企业档案管理培训ppt课件

1、1现代企业档案管理培训有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下他的档案管理即可。此语能够不够全面，但却有一定的道理。正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹普通不超越4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进展标示。一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜外要明晰的标明其目录。23什么是档案管理什么是档案 搜集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。1、搜集：什么需求归档，即归档范围必需求清楚；2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。3、档案目录要清楚，并进展编码、整理，并分类保管。4、档案的保管期限必需明确。4档案管理的作用凭证作用参考

2、作用档案任务 是用科学的原那么和方法管理档案，并为各项任务进展效力的一项活动。包括档案的搜集、整理、鉴定、编目和检索、保管、统计、编研和提供利用等。5档案管理任务原那么档案任务的管理原那么普通有两条：1、一致指点。2、分级管理。 为维护档案的完好与平安，进展档案管理必需求有相应的管理制度，并便于企业各单位的利用。6企业档案概念的涵义企业档案是企业各项活动的历史记录。企档的构成是详细地，即在特定的企业活动范围内构成。企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决议的。企档是企业活动的一种历史记录，阐明企业档案所反映的事物或活动曾经完成或告一段落。7职工档案管理部门的职能

3、保管职工档案搜集、鉴别和整理职工档案资料办理职工档案的查阅、借阅和转递手续登记职工任务变动情况为有关部门提供职工情况做好职工档的平安、严密、维护任务定期向企业档案室移交档案办理其它有关事项企业档案的普通分类管理类一切制度类档案业务类含技术类、研发类、营销类等财务类独立管理人事类一切人力资源类档案其它类不能归入上述四类的档案89档案室的类型普通档案、文书档案技术档案音像档案人事档案综合档案结合档案室，比如集团公司，有些类似于效力中心、文件中心10企业档案的任务性质管理性对企业档案进展管理效力性为各单位提供查阅和参考严密性维护和维护企业资源，防止不用要的损失。 能否严密档案，在定义制度时须规定清楚

4、， 并加盖严密章。档案管理现代化的总目的第一、是最大限制地延伸档案寿命第二、是充分发扬档案的作用，迅速、准 确地提供档案信息，为企业地提高 和开展效力。第三、是在电子文件不断生成的情况下， 进展及时有效地搜集、整理，不断 丰富档案内容和档案信息。备注：一切长期保管的档案，不宜用彩色或喷墨打印，宜用激光打印；纸不能保管；一切的签名、指示不能用铅笔、圆珠笔，红墨水等。1112档案管理系统档案管理系统包含1、文件管理2、文书档案管理3、科技档案管理4、会计档案管理5、声像档案管理6、系统配置模块7、档案制造系统、档案查询系统等。 电子系统能大大提高档案管理的任务效率，加快档案检索速度，提高 档案的查

5、找准确率，可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范 化、现代化，真正实现档案的一体化管理。13档案管理制度建立档案管理制度建立1、编写制度时，以下要素不能少：文件称号、版次、编制时间、制造部门、页码/页次、文件归档的范围、文件归档的时间、文件归档的份数、文件归档的要求与手续。2、管理制度里面必需包含的内容应有：目的、适用范围、术语或定义、相关文件、职责权限、操作流程、相关的记录。3、管理制度的书写，其言语描画须简约、清楚、易懂、全面，且无歧意。4、细节方面的要求也应规定。比如，纸张大小、格式、字体、编码装订位置等。1415企业档案的搜集渠道本企业业务职能部门移交的归档资料外单位转让或移交的资料

6、企业人员非职务活动中构成档案的存放、捐赠或转让资料面向社会搜集、征集的相关资料。16文件资料的构成与归档归档文件资料的范围1、上级来文2、本单位制发的文件3、下属单位来文各类文件资料的归档要求1、文件资料要齐全、完好、准确反映本单位各项活动的历史容颜。2、文件资料的规格与字迹要求3、归档声像资料的要求。17文件资料的构成与归档归档时间1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档。2、设备档案归档时间：安装调试终了三个月内归档。3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在工程实体完成后三个月内将工程文件向建立单位移交归档。4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交。5、业务档案归档时间：由动态转静态后移

7、交。6、其他档案归档时间：活动终了后归档。18文书档案案卷格式案卷卷皮格式 两种：硬卷皮、软卷皮。硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用300mm220mm或280mm210mm长宽封底尺寸同封面尺寸 封底三边上、下、翻口处要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需求分别设以10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。引荐运用250g的牛皮纸制造案卷硬卷皮19案卷封面工程封面工程包括： 全宗称号 类目称号 案卷题名 时间 内容提要 保管期限 件 页数 归档号 各工程详细位置/尺寸20卷内文件目录格式3.1 目录用纸，幅面尺寸采用国内通用16开型即长宽为2

