竣工文件的收集、鉴定和整理

1、竣工文件的收集、鉴定和整理提要交工验收前后工作重点的转换竣工文件的鉴定竣工文件的预整理竣工文件的整理竣工文件的移交做好日常管理工作一、交工验收前后工作重点转换建设期间工作交验后工作（一）建设期档案工作文件形成规范性、原始性和真实性文件的收集和分类完整性和系统性文件的保管（二）竣工文件编制阶段鉴定规范性、原始性、真实性、完整性预整理系统性保管二、关于鉴定工作从规范性、原始性、真实性、完整性来鉴别档案质量和归档与否。规范性一、制成材料.A复印纸，激光打印.擦除铅笔字迹；圆珠笔、复写件的，要求复印，将复印件附后归档.因字迹褪变造成档案模糊或字迹难以辨认的，应予重做档案。重做件应符合要求.表面整洁污损

2、、锈蚀、发霉、破损等情况的，应替换、补做 规范性二、签署完整签名、日期、意见、盖章三、内容填写符合要求四、文字、图纸、表格一致五、记载项完整无缺（空白部分要斜线划掉或加盖“以下空白”章）原始性和真实性原始性是文件与档案的本质特征-公路工程文件是建设与管理活动中直接、自然形成的第一手资料，它是孤本，具有不可再生性。与情报、图书有本质的区别。内容的原始性要借助于形式的原始性来确认，原件为集两种原始性于一身的代表确认原件看是否为自然形成的、并经签字盖章确认、符合实际情况的未经签字盖章的复印件、打印件不能认作原件。准确性设计与竣工一致图纸与文字一致图纸、文字内容与实际施工一致施工台帐记录与附件材料、与

3、实际一致总体与分部一致使用的表式文件与分部分项工程内容准确无误完整性符合归档范围的要求管理性文件应闭合.报告和批复闭合.通知和反馈闭合前后对应评定和质检、试验资料相对应一份完整有效的文件，必须是内容完整、附件齐全，签字盖章齐全有效的文件如何确定完整性对照合同分析文件数量、内容是否符合要求对照归档范围分析完整性准确性对照工程施工、监理程序分析完整性准确性三、关于竣工文件的预整理包括管理性文件和质保材料的预整理整理内容包括:初步分类、初步分卷、卷内文件排列、卷内目录填写、备考表填写、案卷封面填写、案卷目录编制等。要求掌握各个环节基本原则、思路、方法和标准。1.关于系统分类分类是整理、编目、进行系统

4、化管理的需要。分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况分类要清楚，不能相互交叉、包容。分类包括分大类和分小类。有的小类可以直接组卷。监理单位形成的文件监理管理文件：监理规划、细则、会议纪录、月报、书面指令和文件、质量事故及处理文件、工程延期及费用索赔文件、交竣工证书及缺陷责任书、监理通知单、联系单及往来函件。监理基础资料：监理工程质量评定资料、抽检试验汇总资料、工序抽检资料、试验资料、监理日记等（签字不到位或签字不全或没有签字的、质量控制文件不够齐全）。监理声像资料。施工单位形成的文件通用性的管理性文件：整体、分项开工报告、开工令；技术交底、图纸会审纪要、施工组织设计、重要会议纪要；总体计划进

5、度和工程计划月报、工程变更联系单、单价审核、延期和索赔、计量支付证书、附件；原材料及半成品质保单、试验单；安全生产、安全检查、廉政建设工作中形成的文件；交工验收报告、交工证书、施工总结、竣表、工程总结；竣工结算审计审定书；声像档案等。施工单位形成的文件施工基础资料：以合同段、单位工程为基础，按照分部、分项或施工工序、前进方向，围绕评定、试验、质检形成的材料进行收集归档。合同段的基础资料主要有三部分内容： .评定部分：路基单位工程、分部、分项工程质量检验评定表；路基压实度评定表；桥梁单位工程质量检验评定表；基础及下部构造（上部构造）分部分项工程质量检验评定、汇总表；基础及下部构造（上部构造、桥面

6、铺装、护栏等）分项工程质量检验评定表。2.施工管理性文件的构成(1)总体开工令、开工报告及附件(2)施工组织设计、施工技术交底、图纸会审纪要和重要会审纪要(3)各分部、分项工程开工报告及其批复(4)总体和年度施工计划及工程月报表（第一期至末期）(5)工程变更、单价审核表及价格调整（一般变更按变更令号）(6)工程延期和索赔的报告及批复(7)每次工程质量、安全检查的通知、检查意见及其整改报告、反馈意见（按省厅、省质监站、市质监站、总指、总监办顺序）(8)工程安全生产、廉政建设、文明施工、合同管理等各种检查的通知、检查意见及整改报告（按省厅、省质监站、市质监站、总指、总监办顺序）(9)工程材料使用、

