家电卖场超市大型百货运营资料 财务 会计002 会计基础工作规范管理制度V4.0

1、版本号：V4.0附件数：0密级： 机 密 撰写人：周志勇审核人： 方巍审批人：陈 晓会计基础工作规范管理制度V4.0目 录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc191273093 1.目的 PAGEREF _Toc191273093 h 2 HYPERLINK l _Toc191273094 2.范围 PAGEREF _Toc191273094 h 2 HYPERLINK l _Toc191273095 3.名词解释 PAGEREF _Toc191273095 h 2 HYPERLINK l _Toc191273096 4.职责 PAGEREF _Toc191273

2、096 h 2 HYPERLINK l _Toc191273097 5.管理制度 PAGEREF _Toc191273097 h 2 HYPERLINK l _Toc191273098 5.1凭证摘要 PAGEREF _Toc191273098 h 2 HYPERLINK l _Toc191273099 5.2凭证审核要求 PAGEREF _Toc191273099 h 3 HYPERLINK l _Toc191273100 5.3 凭证附件 PAGEREF _Toc191273100 h 3 HYPERLINK l _Toc191273101 5.4会计档案 PAGEREF _Toc1912

3、73101 h 10 HYPERLINK l _Toc191273102 6.工作流程 PAGEREF _Toc191273102 h 16 HYPERLINK l _Toc191273103 7.注意事项 PAGEREF _Toc191273103 h 16 HYPERLINK l _Toc191273104 8.附件 PAGEREF _Toc191273104 h 161.目的为了确保会计基础工作的有效执行，合理规避财务风险，特制订本制度。2.范围2.1 适用范围：总部财务中心、分部财务部、二级分部及各直营店、门店2.2 发布范围：总部财务中心、分部财务部、二级分部及各直营店、门店3.名词

4、解释3.1 凭证摘要：是指对所发生经济业务的简要描述；3.2 凭证附件：是指附于记账凭证后的各种外部、自制原始单据，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。如：发票、收据、工资单等。3.3会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。4.职责4.1总部财务中心会计管理部：制定、解释、推行、跟踪、完善会计基础工作管理规定； 5.管理制度 5.1凭证摘要5.1.1 规范凭证摘要及内容的基本原则5.1.1.1凭证摘要应简要、明了的说明会计凭证所记载的经济业务，用词规范，避免产生财务风险。5.1.1.2经济业务摘要的编写要规范统一，相

5、同经济业务应保持相同的摘要书写方式；5.1.2公司涉及的常用摘要常用摘要序号凭证业务说明摘要模版1门店交存现金、支票、信用卡等日期+*门店+内容2分部提现、缴现分部提现/缴现3银行转款（不同行之间）转款（转出行到转入行）4缴存、解讫承兑保证金*日*银行保证金缴存/解付5银行手续费*日*银行+内容+手续费6支票退票，信用卡退卡等门店+银行+内容+退票/退卡7应付暂收款项收取*促销员/单位等押金、质保金8应收暂付，代收代支款项代垫*分部+费用内容代付*单位+款项内容9借款*部门*人员借支差旅费*门店/部门借出备用金/费用10缴纳*费用缴纳*月份劳动保险费11税款计提、缴纳凭证计提/缴纳*期间*税费

6、12费用报销*部门*人员报销*费用13资产购置领用购入/领用*资产14固定资产折旧计提*月份折旧15资产转移调拨报废固定资产转移/调拨/报废16盘盈盘亏*资产盘盈/盘亏17费用的摊销预提预提/计提/摊销*月份*费用18计提发放工资奖金发放/结转*月份工资/奖金19利息支出*银行*期间利息收入/支出20调整凭证调整*月份*号凭证21货款结算凭证*结算单号支付*厂家*结算期货款/收取*供应商*月*收入项目/结转*厂家进项税5.2凭证审核要求会计凭证审核应避免流于形式，为保证会计核算的准确性和凭证审核的独立性，现对凭证审核时间及审核责任人具体规定如下：1、所有凭证应在制单后三个工作日内完成审核工作，