8、60mm185mm或国际规范A4型即长宽为297mm210mm。3.2 页边与文字区尺寸 卷内目录用纸，上白边天头宽200.5mm 卷内目录用纸，下白边地脚宽150.5mm 卷内目录用纸，左白边订口宽250.5mm 卷内目录用纸，右白边翻口宽150.5mm装订本卷须知：1、装订时文件格式须一致如打孔时会把字打掉。2、活页文件存放时，多于2页的文件须标明页数，以防丧失。3、不要用铁制文件夹；重要文件不要订，书钉会生锈。4、装订时不要压着字体，不然能够会有腐蚀损坏。5、卷内文件目录须含以下项：顺序号、文件号、责任者、题名、日期、页号、备注。21档案如何分类管理A、时间分类法： 1、年度分类法 2、

9、时期分类法。B、来源分类： 1、组织机构分类法 2、作者分类法 3、通讯者分类法。C、内容分类法： 1、技术分类法 2、文书分类法 3、媒体分类法D、方式分类法： 1、按文件种类分类 2、按载体形状分类 3、按外形规格分类。分类的普通方法有：22编制档案检索工具的根本要求全，指信息存贮丰富，资料齐全准，指检索准确，无歧意或反复快，指迅速，快捷找到所需资料便，指检索要方便，不繁琐23文书文件归档的整理方法与步骤文件资料的分类 采用复式分类法，主要方式为： 年度问题机构-保管期限=要求的保管期限+1年 年度保管期限归档文件保管期限的界定 1、归档文件的保管期限分为：永久、长期、短期。 2、界定原那

10、么： A、反映单位主要活动，具有长久利用价值的档案，列为永久保管。 B、反映单位普通性任务活动，在较长时间内具有查考利用价值地，列为 长期保管。 C、凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值地，列为短期保管。陈列：分年度、分保管期限、分类别。编号：归档规格及填写要求；修整与装订。241、编制归档文件目录，包括：件号、责任者、档号、内容概要、日期、页数、备注等。2、档案盒盒脊工程填表，包括：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号等。文件夹均需编号，然后在文件柜的检索表上只表达文件夹的编号即可3、档案盒封面填写。4、备考表填写。备考表必需求有，档案如有变卦，须在备考表上作好记录。原稿文件不能丢

11、，盖作废参考章保管。文书文件归档的整理方法与步骤25部分名词释意和阐明：1、全宗称号：即立档单位称号，全称或简称。2、类目称号：全宗内第一级类目，机构或问题。3、案卷题名：即该档案的主要内容概括。4、归档号：文书处置部门编制的案卷顺序号。5、档号：机关档案室一致编制，由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号由档案馆赋予；目录号是案卷目录的编号；案卷号是案卷顺序编号。6、装订前去掉金属物，对存在问题的文件，做好补齐页面、修复、折叠等任务。7、档案装订打孔时，要在一条直线上。8、装订用财务的装订方式，不能用铁钉式地，防止腐蚀。9、案卷陈列时，普通先按保管期限，再按机构或问题，详细根据分类方案。10、购

12、买时需留意，文件夹和文件柜要规范；档案室的文件夹最好不要超越5种；排排档案之间应有30公分的间隔，以防潮。11、顶楼不可放置档案室；地下室不能放置档案室。26档案保管的根本要求以防为主，防治结合加强重点，照顾普通自力更生，节省节约立足长久，保证当前27温湿度控制档案库房含胶片库、磁带库的温度应控制在14-24，有设备的库房日变化幅度不超越2；相对湿度应控制在45-60%，有设备的库房日变化幅度不超越5%。保管母片的胶片库，温度应控制在13-15 ，相对湿度应控制在35-45%。超越此范围，会自然氧化，褪色掉了各库房及库外应科学地安设温湿度记录表，潮湿地域应配备除湿机；专门库房应安装空调设备。库

13、房内外温湿度应定时测记，普通每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调理。留意积累库房温湿度变化的资料，每年进展一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理方案。空调、除湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。档案柜架应与墙壁坚持一定间隔普通柜背与墙不小于10cm，柜侧间距不小于60cm，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。柜内可根据需求放置一些袋装石灰粉，用以防潮、消毒新建库房开工后，应经6-12个月枯燥后，方可将档案入库。28虫霉防治与除尘档案库区必需配备适宜档案用的消防器材，如干粉灭火器，并按设备要求定期检查、改换。平安运用电器设备，定期检查

