先排除嘈杂的声音 切忌拿起就“喂 “中钢新型，您好！我是*。 转接时，应按下保管或盖住话筒 代接时防止贸然猜测对方姓名 留意讲话速度和语调周围防止放置容易打翻的物品接听忌讳 在访客或会议中务必关机或由他人代接 礼貌的向会议室中一切对象负疚 分开会议室用餐场所接听来电回来后向大家负疚降低通话的音量，缩短通话时间挪动礼仪邮件礼仪不要空标题1标题要简约(不超越outlook能显示的范围)2标题要真实反映邮件的重要性3一封信一个主题，不可大杂烩4回复邮件时不要更改标题5 不要随意用紧急标示6标题千万不要出

14、现错别字7标题留意要点501、 Email开头最好要有问候语 。问候语如：您好，早上好结尾应有：祝您顺利，顺祝商祺、此致敬礼等。称谓语留意要点2、邮件的开头要称谓收件人。在多个收件人的情况下可以称谓大家、ALL。假设对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理；假设不清楚职务，那么应按通常的“x先生、“x小姐称谓，但要把性别先搞清楚。不熟习的人不宜直接称谓英文名，对级别高于本人的人也不宜称谓英文名。511、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的语气；3、Email正文多用一、一、1、1、 A、 a之类的列表以明晰明了；4、一次邮件交待完好信息；5、尽能够防止拼写错误和错别字，留意运用拼

15、写检查这是对他人的尊重，也是本人态度的表达；6、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等方式来辅助论述；8、不要运用 :) 之类的非正式字符。正文留意要点521、假设邮件带有附件，请在正文里面提示收件人查看附件附件最好运用PDF方式，不容易携带病毒，不能被修正且美观；2、附件文件应按有意义的名字命名，最好可以 概括附件的内容，方便收件人下载后管理；3、正文中应对附件内容做简要阐明，特别是带有多个附件时；4、附件数目不宜超越4个，数目较多时应打包紧缩成一个文件；5、特殊格式文件，应注明翻开方式，以免影响运用；6、假设附件过大不宜超越2MB，应分割成几个小文件分别发送。附件留意要点53签名档信息

16、不宜过多 电邮音讯末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职务、公司、地址等信息，但信息不宜行数过多，普通不超越4行。他只需将一些必要信息放在上面，对方假设需求更详细的信息，自然会与他联络。对内、对外、对私、对熟习的客户等群体的邮件往来，签名档应该进展简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。他可以在Outlook中设置多个签名档，灵敏调用。不要只用一个签名档 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁或英文，以免成出现乱码。字号普通应选择比正文字体小一些。签名字体规格签名留意要点541. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，由于这是对他人的尊重； 理想的回复时间是2小时内，

17、特别是对一些紧急重要的邮件；对每一份邮件都进展立刻处置是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处置，但普通不要超越24小时；假设事情复杂，他无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处置，一旦有结果就会及时回复，等等； 记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。 假设他正在出差或休假，应设定自动回复功能。回复本卷须知2. 进展针对性回复 当回件回答问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进展必要的论述，让对方一次性了解，防止再反复交流，浪费资源。 回复本卷须知3. 回复不得少于10个字 对方给他发来一大段邮件，他确只回复

18、“是的、“对、“谢谢、“知道等字眼，这是非常不礼貌的。564. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 假设收发双方就同一问题的交流回复超越3次，这只能阐明交流不畅，说不清楚。此时应采用沟通等其他方式进展交流后再做判别。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长蠢笨而不可阅读。回复本卷须知575. 要区分Reply和Reply All 假设只需求单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了； 假设他对发件人提出的要求作出结论呼应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮他完成这件事情； 假设他对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着一切人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。他们讨论好了再通知大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部前，请三思而后行！回复本卷须知586. 自动控制邮件的来往为防止