EXCEL基础操作培训ppt课件(PPT 44页)

1、EXCEL培训教程Loading1第1页，共44页。Excel是什么？电子表格计算器自动化制图器2第2页，共44页。真实的Excel数据多种功能集合宏与VBA图表与图形公式与函数数据分析报告自动化数据操作与处理3第3页，共44页。内容提要EXCEL基本操作保存与打印数据处理图表应用4第4页，共44页。EXCEL基本操作第5页，共44页。编辑栏列号名称框行号当前单元格工作表标签工作表标题栏菜单栏工具栏EXCEL主界面认识6第6页，共44页。基本操作工作表文档窗口显示的是一个工作表工作表的标签为Sheet1、Sheet2等，标签可设置颜色工作表的有关操作插入 删除 重命名移动或复制 保护工作表隐藏

2、工作表 移动工作表和复制工作表的区别在于复制工作表时需要选择“建立副本”。 移动和复制工作表可以在同一个工作簿内也可以在不同工作簿内。7第7页，共44页。基本操作单元格 指定单元格：字母和数字的交叉点。如A2、D16 单元格区域：起始位至结束位。如A2:D12、A2:D12、E2:N12绝对引用、相对引用和混合引用 如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用的单元格始终保持不变。 如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。 默认情况下，新公式使用相对引用。 绝对引用：$F$6 相对引用： F6 混合引用：F$6单元格表示选择单元格 选择多个相邻的单元格

3、：shift 选择多个不相邻的单元格：ctrl8第8页，共44页。基本操作单元格在创建表格时为使表格看起来更美观，会对表格进行单元格格式设置。在Excel中可通过选择【开始】【格式】【设置单元格格式】菜单项，即可打开【设置单元格格式】对话框，在其中对字体、边框、对齐方式等格式进行设置。设置行高和列宽9第9页，共44页。基本操作数据输入选择字体调节字体大小将文本加粗将文本变为斜体为文本加下划线调整文本上下对齐方式调整文本左右对齐方式选择数据格式增减小数点注：数值型数据有效位为15位，超过15位的有效数据将被去掉。输入时应输入为文本型数据才能完整地保留。身份证号码为文本格式10第10页，共44页。

4、基本操作数据输入单元格内强制换行在单元格A1输入内容“1”之后，选中A1单元格，点击起右下角的“+”并向下拖动，松开鼠标后，会出现按钮，点击向下小三角，并选择“填充序列”即可完成填充。也可直接复制单元格完成填充。填充单元格将A1、A2单元格分别设置为3和6，则可完成自增步长为3的序列。也可按年、月、日、天数填充时间序列合并单元格内容自动换行按alt+回车键换行11第11页，共44页。基本操作查找与替换将鼠标放入要操作的数据内点击查找输入要查找的内容替换内容12第12页，共44页。数据处理第13页，共44页。排序排序是对数据进行重新组织安排的一种方式 ，排序有助于直观地显示、组织和查找所需数据。

5、按一列排序：光标放于某列中，单击“升序”/“降序”按钮，可升序/降序排序；按多字段排序：光标放于表中任意单元格，单击“排序”按钮，可按多字段排序。姓名性别年龄工资辅助张三男2534561李四男2332152王五女22 8903排序内容是否包含标题栏的选定；选择某列排序时的“排序提醒”；当有复杂表头时的选择区域再排序；自定义序列排序。14第14页，共44页。筛选筛选就是只把满足条件的数据行显示出来，而把不关注的数据隐藏。筛选有自动筛选和高级筛选两种。自动筛选易于使用，高级筛选条件可以更复杂。欲选择某列中一个项止，先取消本列中的“全选”复选框，然后再单选 ； 注意状态栏提示（筛选出的个数）、列标右