14、电器线路，库内严禁明火安装和运用电炉及存放易燃易爆品。档案库房宜安装火警及防盗报警安装，并有真实可行的防盗措施。定期防虫，可每个季度放置一次卫生球。假设文件发霉，不能晒，以防破碎。可将其扫描、打印、保管。档案室除尘时需留意：昼量用枯燥的抹布或拖布，不要用含水太多的湿拖布拖地和用太湿的抹布擦拭文件柜，以便防潮。档案室除尘最好运用吸尘器。29照明管理档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不要超越100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外线进展过滤。档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。档案在任何情况下均应防止阳光直射。由于档案纸是氯气漂白地，日晒后会变黄易碎。30档案保管情况检

15、查对库藏档案应该经常进展检查，发现问题及时报告，并采取措施予以处置。每年定期对库藏档案进展一次抽检检查，比例20%以内即可，掌握档案保管情况，为科学地管理积累资料。档案管理是最根本地，须有有力的监视机制和有效的监视才行。监视机制必需是长期地，看得见地，数字化地，且与绩效挂钩地。案卷的规范化整理与编目调整定卷卷内文件陈列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录存档31科技文件归档整理科技文件以卷为整理单位 科研文件按课题组卷 基建文件按工程组卷 设备文件按型号组卷案卷质量规范执行科学技术档案案卷构成的普通要求，编号GB/T118922-2000。32科技文

16、件归档整理科技文件组卷的原那么及要求1、原那么：组卷要遵照科技文件资料构成的规律，坚持案卷内科技文件资料的有机联络，便于档案的保管和利用。2、组卷要求： -案卷内科技文件资料的内容，必需准确反映消费、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。 -案卷内的科技文件资料，须齐全、完好。 -案卷内科技文件资料的载体和书写资料应符合耐久性要求。不能有热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的的字迹。 -案卷及卷内文件不重份，同一卷内假设有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。33工程文件归档工程文件的搜集工程文件的构成和积累工程建立各阶段文件的搜集及其责任工程开工文件的编制工程文件的整理与归

17、档工程档的整理与移交34建立工程文件归档整理规范建立工程工程立项文件建立用地、征地、拆迁文件勘查、测绘、设计文件招招标文件开工审批文件监理文件施工文件原资料、废品、半废品、构配件、设备出厂质量合格证及实验报告施工实验记录开工图开工验收文件35其他归档文件的整理业务档案 按问题分类，以卷为整理单位，采用一事一卷的方法组卷。会计档案 按会计核算资料分类，以册、本为整理单位，分年度，编号陈列。详见声像档案 按载体-问题分类，以盒、张为整理单位。详见。实物档案 按资料分类，陈列编号，登记编目。36电子档案管理主要内容概述文件文件目录文件的组织与数据存储文件系统的其他功能37概述文件系统出现的缘由 1、

18、用户直接操作和管理辅助性存储器上的信息，繁琐复杂，易于 出错，可靠性差。 2、多道程序、分时系统的出现要求以方便、可靠的方式共享大容量辅助存储器。文件系统是操作系统中担任存取和管理信息的模块，它用一致的方式管理用户和系统信息的存储、检索、更新、共享和维护，并为用户提供一整套方便有效的文件运用和操作方法。文件系统的功能 1、文件的按名存取根本功能 2、文件目录地建立和维护用于实现上述根本功能 3、实现逻辑文件到物理文件的转换中心内容 4、文件存储空间的分配和管理 5、数据严密、维护和共享 6、提供一组用户运用的操作38文件一、文件 文件是由文件名字标识的，一组信息的组合。二、实现按名存取的文件系

19、统的优点 1、将用户从复杂的物理存储地址管理中解放出来 2、可对文件提供各种平安、严密和维护措施 3、实现文件的共享同名共享、异名共享三、逻辑文件和物理文件 大约来说，物理文件是实践存放数据的文件，就是在磁盘上详细对应的文件，逻辑文件LF是物理文件的一个视图，按定义的Key键值对数据进展了排序。也可以了解成，在一切 Transact-SQL 存贮过程语句中援用文件时所运用的称号。 假设还不好了解的话，那么用数据表来代表物理文件，逻辑文件就是视图。当然实践上sql构造化查询言语中用的表也是 物理数据加上数据的逻辑构造表示而成的。 39文件的命名各操作系统的命名规那么略有不同，在文件名字的格式如合