7、并在月底完成当月凭证的审核工作。2、凭证审核的具体负责人：1）费用主管负责审核由费用会计制单的费用凭证；2）结算主管负责审核由结算会计制单的结算凭证；3）会计主管负责审核其他会计凭证。5.3 凭证附件5.3.1规范凭证附件的基本原则凭证附件是经济业务发生的有效证明凭证，对维护公司利益有着重要的意义，所附附件以外部凭证为主；5.3.1.1凭证附件必须是符合公司财务制度的合理、合法、真实的单据；5.3.1.2凭证附件的内容完整、正确，无涂改、挖补、漏填、少填、不填、丢失的现象；5.3.1.3凭证附件简单、有效，避免过于冗杂或不相关的凭证作为附件；5.3.1.4凭证附件必须和凭证入账科目存在对应关系

8、，凭证附件必须足以支持经济业务的入账，反映的经济业务不符的不允许登记入帐；5.3.2凭证附件的负责人5.3.2.1分部财务负责人是凭证附件的最高管理负责人，负责指导财务人员加强对凭证附件的管理。5.3.2.2门店、配送会计及分部会计是凭证附件的直接管理责任人，负责凭证附件的取得、编制。5.3.3凭证附件的内容分部财务应根据公司财务制度及凭证中所反映的经济业务的性质取得、编制不同的附件，应注意要有货币资金支付单据（如银行支票存根、电汇回单等）、费用报销单、费用审批单（如有要求）、发票等基本附件等等,具体如下:5.3.3.1进销存机制入库单：包括经销、代销、物流、分部调拨各门店、配送中心每日应将商

9、品订货单、商品入库单、厂家随货同行联（分部调拨应有调出分部的提货单明细、物流公司应有委托厂家运输单）装订成册，并于当天营业结束打印入库单汇总表（表中应列明入库单件数及入库单号），作为入库单的封面，定期交财务部；财务每日以商品入库单汇总表作为入库单机制凭证的原始资料单独装订保存。机制退厂单：包括经销、代销、物流、分部调拨各门店、配送中心每日应将商品退厂单（应有采销部门业务及主管签字、结算主管签字）、退货厂家蓝字入库单或红字出库单装订成册，并打印退厂单汇总表（表中应列明退厂单件数及单号）作为封面，定期交分部财务部；财务部每日根据商品返厂单汇总表作为退厂单机制凭证的原始资料单独装订保存。机制调价凭证

10、包括经销、代销、物流、分部调拨进价变价单，厂家调价确认函（单独装订保存）。5.3.3.2收入、成本机制结转凭证机制销售收入包括门店零售、批发、加盟店销售、系统内调拨、分部调拨部门资金日报表（包括汇总日报及分门店日报）。机制销售发票记账联每日按收银员、分门店、配送中心装订成册，每册应25份（特殊情况下除外），上附机打发票装订封面，注明票据起止号、份数合计、作废份数、领用人、门店名称或配送中心、金额合计等内容，由财务部定期收回后，专门保管，不必附于凭证后；手工发票亦应按本装订，单独保管；POS卡商户联应分门店、分收款员装订成册，定期送交分部财务部，单独保管。机制结转成本：部门进销存汇总表预估成本差

11、异调整：商品销售调整单汇总表5.3.3.3货币资金门店交存现金、支票、信用卡等门店交存现金凭证后应附现金缴款单、部门资金日报表；交存支票应附银行进账单；信用卡入账应附银行进账单（或贷方特种转账凭证等）分部提现、缴现分部提现应附现金支票存根，提现申请；分部缴现应附银行现金缴存单银行转款（不同行之间）支票存根、银行进账单、资金划拨申请缴存、解讫承兑保证金缴存保证金凭证后应附银行支票存根、银行进账单（银行贷方特种票据）；解讫保证金后附银行特种转账凭证、解付明细表银行手续费包括承兑、电汇、支票工本费、POS卡手续费等银行收费单据支票退票，信用卡退卡等支票退票应有银行退票理由书；信用卡退卡应有银行POS

12、卡退卡转账传票、账务调整通知书（如银行以净额转款的，应有POS卡入账明细表，用于反映退卡金额）分部之间资金往来资金调拨审批单、电汇回单或银行入账回单5.3.3.4往来款项应付暂收款项：厂家质保金、押金、促销员押金、施工单位入场押金等，以及以上款项的退还厂家质保金:收款收据、进账单；退厂家质保金：支票存根、电汇回单等银行票据、原分部开具的收据或厂家开具的收款收据、售后质量保证金退还申请表；厂家确认函另行保管，不再作为凭证附件。 施工押金：收取时，收款收据、银行回单；退回时，原收款收据或厂家开具的收据、分部验收单、银行票据；厂家确认函另行保管，不再作为凭证附件。 促销员押金：收取时，收款收据；退还

