采购优化项目规划书V0

1、采购优化项目建 设 规 划2016 年项目规划书文件修订记录版本日期作者修改说明V1.02016-8-3李锐霞、 鲁黎第2页共14页项目规划书目录 TOC o 1-5 h z 现状分析4背景4现状及问题 4存在问题原因分析 4管理制度不够完善 5精细化管理程度不够 5员工的专业能力需提升 52、总体思路5目标5目标5采购方式定位6思路73、实施措施7团队建设7形成相互的监督制约机制 7形成内部竞争机制 7调整后的组织架构 8岗位职责8采购制度9改变采购方式9建立物资配置标准 9明确供应商准入标准和完善评估机制 10明确采购物资验收流程 10成本控制 11完善采购比价模式 11建立价格浮动机制

2、11建立定期比价机制 11改进供应商选择 11采用两级价格复核机制 11采购要有计划 11采购风险管控 12采购资料的完整性 12采购内审工作的开展 12定期进行岗位轮换 12工职业水平培养 12购绩效管理 124、实施计划 13第3页共14页项目规划书1现状分析1.1 、深圳普惠快信金融服务有限公司成立于 2014年10月24日，随着近2年的快速 发展，目前己在全国范围内累计开设了 190余家分公司，员工总人数超过 6000人， 固定资产总额1889余万元，2016年月均采购量60.7万元，合作供应商数125家。现状及问题现状序号类别主要问题1职责分工采购各岗位职责划分较细，但相互之间没有形

3、成有效的监督机制，既负责供应商开发， 又负责价格谈判，还负责物资验收；2采购制度需求审核的标准未形成统一制度或作业手册，以个人经验主义为主；3审核物资时只对库存和价格进行了审核，而无法对合规性进行审核；4供应商准入标准未建议，供应商评估标准是否符合公司的管控要点；5成本控制比价：采用3家比价、选择其中价格最低的，人为经验主义比重过大，存在价格高于市 场价的风险，同时对供应商串标的情况无法控制；6供应商报价时，未对价格进行折分报价，比价时也应进行折分比价；7市场价格体系和市场调研不够深入，对长期合作供方，未要求定期更新价格机制；8供应商管理供应商评估时间周期太长，不利于提升供应商服务水平和沟通；

4、9未进行定期供应商走访，不易撑握供应商动态和培育战略合作伙伴；10采购计划性管理需求部门未实行计划性采购，不利于价格控制；11风险管控历史遗留问题造成报价资料存档不全，无法追溯报价的真实情，存在审计风险；12供应商管理台账缺少资质记录、公司实力等信息，不便于查询与管理；13基础数据不够完整，对业务开展的分析支撑能力不足；14人员问题员工的专业水平及能力还有待提高；存在问题原因分析第4页共14页项目规划书管理制度不够完善由于采购管理制度和作业流程不够完善，造成采购员工在采购物资时，过多的依 靠个人经验、专业水平和职业素养；精细化管理程度不够此前，由于未提出精细化管理，采购工作较为粗放，采购数据管

5、理也存在部分问 题；员工的专业能力需提升由于采购人员对采购的规范化管理和专业水平的不足，造成了难以发现问题和解决问题。2、总体思路目标目标支持公司业务运作需要：这是采购管理最基本的目标，通过提供不间断的物料和服 务，以便使整个组织正常运转，这是采购部门的第一要务。降低采购成本：降低采购成本首先要做到价格恰当，就要求采购物资的价格控制在 市场价内；其次，在价格恰当的前提下做到费用最省， 要把费用最省作为采购的准 纯。在物资采购中每个环节、每个方面都要发生各种各样的费用。如，购买费用、 检验费用、搬运费用、装卸费用、保管费用、银行利息等。因此，在物资采购的全 过程中，我们要运用各种各样的采购策略，

6、去降低成本，做到费用最小。适时适量保证供应：适时适量就是要做到采购要有计划性，物资采购不是越多越好, 也不是进的越早越好。因此，要求采购适时适量，即保证供应，又使采购成本最小。 保证采购物资质量：保证采购物资质量就是要保证采购的货物能够达到企业生产需 要的质量保准，保证采购物资质量也要做到适度，质量太低，当然不行；但是质量 太高，必然会增加购买费用，也是不合算。所以要求物资采购要在保证质量的前提 下尽量采购价格低廉的物品。第5页共14页项目规划书协调供应商和管理供应链：采购的纽带作用体现在要建立其与资源市场的良好和有 效的关系，协调供应商并管理好供应链。可以说，资源市场也是企业的生命线。它不但