6、侧的图标显示；筛选是累加的，后一次筛选在前一次基础上进行；解除一列筛选：按“全选”；全部解除：按“筛选”按钮。自动筛选可实现多字段间的“或”条件筛选，并能将结果复制到其他区域；注意筛选时条件的写法；取消高级筛选单击“清除”。高级筛选15第15页，共44页。排序和筛选将鼠标放入要操作的数据内适合数据序列较少适合数据序列较多选择排序关键词，比如本例中的年龄，可按年龄大小排列点击筛选在每列数据的最上面就会出现一个图标选择筛选条件，对数据进行筛选16第16页，共44页。条件格式条件格式可以在很大程度上改进电子表格 的设计和可读性，允许指定多个条件来确定单元格的行为，根据单元格的内容自动地应用单元格的格

7、式。17第17页，共44页。条件格式突出显示单元格规则：对选定区域内满足条件的单元格突出显示，默认的规则是用某种色彩填充单元格背景。条件包括：大于、小于、等于、文本包含等。项目选取规则：对选定区域内小于或大于某个阈值的单元格实施条件格式。 条件包括：值最大的10项、高于平均值等。数据条：以色彩条形图直观地表示单元格数据。数据条长度代表数值的大小 。色阶：用颜色的深浅表示数据的分布和变化，包括双色阶和三色阶。双色阶使用两种颜色的深浅程度比较某个区域的单元格，颜色的深浅表示值的高低。如在绿色和红色的双色刻度中，可指定越高越绿，越低越红。三色阶用三种颜色的深浅表示值的高、中、低。图标集：按阈值把数据

8、分成3-5个类别 ，每个图标代表一个值的范围，根据数据的大小比例设置图标的形状或颜色。当单元格中的数据满足某种条件时就设置某种格式，否则不予设置。利用此功能，可将单元格中的满足条件的数据进行特殊标记，以便直观地查看。18第18页，共44页。分类汇总分类汇总能够对工作表数据按不同的类别进行汇总，并通过分级显示方式展现数据。客户名称 数量销售额 总成本 毛利 毛利排名如在上表中，按“系列”统计销售额、总成本、毛利等数据分类之和先按分类字段“系列”排序;数据|分级显示|分类汇总(分类字段、汇总方式、汇总项)；删除分类汇总：分类汇总|全部删除。19第19页，共44页。EXCEL中的公式Excel中的公

9、式是一种对工作表中的数值进行计算的等式，它可以帮助用户快速的完成各种复杂的运算。公式以“=”开始，其后是公式的表达式，如“=A1+A2”。而且所有公式中的字符均应该用半角方式输入，否则，全角字符将被视为一个字符串。单元格引用=(A2+67)/SUM(B2:F2)除法运算符函数加法运算符常量单元格区域引用例如:公式“=(A2+67)/SUM(B2:F2)”20第20页，共44页。EXCEL中的公式 优先等级逐步降低- （负号）% （百分号） （指数符号）* （乘号） / （除号）+ （加号） - （减号）& (连接两串字符）= = 有括号先做括号里相同级别按自左向右不同级别按自上而下运算符及其优

10、先级21第21页，共44页。EXCEL中的函数Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。函数的格式 函数名(参数1,参数2,-) 函数的种类Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、 逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。函数可以嵌套调用。如：=if( average(A2:A5)5

11、0, sum(B2:B5), 0 ) =if(a2=10,“科技处”,if(a2=20,“财务处”,“人事处”) 22第22页，共44页。求和选择需要求和的单元格E2，在开始菜单中找到“自动求和”也可选中E2，在编辑栏中键入“=”，输入公式SUM,选中B2：D2，按Enter键23第23页，共44页。求平均数同理，在开始菜单“自动求和”下拉选项中也可求出平均值24第24页，共44页。常用函数平均值函数（AVERAGE） 最大值函数（MAX）最小值函数（MIN）你会求了吗？格式：AVERAGE（number1，number2，）格式：MAX(number1，number2， )格式：MIN(nu

12、mber1，number2， )25第25页，共44页。常用函数IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。AB1实际费用预算费用2150090035009004500925公式说明（结果）=IF(A2B2,“超出,OK)判断第1行是否超出预算(超出)=IF(A3B3,超出,OK)判断第2行是否超出预算(OK)26第26页，共44页。常用函数A1成绩245390478公式说明（结果）=IF(A289,A,IF(A279,B,IF(A269,C,IF(A259,D,