13、时，原收款收据（按相关规定进行签字确认）其他应付暂收款项：银行单据、收款通知、对方确认单据5.3.3.5应收暂付，代收代支款项未付工资、代付分部差旅费、培训费等，支付的凭证附件分部之间代付款项，如代垫运费、差旅费等，要有银行单据、内部往来收据或资金往来发票、费用报销单（注明代付），并将代对方分部取得的相关单据复印件附后（原件邮至对方分部）其他项目：银行单据、费用报销单（注明垫付）5.3.3.6 职工借款借支差旅费、缴纳话费、水电费及其他借支款；还款时凭证附件差旅费：出差任务书、借款单门店备用金：借款单、申请报告采购(如促销赠品)或缴费(如水电费)：借款单、缴款通知书；赠品代收代支的应有厂家确认

14、函；承担应有促销活动审批表；5.3.3.7费 用促销活动费：应按费用性质详加说明；例如，工资，差旅费，水电费，招待费，清洁卫生费，运杂，促销奖，促销费，通讯费等费用报销单、促销赠品发票、赠品出入库单、宣传单印制发票、场地租赁发票、银行支付单据以及其他有关单据；卖场布置费费用报销单、发票、银行支付单据以及其他有关单据（各门店承担的金额）运杂费、送货费、安装费费用报销单、运费发票、安装费用发票、银行支付票据、经审核确认的明细表工资、奖金费用报销单、工资分配汇总表、促销费用明细表（发放表）、未付工资领取表、银行支付单据福利费、培训费费用报销单、发票、福利费使用的批文劳动保险费银行支付单据、社保机关收

15、据交通差旅费费用报销单、差旅交通费报销单、出差任务书，车、船、飞机等交通工具发票、住宿费发票、市内交通明细单业务招待费费用报销单、餐饮业发票、赠品发票办公费分部零星购买：费用报销单、发票、入库单、集团购买，月末根据材料领用存汇总表结转费用通讯费费用报销单、发票（手机话费应有机制发票）、银行托收或支付单据租赁费费用报销单、租赁业发票、银行支付单据水电费费用报销单、增值税发票、银行支付单据日常广告费费用报销单、广告业发票、银行支付单据汽车使用费费用报销单、修理业发票、汽油销售发票（定点加油应有增值税专用发票）、材料（燃料）领用存汇总表、停车费发票或收据、路桥费收据、养路费收据或摊销表修理费费用报销

16、单、发票、银行支付单据税费税款缴讫书、银行支付单据、事业单位收据其他费用报销单、相关发票、银行支付单据以及其他需要提供的单据5.3.3.8结 算货款结算凭证：包括经销、代销、物流、分部调拨、系统内调拨，账扣补利、返利、其他业务收入、押金等；结算单（包括经销、代销、物流等）、银行支付单据（包括支票存根、电汇回单、银行承兑汇票记账联等）、入库单结算联、退厂单结算联、增值税发票记账联、服务业发票记账联、零售业发票记账联（厂家开全额，我方开具零售业发票）、增值税销项负数发票（由厂家提供）等。补利确认函、返利确认函、其他业务收入确认函、质保金确认函、结算单（注明凭证号）等单独装订备档。5.3.3.9税

17、款税款计提、缴纳凭证：包括增值税、营业税、教育费附加、个人所得税、企业所得税等。增值税、营业税、城建税、教育费附加的计提无需附计提表，企业所得税税款的计提凭证后附税金计提表，个人所得税计提凭证后附工资汇总表、偶然所得后附门店上交代扣代缴个人所得税收据。增值税、营业税、城建税、教育费附加、企业所得税、个人所得税等税款缴纳凭证后应附完税凭证、银行支付单据。5.3.3.10资产类装修费、租入固定资改良支出：计入费用时的凭证费用报销单、验收证明、发票、银行支付单据资产购置：包括固定资产、低值易耗品、材料物资、无形资产等费用报销单、发票（包括运费发票）、入库单、固定资产卡片、银行支付证明领用资产：包括材