7、是采购的物料的来源，也是资源市场 信息的来源。这些信息对采购都是非常重要；(1)对制定有效的采购策略提供支持，可以利用这些信息选择最好的供应商、最 好的产品和最好的运输路线、运输方式，进行最优效率的采购。(2)资源市场中的发展变化动态、技术动态信息等，对采购随时制定和调整产品 策略和决策提供有力的支持。应当根据资源的发展变化来随时调整产品策略和采购 策略。(3)有利于与供应商建立起一种比较友好的关系，为企业生产提供一种比较宽松、 有效率环境条件。现在出现的一种供应链思想，其核心就是要建立起企业与采购商 之间的高效率的运作体系，因此，物资采购的一个重要职能，就是要通过物资采购 人员建立起与资源市

8、场的各个供应商之间良好、宽松、有效的供应链关系。采购方式定位针对我司目前行业特点和采购量，为更好地进行成本控制和实现资源共享，提高 采购管控度，提升工作效率，采购方式定位于集中采购十分布式采购的方式进行，即(常 规物资由公司统一采购，紧急物资和特殊需求物资可在公司采购的监督下自行采购)。集中采购十分布式采购方式的优点：集中采购可使数量增加，提高对供应商的谈判力量，较易获得价格折让与良好 服务。只有一个采购部门，因此采购方针与作业规则，比较容易统一实施。采购功能集中，减少人力浪费；便于采购人才培养与训练；推行分工专业性， 使采购作业成本降低，效率提升。建立各部门共同物料的标准规格，可以简化种类，

9、互通有无，亦可节省检验工 作。可以实现资源的合理配置，统筹规划供需数量，避免各自为政，产生过多的存 货，各部门过剩物料，亦可相互转用。第6页共14页项目规划书避免了集中采购带来的采购流程过长，延误时效；零星、地域性及紧急采购状 况难以适应的问题。存在的风险：集中采购，容易造成权利过于集中，应将集中于一个人的权限进行分散，并 加强审计。集中采购，要求采购人员需要有更高的专业水平，这就应加强对采购人员专业水平的培训；集中采购，要求采购人员必须具有全局观念，了解各部门业务，较高的服务 意识；思路本规划的总体思路，主要以集中采购十分步式采购方式为基准，对照现存在的问题 进行分析，并根据问题原因提出提解

10、措施，最终实现采购目标的过程，进而建立符合 公司发展战略的采购管理战略。3、实施措施团队建设形成相互的监督制约机制通过将供应商管理职责让供应商管理与日常采购相分离，减少人为可操作性的可能；通过增设市场调查职责，建立市场价格体系，使采购人员在采购议价时，具有可参 考性和监督性；形成内部竞争机制根据员工的特点及优势，与岗位进行匹配，使其形成内部竞争机制，如：采购员陈 兰与唐东进行对调。通过设立市场调研岗，且在工作指导上归属于分管领导直接领导，使其对其他成员 形成监督和竞争。第7页共14页项目规划书调整后的组织架构岗位职责采购主管序号职 责1负责采购、合同类管理制度的编制、修订及推行工作；2负责采购

11、物资成本控制；3负责采购风险防控管理和开展采购内审工作；4负责采购需求的审核；5负责招投标工作的组织及实施；6负责下属的工作安排、指导、监督、管理、培养及考核工作；7负责采购数据分析，形成分析报告；市调专员序号职 责1负责供应商的开发、资质审查、考查等工作；2负责组织供应商供应评估；3负责供应商管理信息台账的建立与维护；第8页共14页项目规划书4负责物资市场调研，并建立物资市场价格库；5负责参与采购审计工作；需求审核专员序号职 责1负责按照公司制度及物资配置标准对公司各部门各类需求进行初审。2公司各类需求的汇总、台帐统计及传达。3负责物资配置标准的建立及维护。4负责采购物资的下单到货情况跟踪、

12、监督。5其他临时性工作事务采购专员序号职 责1负责根据采购需求实施采购计划；2负责日常采购谈价、议价，做好成本控制；3负责供应商的沟通协调与考查；4负责各类采购数据的统计与维护；5负责采购费用的报销；采购制度改变采购方式将现有各部门分布式采购方式向集中采购方式转变，转变后旨在提升对采购成本 的控制和加强对采购工作的管控。建立物资配置标准梳理需求审核标准，明确各类别物资对应的配置标准，做到审核有理有据。如下图物资配置标准模板第9页共14页项目规划书物资配置标准一、固定资产类口国定赍产类序物奥洛林规格型号单位9数量里考格饰使用部门/人能注笔记本电阚联想、黑誉，-许b3000-5000*高超主管及*

