职责权限与沟通ppt课件

1、广东博深质量管理工程咨询培 训二OO一年八月二十六日.内容引见一、规范条文二、职责和权限了解要点三、管理者代表四、内部沟通、了解要点博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.一、规范条文5.5 职责、权限和沟通5.5.1 职责和权限 最高管理者应确保组织内的职责、权限得到规定和沟通。5.5.2 管理者代表 最高管理者应指定一名管理者，无论该成员在其他方面的职责如何，应具有以下方面的职责和权限：5.5.3 内部沟通 最高管理者应确保在组织内建立适当的沟经过程，并确保对质量管理体系的有效性进展沟通。 博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.二、5.5.1 职责和权限了解要点一、职责和权限

2、的规定和沟通的作用 职责和权限的规定和沟通，对指挥、控制和协调组织的质量有关活动及实现组织的质量方针、质量目的至关重要，职责落实、权限明确特别是接口部分和相互关系上才干进展有效的质量管理，才干做到事事有人去做，事事有人去管检查考核。二、最高管理者对本条款负有责任三、最高管理者如何确保博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.1、组织内的职责、权限得到规定 组织建立质量管理体系的第一步，就是要求明确组织内各部门和岗位的设置，有时候还需求对现有的组织机构和担任人员进展必要的调整，并明确各部门和岗位的职责和权限，规定可以采用多种方式。如下发文件或在质量手册中规定，质量管理体系机构图和质量职责分配

3、表，最高管理层和部门担任人的职责和权限、部门与员工的岗位职责也可单独构成质量职责汇编，人员少的单位也可不构成文件，可放在手册中，也可以不放在手册中。不论采用何种方式，但要确保有效性，即制定规定的职责、权限及沟通方式能否适宜，能否能促进质量活动的有效开展。 博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.2、确保组织内的职责、权限得到沟通、即在明确有关部门和岗位的职责和权限后，要求各部门和岗位之间经过各种方式如会议、培训等相互了解有关职责和权限。经过沟通，使各自的职责和权限规定合理，职责和权限不存在交叉，矛盾或漏项。 博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.三、5.5.2 管理者代表 最高管

4、理者应指定一名管理者，无论该成员在其他方面的职责如何，应具有以下方面的职责和权限： a) 确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施和坚持； b) 向最高管理者报告质量管理体系的业绩和任何改良的需求； c) 确保在整个组织内提高满足顾客要求的认识。 注：管理者代表的职责可包括与质量管理体系有关事宜的外部联络。博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.四、5.5.3 内部沟通 了解要点1沟通的目的 沟通可促进组织内各职能和层次间的信息交流，全面质量管理中的内部信息管理，使上情下达、下情上传。这样，不仅可以使上下都相互了解和了解，而且可以促使全员参与，从而增进了解和提高质量管理体系的有效性。 博

5、深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.2建立沟经过程 沟通的过程的建立涉及沟通的方式，时机、方式、内容、部门等。a) 沟通的方式工具 可采用质量例会，小组简报，信息反传单，报告制度，各种会议、简报、公告栏、内部刊物、声像、内部网络、其他媒体及员工的调查表和建议书等。b) 沟通时机 沟通的时机应是适当的，可以根据组织的不同特点而定，正常情况要定期，出现异常情况应立刻沟通。 博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.c) 沟通方式 纵向信息沟通，即上下级之间的信息沟通，上层指点传送给下属和组织成员的信息包括指示、命令、规章制度、任务程序和要求，组织成员和下级指点传送给上级指点者的信息，包

