文书工作与档案管理7第七章电子文书的形成与处理课件

1、第七章 电子文书的形成与处理学习目标主要内容知识框架图本章点睛 1了解电子文书形成与处理的基本特点。 2了解电子文书形成的基本条件。 3理解常用文件存储格式。 4熟悉电子文书的格式和传输的基本要求。 5熟悉电子文书形成与处理的基本原则。 6掌握电子文书形成和处理的基本程序与要求。 7掌握电子文书收集与归档的基本原则与方法。这是一个信息化、电子化的时代，掌握电子文书的形成与处理，是每个文秘人员必须掌握的基本技能。第一节 电子文书的形成第二节 电子文书的处理 第三节 电子文书的收集与归档 二、使用计算机形成文书的基本条件三、电子文书在创建形成过程中的基本要求第一节 电子文书的形成一、电子文书在创建

2、形成过程中的特征本节点睛四、电子文书形成的程序 一、电子文书在创建形成过程中的特征（一）电子文书是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文书”。 （二）电子文书是文书的一种类型，它具有文书的各种属性，在经过特定的处理以后，同样可以具有文书的作用和效力。 (三)电子文书对设备的依赖性。电子文书的形成和各种处理都是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文书既看不见也摸不着。二、使用计算机形成文书的基本条件（一）设备条件（二）软件（三）汉字输入以及相关的文字处理技巧三、电子文书在创建形成过程中的基本要求（一）真实性（二）可靠性（三）完整性（四）可用

3、性（五）安全性四、电子文书形成的程序 （一）利用计算机形成格式公文 作为机关的公文，电子文书一般可以利用“Wicrosoft Word”的基本界面，先在计算机上进行设置、起草与排版，也可以录入手书文稿，其基本格式要求等同于纸质文书。（二）电子文书的显现审核 电子文书的显现审核是指通过可以人为感知、并符合规范格式的形式来呈现电子公文内容的操作及其传输给相关负责人进行审核把关的过程。（三）电子文书的签发电子文书签发是指机关领导人采用数字签名的形式签发文件，使文件据以生效的一种电子文书处理形式。“光笔签名”是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕显示出其“笔迹”的数字化形式。数字签名是一种

4、采用字母数字串，领导人利用自己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密处理，生成一个“数字签名”形式。（四）电子文书的签署与用印电子印章是应用数字密码技术，结合数字证书、模拟传统实物印章和矢量电子化模拟印章。（1）密钥对由主管部门认可的认证机构生成；（2）数字签章由数字证书中载明的使用人持有的私钥制作；（3）包含公钥的数字证书在其有效期内，并且没有被中止或撤销； （4）数字证书在认证机构规定的范围及权限内使用。（五）电子文书的传输电子文书传输的形式一是利用存储介质传输。二是利用计算机网络技术进行传输。常用的文件存储格式、归档的格式和存储载体有： （1）对于各种不同类型的电子公文，其文件存储尽量采用

5、通用格式（指XML、PDF、CEB、SEP、TIFF、JPEG、TXT、RTF、DOC、WPS等），如果采用不符合规范要求的格式，由移交单位负责进行转换。一般电子文件的通用格式为：（a）文字型电子文件：XML、PDF、RTF、TXT。（b）图像电子文件：JPEG、TIFF。（c）音频电子文件：WAV、MP3。（d）影像及多媒体音像数据：MPEG、AVI。（e）用以全文检索的文件类型：TXT。（2）专用软件产生的电子公文应转换为能脱离原系统环境运行的数据格式并且数据结构符合规范的要求。（3）对于特殊格式的电子公文，应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。（4）已归档电子公文网络利用的数据格式可优

6、先采用PDF、CEB格式。2. 电子文书传输的管理电子公文的传输必须建立责任体系，加强领导，保证效力。电子公文传输应注意的事项 (1)电子公文传输系统所用的密码由电子公文传输系统所在的机关进行规定，并按照规定通知有关系统单位，对密码不定期进行更换。（2）传输电子公文应当使用所在机关统一规定的设备和软件：如系统电子政务平台； 传输电子公文系统软件和加密卡；激光打印机等。（3）电子公文传输工作人员不得向无关人员透露操作程序、密码或提供电子印章软盘等相关设备和软件。 （4）用于电子公文传输的计算机及其相关设备应指定专人管理和维护，严禁与国际互联网联接。 （5）电子公文应当存放于指定的服务器，指定专人

7、严格管理，未经文件运转部门负责人同意，不得修改、删除。 （6）为确保国家行政机关“秘密文件”的安全，目前有关行政机关一般规定：秘密公文不得在网络上传输。 （7）电子公文的形成与传输处理必须认真填写“电子公文处理单”。第二节 电子文书的处理电子文书的处理，是指对电子传输与发送到本机关单位的以及适用于本机关单位工作参考的文书接收与办理过程。狭义的电子文书的处理主要是指上级机关、下级机关以及不相隶属的机关主送本机关的电子文书。广义的电子文书处理是指适用于本机关单位工作参考以及无查考利用价值的所谓“垃圾”文书。作为国家行政机关的电子公文处理，包括公文的生成、发送、接收、办理过程等，一、电子文书处理的特

8、点1. 保证文书的非人工识读性2. 辨别文书的真实可靠性3. 接受与处理文书的筛选性4. 辨识文书的法律效力性二、电子文书处理的原则（一）及时性原则电子公文的接受与处理，要贯彻及时性原则，对电子公文要即到即收即办，以保证政令的畅通和上级的指指示得到及时的贯彻执行。（二）完全性原则电子公文的处理要贯彻完全性的原则，维护电子公文处理的完整。二、电子文书处理的原则（二）完全性原则电子文件的处理应当符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等情况，采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，包括网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证和身份识别方法等。（三）规范性原则电子公