18、料物资、低值易耗品、固定资产出库单汇总表（领用人签字的出库单留档备查）固定资产折旧固定资产折旧分配表（无需附后）资产转移、调拨、报废包括固定资产、低值易耗品转移单、调拨单、报废单；报废申请单独装订备档盘盈、盘亏包括库存商品、固定资产、低值易耗品等盘盈、盘亏报告，盘盈、盘亏明细表5.3.3.11各种费用的预提、待摊计提等费用摊销包括低值耗品摊销、无形资产摊销、开办费摊销、装修费摊销等装修费摊销明细表、开办费摊销明细表、其他长期待摊费用明细表，无形资产摊销明细表，待摊费用明细表，低值易耗品摊销应附出库单或出库单汇总表费用预提包括水电费、房租、运费等预提费用明细表计提、发放工资、奖金、促销奖、一线奖

19、金凭证费用报销单、人工费汇总表（分部门）、促销奖发放明细计提、缴纳、使用社保费用凭证计提时，应附工资、奖金分部门汇总表；使用时应有社保机关拨付单据5.3.3.12 利 息利息支出、利息收入凭证：包括一般户及保证金户利息收入银行回单5.3.3.13 调 账调账凭证包括机制凭证和记账凭证，调账说明（须会计、主管、财务经理签字），调账批准报告（超分部权限由财务中心会计管理部批准），同时在被调整凭证后注明调整凭证号。5.3.3.14 备 注其他经济业务在此不再填列，分部应根据实际情况，粘附相关凭证附件，一般应注意要有货币资金支付单据（如银行支票存根、电汇回单等）、费用报销单、发票等基本附件。所有涉及内

20、部审批（文件报批单）、证明文件（如费用审批表、费用报告、厂家确认函广告投放计划、文件报批单等），只作为业务发生的内部许可依据，不作为凭证附件，应单独装订备查即可，同时在内部审批文件上注明所对应的凭证号码。上表所列附件，分部应根据实际情况粘附，如有些情况只需其中部分单据作为附件，而不要求粘附表中所列所有类型单据，另有一些单据在上表中可能未涉及，如有必要，亦须粘附。所有机制凭证、结转摊销凭证、资产凭证不必打印。5.3.4凭证附件的日常流转5.3.4.1机制入库单应由门店、配送会计按日装订成册，于每周财务例会时上交财务部总账会计，由其审核并签字后交档案管理员保管。5.3.4.2机制退厂单应由门店、配

21、送会计按日装订成册，于每周财务例会时上交财务部总账会计，由其审核并签字后交档案管理员保管。5.3.4.3装订成册的POS卡商户联应由门店会计于每月初上交财务部总账会计（收入成本会计），由其审核并签字后交档案管理员保管。5.3.4.4装订成册的机制发票记账联、普通发票应由门店、配送会计于每月第一周财务例会时上交财务部税务会计，由其审核并签字后单独保管。5.3.4.5单独装订保管的会计凭证附件应由主办会计（制单人）负责取得或编制，月末按顺序装订成册后交档案管理员保管。5.4会计档案5.4.1 会计档案具体包括5.4.1.1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。5.4.1.2会计账

22、簿类：总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。5.4.1.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明, 决算审计报告、税务报表（包括税务进项税抵扣联、进项税认证通知、年终所得税汇算清缴表、亏损认定表、盘亏认定表、税务局要求的其他报表统一按月装订成册）、内部往来未达账调节表、厂家对账确认函、费用审批报告、计划等及向总部报送的各类统计报表等其他财务报告。5.4.1.4电子文档类: 财务电子档案包括金力系统及NC系统及其他财务软件系统生成的、存储于磁性介质或者光盘、U盘上并脱离原计算机系统的会计档案。5.4.1.5其他类：银行存款余额调节表,银行对

23、账单,会计档案移交清册, 会计人员交接表，会计档案保管清册,会计档案销毁清册，发票存根，收据存根，合同（对收入合同要加强管理）、税务报告等其他应当保存的会计核算专业资料。5.4.2会计档案室的设置要求档案管理员负责凭证附件的装订、保管,当年形成的会计档案,在会计年度终了后，应当在会计室妥善存放，并指定专人保管，其中：财务档案室共分为：分部财务档案室、财务部档案室、外埠店财务档案室三种，具体要求如下：分部财务档案室：指各分部在物流配送库（库区或办公区）专门设立的档案室，用于存放分部历年会计档案；档案室面积要求（单位：平方米）：（X指门店数量，下同）当X10时，档案室计算公式为：35+1.5X财务

