文件控制内容培训教材(PPT-33张)课件

1、1文件控制内容培训培训主导部门:体系课培训员:吴建成培训时间:2015年12月培训地点:会议室2什么是文件文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或一组文字命名为一个文件。 文件控制指引3文件控制指引什么是文件一个完整的文件应该包括公司名称、文件名称、文件编号、版本号/修订状态、正文、页码/页数、编制、审核、批准、日期等内容 4制定文件控制程序的目的规定体系文件及相关文件控制的程序（包括外来文件和法律法规），以确保这些文件在生产及服务中的有效性和正确性。 文件控制指引5文件的适用性:适用于江苏晋伦塑料科

2、技有限公司内与管理体系有关的所有文件和资料的控制 文件控制指引6文件的分类及定义手册(一级文件): 描述公司质量/环境方针、质量/环境目标、部门职责、体系结构、程序及质量/环境控制的文件 文件控制指引7文件控制指引文件的分类及定义程序(二级文件): 规定各职能单位为实施质量/环境管理体系要素需采取的活动的文件 8文件控制指引文件的分类及定义图纸、工作文件（三级文件）：程序文件支持性文件，详细描述用于指导作业的要求及步骤的文件 9文件控制指引文件的分类及定义表单(四级文件): 表格和记录 10受控文件：盖有红色“受控”章或要求编号的质量/环境体系相关文件以及直接使用于生产、检查相关区域的指导性文

3、件，检测、生产设备使用的软件等，受控文件必须经过审批并发行，一般都有红色“受控”印章标识，此类文件必需作发放回收记录文件控制指引11非受控文件：只用于参考，限于参考使用。不能直接用于生产的质量/环境体系相关文件将其他作业指导文件，也就是只限于部门内部方便使用的文件，如部门内部的员工考核制度等。此类文件无任何受控标识，此类文件不必做发放回收记录 文件控制指引12外来文件: 包括标准文件、法律法规、客户文件、客户图纸，以“外来受控文件”章标识 文件控制指引13文件的分类 管理体系文件共分为9类。它包括以下内容： 管理手册、程序文件、工作规范、管理记录、质量计划、作业指导书、外来文件、设计文件、企业

4、标准 文件控制指引14文件的编写文件控制指引15管理手册由管理者代表编写 公司的质量环境管理者代表：张振文文件控制指引16文件的编写程序文件、工作规范、质量计划、作业指导书及相对应的管理记录表单由承担相应管理职能的各單位负责编写 文件控制指引17文件的编写设计文件、规格书、企业标准由研发课负责编写 文件控制指引18文件控制指引文件的编写外来文件由营业负责收集、整理并转交相关单位； 技术类标准等外来文件由研发课负责收集、整理 。19文件控制指引文件的审核和批准 20文件控制指引文件的批准及审核为了预防文件不适宜使用,文件评审时,编制单位人员组织关联部门以及审核、批准人进行评审会签，并对结果负全责

5、，以确保文件是充分与适宜的 。21文件控制指引文件的批准及审核各级文件应按以下权限进行：管理手册、程序文件由总经理审核，董事长批准；工作规范由单位主管/总经理审核，董事长批准；作业指导书及相应的记录表格由所属部门编写负责人部门部长批准（但是我们公司均是由董事长批准）；设计文件、规格书、企业标准由研发部负责编写，研发中心主任审核，总经理批准（但是我们公司均是由董事长批准）。22文件控制指引文件的发放 发放文件加盖红色“受控”、填写文件发放编号、分发日期后发放，原件存放于公共盘中23文件控制指引文件的发放范围管理手册、程序文件的发放范围为各单位主管；其它文件由发放部门根据需要确定发放范围24文件控

6、制指引文件的归档及销毁 经批准后的文件正本一律交发放部门保存归档；当更改文件再重新发放时，应按原发放范围收回原文件，并在每页上加盖“作废”章，收回的作废文件除发放部门留存一份原件作为备查外，其余统一进行销毁25文件控制指引文件的更改1、填写文件更改申请单，经原审核人、批准人审核批准后交文控予以实施 ；2、修改版本，改版后版本号应改写，如原A，改版后应改为B，修改状态同时全为0。记录表格更改只作版本号更改，无修订状态要求（我们公司不存在修改状态，即不改版本号的情况）。26文件控制指引文件的评审评审以后不需更改的文件可继续使用，需要更改的文件应按文件更改的要求实施更改，并再次得到批准、发放，有关评

7、审的过程应作好相应的记录，以备查考 。27文件控制指引外来文件的控制收到外来文件（体系和技术类）时应登记、编号、存档及发放于相关单位。体系人员人员也应经常查询有关最新的标准、法律法规，以便及时得到更新28文件控制指引 电子文档的管理 所有受控文件由编制部门负责做成电子文档，经部长审核后交总经办/技术部门保存；顾客提供的电子文档，由接收部门审核后输出一份打印件，交总经办/技术部门存档供复印分发用。电子文档也同时交相应部门保存 29文件控制指引 电子文档的管理电子文档文件名由“文件名称+文件编号+版次”组成。如有一个文件：编号“文件与记录控制程序_G-PH-A01(L)”，名称“文件控制程序”。3

8、0文件控制指引 电子文档的管理 电子文档文件也应要做到及时更新！ 31文件控制指引文件破损/丢失处理 当有文件破损/丢失时，须及时通知发放部门，同时填写文件补发申请单向发放部门申请补发，经发放单位经理同意后补发.文件是公司的机密,丢失文件属重等级严重问题，丢失文件的部门部长和文控员依部门文员管理制度进行处罚外,还必需负相应责任。32文件控制指引文件与记录控制程序33文件控制指引结束 谢谢大家！激励学生学习的名言格言220、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路。221、世界会向那些有目标和远见的人让路（冯两努香港著名推销商）222、绊脚石乃是进身之阶。223、销售世界上第一号的产

9、品不是汽车，而是自己。在你成功地把自己推销给别人之前，你必须百分之百的把自己推销给自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能脚踏实地地迈一步。225、积极思考造成积极人生，消极思考造成消极人生。226、人之所以有一张嘴，而有两只耳朵，原因是听的要比说的多一倍。227、别想一下造出大海，必须先由小河川开始。228、有事者，事竟成；破釜沉舟，百二秦关终归楚；苦心人，天不负；卧薪尝胆，三千越甲可吞吴。229、以诚感人者，人亦诚而应。230、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会都看到某种忧患。231、出门走好路，出口说好话，出手做好事。232、旁观者的姓名永远爬不到比赛的计分

10、板上。233、怠惰是贫穷的制造厂。234、莫找借口失败，只找理由成功。（不为失败找理由，要为成功找方法）235、如果我们想要更多的玫瑰花，就必须种植更多的玫瑰树。236、伟人之所以伟大，是因为他与别人共处逆境时，别人失去了信心，他却下决心实现自己的目标。237、世上没有绝望的处境，只有对处境绝望的人。238、回避现实的人，未来将更不理想。239、当你感到悲哀痛苦时，最好是去学些什么东西。学习会使你永远立于不败之地。240、伟人所达到并保持着的高处，并不是一飞就到的，而是他们在同伴们都睡着的时候，一步步艰辛地向上爬241、世界上那些最容易的事情中，拖延时间最不费力。242、坚韧是成功的一大要素，只要在门上敲得够久、够大声，终会把人唤醒的。243、人之所以能，是相信能。244、没有口水与汗水，就没有成