7、工艺措施实施的报告及批复、地质补勘资料(10)工程决算审定书、最终付款证书(11)工程支付证书及工程计量表（按第一期至末期顺序）(12)项目部组建、项目经理任命、项目部印章启用、项目部人员变更及项目部被评为先进的文件材料(13)工程交工证书、工程缺陷责任期满证书及其缺陷期内形成的各种文件材料(14)工程施工总结、竣工总结、工程交接表（工程变更一览表中内容描述要准确）(15)工程施工日记(16)工程声像资料管理性文件注意事项合同管理、项目部成立及印章启用、人员管理、施工总结、质量检查意见及整改情况、地质勘探材料、交工证书等归档难度大。表式文件如工程联系单、变更文件等没有文件标题或标题不准确，导致

8、档案无法查找。设计变更文件的传真件、复印件特别多。施工日记内容记载不全不需归档的文件材料一般的普发性文件重份文件事务性文件不符合档案保管要求的文件（模糊不清的、不耐久字迹材料形成的）3.施工基础资料的构成和整理要点基础资料内容见竣工文件编制办法以线路前进方向，按单位、分部、分项工程和施工顺序进行整体排列作好单位工程划分表（施工、监理单位应一致）保证每个单位、分部、分项工程的完整无缺评定、自检和试验资料相互印证和对应施工基础资料存在的问题资料不完整（基础资料、竣表）签字不规范代签、漏签、不完整数据更改不规范涂改、刮改字迹材料不规范铅笔、圆珠笔、复印、打印不满足要求表格格式没有采用省厅印发通用表式

9、复印、打印质量参差不齐装订边距不足试验资料存在的问题原材料质保单附在进场报验单后原材料质保单应是原件，钢材可以是复印件但要盖经销商红章质保单小于4应粘贴到纸上机电标段应特别注意质保单的完整水泥出厂质保单的有效性4 . 文件形成的质量要求（一）文件形成要满足原始性和真实性的要求。办理文件过程文件的签发人、审核人、经办人所签的名字必须是真人真名，不得代签或伪造，文件所签名字必须是手签，不能用电脑打印的名字。 （二）文件使用的纸质栽体和字迹栽体质量要符合文件的长期、永久保管要求，文件打印要用激光打印机打印，纸质栽体不能使用热敏纸或感光纸等，字迹栽体不能使用易褪色的圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写

10、纸等。文件形成的质量要求 （三）形成的文件要满足完整性、有效性。一份完整有效的文件，必须是内容完整，附件齐全，签字盖章齐全有效的文件。签字用电脑打印后盖章，或签好名复印后盖红章，或同一内容填写后复印后签名、盖章，填写的内容不完整，不规范或漏填，附件不齐等的文件均为无效或不完整的文件。 （四）形成的文件要满足规范性、准确性，设计与竣工一致，图纸与文字或数据一致，图纸、文字和数据内容与实际施工一致，总体与分部一致，同一个项目使用的文件表式和文件编号应统一一致。内容填写规范完整、齐全。 四、工程档案的整理项目档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对项目档案进行系统整理和编目，并通过编目将期内容与

11、成份揭示出来的一种工作。（一）工程档案整理原则.尊重文件原基础项目文件的形成有其自身规律，反映工程建设各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。文件的日常形成积累已有一定基础，有的已处于预立卷状态。因此利用原基础可起到事半功倍的效果。工程档案整理原则.遵循文件的形成规律任何实践活动都有自身的特点和规律不同的实践活动，形成文件的过程、特点、规律也不一样。 .保持文件的有机联系工程档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的内在关联性。有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。保持文件有机联系是传统档案整理工作的重要指导思想。文件有机联系的几种状态某一项目或单位工程、分部分项工

12、程的文件。某一问题、事故处理形成的一组文件。请示与批复一组会议材料就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料、会议纪要等系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单、材料报验、实验报告等有时间或文号联系。设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，既自成体系、又互为联系。工程档案整理原则.便于档案的保管和利用置放有序区分价值（不同保管期限档案尽可能分开组卷）保管安全调卷轻捷（案卷卷夹厚度公分为宜，卷盒以公分为宜）查阅准确工程档案整理原则.符合相关标准规范案卷的构成符合国家档案局及相关行业的标准要求。 如科技档案案卷构成的一般要求国家重大建设项目文件归档与档案整理规范、浙江省公路工程竣工文件编制办法等。（

13、二）工程档案组卷方法.档案整理流程a.系统收集b.科学分类c.合理分卷d.卷内文件整理e.卷内目录与备考表的填写f.案卷封面填写g.案卷装订a.系统收集对照归档范围，接收收集各部门、各单位、各有关人员形成的材料。将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。区分不作为工程档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等。b.科学分类分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。分类要清楚，不能相互交叉、包容。c.合理分卷卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷

