项目文件文控信息管理办法a版

1、中化弘润滨海-青州输油管道工程项目文控信息管理办法 TOC o 1-5 h z 1总贝IJ1概述1定义1范围22项目文件管理控制 2项目文件编码规则 2项目各方职责 2项目文件的处理 2文件的更改和废弃 5项目文件的复制与借阅 5项目文件的保管与存档 53项目文件排版要求 64附则65附录6中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：1/201总则概述项目中所发生的各种通信往来文件是整个项目从始至终不可缺少的纽 带，在项目运行过程中起到管理和控制作用，也是整个项目的原始依据。为 保证项目中信息传递的及时、准确和对文件审批、执行状态的准确掌握，应 着重对信息处理过程进行控制。

2、在项目开始前，针对项目的特点，研究建立 一套切实可行、行之有效的管理系统，真正把纸面上的程序一步一步落实到 位，实现对项目信息和文件要求达到快速反映、准确到位的控制目的。定义项目：中化弘润滨海-青州输油管道工程。建设单位：山东滨海弘润管道物流股份有限公司。现场项目组：建设单位的派出机构，负责项目现场管理工作。政府质量监督部门：是国家授权对工程项目建设进行质量监督评定的 权威性机构。监理单位：受建设单位委托，承担本工程施工监理任务的单位。勘察设计承包商：由建设单位委托，实施本工程勘察、测量、设计及 现场服务的承包商。施工承包商：与建设单位签订施工承包合同，负责完成合同工程施工 任务的单位。材料、

3、设备供应商：与建设单位签订供货合同，负责完成合同货物供 货任务的单位。检测承包商：与建设单位签订检测服务合同，负责完成合同范围内检 测任务的单位。中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：2/20范围本管理办法适用于中化弘润滨海-青州输油管道工程本管理办法规定了监理单位、施工承包商、材料设备供应商、检测承包 商等项目参建各方之间项目文件的通信方式、文件编码规则、管理与控制程 序。2项目文件管理控制项目文件编码规则文件编码系统是由项目代码、发文单位（部门）代码、文件类别代码、发文时间代码、流水号等五段代码组成。在文件系统中，用几个字母或数字标识一个被管理对象，这个字母或数

4、字就叫做代码。代码具有唯一性。由代码组成的码值叫做编码，文件编码亦 具有唯一性。文件编码规则详见附录1项目文件编码规则。项目各方职责项目各参建单位具有签字权限的负责人负责发出和接收文件的批准、签发和批阅。各参建单位部门负责人负责本部门发出文件的审核。具体经办人负责本部门发出文件的起草。文控管理人员负责根据附件1项目文件编码规则对编码进行统一管 理，并进行收发、传递控制和存档。项目文件的处理通信管理及编码分配全部通信文件的编码由文控管理人员统一分配并保留在相应的通信中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：3/20登记文件中，全部文件管理登记的记录文件必须单独建立相应的数据

5、库进行 管理，要求达到文件的快速查阅功能。文件要由文控管理人员在数据库存档时按照文件的最终版的时间进行排 序并分类管理。文件系统应建立纸介质（硬拷贝）和电子版（软拷贝）两套 存档系统。各参建单位应建立通信联络系统，以保证各方之间相互通信联系的通 畅。项目各方文件来往应按照项目文件编码规则将文件进行编码分配， 文件编码不得重复。文件的控制项目各方之间的文件传递应除按照项目文件编码规则将文件进行编码 分配外，还应在文件上由项目具有签字权的负责人签发，同时加盖有效印章 后才能进行传递，并视为有效性。文件的接收与发出各参建单位在文件传递过程中，当接收到文件后，首先由本单位的文 控管理人员签字确认文件已

6、收到并回复发文单位，以保证信息的及时性，此 后由文控管理人员进行登记（分硬拷贝和软拷贝登记），以便文件查找快捷。在分类登记时应标明接受到的文件编号、日期、来文单位及主题，并标注 是否需回复。文件内部传送应按照本单位制定呈批程序进行，由文控管理人 员将本负责人批示进行传送，最终使文件闭合。文件发出前由文控管理人员按照 项目文件编码规则相关要求编码, 文件应套用本项目制定的统一文件格式，并对文件页面和文字、字号等按照 本管理办法进行设定。经本单位项目相关负责人批准签发后发出，并将发出 的文件分类登记（分硬拷贝和软拷贝登记），以便文件查找快捷。建设单位启用项目“受控接收”和“受控分发”专用章，向各设