6、括请示、汇报、要求，意见建议总经理信箱 横向信息沟通，即组织内部同级指点、部门和组织成员之间的沟通，它可以抑制纵向信息沟通的信息传送线路和传送时间较长的缺陷，也有利于部门之间的协调和配合。 博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.c) 沟通的内容 沟通的内容要紧紧扣住质量管理体系有效性的相关问题。不能把内容“扩展化，紧紧扣住体系有效性，如质量要求、质量目的完成情况、顾客称心情况，质量管理体系实施的有效性包括：规范1.1总那么中的内容，到达了需求沟通，未到达要求，出了问题也需求沟通。 博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.3QMS运转中存在的普遍问题1某些组织本身人员少、产品简单、

7、管理人员少，为了贯标，设置了质量管理部、检验部、技术部、消费部、采购部、销售部、各部门担任人均由消费工人兼职，有部门、有职责但没有权限。2职责和权限规定上有交叉或没有明确的规定3质量手册中规定的职责、权限与程序文件的职责不协调、相矛盾。4部门管理者和相关人员不清楚本人的职责权限及相互关系。博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.5质量手册对“内部沟通描画太简单，照抄规范没有结合组织的作法对沟通的方式、方式、时机、内容等进展描画。 6沟通渠道不畅通，比如质量信息反映到质管部，质管部担任人出差，其他人作不了主，必需等质管部担任人回来后处置，呵斥问题得不到及时处置。7管理者代表的职责和权限在手

8、册中出现三次，比如手册中有管理者任命书，任命书中规定了职责和权限，5.5.1职责和权限中规定了管理者代表的职责和权限，在5.5.2管理者代表条款中又规定了管理者代表的职责和权限。 博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.4审核要点1组织内各职能部门、各层次人员的职责有没有规定？权限能否适当？2在指点层的各部门审核中，经过交谈，了解职责、权限能否清楚？与规定的职责权限能否一致？3内部沟通表达在过程的相互关系及接口中，它的符合性和有效性需求由各个过程中的很多现实加以证明并经过综合评价得出结论。如出厂产品因不合格发生了退货，有关的消费、质量、检验部门都不知道或不清楚，就是内部沟通不良。 博深

9、BOShen 广东博深质量管理工程咨询.5案例 “5.5.3内部沟通沟通的效果直接关系到组织的成败。 例如：德国戴姆勒飞驰汽车公司与美国克斯莱勒汽车公司合并后，2年就蒙受了严重的波折，察看家以为其首要缘由是由于德、美两国的文化背景和言语习惯有很大不同，虽然公司规定的“官方言语是英语，但是在德国总部还是德国人掌权，彼此之间对言语的深层含义有不同的了解，假设一个美国工人听到“他干得相当好，就了解为是在夸奖他，而德国工人那么不高兴，以为是在批判他、挖苦他。思想不能很好沟通，自然就不能构成一致意志，实现组织的共同目的。博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询. 而在“摩托罗拉投资的外国公司中，非常

10、注重抑制由于文化背景不同带来的沟通妨碍，营造了一种充分而平等的沟通气氛，每一个高级管理人员都被要求与普通操作工构成同事和兄弟的关系。“我们一切的管理者办公室的门都是绝对敞开的，任何职工在任何时候都可以直接推门进来，与任何级别的上司平等交流。每个季度第一个月的1-21日，中层干部都要同本人的下级和本人的上级进展一次职业开展的对话，回答“他在过去3个月里遭到尊重了吗？等6个问题。这种对话是一对一的，是随时随地进展的。“摩托罗拉的管理者们为每一个被管理者预备了11条提意见和发泄埋怨的途径，使上级和下级的沟通全方位进展。同一条信息可以从不同的渠道及时得到。“摩托罗拉采取这样的沟通方式获得了惊人的效果，员工一致思想，一致信息，对公司目的的了解越来越接近管理层的意图，各种措施得到有效实施，公司上下协调，最终到达完成目的的目的。博深 BOShen 广东博深质量管理工程咨询.6讨论1职责和权限规定到什么层次？ 根据组织机构大小、部门的质量目的及实施质量目的需求什么职责和权限来定，手册中普通只规定总经理、付总经理、部门担任人的职责和权限、