20、法字符集不同、能否区分大小写等和长度上存在差别。通常，文件名字由文件名和展名组成，中间用“.分隔。前者表示文件内容，后者表示文件特性。通配符，“？和 “* 两种。?代表任何一个符合文件命名要求的合法字符；* 代表任何一个合法的字符串。文件名中普通不要加特殊符号，由于能够会使文件变为乱码。假设遇到文件变为乱码的情况，可把该文件的文件名改为数字或其它试一下，也许能恢复。Word文档后面的 “.doc 不要动，由于有的电脑不认这个扩展名，假设去掉，文档就变了。可把扩展名隐藏。40分件的分类按用途 系统文件、库文件、用户文件等按维护级别 只读文件、读写文件、不维护文件等按信息流向 输入文件、输出文件、

21、输入/输出文件按存放时限 暂时文件、永久文件、档案文件按存放设备类型 磁盘文件、磁带文件、软盘文件41文件的属性用于文件的管理控制和平安维护分为： 1、根本属性：文件名、一切者、授权者、长度等 2、类型属性：普通文件、目录文件、系统文件、隐式文件、设备文件等 3、维护属性：读、写、可执行、可更新、可删除、可改动维护、归档等 4、管理属性：创建时间、最后存取时间、最后修正时间等42文件的存取方法和运用一、文件的存取方法顺序存取：按记录顺序进展读/写操作的存取方法。可分为：固定长度记录，可变长度记录。直接存取：以恣意次序随机直接读取某个记录索引存取：是基于索引文件的存取方法。实践系统中，大多采用多

22、级索引，以加速记录的查找过程。二、文件的运用两类接口 1、操作或控制台命令，如dos命令、dir、cd等 2、系统调用API，如open、write等，功能包括：建立文件、翻开文件、读/写文件、文件控制、封锁文件、吊销文件等。43文件目录文件目录 1、是文件系统建立和维护的关于系统的一切文件的清单，每个目录项对应一个文件的信息描画，该目录项又称为文件控制块FCB。 2、目录信息也以文件的方式存放，称为目录文件。文件控制块的根本内容 1、文件存取控制信息，如文件名、用户名、文件主存取权限等 2、文件构造信息，文件逻辑构造、文件的物理构造等 3、文件运用信息，已翻开该文件的进程数、文件的修正情况等

23、 4、文件管理信息，文件建立日期、文件访问日期等文件目录的分层要求： 文件档案的目录最好不要超越5层，超越5层后，不好检索。其构造最好同纸档案架构一致。44文件目录如何实现按名存取当用户要求存取某个文件时，系统查找目录文件，获得对应的目录。在文件目录中，根据用户给定的文件名，寻觅到对应该文件的文件控制块文件目录项。经过文件控制块所记录的该文件的相关信息如，文件信息存放的相对位置，或文件信息首块的物理位置，依次存取该文件的内容。45文件目录构造1、一级目录：一级目录为主文件目录，用于管理一切用户文件。 缺陷：1、重名问题当多用户共享一个目录时 2、难以实现文件共享异名共享问题2、二级目录：为用户

24、的文件目录，用于管理每个用户下的文件。3、树形目录构造：二级目录构造推行成多级目录构造。该构造像一倒置的有根树，从根向下，每个树枝都是一个子目录，而树叶就是文件。所以又称树形目录构造。4、树形目录构造的优点： 1、较好地反映现实世界数据集合之前的层次关系 2、不同文件可以重名，只需不在同一个目录中 3、容易以目录为单位进展文件的维护、严密和共享5、文件的全名，应该从根目录开场，到该文件名为止，目录途径+文件名。46文件组织与数据存储与文件组织和存储相关的概念 1、卷：是物理存储介质的单位，如一盘磁带、一张光盘等。对于存储介质和存储设备可分 离的存储器，物理卷和物理设备不总是一致。 2、块：存储

25、介质上延续信息所组成的一个区域，也叫物理记录，是主存储器与辅助存储器 进展信息交换的单位。 3、逻辑记录：文件中按信息在逻辑上的独立含义划分的一种信息单位。运用程序处置的单 位。 4、存储记录，指附加了操作系统控制信息的逻辑记录。文件管理程序处置的单位。文件的逻辑构造 1、从用户的角度出发，在用户概念中笼统信息的组织方式，以及用户可见并可处置的数据 集合。 2、文件按逻辑构造分为两种方式 1、流式文件：指文件内的数据不再组成记录，只是依次的一串信息集合。数据不会 再生。无构造 2、记录式文件：是一种有构造的文件，包含假设干逻辑记录。注：逻辑记录是文件中按信息在逻辑上的独立含意划分的一个信息单位