7、计、 监理、施工等单位发出的文件上必须加盖“受控分发”章方为有效文件。文件的状态控制中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：4/20文控管理人员应在每周规定的时间对文件收发状态数据库记录进行检查， 及时对文件闭合情况作好记录，使工程信息能够处在最佳状态，保证往来文 件的完整性和可追溯性。文件的传送方式项目各方间的文件可以通过当面递交或传真方式传送，如重大、重要函件 需要邮政寄送正式原件的则需通过邮政快件方式传送。文件的传送确认要求项目各方在文件传递过程中，在收到文件时应马上给予签字确认并将确认单回复发文方，文件签字确认回复不得超出收文后的2小时。电话会谈项目参建各方在通

8、过使用电话会谈时应有“电话记录”，是指重要性、决策性的谈话，但其中所有决定和信息传送应以书面文件为准。电子邮件项目参建各方之间的信息需要快速沟通、传递的信息可通过电子邮件的形式进行传送，但其中所有决定和信息传送应以正式书面文件确认为准。项目参建各方应为本项目设立专用电子信箱，专门用于本项目文件的传递。收到电子邮件后，收文单位应马上按照约定的格式进行确认回复（证明邮件收到的确认回复，不得使用自动回复）。有保密要求的文件，不允许通过电子邮件发送。电子邮件文件，在通常情况下应以签字盖章的PDFt件格式发送。会议纪要会议纪要用于证明信息和确定议项。 会议纪要应记录会议中的讨论议 项及做出的决定、参加人

9、员和时间。每一份会议纪要需分送到出席会议的参 建各方，供各方执行会议中所确定的工作和了解项目工作安排。会议纪要由会议组织单位负责起草，经与会各方审查签字确认后，在中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：5/20次日通过文控管理人员发出。会议纪要原件及会议签到表由会议组织单位存档备查。文件的更改和废弃对项目文件的任何修改均应由原审批部门审批。任何修改或偏差均应以文字形式提交。当文件下发后又作变更时，各单位修改人员应持有负责人签字的文件更 改通知书（其中应注明更改根据、更改内容、更改时间和更改人姓名）连同 原文件一起提交文控管理人员。文控管理人员负责向原文件领取部门下发附

10、有更改通知书的更改后文件，其分发程序与原文件分发程序相同。项目文件按程序进行更版的，应注明版次。新版文件发行的同时应对 旧版文件回收和销毁，对保留的已作废的文件应进行适当的标识和管理。文 件换版或作废时，文控管理人员应按发文范围收回旧（废）版文件，换发新 版文件。分发新版文件程序与分发原版文件程序相同。对无效文件，文控管理人员负责发布销毁通知。销毁时要填写销毁记录， 并需两名监销者在场。如果这些无效文件需要保存下来，以备将来修改或作 为历史资料收集，则需在这些无效文件上注明“作废”字样，并单独保存， 以防误用，已作废文件的编码不再另行起用。项目文件的复制与借阅需要复制项目程序文件时，应填写项目

11、文件复制经办单，由负责人 签字批准方可复制。本项目的纸介质（硬拷贝）文件为保存的唯一不外借文件，特殊情况 借阅时，应填写文件借阅登记表，由负责人签字批准方可借阅。项目文件的保管与存档项目实施期间，与项目有关的全部硬拷贝文件和电子版文件办理完毕 后，原件均应保存在文控管理人员处，至少一份纸质原件，其电子版软拷贝中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：6/20分别存入CD-ROM口移动硬盘上，按照文件编码分类保管，并严格做好保密工 作。根据有关档案规定，各参建单位负责的全部硬拷贝文件和电子版文件， 按照归档要求整理存档。各参建单位文控管理人员负责各类文件的立卷归档，任何部门

12、和个人不得私自保存应归档的文件资料。3项目文件排版要求按业主归档文件要求执行4附则本管理办法解释权归山东联合能源管道输送有限公司。根据工程具体情况，如须进行修改，必须上报山东联合能源管道输送有限公司批准后方能执行。5附录附录1项目文件编码规则附录2信函格式附录3传真格式附录4备忘录格式附录5会议纪要格式附录6会议签到表附录7文件借阅登记表 附录8项目文件复制经办单附录9收文登记表中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：7/20附录10发文登记表中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：8/20附录1项目文件编码规则.适用范围本编码规则适用于本项目各

