中级培训课程高效会议管理技巧

1、高效会议管理技巧来必堡中级管理系列课程2008年11月课程概况管理=沟通=会议掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领会议的意义是一个集思广益的渠道显示组织或部门的存在是重要的群体沟通方式会议的目的开展有效的沟通咨询的传达监督员工的工作进展达成协议、解决问题决策和资源共享开发创意激励员工的士气巩固经理人的地位会议的种类按人数分一对一的会议团体的会议按开会方式分面对面会议电话会议视频会议按开会目的分固定的部门会议临时处理突发事件的会议宣布人事安排和政策的会议当众表扬或批评别人

2、的会议集思广益的会议会议的频率 固定部门会议至少每月一次全体的会议每年一次处理突发事件会议避免频繁一对一的会议可以随时进行会议成本的计算 会议的时间成本直接的会议成本效率损失的费用会议效率不高的原因 时间安排得不合适地点安排得不妥当开会对象选择不对主持人影响力不够参会者的技能不够准备工作不够充分目的和结果不明确如何进行预防性管理 会议时间安排要合适会议地点安排要妥当开会的对象要选择对主持人要有影响力参会者要有听的技能要充分做好准备工作明确开会的原因与目的高效会议的八大特征 只有必要时才召集经过好好筹备过拟定和分发了议程表严格遵守了时间一切都是按部就班请了最有经验的人出席结束时做了评论和总结记录

3、了决定、建议和负责人会议规范 参会者要将工作安排交给会议主席超过1小时的会议要有书面的通知所有参会者都要有准备发言的心态会议要能准时开始、准时结束负责人对决议能否达成负直接责任在会上要维护别人的尊严要有人提出不同的意见会后要能拿到书面的记录参会者要履行反馈职责邀请第三方监控会议质量如何判断是否需要开会 不需要开会的情况：已经按惯例开过的会议没有要讨论的特别事情还有比开会更好的方法预算出的会议成本太大决策者已经决定的事情一定要开会的情况：把信息同时传递给很多人需要别人参与以集思广益需要听取各部门工作汇报需要当众表扬或批评时给小组或部门分配任务时会议准备的作用和方法 H-How 怎么样开会W-Wh

4、y 为什么开会W-What 开什么样的会W-When 何时开会W-Who 谁来参加会（参加者）W-Where 在哪里开会会议准备的内容 会议目的会议的必要性会议的形式、议程、主持人与会人员的台卡会议安排的交通工具会议人员的住宿会议的设备准备会议的文具准备。主持人如何做会前准备 设定沟通目标制定行动计划如何应对争执进行SWOT分析S-Strength 优势W-Weakness 劣势O-Opportunity 机会T-Threat 威胁如何做开场白 概括会议进行的程序提供跟讨论有关的资讯规范会议的议程指定会议记录者征求对议程设计的意见掌握议事进度 语言方式非语言方式如何达成会议决策 权威决策 少数

5、服从多数 共识决策无异议决策 达成团队决策的方法 头脑风暴法德尔菲方法易地思考法思路转换法如何圆满的结束会议 总结保证准时结束会议会议中的沟通技巧 沟通的漏斗你心里想的 100% 你嘴上说的 80% 别人听到的 60% 别人听懂的 40% 别人行动的 20% 会议中的沟通技巧沟通成功的“金三角”沟通的冰山模式设身处地 自己 对方 5-20% 80-95% 工作层面 关系层面 有效沟通的原则 有明确的沟通目标有明确的时间约束充分做好准备工作要重视每一个细节要积极努力地倾听双方努力达成目标造成沟通困难的要素 信息和专业知识不足重点强调不足，条理不清楚不会积极地聆听，有偏见、有定式，先入为主，判断错

6、误按自己的路数去思考，没有换位思考沟通时间太长，失去耐心准备不充分语言不通（专业术语不同）记忆力不好，记忆混乱沟通的基础 要找出双方的共同点适当展示能力和水平适当暴露脆弱的地方建立信任会议中的反馈技巧 表扬批评 批评三部曲（“汉堡”原理）首先表扬特定的成就指出做的不好的地方以肯定和支持来结束倾听的礼节 听听别人的故事听听别人完整的故事先听听别人完整的故事倾听的技巧 点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录表达感受的两句话 我也有过相同的经历如果我是你，我跟你感受一样讲话技巧 展示 Presenting探询 Probing评论 Commenting建立 Building

7、测试 Testing总结 Summarizing排除 Shutting out引进 Brining in建议 Proposing如何对待会议中的意外情况 “蝉”“鲨鱼”“驴”“兔子”“螃蟹”主持人的守则与责任 要营造和谐的气氛负责会议照常进行负责总结讨论内容引导发言人去解释帮参会者理清思路避免会中意见一边倒减少和议题无关的争论要保持中立的态度参会者的守则与责任 会前充分准备会中贡献创意、意见以解决问题为己任摒除部门之见避免本位主义尽可能多的获取信息耐心倾听，尊重他人意见勇于发言，言之有物不隐恶扬善，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结主持人与参会者怎样达成协议 暴力型迁就型回避型协作型妥协型团队会议的误区 社会性懈怠团体思维团体极化会后跟进 参会者如何进行会后跟进拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己