24、部档案室：指各分部财务部在办公区设立的独立档案室，用于存放近三年的档案资料，以便于分部随时查询；档案室面积要求：当X10时，档案室计算公式为：15+0.5X外埠店财务档案室：在设独立账套的外埠店设立独立的档案室，存放门店的会计档案，1年期以上的档案移交分部；档案室面积要求：当X10时，档案室计算公式为：15+0.5X设备要求:财务档案室配备要求：有门、锁、喷淋设备、烟感系统或配备消防防火喷头或灭火器；环境潮湿的要求有换风、除湿设备；有防鼠、虫药物；配备相应数量的档案柜（由各分部财务部根据实际情况提出需求；当档案增加时，行政部应给予增加）；配备专用装订机、装订线、装订针，同时为门店、配送中心配备

25、装订设施用于装订门店、配送凭证；外埠店财务档案室和财务部档案室，要求在财务部的附近，以便于管理和查阅。 5.4.3立卷 5.4.3.1会计凭证的立卷 5.4.3.1.1每月终了，财务部门制单人应将记账凭证（必须注明附件张数）连同所附原始凭证、凭证汇总表，按照编号顺序，去掉金属物，选取适当厚度（一般不超过4厘米）为一册，加上封面封底，装订成册。装订时，要对破损文件进行裱糊，对文件左侧装订宽度不足的要另用三角硬纸壳加宽；对字迹模糊的文件要求制票人或取得人按原内容填写清楚，并将复印件同原件一并立卷，严禁用热敏纸复印件、传真件作为财务附件。装订以上边和左边整齐为准，右边和下边要求折叠整齐，用棉线或塑封

26、在左上角用三孔一线封底打活结的方法装订，并用纸包封装订角，由会计机构负责人、立卷人加盖骑缝章。一册为一卷。会计凭证案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、年度、月份，本月共几册、本册是第几册，记账凭证的起讫编号、张数，保管期限，档号，并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。 5.4.3.1.2对于数量过多的原始凭证，如入库单、出库单、机打发票记账联、调拨单、POS机卡票单据等，可以按上述要求单独装订成册，加上封面封底，并在封面注明记账凭证日期、编号，统一编号存放，编号原则见下文。5.4.3.2会计账簿的整理立卷：各分部年终结账后，应将电子账簿全部打印成册（业务量过大的，可按季打印），对辅助核算

27、账簿，如涉及供应商的，应付账款等应分供应商进行打印。按照账簿的种类按年分别立卷，一本为一卷。会计账簿案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、账簿名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由会计机构负责人、立卷人签名或盖章。各账簿应设置账薄启用表，并从第一页到最后一页顺序编定页码（正面在右上角，反面在左上角），不得跳页、缺号，装订成册。账簿封面应写明以总分类账户命名的账簿名称，几个总分类账户合订为一本的，应分别写明几个账簿名称；一个总分类账户分订成几本的，除写明账簿名称外，还应标明本账户共装订成几本，该本是第几本。账簿扉页上的要附“账簿启用表”并应按规定逐项填写，并加盖名章和单位公章。对已经注销

28、的卡片式账页（如固定资产卡片等），应于年终集中组卷。5.4.3.3财务报告的整理立卷：月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷，一本为一卷。决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订，卷内须逐页顺序编写页码。财务报告案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、报表名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。5.4.3.4其他类会计档案的整理立卷：各单位会计机构、会计人员对其他类会计档案要认真收集、审查、核对，并分别进行整理立卷。案卷封面应写明单位名称、材料名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。5.4.

29、3.5会计档案案卷后应附备考表卷内若有需要说明的情况和问题，可在备考表上说明。5.4.4凭证档案的移交5.4.4.1门店财务室的档案保管期为3个月，期限内移交至财务部档案室。5.4.4.2外埠店财务档案室的档案保管期为1年，每年度终了后第三个月将上年度档案移交到分部档案室。5.4.4.3物流中心财务档案室的档案保管期为6个月，到期移交到分部档案室。5.4.4.4财务部档案室的档案保管期为3年，到期移交到分部财务档案室5.4.4.5各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷,装订成册，编制会计档案保管清册。各单位应编制系统完整的案卷目录等检索工具，以便查找和利用。会计档案

