对电子文件档案管理的几点认识和体会

1、对电子文件档案管理的几点认识和体会对电子文件档案管理的几点认识和体会随着办公自动化应用进程的加快，在日常工作中高效、准确地处理各种信息的工作方式会形成大量的电子文件，这就给文件的档案管理工作带来了更高的要求。目前纸质文件的档案管理的目的和要求是相对完善、明确的，但电子文件档案管理缺乏严格有效系统的管理方法，加强电子文件档案有效有序管理迫在眉睫。笔者认为，电子文件同样涉及到保密、平安、管理、归档、利用等问题，应认真把握电子文件的特点，分析其档案管理规律，结合办公自动化的要求，完善各项制度和技术标准，不断推动电子文件的档案管理和有效利用。1电子文件的重要性首先，做好电子文件的档案管理工作有利于国家

2、信息化建立的安康开展。近二十年来，电子信息技术获得飞速开展。办公自动化、标准化、网络化日趋完善，文件从产生至处理结案几乎可以不使用纸和笔。因此，电子文件的档案管理工作已经成为国家档案工作、国家电子政务建立的重要组成部分。其次，电子文件的档案管理工作做得如何将直接影响电子档案的真实、完好、长期可读。电子文件同纸质文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。而电子文件的处置阶段即是文件归档，应由档案部门进展集中统一管理归档，这是?中华人民共和国档案法?规定的有关要求，也是电子文件形成的必然选择，有利于国家记忆的长久传承。最后，做好电子文件的档案管理工作，可以更加准确、快捷、平安、完好地向用户提供各种

3、方式的效劳，满足用户需求，也可及时发现利用系统中的弱点与缺乏，调整和改进工作方法或技术措施，使电子文件档案信息最大程度的被利用起来，为电子文件的档案管理工作提供更高的使用价值和根本条件。2电子文件的整理电子文件整理时应根据文件整理目的和规律，借鉴已相当成熟的纸质文件整理程序方法和原那么，将搜集积累的电子文件分门别类进展清理，为归档做好准备工作。2.1电子文件的组织在电子文件形成后要及时进展搜集、整理、积累、归档工作，防止文件丧失情况的发生，也就是将零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号、密级等电子文件的著录标引应由档案部

4、门的归档人员来完成。本文由论文联盟搜集整理2.2建立数据库电子文件在数据库中是以虚拟方式存在的，应建立虚拟文件库。经过分类、划分和排序后，依次将电子文件登记在虚拟文件库中，并在电子文件名和电子文件内容之间建立关联，实现数字数字保存、数字检索和数字显示。最好再建立一个电子文件索引数据库，这样更利于以后进展查找。2.3电子文件的存取电子文件的整理是一个完好的生命周期，涉及多个部门。坚持纸质文件与电子文件并存，即保存二套档案。利用计算机辅助管理系统对电子文件的形成处理、搜集处理、整理归档、保管利用过程中，进展自动跟踪管理，专人专机负责，再进展拷贝或刻录到可以挪动的磁盘、光盘介质上，以便长期保存其原始

5、性和完好性。3电子文件的归档电子文件的归档与传统的纸质文件的归档有所不同，不管在形式或载体上都存在很大的差异。电子文件是将接收到的文件按要求进展分类、编制文号后转到档案数据库或记有归档的标识。然后由档案部门统一管理归档。3.1确定范围确定归档范围是归档的首要任务，也是保证电子档案管理的关键。但凡根据国家规定、可以反映实际情况、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。将属于同一种类、同一格式，具有历史联络的文件相对集中到一起，便于操作者查询读取文件，也便于计算机寻找文件。3.2明确时间按规定每年度的电子文件应在次年的6月底前进展归档，因涉及到电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命、功能等问

6、题，一般以不超过23个月为宜。3.3制定标准及时搜集、积累电子文件，确保不丧失，保证其完好性、准确性、原始性。对于草稿文件，考虑到以后纸质文件逐步数字化，建议对其进展积累、鉴定、归档；对于起辅助作用或正式使用的电子文件，应及时搜集、整理、归档；对于电子文件生成的软硬件环境和原数据，也应加强管理，一并进展归档管理；对于归档电子文件格式尽可能的通用、标准；这样可以大大进步档案的真实性和可靠性。3.4选择载体纸质文件档案管理的载体比较稳定平安，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，如利用磁带、磁盘、光盘等，在脱机采集数据的介质移交方式上极其容易造成数据丧失。因此，利用网络移交较为平安。一是借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。如今大多数单位都已建立了计算机局域网，可以借助本单位的网络与档案部门之间开通电子文件归档专线，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此线传输到档案管理部门。二是选择电子文件信息的聚集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应现代社会开展的需要，由单位指定一个管理部门如信息中心负责本单位的数据传输、资料鉴定、内容审核、编目整理后，通过网络传输，移交给档案部门进展保存。以保证电子文件形成部门对其数据的原始性、准备性、真实性负责。通过计算机或网络搜集与管理电子文件，