14、。卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以2-3公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜。组卷的几种基本方法介绍 项目文件形成的数量多、内容复杂，不同类文件可以采用不同的组卷方法。管理性文件可按问题、时间组卷；施工文件基础文件可按单位、分部、分项工程或施工工序、前进方向，按阶段、专业、结构组卷等。项目组卷法或单位、分项工程组卷法阶段、专业、结构组卷法问题组卷法时间组卷法文件名称组卷法来源组卷法.项目或单位、分项工程组卷法将一个项目或单位工程、分部、分项工程看做一个基本单元，组成一个案卷。如： 杭州钱江五桥（第三合同段）钢筋质保单 温州电厂一期工程一号机锅炉焊接及热处理检

15、验记录； .阶段、专业、结构组卷法将一个项目内的文件按工程进行的阶段、结构、专业进行组卷。3.问题组卷法 将涉及同一问题（同一特定问题、同一类性质问题）的文件组成一卷。适用于管理性文件。 例如： （1）XX高速公路工程项目建议书的请示、批复 （2）XX高速公路工程预可行性、可行性研究报告的请示、批复、通知。 （3）XX高速公路工程水文地质勘察报告4.时间组卷法 内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷。时间特征明显的文件可采用此方法。例如：XX高速公路工程（一标段）8月份计量支付 报表；XX高速公路工程（一标段）2004年13月份施工日记； 5.名称组卷法 就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。

16、 例如： 诸永高速公路（诸暨段）建设项目路面、路基工程监理专题例会 金丽温高速公路（丽青段）二合同段设计变更技术联系单。 兰溪电厂房屋拆迁协议书。 兰溪电厂监理部2004年1-50号工作联系单。6.来源组卷法将来自同一地区、作者或内容针对同一地区的文件组成一卷。例如：温州市高速公路总指挥部关于瑞安段监理部成立、人事任免问题的通知、批复。 诸永高速公路（台州段）工程仙居县甲镇房屋拆迁协议书。7.几种方法结合使用 XXX高速公路 土地征用拆迁安置 项目 问题协议书 。文种 XX高速公路工程 XX公司 项目名称 作者1999年（月） 施工日记 。 时间 文件名d.卷内文件整理查漏补缺、按照A4大小粘

17、贴折叠、去金属物。卷内文件排列：遵循文件的自然规律，按重要程度、文件间的联系、时间顺序、前进的线路排列。一般的正本在前、底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。卷夹一般不超过2公分（200页），卷盒可以在2-3公分。几种卷内文件具体排列方法（1）图样文件按隶属关系按总体和局部关系按图幅比例按地区特征按时间顺序（2）文字型文件按重要程序按地区按时间按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。(3)图文混合型的一般的文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。卷内文

18、件目录 序号：应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序一个文一个号 文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号，合同编号 责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称 文件题名：应填写文件标题全称，注意无名称、名称不准确的要另取名填写。日期：应填写文件形成日期，用位阿拉伯数字表示，如 20010226 页号：文件所在案卷的页号，应填写每份文件首页上标注的页号、最后一份文件用首尾页标注的页号 备注：需说明的情况(需要时填写)卷内文件目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1亿阳集团有限公司单位工程质量检验评定表200404150012亿阳集团有限公司分部工程质量检验评定表200

19、404150023亿阳集团有限公司监控系统分项工程质量检验评定表200404150054亿阳集团有限公司通信系通分项工程质量检验评定表200404150115亿阳集团有限公司收费系通分项工程质量检验评定表20040415018043卷内备考表卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，组卷情况说明，立卷人、检查人、立卷时间等。 例：文字材料20件，100页，照片O张，附图1张 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式互见号 卷内备考表 说明： 1、卷内文件数量 2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月

20、 日 1.档号的编制档号=项目代号+分类号+案卷流水号 f.科技档案案卷封面填写例：GL 5.103.B10-005案卷流水号合同段代号绕城南线建设项目 杭州绕城高速公路公路科技档案公路工程道路省级高速公路档 号GL5.103.B10-005 档案馆号 杭州绕城南线工程 案卷题名 第十合同段机电工程单位、 分部、分项质量检验评定表 编制单位 亿阳集团有限公司 编制日期 20040812 保管期限 永 久 2.案卷标题的拟写(项目名称、内容特征、文件名称）： 案卷标题=项目名称+单位工程名+分部（分项）+路段（专业、阶段、结构）+文件内容+文件名例如：（1） 沪杭高速公路工程 K100+20K110+15 项目名称 单位工程 路基压实度评定 表 文件内容 文件名（2） 萧山机场 候机楼 电气线路 竣工 图 项目名称 单位工程 专业 阶段 文件名 （3）杭州大学历史楼供排水施工图 项目名称专业名阶段文件名 （4）温州大桥桥面沉降观测记录 项目名称内容文件名 （5）杭宁高速公路 K10010K15015路基中间 项目名称 分项工程 验报验单 文件名 案卷封面内容填写案卷题名：简明扼要揭示案卷内容，应包括公路工程建设项目的起讫里程、单位工程、分部、分项名称及文件名称编制单位：案卷的