30、编号要求：财务档案、管理档案分别保管、分别编号，具体编号方法如下财务档案包括会计凭证、会计账簿、会计报告、电子档案、银行余额调节表、合同、发票、税务报表等一级单位，一律采用：GM*CW，前面的*指单位名称的拼音缩写。【例】北京： GMBJCW，黑龙江： GMHLJCW），如有直营店的，加入直营店名称：青岛潍坊：GMQDWFCW第二级会计年度、月份、本月册号。【例】20030101指2003年度1月第一册第三级类别具体分类为： 会计凭证1 会计账簿2 会计报告3 电子档案4 其他（发票、银行调节表等等）5第四级五位序号（在总卷中的编号）【例】GMBJCW-20030101-1-00150（北京财

31、务档案，2003年1月第1册，会计凭证，总序号为150号）管理档案包括内部管理报表、厂家确认函、费用审批报告、 财务分析、收入管理档案、内部稽核报告、结算单据（计划外审批单、返利、补利计算单）等。一级单位，一律采用：GM*GL，前面的*指单位名称的拼音缩写。【例】北京： GMBJGL，黑龙江： GMHLGL，如有直营店的，加入直营店名称：青岛潍坊：GMQDWFGL第二级会计年度、月份、本月册号。【例】20030101指2003年度1月第一册第三级类别具体分类为： 内部管理报表1 单独装订的附件2（厂家确认函、 费用审批报告等等）其他内部文件3第四级五位序号（在总卷中的凭证编号）【例】GMBJG

32、L-20030101-1-00150（北京管理档案，2003年1月第1册，厂家确认函，凭证号为150#）5.4.4.6会计档案的保存期限：会计档案项目保管期限会计档案项目保管期限会计凭证永久发票的提货联（由物流部保管）5年会计账簿永久月、季度财务报告（含文字分析）5年年度账务报告永久银行调节表、银行对账单5年系统数据备份、电子文档永久收据存根联3年合同永久供应商往来对账函3年会计档案保管清册永久定金票賒销单3年会计档案销毁清册永久商品盘点表3年会计移交清册15年各种登记本（如支票到账登记、发票领用存登记本等）3年增值税发票记账联15年商品退货单3年增值税发票抵扣联15年分期付款卡单3年对外报表

33、、纳税资料15年分期付款退货单3年发票存根、记账联（包括机打发票）15年银行卡单3年入库单、出库单、返厂单、配送退货单、调拨单5年销售小票半年红卡、兰卡、签名售机卡、报花、会员专用票半年当月凭证必须在次月内装订完毕，例如：7月份的凭证应在8月底前装订完毕。各级财务档案移交过程中必须有完整的交接手续，相关责任人签字确认。交接手续一式两份，一份交财务经理保管，一份与档案同行。财务档案管理员对所有的会计档案分账套分门店管理，以便于查阅。5.4.5档案室的保管责任人5.4.5.1各门店财务档案保管责任人为门店会计和出纳；5.4.4.2物流配送中心财务档案保管责任人为物流会计、出纳；5.4.4.3设独立

34、账套的外埠店，财务档案保管责任人为会计主管；5.4.4.4财务部档案保管责任人为财务经理、会计主管和分部财务档案管理员；5.4.4.5分部财务档案保管责任人为财务经理、会计主管和分部财务档案管理员；分部财务档案室的钥匙由财务经理保管。分部财务档案室开启时必须由财务经理或财务经理书面授权的负责人在场。物流会计、出纳除了负责物流配送中心档案室的日常管理外，还要注意分部财务档案室的安全。财务经理或会计主管每月对分部档案室进行检查。安保部门对档案室的防火设备定期进行检查，保证防火设备安全可用。5.4.6借阅、查阅 、复制 5.4.6.1各单位保存的会计档案不得借出。经分部财务经理批准,可以提供查阅或者

35、复制。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 5.4.6.1.1本公司财务部查阅、复制会计凭证，简化查询手续，持查询部门负责人签字的审批单可进行查询。 5.4.6.1.2如有特殊需要(如审计、纪检、法律事务、工商检查等)确需借出原件的，总部需经财务中心主管副总、分部需经分部总经理、财务副经理签字审批，借阅会计档案原则上不得拆散原卷册，并应限期归还（一般规定为三天，如果有特殊情况不能按时归还，要提前说明原因，延长借阅时间）。 5.4.6.1.3如确需拆封原卷册的，会计档案管理部门应会同原装订部门共同拆封，并详细记录凭证编号、拆封原因、凭证号、附件张数，并复制原件留存，收回后及时恢复原状，并在备考表中说明并附批准原件。 5.4.6.2 任何外单位与个人查询有关的会计档