13、加息观配詈j许S2500-3000*所肓正式员工卡运期4等W器00-5500+工作上支特殊需求的苴可用于窟计和数据分析上4打印”血机，笆苜一自11-400-600,耨售房、后告TR铐售房以商展为单位,后的 部门为单位C*3投重仪y隹，,nVWMnr台丫L32300铠售茸、后告 部门一铐售房以商言为单位，后的 部门为单位1物资配置标准（模板）.d oc明确供应冏准入标准和完善评估机制由公司由采购主管、行政部负责人、需求部门或财务部组成采购供应商评估小组， 供应商评估小组根据供应商的资质、产品、服务、价格、业绩并结合现场考查结果 进行综合评价，并根据综合评价确认其供方资格。意向供方确认后，相关供方

14、进入1-3个月供方试用期，评估小组根据供应商综合 表现决定其试用期长短：行政采购组组织供应商评估小组对意向供方在试用期内的 服务水平、服务态度、价格、配送货时间、问题处理时限等进行评估，评估合格后, 即转为正式合作供应商。每半年定期对合格供应商进行评估，对评估不合格的供应商应及时沟通和淘汰；明确采购物资验收流程采购物资的验收需多部门同时进行，避免风险；具体如下：后台部门：所台部门申请购买的物资，必须经需求部门、采购组、物资组共同验 收确认；第10页共14页项目规划书销售部门：销售部申请购买的物资，须经过使用人或OA、行政部采购组、物资组远程协助验收；成本控制完善采购比价模式在现有三家比价，选用

15、价格最低的供应商的基础之上，通过建立市场价格体系控 制采购成本，以便采购者能进行比较和选择，充分利用竞争的办法来获得价格上的利 益，同时也强制性要求采购价格不能高于市场价格体系的价格；建立价格浮动机制签订框架协议或确定长期合作供应商时，原则上不能采用定价模式，尽量做到用 浮动价格来控制，即与供应商签订价格不高于市场价（针对部分价格较高而又不降价 的供应商，我们应及时采用后备供应商替换）。建立定期比价机制常规物资必须每半年进行一次比价，及时更新价格库和产品；并通过比价要求供 应商及时下调物资价格；改进供应商选择在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供应商，同时又要保证 所选供应商承担

16、的供应份额充足，以获取供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购 成本。这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力的控制采购支出。采用两级价格复核机制增加了采购复核环节，采购分管领导在采购人员对材料、设备，询比价的基础上 进行再次复核，再由行政部负责人进一步复核，实行了 “采购部的两级价格复核机制” 然后再传送财务部。力求最大限度的控制成本，为公司节约每一分钱。采购要有计划各需求部门，每月应统一提交月采购计划，且常规采购计划每月只能一次，采购 人员根据采购计划进行采购，采购计划也应与部门绩效进行挂钩。第11页共14页项目规划书采购风险管控采购资料的完整性采购工作必须要形成留有痕迹，每个过程可以追溯与

17、倒查，每一次询比价都必须进 行了留底，保持了信息资料的完整，同时输入电脑保存，建立采供部材料、设备信 息库，以备随时查阅、对比。，部分资料除电子档案外，还应保留纸质证件（如： 资质证照）；采购人员必须加强了对采购材料的样品的管理；采购内审工作的开展行政部每年定期组只一次到二次内部采购审计，对采购存在的问题应及时纠正和 处理，防范采购见险。定期进行岗位轮换采购实施岗位应定期与其他岗位进行轮换，并形成相应的轮换机制。工职业水平培养通过定期组织内部员工的培训外，还应通过对外业务交流和加强与其他部门的沟 通与交流，来提升员工的专业水平和个人素质。购绩效管理进一步完善采购绩效管理，应把影响采购工作的成效

18、关键点与采购人员的绩效进 行挂钩，才能有效激励采购人员工作的积极性和主动性。第12页共14页4、实施计划集中+分布式采购方式实施计划阶段类别内容阶段性目标时间节点项目启动准备阶段团队建设完成采购岗（陈兰）与需求审核岗的调动岗位匹配更恰当，服务水平提升2016年7月完成市场调研岗的设立实现供应商管理与采购相分离2016年8月重新对岗位职责进行了梳理将采购关键点与采购绩效进行绑定2016年7月制度建设完成采供管理制度修订1、确定采购方式；2、将采购流程与财务需求审批流程和合同审批流程相统一；3、新增供应商准入机制和评估机制；4、新增物资配置标准；5、规范了采购流程；2016年8月5日前完成制度会审和各部门意见收集根据意见完成制度修订2016年8月10日前供应商管理完成2016年上半年供应商评估对现有供应商的真实情况进行了解和考核2016年8月5日前项目实施阶段项目启动采供管理制度颁布实施所有采购流程按采供管理制度执行2016年9月1日前采供管理制度宣贯公司后台部门统一组织进行培训，异地项目自行组织学习2016年9月5日前标准化和精细 化推行物资配置标准细化将常规物资全部纳入物资配置库，做到品牌、型号、标准清楚2016年9月30日前建立常用物资库能对需求发起部门和采购人员提供数据支撑2016年9月3