9、文，有不同于纸质文书的特点，但也必须同纸质文书的处理一样，进行严格规范，以确保文书的有效性。在国家正式的电子文书处理规范没有下发之前，各级机关要结合实际建立健全电子公文收文办理的具体制度，进一步完善电子公文签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序规定。三、电子文书的处理程序 （一） 电子公文的（非涉密文件）接收与登记、流转1接收电子公文的接收与流转由办公室专人负责。各级行政机关应指定专人或电子公文收发员负责电子公文的接收发送及电子印章、账户、密码的保管工作，做到上班时间实时动态收发和管理，并及时主动将收发文情况告知来（发）文单位。（一） 电子公文的（非涉密文件）接收与登记、流转2登记接收

10、后的电子公文应严格履行登记手续，电子公文的登记方式亦可采取在电脑制作的“电子文件登记表”中直接输入收文序号、文件标题、发文字号、主题内容、正式（非正式）文件、网络发送日期、接收日期、软硬见环境、备注等内容。（二）电子公文的拟办与批办 各级行政机关与单位收到电子公文后，由办公部门负责人提出拟办意见呈领导人签具批办意见。 拟办是指收文单位文秘部门对所收到的文件提出的送负责人批示或者交有关部门办理的初步处理意见。 批办是指收文单位负责人就收文的性质，根据拟办意见表明的批示意见。领导批示也应当包括签署者的签名和日期。 拟办与批办电子公文，可直在电子公文的“电子政务平台”上进行，也可拟办与批办该电子公文

11、对应的纸质公文。（三）电子公文的办理与注办1办理 经领导审签需转各级行政机关处理的公文，以电子公文的形式发送至相关部门，相关部门按照所接收到的领导批示及时办理。 （1）如需再转其它部门继续办理的，也应以电子公文的形式转办。 （2）各级行政机关对各类请示（或函）件，以电子公文的形式批（函）复。 （3）各级行政机关部门代机关草拟的各类文稿，经机关部门主要领导审签后，也可以电子公文的形式直接发送有关机关办公室。 （4）需社会周知的事项，通过互联网、政府门户网站和新闻媒体发布。 （5）各级行政机关应公开电子公文处理的过程状态（处理内容除外）。电子公文处理的过程状态包括处理部门、处理人以及处理时间等。

12、（6）各级行政机关均可查询相关电子公文的处理状态，并发出催办或质询通知。2注办对处理完毕的电子公文，应及时予以注办，即在“电子文件登记本”和“电子公文处理单”的“备注”栏和“注办”栏目中予以简要注明，以方便电子文书的处理情况。如“已办”、“已送阅”等。“电子公文处理单”中的“处理结果”是指收文单位对所收到的文件进行处理后，描述其结果的内容。第三节 电子公文的收集与归档 电子公文办理完毕后，由各级行政机关办公室自动归档保存。电子公文原则上由电子公文形成单位负责归档，各收文单位负责登记收文情况，以备查询。须收文单位办理或归档的文件，发文单位和收文单位都应当归档。联合发文，由主发单位负责归档。一、收

13、集与归档的原则1. 真实性 归档电子文书的真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。2. 完整性 归档电子文书的完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。3有效性 归档电子文书的有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。二、电子文书的收集与积累1收集与积累的范围 电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相关的支持软件和数据等。 2. 收集与积累的要求3. 收集与积累的相关数据结构（1）收文的数据结构 收文的数据结构包括：收文登记号、

14、文件的基本特征项、文书处理项、文件归档项和备注项。其中，文件的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件稿本、电子文件类别、全文标识；文书处理项包括文件来源分类、收文日期、收文号、收文者、拟办意见、领导批示、主办部门、协办部门、处理结果；文件归档项包括归档标志、机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、件号。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法等。 （2）发文的数据结构 发文的数据结构包括：发文登记号、文件的基本特征项、文书处理项、文件归档项和备注项。其中，文件的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、文件标题、成文

15、日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件稿本、电子文件类别、全文标识；文书处理项包括主办部门、协办部门、起草人、修改人、审核意见、签发意见、打字人、登记日期、发往单位、抄送单位；文件归档项包括归档标志、机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、件号。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法等。（3）会议及其他文件材料的数据结构 包括会议及其他文件材料登记号、文件的基本特征项、文书处理项、文件归档项和备注项。其中，文件的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件稿本、电子文件类别、全文标识；文书处理项包括会议名称、主办部门、协办部门

16、；文件归档项包括归档标志、机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、件号。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法等。 （4）归档分类方案的数据结构 归档分类方案的数据结构包括机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、事由或备注项。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法等。（5）重要文书档案的数据结构 重要文书档案的数据结构包括分类号、档案馆代号、组织机构代码、档号、电子文档号、缩微号、题名、文号、责任者、稿本、文种、密级、保管期限、成文日期、载体类型、载体规格、载体数量、载体单位、主题词、全文标识、主办部门、协办部门、备注。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法等。 三、电子文书的归

17、档（一）归档管理与技术措施1管理原则电子文书归档实行“双轨制”归档管理原则： （1）为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存。 （2）电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体、载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。 （3）具有永久或长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，须制成纸质文件与电子文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。 （4）对只有电子签章的电子文件，归档时应当在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章，以保证电子

18、文件的凭证作用。2管理制度与技术措施 （1）各级档案行政管理部门建立与各单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 （2）各立档单位应有严格的电子文件归档管理制度和技术措施，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性、有效性、安全性。 （3）电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、监测数据等要求，保证归档电子文件的质量。 （4）对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控的技术措施须有效、可靠，保证管理工作的连续性。（三）归档时间电子文件可以实时（文件形成和处理完毕的