26、47文件的物理构造：逻辑文件在物理存储空间中的存放方法和组织关系。 1、文件的存储构造涉及：块物理记录的划分、记录的陈列、索引的 组织、信息的搜索。 2、常见的构造物理构造的方法有： * 计算法：设计映射算法，如线性计算法、杂凑法将逻辑地址记录 键转换成对应的物理地址。 * 指针法：设置专门的指针，指明相应记录的物理地址，或表达各记录 间的关联关系。 3、几种常见的文件物理构造： 顺序文件，延续存储； 衔接文件 直接文件 非延续存储 索引文件文件组织与数据存储48文件的组织与数据存储顺序文件： 紧凑顺序文件，逻辑记录延续存储在有储介质的相邻物理块上。 几种顺序文件的变种：扩展顺序文件、衔接顺序

27、文件、划分顺序文件。衔接文件： 运用衔接字或指针来表示文件中各记录之间的串联关系，又称串连文件。 特点：逻辑记录顺序独立于物理记录顺序，增、删、改方便，但性能较低。直接文件： 在记录的关键字与其存储的物理地址之间建立某种对应关系通常采用散列函数，又称散列文件。 关健问题：对应关系的冲突问题。 直接散列法：将记录键作为记录的存取地址。索引文件： 系统为每个文件建立一张索引表，每个表目的包含一个记录键或逻辑记录号及其对应的存储地址。 索引可分为：稠密型索引、稀疏型索引。文件目录项记录1记录2.记录N块块块地址关健字或逻辑记录号49文件系统的其他功能文件卷的安装和运用 1、文件卷，又称文件子系统，存

28、放文件和目录信息，也存放文件属性、空闲区域信息。通常，存储介质的物理单位为一个卷。硬盘的一个分区为一个卷 2、Windows/Dos系统中，不需用户显示地进展文件卷安装操作。 3、Unix/Linux系统中，每个文件卷需求安装才干运用。文件系统可分为根本文件系统和可装卸的子文件系统两部分。mount操作文件共享 1、文件共享是指不同用户进程间共同运用同一个文件。 2、文件共享还可以节省大量的外存空间，有效减少文件复制而添加的访问外存次数。 3、UNIX系统中常见的共享文件方式：静态共享、动态共享、符号衔接共享。50文件系统的其它功能一、辅存空间管理： 1、辅存空间常见的分配方法 1、延续分配，

29、文件被存放在辅存空间的延续存储区。 2、非延续分配：按块扇区为单位非延续分配；按簇为单位的非延续分配。 2、文件存储空间管理方法：位示图、空闲区表、空闲块链、成组空闲块链。二、虚拟文件系统： 1、目的： 同时支持多种文件系统 系统中可安装多个文件系统 为用户提供一致的接口 提供网络共享文件支持 可扩展新的文件系统 2、根本思绪： 1、对多个文件系统的共同特征进展笼统组合，构成一个与详细文件系统无关的虚拟 层，并在此层上定义对用户的一致性接口。 2、在文件系统具本实现层，运用类似开关的技术进展文件系统的转接。51保管要求归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合以下条件 1、归档载体应

30、作防写处置。防止擦、划及触摸记录涂层。 2、单片载体应装盒，竖立存放，且防止挤压。 3、存放时应远离强磁场、强热源、并与有害气体隔离。 4、环境温度1720；相对湿度3545%。 5、磁性载体每满2年，光盘每满4年进展一次抽样机读检验，抽样率 不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。 6、对磁性载体上的归档电子文件，应每4年一次。原载体同时保管时 间不少于4年。 7、光盘擦拭时，运用专业的擦拭工具。如麂皮。 8、挪动硬盘存放时，须把数据线拔掉，把插口粘起，用防静电的袋 子装起来。也可用自封口塑料袋52照片档案的保管底片袋：应运用外表略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质资料制造，其pH值应在7.2-9.5之间，-纤维素含量应高于87%。底片袋子应运用中性胶粘剂，接缝应在袋边。底片册、照片册：一切封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质资料制造，其pH值应在7.2-9.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或零落的纤维。底片、照片应在能封锁的装具中保管，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。储存柜应采用不可燃、耐腐蚀的资料，防止运用木制及类似资料。木制资料易熄灭、易腐蚀，还能够挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。储存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对储存的底片、照片无有害影响。照片放置时，不能面对