13、参建单位之间的与本项目建设有关的来往文 件及资料。不适用于建设单位公文、招标文件、合同文件以及建设单位下发 的程序文件等已有专门编码规则的文件。.文件编码组成项目文件编码由：项目代码、发文单位(部门)代码、文件类别代码、 发文时间代码、流水号五部分按顺序组成。XXXXXXXXXXXXXXXXXX项目代码发文单位/部门代码文件类别代码发文时间代码流水号3.代码含义(1)项目代码本工程项目代码为:厅P项目名称项目代码1中化弘润滨海-青州输油管道，程BQ(2)发文单位/部门代码发文单位/部门代码以4为阿拉伯数字组成，详见下表。丽发文单位/部门备注1001业主站场基建项目组1002业主站场工艺项目组1

14、003业主站场电气组1004业主站场仪表组1005业主站场设备组2001业主线路项目组、代码发文单位/部门备注3001朗威监理4001中建三局5001管道局三公司6001防腐单位16002防腐单位2、确定7001检测单位17002检测单位2、8001青岛双瑞中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：9/20注：未明确和随工程陆续开展所涉及的单位（部门），由监理单位文控人 员统一分配单位代码（3）文件类别代码文件类别代码以4个英文字母组成，不足4位的以$补齐，详见下表。文件类别编码使用方文件类别编码使用方信函（传真）XINH各方通用开工报审表KGBS承包商备忘录BWL$各方

15、通用施工组织设计（方案）报审表SZBS承包商工程联系单LXD$各方专用分包单位资格报审表FBBS承包商工程变更单GCBG各方通用工程报验申请表GCBY承包商会议纪要HYJY组织单位监理通知单JLTZ监理单位监理通知回复单TZHF承包商工程暂停令ZTL$监理单位工程临时延期申请表LSYQ承包商工程临时延期审批表LYSP监理单位费用索赔申请表SPSQ承包商工程最终延期审批表ZYSP监理单位进场材料（设备）报验表CLSB承包商开工令KGL$监理单位工程竣工报验单JGBY承包商费用索赔审批表SPSP监理单位进度计划报审表JHBS承包商专题报告ZTBG监理单位工程签证报审表GCQZ承包商监理规划JLGH

16、监理单位工程量计量报审表GCJL承包商监理细则JLXZ监理单位无损探伤申报表TSSB承包商监理周报JLZB监理单位无损探伤复探申报表FTSB承包商监理月报JLYB监理单位其他报审表BAOS承包商监理总结报告JLZJ监理单位控制点查验通知单KZDC承包商中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：10/20注：未明确的文件类别代码，相关单位可向监理单位文控提出使用申请, 建设单位文控审核同意后方可使用，新编码表及时下发到各参建单位。(4)发文时间代码发文时间代码以6位阿拉伯数字组成，代表文件发出的时间(年月日)。如2016年7月8发出的文件，其发文时间代码为“ 160708”

17、。(5)流水号流水号以2位阿拉伯数字组成，每个项目文件在发文单位/部门代码、文件类别代码和发文时间代码均相同的情况下，以流水号作为唯一性标志，从 01 按顺序编号。4.编码分隔符编码规定中的各部分之间用“-”分隔。中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：11/20附件2:信函格式单位名称发往：编号：收件人：发件人：抄 送：批准人：传 真：页数：共页主 题:急件？请审阅？请回复？请执行？请收存内容:第1页，共1页地址:邮编:电话:传真:中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：12/20附件3:传真格式单位名称传 真发往：编号：收件人：发件人：抄 送

18、：批准人：传 真：页数：共页主 题:?急件？请审阅？请回复？请执行？请收存传真内容：（四号宋体字，1.5倍行距）第1页，共1页地址:邮编:电话:传真:中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：13/20附件4:备忘录格式工程备忘录（参考）编号:收件人：发件人：日期：主题：正 文：1.5倍行距）（四号宋体字,中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：15/20附件5:会议纪要格式会议纪要（参考）（编号）签发:会议主题:会议时间:会议地点:参加人员:会议主持:会议内容:（正文四号宋体字，1.5倍行距）中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：16/20附件6:会议签到表会议签到表（参考）会议地点：会议日期：会议主题：参会单位姓名职务/职称联系电话中油朗威中化弘润滨青管道工程监理部项目文控管理办法版次：0页码：17/20附件7:文件借阅登记表文件借阅登记表（参考）序号文件