13、F)为第一个成绩指定一个字母等级(F)=IF(A389,A,IF(A379,B,IF(A369,C,IF(A359,D,F)为第二个成绩指定一个字母等级(A)=IF(A489,A,IF(A479,B,IF(A469,C,IF(A459,D,F)为第三个成绩指定一个字母等级(C)如果成绩是则返回大于89A80到89B70到79C60到69D小于60F27第27页，共44页。常用函数COUNTIF(range,criteria)Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域，即（范围）。Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本，即（条件）。如

14、：=COUNTIF（DATA，0）返回包含负值的单元格数量28第28页，共44页。常用函数VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)参数简单说明输入数据类型lookup_value要查找的值数值、引用或文本字符串table_array要查找的区域数据表区域col_index_num返回数据在区域的第几列数正整数range_lookup精确匹配TRUE（或不填） /FALSE29第29页，共44页。公式返回的错误值及其产生的原因返回的错误值产生的原因#! 公式计算的结果太长，单元格列宽不够；或者单元格中存在无效的日期和

15、时间#DIV/0！公式或函数中的除数为零，或为空白单元格#N/A 公式中无可用的数值或缺少函数参数#NAME?删除了公式中使用的名称，或使用了不存在的名称，以及包含不可识别的文本#NULL！使用了不正确的区域运算，或者引用单元格之间的交集为空格#NUM！在需要数字参数的函数中使用了无效的数值，或者公式计算结果的数字太大或太小，Excel无法表示#REF！单元格引用无效，删除或覆盖了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到其他公式引用的单元格中#VALUE!使用的参数或者运算对象的类型不正确，例如当公式中需要输入数字或逻辑值时输入了文本30第30页，共44页。图表应用第31页，共44页。图表

16、应用 创建数据图表有助于进行数据分析，看清数据间彼此的关联及差异，有助于预测和决策。 建立数据图表时关键在于选择好源数据和图表类型。32第32页，共44页。认识EXCEL图表绘图区 数据系列 图表标题图表区图例坐标轴X坐标轴Y 一般情况下图表有两个坐标轴：X轴（刻度类型为时间轴、分类轴或数值轴）和Y轴（刻度类型为数值轴）。 三维图表有第3个轴：Z轴（刻度类型为系列轴）。 饼图或圆环图没有坐标轴。 雷达图只有数值轴，没有分类轴。33第33页，共44页。图表应用柱状图柱形图用于显示一段时间内的数据变化或显示各项之间的比较情况。 在柱形图中，通常沿水平轴组织类别，而沿垂直轴组织数值。34第34页，共

17、44页。图表应用饼图饼图显示一个数据系列 （数据系列：在图表中绘制的相关数据点，这些数据源自数据表的行或列。图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案并且在图表的图例中表示。可以在图表中绘制一个或多个数据系列。饼图只有一个数据系列。）中各项的大小与各项总和的比例。 35第35页，共44页。图表应用折线图销售额第1季度5第2季度8第3季度11第4季度16折线图可以显示随时间（根据常用比例设置）而变化的连续数据，因此非常适用于显示在相等时间间隔下数据的趋势。在折线图中，类别数据沿水平轴均匀分布，所有值数据沿垂直轴均匀分布。36第36页，共44页。图表应用条形图类似于柱形图，强调各个数据项之间的差别情

18、况。纵轴为分类项，横轴为数值项，这样可以突出数值的比较。销售额第1季度5第2季度8第3季度11第4季度1637第37页，共44页。设置图表格式选中图表，右键，选择设置图表区域格式。38第38页，共44页。保存与打印第39页，共44页。工作簿的保护在Excel中，可以设置工作簿的保护功能来限制修改。40第40页，共44页。页面设置可以对工作表的页面进行设置，调整页边距、页眉、页脚等。41第41页，共44页。页面设置还可以对EXCEL的打印区域进行设置42第42页，共44页。部分快捷键的使用插入、删除和复制选中区域复制选定区域 CTRL+C粘贴选定区域 CTRL+V剪切选定区域 CTRL+X清除选定区域的内容